Un document strategic de echipă reprezintă una dintre cele mai eficiente metode de a stimula cooperarea și colaborarea în cadrul unui proiect, afacere sau organizație. Prin elaborarea corectă a unui astfel de document, se poate motiva și încuraja membrii echipei să acționeze ca o singură unitate.
Documentarea precisă a rolurilor și responsabilităților fiecărui membru al echipei de proiect, alături de revizuirea periodică a acestora, a devenit o necesitate în contextul actual. Acest lucru se datorează ritmului alert al schimbărilor din industrii și piețe. Companiile au început să implementeze cartele de echipă și șabloanele aferente pentru a se adapta cerințelor erei digitale.
Dorești să afli mai multe despre cartea echipei? Continuă lectura acestui articol pentru a descoperi o analiză detaliată a subiectului, obiectivele sale, beneficiile, structura și șabloane gratuite care te vor ghida în diverse situații reale.
Ce reprezintă o carte de echipă?
Documentul ce definește punctele forte, obstacolele și obiectivele unei echipe de proiect este cunoscut sub denumirea de statut sau cartă a echipei. Acesta este utilizat de proprietarii sau managerii de proiect. Uneori, o astfel de cartă poate stabili limitele și direcția echipei. Pe scurt, se aseamănă cu planurile detaliate de acțiune pentru produse sau proiecte, cu excepția faptului că statutul unei echipe este specific unei anumite echipe.
Carta echipei de proiect trebuie să definească clar responsabilitățile și rolurile fiecărui membru. Se pune accentul pe rezultatele echipei și pe modalitatea de a elabora un plan de livrabile pe o anumită perioadă de timp. De asemenea, asigură o implicare eficientă a echipei pe termen lung și în timpul unor tranziții importante în cadrul proiectului sau al afacerii.
Conducerea superioară, subordonații, liderii de proiect și membrii echipei ar trebui să ajungă la un acord înainte de a stabili statutul echipei. Aceasta ar trebui să elimine orice confuzie cu privire la rolul echipei în procesul de afaceri sau proiect.
Obiectivele creării unei carte de echipă
Carta membrilor echipei de proiect este un element esențial al procesului complex de planificare a resurselor unui proiect. Documentul trebuie redactat având în vedere următoarele obiective:
- În primul rând, trebuie definit rezultatul proiectului, sub forma unor livrabile. Acestea pot fi servicii, produse sau rezultate concrete.
- Ulterior, se vor stabili rolurile fiecărui membru în funcție de rezultatele individuale așteptate. De exemplu, într-un proiect de dezvoltare a unei aplicații, se vor aloca roluri precum dezvoltator front-end, dezvoltator back-end, designer, tester și specialist marketing.
- Al treilea pas constă în definirea responsabilităților, bazate pe rolurile stabilite. Trebuie incluse prevederi care să permită modificarea responsabilităților, atunci când proiectul o va impune.
- De asemenea, trebuie stabilit un canal de comunicare adecvat, de la nivelurile inferioare către cele superioare ale proiectului. Aceasta va garanta un lanț de comandă eficient pentru raportarea sarcinilor, erorilor și livrabilelor.
- În final, trebuie stabilit un set de reguli fundamentale, conforme cu politica de comportament acceptabil a companiei.
Beneficiile utilizării unei carte de echipă
Iată care sunt avantajele pe care le puteți obține prin utilizarea unui statut de echipă:
- În cazul în care angajații companiei se tem de transformări, o cartă de echipă îi poate ajuta să se adapteze, funcționând ca un ghid.
- De asemenea, ajută echipa sau liderul de proiect să stabilească responsabilitatea echipelor, asigurând faptul că angajații își asumă automat sarcinile.
- Cartele echipelor includ detaliile responsabilităților și rolurilor fiecărui membru. Astfel, membrii echipei nu mai irosesc timp încercând să își înțeleagă sarcinile în cadrul proiectului.
- Părțile interesate și proprietarii de proiect vor înțelege scopul echipei. Acest lucru va permite conducerii să ia decizii strategice privind creșterea sau reducerea capacității echipei.
- De asemenea, documentele echipei ajută managerii de proiect să soluționeze conflictele, în situațiile în care mai multe echipe lucrează activ la același proiect.
Atribute importante ale unei carte de echipă
Caracteristicile documentelor echipei variază de la un proiect la altul. Cu toate acestea, următoarele zece caracteristici sunt frecvent întâlnite:
- Obiectivele și misiunea echipei
- Contextul proiectului
- Menționarea bugetului, instruirii și resurselor
- Structura operațională a echipei
- Rolurile și responsabilitățile membrilor
- Indicatori pentru evaluarea performanțelor
- O schiță a domeniului de activitate și a participării echipei
- Un ghid de comunicare pentru stabilirea politicii de desfășurare a ședințelor
- O listă cu sarcinile și etapele proiectului
- Semnăturile tuturor membrilor echipei
După includerea acestor elemente, vă puteți utiliza imaginația și creativitatea pentru a îmbunătăți statutul echipei.
Crearea unei carte de echipă: Ghid pas cu pas
Crearea statutului membrilor echipei este un proces simplu și plăcut, în special atunci când este folosit un șablon eficient. De asemenea, se recomandă elaborarea colaborativă a documentului, în locul abordării individuale. Iată cum puteți crea un statut de echipă pentru propriul proiect sau afacere:
#1. Începeți prin a stabili contextul carții, identificând așteptările părților interesate, capacitatea de contribuție a membrilor echipei, așteptările personale și cele ale liderului echipei.
#2. Adresați întrebări tuturor membrilor și solicitați-le să răspundă individual.
#3. Urmează redactarea unei declarații de misiune pentru cartea echipei. Puteți începe prin colectarea informațiilor despre obiectivele de succes, obiectivele realizabile, modalitățile de adăugare a valorii pentru susținerea echipei, etc.
#4. Următorul pas este stabilirea obiectivelor, etapelor și termenelor limită, în acord cu misiunea proiectului. În acest punct, se vor explica rolurile, responsabilitățile și îndrumările. De asemenea, se vor menționa:
- Cine va raporta cui
- Persoana responsabilă cu evaluarea individuală a performanțelor
- Cine are obligația de a comunica cu conducerea superioară
#5. Apoi, trebuie realizată o structură detaliată pentru evaluarea performanțelor. Se vor stabili indicatorii, intervalele de evaluare, modalitățile de evaluare și formatul de notare.
#6. După finalizarea conținutului de mai sus, se trece la tipărirea fizică a documentului, pentru a fi distribuit. De asemenea, se poate distribui digital proiectul de cartă. Indiferent de modul de distribuție, este esențială obținerea aprobării fiecărui membru al echipei.
Mai jos, sunt prezentate câteva sugestii gratuite de șabloane pentru carta echipei, care vă vor ajuta la crearea unor documente de calitate, adaptate nevoilor profesionale:
Mural
Mural este un instrument popular de tip tablă albă, care permite crearea colaborativă a documentelor de echipă. Utilizând șablonul pentru carta echipei oferit de acest instrument, veți putea evidenția cu ușurință elementele esențiale ale conexiunii și comunicării din cadrul echipei. În plus, veți putea specifica un set de abilități și concepte care vor ghida echipa în viitor.
Există două variante ale șablonului pentru carta echipei în Mural. Una este un exemplu de cartă completată, iar cealaltă este un format gol al aceluiași document. După finalizarea creării documentului prin colaborare, acesta poate fi exportat în diferite formate, cum ar fi PDF, PNG și HTML arhivat cu date.
Miro
Miro este o altă platformă online de colaborare, dedicată echipelor aflate la distanță sau hibride. Oferă, de asemenea, șabloane gratuite pentru carta echipei, care pot fi personalizate cu ușurință. În plus, puteți partaja online linkul șablonului cu întreaga echipă, pentru a colabora la elaborarea cartei echipei.
Miro include și instrucțiuni detaliate pentru editarea șabloanelor, cum ar fi carta echipei pentru o echipă de vânzări sau o echipă academică. Vă puteți înregistra gratuit utilizând contul Google și puteți începe să adaptați exemplul de document la proiectul dumneavoastră. Documentul poate fi exportat ca imagine, PDF sau șablon Miro.
Creately
Creately este un spațiu de lucru vizual, apreciat la nivel global, pentru crearea diagramelor, infograficelor și a cartelor de echipă. Are o bibliotecă amplă de șabloane pentru diverse documente de afaceri, inclusiv carte de echipe de proiect. Puteți alege șablonul care se potrivește cel mai bine cerințelor afacerii sau proiectului dumneavoastră și îl puteți edita.
Creately oferă un număr limitat de șabloane de cartă de echipă pentru utilizatorii gratuiti. Puteți alege fie un format de trei pe trei, fie un format de două pe trei pe doi. Șabloanele de la Creately sunt potrivite pentru documente de echipă concise. În ceea ce privește exportul, sunt disponibile formatele PDF, JPEG, CSV, PNG și SVG.
DocFormats
DocFormats este un portal de top pentru șabloane de documente de afaceri, cum ar fi propuneri de evenimente, evaluări ale angajaților, broșuri de marketing, etc. Veți găsi și câteva exemple de documente de cartă pentru echipe profesionale. Există peste 10 șabloane de cartă de echipă disponibile pe DocFormats.
Biblioteca sa include șabloane pentru proiecte, domeniul medical, dezvoltare agilă, precum și cartă vizuală pentru echipe. Fișierele RTF și Word pot fi descărcate de pe portal, permițând editarea documentului conform cerințelor.
Sample.net
Este posibil să fi vizitat Sample.net pentru conținutul de calitate oferit privind documentele de afaceri, vânzări și marketing. Vă încurajăm să vizitați din nou, de această dată pentru a beneficia de cele peste 50 de șabloane de cartă de echipă pregătite pentru utilizare.
Platforma oferă exemple diverse pentru carta echipei, abordând aspecte precum misiuni de grup, limitele echipelor, lucru în echipă, grile de evaluare, design grafic, planuri de acțiune, conducere executivă și multe altele.
Șabloanele sunt disponibile în diferite tipuri de fișiere. După selectarea unui șablon, puteți vizualiza tipul de fișier descărcabil. Majoritatea descărcărilor sunt în format PDF, fiind necesar un instrument de editare PDF pentru a personaliza șabloanele.
Gânduri finale
Acest articol servește ca ghid de bază pentru înțelegerea conceptului de cartă a echipei și a șabloanelor aferente. De fiecare dată când este necesară crearea unui astfel de document pentru un proiect sau afacere, puteți folosi informațiile prezentate. De asemenea, puteți urma ghidul pas cu pas pentru crearea unui statut de echipă.
Mai mult, articolul prezintă 5 șabloane populare și eficiente, care pot fi folosite gratuit în proiecte relevante și operațiuni de afaceri.
Crearea unei carte de echipă funcționale nu este finalul responsabilităților. Trebuie distribuită adecvat echipei și proprietarilor de proiect. În plus, este necesară păstrarea documentului în siguranță împotriva accesului neautorizat în mediul cibernetic. Prin urmare, se recomandă utilizarea unui software de gestionare a documentelor, pentru administrarea eficientă a conținutului.