Process mining scanează procesele dvs. de afaceri ca un RMN pentru a vă ajuta să descoperiți oportunități și să obțineți vizibilitate asupra operațiunilor de bază ale afacerii dvs.
Deoarece afacerile implică multe procese, găsirea oportunităților de optimizare necesită să detaliezi fiecare pas al fiecărui proces și să-l analizezi în detaliu.
Cu toate acestea, să o faci manual este ca și cum ai fierbe apa unui ocean. Aveți nevoie de un sistem care să accelereze acest proces, astfel încât să puteți obține informații valoroase mai rapid.
Aici intervin metodele de proces minare.
Process mining vă permite să identificați blocajele și să obțineți informații despre proces pentru îmbunătățirea proceselor de afaceri.
Prin urmare, proprietarii de afaceri și analiștii ar trebui să cunoască despre procesele miniere și tehnicile sale.
În acest articol, voi discuta despre ce este procesele miniere, împreună cu importanța sa, principiul de lucru, cazurile de utilizare și multe altele.
Să începem!
Cuprins
Ce este Process Mining?
Process mining este o tehnică utilizată pentru analiza proceselor operaționale care se bazează pe mai multe jurnale de evenimente, care pot fi extrase din bazele de date ale unei organizații, software-ul de management și sistemele informaționale.
Process mining se referă la găsirea modului în care procesele dvs. de afaceri funcționează de fapt pentru a detecta probleme și pentru a descoperi zone pentru îmbunătățirea afacerii dvs. Este benefic pentru fiecare afacere și poate fi aplicat mai multor fluxuri de lucru.
Scopul principal al proceselor mining este analiza și optimizarea proceselor de afaceri. De asemenea, există și alte motive pentru a aplica procesele miniere în afacerea dvs., cum ar fi:
- Validarea conformității
- Suport pentru automatizarea proceselor
- Armonizarea proceselor
Dar ce sunt exact procesele de afaceri?
Procesele sunt structuri complexe datorate abaterilor, interacțiunilor multiple și iterațiilor între unitățile de proces. Cu ajutorul tehnicii de extragere a proceselor, puteți descoperi și monitoriza cu ușurință starea proceselor reale în loc să vă ocupați de cele ideale. Puteți face acest lucru prin:
- Folosirea înregistrărilor incidentelor și a datelor în timp real pentru a identifica blocajele
- Eliminarea pașilor suplimentari din fluxurile dvs. de lucru
- Prezentarea informațiilor în timp real
Drept urmare, întreprinderile se pot concentra acum pe eforturile lor de a-și îmbunătăți procesele de afaceri. Prin urmare, este cunoscut și sub numele de minarea proceselor de afaceri, care vă ajută să dezvoltați o mai bună înțelegere a datelor în timp real ale proceselor tradiționale ale unei companii.
Process mining este derivat din domeniul data mining, nou numit data science. Acest lucru se datorează faptului că tehnica din spatele proceselor mining funcționează exact ca data mining. Cu toate acestea, ambele sunt diferite în ceea ce privește utilizarea lor.
Exploatarea datelor utilizează numeroase metodologii și algoritmi pentru a explora datele. În timp ce procesele miniere analizează mai multe jurnale de evenimente și procese pe baza datelor în timp real pentru a „mine” procesele.
Process mining se concentrează pe mai multe perspective:
- Fluxul de control: această perspectivă se referă la ordinea activităților. Scopul procesului mining aici este de a obține calea optimă în care poate efectua activitatea.
- Organizațional: Această perspectivă vizează resursele, cum ar fi departamentele, rolurile etc. Scopul principal aici este de a veni cu o structură mai bună pentru unitățile dumneavoastră organizaționale.
- Timp: Această perspectivă se referă la frecvența și momentul evenimentelor.
- Caz: Această perspectivă ia în considerare diferite proprietăți implicate în diferite procese sau cazuri.
Cum funcționează Process Mining?
Process mining descoperă mai întâi procesele reale din jurnalele de evenimente. Prin extragerea fiecărui jurnal de evenimente și combinându-le, o tehnică de extragere a proceselor arată cum funcționează procesele pentru o afacere în realitate.
Să săpăm mai profund pentru a înțelege procedura de lucru a proceselor miniere prin acești pași:
Analiza și manipularea datelor
În mare parte, întreprinderile de toate dimensiunile urmăresc și stochează date complexe și mari într-o zonă sigură, cum ar fi o bază de date în cloud. Există câteva instrumente de procesare care vă pot ajuta organizația să preia aceste date și să le convertească în jurnalele de evenimente.
Acest lucru permite organizației dvs. să analizeze fiecare proces operațional. Instrumentele atribuie ID caz, activitate și marca temporală fiecărei date. Process mining utilizează aceste elemente și analizează diferite aspecte ale fluxului de lucru pentru a determina care sarcină necesită îmbunătățire, care este eficientă și sarcinile pe care să le prioritizeze.
Evaluarea fiecărui proces
Folosind jurnalele de evenimente, instrumentele de prelucrare a proceselor analizează și creează grafice ale fiecărui pas extras din fluxul de lucru. În următorul proces, instrumentele de prelucrare a proceselor compară graficele ideale cu aceste grafice. Acest lucru vă asigură că înțelegeți cum trebuie să funcționeze sistemul.
Comparând ambele grafice, puteți vedea clar ineficiențele și eficiența proceselor operaționale.
De exemplu, fluxul de lucru actual pentru urmărirea inventarului implică mulți pași care vă ajută să vă asigurați că produsele sunt expediate, transportate și livrate clienților. Cu grafice care conturează fiecare pas, puteți detecta micile ineficiențe și le puteți îmbunătăți.
Prioritizarea corecțiilor
După ce ați terminat cu graficul, analizați procesul din fluxul de lucru curent și determinați cum diferă acesta de graficul ideal. În continuare, este timpul să identificăm pașii de îmbunătățire. Pe baza urgenței și severității modificărilor, este mai întâi vital să prioritizați remedierea pe care trebuie să le faceți.
Instrumentele de prelucrare a proceselor vă permit să verificați timpul exact necesar pentru a finaliza fiecare pas. Acest lucru vă va ajuta să determinați rapid care probleme necesită acțiune imediată sau remediere.
De exemplu, acordați prioritate remedierii ineficiențelor din fluxul de lucru sau luați în considerare remedierea blocajelor, astfel încât să puteți reduce timpul și utilizarea resurselor pentru afacerea dvs.
Urmărirea fluxurilor de lucru
În pasul final, tehnica de extragere a proceselor monitorizează continuu sistemele operaționale și creează jurnalele de evenimente pentru a colecta date despre metricile și datele implicate.
Acest lucru oferă o imagine clară a datelor în timp real în curs de desfășurare, care indică dacă fluxul de lucru este structurat și poate oferi rezultate eficiente. Cu această tehnică, puteți vedea îmbunătățirea pe care ați făcut-o, reducând risipa și ineficiența anterioare.
Capacități de procesare miniere
Capacitățile procesului mining implică:
#1. Descoperirea procesului
Identificarea proceselor: în general, utilizatorii nu obțin o imagine completă a modului în care funcționează și progresează procesele de afaceri. Process mining ajută la vizualizarea proceselor așa cum sunt și le permite utilizatorilor să înțeleagă situația utilizând date în timp real și jurnalele de evenimente.
De exemplu, departamentele de HR pot descoperi complexitatea procesului de recrutare pentru a înțelege ritmul procesului de angajare și pentru a reduce posibilitatea renunțării candidaților.
Identificarea abaterilor de proces: companiile care lucrează pe diferite fluxuri de lucru trebuie să-și înțeleagă abaterile de proces. Descoperirea proceselor ajută companiile să descopere abaterile dintre procesele reale și procesele ideale. Cu ajutorul instrumentelor de procesare, utilizatorii pot identifica abaterile nevăzute ale procesului împreună cu frecvența.
De exemplu, o înțelegere adecvată a proceselor ajută o afacere să-și simplifice proiectele de automatizare. Majoritatea directorilor cred că confuzia în proiectul RPA inițial poate duce la eșec.
#2. Analiza de conformitate
- Analizarea cazurilor neconforme: companiile preferă întotdeauna procesele standardizate. Cu toate acestea, este dificil să se obțină un nivel ridicat de conformitate. Exploatarea proceselor ajută la descoperirea diferitelor variații ale procesului și a nivelurilor de abateri.
- Identificarea cauzelor fundamentale: Process mining detectează procese care diferă de cele necesare. De exemplu, companiile identifică erori generale prin detectarea cauzelor fundamentale. Ei pot clasifica aceste erori, pot analiza de ce și pot rezolva aceste erori în mod eficient.
#3. Validarea procesului
Process mining utilizează date în timp real pentru a oferi informații despre utilizatorii săi finali. Permite companiilor să valideze constatările procesului pentru a-și confirma fluxul curent. În plus, este utilizat pentru procesele de conformitate și audit.
De exemplu, o afacere de consultanță fiscală și-ar putea acoperi tranzacțiile și procesele pentru audit, ceea ce ajută la reducerea timpului de procesare cu 50%.
#4. Îmbunătățirea procesului
- Monitorizarea performanței: instrumentele de prelucrare a proceselor oferă o interfață ușor de utilizat, care poate urmări măsurile KPI și poate ajuta la identificarea proceselor cu cele mai bune sau cele mai proaste performanțe.
- Identificarea blocajelor de proces: Unele procese sunt optime din punct de vedere al performanței, unde companiile pot identifica cu ușurință blocajele folosind procesele miniere. Eliminarea acestor blocaje va îmbunătăți performanța afacerii dumneavoastră.
- Sugerează îmbunătățiri: Process mining oferă recomandări specifice afacerilor dvs. pentru a crește performanța. Unele dintre sugestii ar putea fi:
Importanța proceselor miniere
Procesele de afaceri sunt complexe și au multe excepții. Dacă priviți procesul real cu cel ideal pe care îl descoperă procesele miniere, veți constata că este complicat și împletit.
Astfel, proprietarii de afaceri trebuie să-și înțeleagă procesele în timp ce urmăresc să identifice și să prevină blocajele. Procesul mining oferă multiple beneficii, cum ar fi:
Costuri reduse
Process mining permite utilizatorilor să detecteze zonele care necesită modificări, cum ar fi automatizarea. Cu alte cuvinte, o tehnică de extragere a proceselor vă poate oferi o imagine clară a procesului care necesită automatizare și de ce. Automatizarea proceselor ajută la creșterea eficienței, ceea ce are ca rezultat reducerea costurilor și economisirea de timp.
Decizii bazate pe date
Pentru a lua deciziile corecte, veți avea nevoie de date de înaltă calitate, care sunt relevante, precise, complete, disponibile și accesibile. În afară de asta, aveți nevoie de capabilități de analiză și de vizualizare completă a datelor.
Din păcate, majoritatea organizațiilor nu au datele adecvate de care au nevoie pentru a lua decizii. Aici, procesele miniere ajută la furnizarea jurnalelor de evenimente sau a datelor brute pentru a extrage secvența procesului și pentru a elimina golurile de date. Astfel, puteți debloca informații precise și imparțiale asupra proceselor end-to-end pentru a lua decizii informate.
Obțineți transparență
În calitate de proprietar de afaceri, puteți înțelege urgența și valoarea transformării digitale. Dar toți factorii tăi de decizie sunt pe aceeași pagină cu tine?
Process mining este o metodă puternică care ajută la menținerea transparenței între toți membrii echipei. Această tehnică folosește date și îi ajută pe directori să vizualizeze procesele și sistemele actuale pe baza timpului, banilor, reputației și calității vieții profesionale. În plus, arată valoarea pe care o poate aduce transformarea digitală.
Înțelegerea cuprinzătoare
Pentru a face o investiție înțeleaptă în tehnologie, trebuie să vă concentrați pe înțelegerea cerințelor dvs., precum și a situației actuale a pieței. Process mining vă ajută să faceți asta. Veți avea o idee cuprinzătoare despre multe lucruri. Include:
- Să știi dacă investiția ta merită să aducă o îmbunătățire
- Identificarea unde există cele mai esențiale probleme
- Înțelegerea variațiilor proceselor din cadrul organizației
În plus, procesul de minare vă permite să realizați avantajele fără nicio eroare umană.
Conformitate
În timp ce auditarea întregii activități de afaceri este un proces consumator de timp, o analiză mai rapidă cu ajutorul instrumentelor de proces minare scurtează decalajul.
În plus, aceste instrumente detectează procesele neconforme pentru a vă asigura că știți despre astfel de probleme, astfel încât să le puteți remedia la timp. O afacere poate reduce, de asemenea, timpul necesar pentru efectuarea analizei clienților prin utilizarea tehnicilor de extragere a proceselor.
O experiență mai bună a clienților
Prin descoperirea zonelor de îmbunătățire, optimizarea diferitelor procese și identificarea blocajelor, timpul total al procesului se reduce. Acest lucru permite livrarea mai rapidă a produselor sau serviciilor pentru clienți și le îmbunătățește experiența. Ca rezultat, încrederea clienților crește, ceea ce vă ajută să vă creșteți veniturile.
Cazuri de utilizare ale proceselor miniere
#1. Servicii financiare
Prin crearea unui plan solid de creștere și optimizare a serviciilor financiare, veți avea nevoie de expertiză în domeniu.
Cu ajutorul proceselor miniere, managerii de servicii financiare, liderii și factorii de decizie pot vizualiza rapid execuția proceselor în timp real. De asemenea, este ușor să obțineți o perspectivă obiectivă asupra proceselor în desfășurare, analizând diferite unități sau cazuri, vizualizarea tendințelor la un nivel înalt etc.
Process mining vă ajută să vedeți variațiile, neconformitățile și erorile pe baza contribuției acestora la rezultatele afacerii dvs.
#2. Excelența operațională
Managerii și liderii operaționali se confruntă în mod constant cu noi provocări și caută soluții pentru ele. Deci, atunci când încercați să migrați către o nouă tehnologie, asigurați-vă că reduceți complexitatea, utilizați automatizarea și găsiți zone pentru a economisi bani.
Process mining vă ajută să găsiți ineficiențe în procesele dvs. de afaceri și să maximizați capacitatea sistemelor și a angajaților. În plus, vă poate urmări întregul mediu de afaceri și vă permite să știți momentul perfect pentru a acționa asupra erorilor, neconformității și ineficiențelor.
În plus, menținerea transparenței vă permite să păstrați toți cei din echipă conștienți de deciziile luate, ceea ce ajută la îmbunătățirea colaborării și a eficienței operaționale. În plus, vă puteți naviga prin afacerea dvs. prin schimburi pentru a vă asigura că resursele nu sunt irosite.
#3. Migrare SAP
Afacerile moderne întâmpină dificultăți în realizarea cu succes a transformării end-to-end fără a integra un sistem ERP. În timpul migrației, companiile se confruntă cu anumite capcane, inclusiv:
- Informații slabe despre proces
- Absența armonizării între unități
- Lacune de performanță
- Schimbare ineficientă
- Provocări de comunicare
- Variații necunoscute în proces
Cu procesele miniere, companiile își pot vedea procesele ca fiind în curs de migrare SAP. Instrumentele de extragere a proceselor ajută experții SAP oferind transparență proceselor existente așa cum sunt.
#4. Automatizare inteligentă
Pentru a maximiza valoarea investiției în automatizare, puteți profita de procesele miniere. Folosind instrumentele potrivite de procesare, veți putea să vă atingeți adevăratul potențial operațional și să fiți conștient de excepții pentru a le eficientiza.
Process mining ajută la răspunsul la următoarele întrebări:
- Care va fi rentabilitatea investiției așteptată pentru inițiativa de automatizare?
- Care sunt excepțiile comune ale procesului?
- Care proces este cel mai valoros pentru automatizare?
- Cum variază investiția în diferite țări?
Alături de procesele miniere, puteți folosi și alte tehnici de automatizare inteligente, cum ar fi AI și RPA, pentru a răspunde la aceste întrebări.
#5. Managementul comenzilor
Gestionarea comenzilor acoperă întregul proces, de la gestionarea comenzilor clienților până la gestionarea conturilor. Acest proces de afaceri implică o mulțime de variații. Cu procesele miniere, puteți vizualiza întregul proces de gestionare a comenzilor. Vizualizarea cauzelor fundamentale, arată cum să reduceți întârzierile, reluarea și modificările în ordine.
În plus, procesul de minare vă permite să identificați problemele legate de automatizare și livrare cu diagrame și analize gata făcute. De asemenea, este util în monitorizarea continuă a performanței procesului de la capăt la capăt.
Concluzie
O afacere poate avea o mulțime de procese și operațiuni care rulează, ceea ce poate implica o mulțime de complicații, erori și ineficiențe. Deci, dacă doriți să eficientizați aceste procese și să le gestionați eficient, aveți nevoie de tehnici moderne, cum ar fi procesele miniere.
Process mining poate ajuta la îmbunătățirea eficienței proceselor dvs. de afaceri. Vă ajută să identificați defecțiunile și erorile din operațiunile dvs. și să găsiți cauzele principale, astfel încât să puteți lucra imediat la remedierea lor. Astăzi, multe organizații folosesc procesele miniere pentru a-și spori eforturile de proces, pentru a economisi timp și pentru a obține mai multe profituri.
De asemenea, puteți explora câteva tehnici de extragere a datelor și cum să le utilizați.