Evaluarea Contribuției Angajaților la Distanță: Ghid Complet
Cum determinați valoarea pe care angajații, în special cei care lucrează de la distanță, o aduc organizației dumneavoastră? Există numeroase metode pentru a evalua eficiența angajaților care lucrează în birou, dar munca de acasă aduce cu sine o serie de provocări unice. Tendința către munca la distanță a crescut constant, iar pandemia de COVID-19 a transformat această opțiune într-o necesitate pentru multe companii, nu doar un avantaj suplimentar.
Companiile tradiționale au fost nevoite să găsească modalități inovatoare de a-și deservi clienții, respectând în același timp distanțarea socială. Multe organizații au adoptat complet sau parțial munca de la distanță, descoperind că aceasta nu doar protejează sănătatea angajaților, ci aduce și beneficii semnificative organizației.
Cum Măsor Productivitatea Angajaților la Distanță?
Una dintre cele mai frecvente temeri este dacă angajații care lucrează de acasă sunt la fel de disciplinați ca atunci când se află la birou. Cum putem ști că timpul lor de lucru este dedicat în totalitate activităților companiei? Oare productivitatea lor scade atunci când lucrează de acasă?
Înainte de a căuta răspunsuri la aceste întrebări, este esențial să avem încredere în angajați. Maura Thomas, expert în managementul timpului, subliniază importanța încrederii: managerii ar trebui să presupună că angajații lucrează, cu excepția cazului în care există dovezi concrete care demonstrează contrariul. Este nevoie de indicatori obiectivi pentru a confirma sau infirma presupunerile și dovezile anecdotice.
Așadar, chiar dacă doriți să măsurați mai precis productivitatea, este fundamental să presupuneți că angajații depun eforturi maxime, cu excepția cazului în care datele sugerează altceva.
Acest articol va prezenta perspective, recomandări și instrumente folosite de companii de succes pentru a evalua contribuția angajaților care lucrează de la distanță.
#1. Concentrați-vă pe Rezultate, Nu Doar pe Efort
Pentru organizațiile care nu sunt familiarizate cu munca la distanță, este normal să-și dorească să vadă angajații activi. Pentru unii manageri, a lucra de acasă poate echivala cu a nu lucra deloc. Cu toate acestea, trebuie să înțelegem că angajații aleg munca la distanță pentru a lucra în propriul lor ritm.
Poate că acest ritm este cel care le permite să dea tot ce au mai bun.
Aveți deja angajați care lucrează de la distanță? Iată câteva dintre cele mai bune instrumente pentru teleconferințe pe care le puteți utiliza.
Un studiu realizat de ZDNet arată că angajații sunt adesea mai productivi și comunicativi atunci când lucrează de acasă.
Atunci când evaluați angajații de la distanță, concentrați-vă mai puțin pe orele lucrate și mai mult pe munca realizată. Indiferent cât de mult ați încerca, nu puteți controla modul în care angajații își petrec timpul, nici nu puteți evalua exact efortul depus. Concentrarea pe rezultate îi ajută pe toți să-și atingă obiectivele în termenele stabilite.
#2. Importanța Feedback-ului Intern
O modalitate eficientă, dar adesea neglijată de evaluare a productivității angajaților la distanță, este introducerea unui sistem de feedback intern. Încurajați angajații să completeze sondaje scurte, în care să ofere opinii sincere despre performanțele și atitudinea colegilor.
O strategie ar fi ca angajații să completeze chestionare în care să răspundă la câteva întrebări despre colegii lor. Întrebați care sunt punctele forte ale fiecărui angajat și care sunt domeniile în care acesta se poate îmbunătăți.
#3. Folosiți Instrumentele Potrivite
Metodele și politicile manuale nu sunt suficiente pentru a urmări productivitatea angajaților la distanță. Din fericire, există numeroase soluții software care facilitează munca de acasă.
Câteva dintre aceste instrumente includ:
Teamwork
Teamwork oferă o platformă complexă pentru a gestiona proiectele clienților, ajutându-vă să organizați totul, să urmăriți fiecare minut facturabil și să vă asigurați că proiectele sunt finalizate la timp și în buget. Prin funcționalitățile de management de proiect, puteți extinde echipa de asistență clienți sau operațiunile companiei.
Spre deosebire de alte aplicații de management de proiect, Teamwork vă permite să creați proiecte și sarcini, să adăugați comentarii și să încărcați fișiere, totul într-un singur loc. Vizualizați proiectele sub forma unui panou, diagrame Gantt sau liste de activități. Personalizați Teamwork și începeți lucrul imediat.
Teamwork include toate caracteristicile necesare, cum ar fi managementul portofoliului, panourile de raportare, urmărirea timpului, gestionarea volumului de muncă și multe altele. Puteți verifica starea proiectelor și actualizările din panourile de control pentru a vedea progresul și ce mai este de făcut.
Urmăriți angajații care lucrează la anumite sarcini și utilizați opțiunea de urmărire a timpului pentru a evalua timpul necesar finalizării unei sarcini. Evaluați resursele echipei, identificați angajații cu capacitate maximă și pe cei care pot prelua mai multă muncă. Pe baza acestor informații, planificați eficient noile proiecte, evitând epuizarea echipei.
Integrați Teamwork cu alte instrumente pe care le utilizați pentru gestionarea afacerii. Începeți o perioadă de încercare gratuită de 30 de zile și descoperiți avantajele Teamwork. Folosiți-l gratuit pentru echipele mici sau alegeți un plan adaptat nevoilor dvs. la 10 dolari/lună/utilizator.
Monday.com
Monday.com oferă un sistem de operare flexibil, care permite echipelor să construiască, să scaleze și să gestioneze fluxurile de lucru cu precizie, într-o singură platformă. Ajută la managementul proiectelor, vânzărilor, CRM, designului, dezvoltării software, sarcinilor, operațiunilor, contactelor și multe altele.
Puteți folosi șabloane personalizabile sau vă puteți crea propriile șabloane. Integrați Monday.com cu instrumente precum Facebook, Twitter, Shopify, Slack, LinkedIn, Dropbox, Calendly, Gmail, Excel etc.
Automatizați fluxurile de lucru în câteva secunde pentru a reduce erorile și pentru a vă concentra pe sarcinile importante. Vizualizați datele sub forma unui calendar, kanban, cronologie sau hartă.
Alegeți planul potrivit pentru echipa dumneavoastră. Dacă sunteți un utilizator individual, utilizați varianta gratuită cu panouri nelimitate, documente, peste 200 de șabloane etc. Pentru mai mult de două locuri, puteți alege un plan plătit de 10 dolari/loc/lună și puteți beneficia de o perioadă de încercare gratuită.
Trello
Trello este una dintre cele mai populare soluții de management de proiect, oferind o imagine clară asupra proiectelor și a responsabilităților fiecărui angajat. Trello include funcții esențiale pentru evaluarea corectă a angajaților care lucrează de la distanță.
Pe panoul Trello, managerii pot vedea ce face fiecare angajat în timp real. Comunicarea constantă și actualizările contribuie la transparența organizației.
Zoom
Uneori, mesajele scrise nu sunt suficiente. Zoom, un software de videoconferințe, a cunoscut o creștere semnificativă în timpul pandemiei de COVID-19. Este o soluție excelentă pentru echipe de toate dimensiunile.
Alte alternative includ Google Meet, Skype, Microsoft Teams, GoToMeeting etc. Videoconferințele reduc distanța dintre munca de la birou și cea de acasă.
Google Docs
Utilizați Google Docs pentru ca echipa să acceseze documentele oricând. Permite membrilor echipei să aleagă sarcinile la care doresc să lucreze și să aloce timpi estimați proiectelor.
Angajații care finalizează frecvent sarcinile înainte de termenele estimate pot fi considerați mai productivi. Google Workspace oferă numeroase funcții utile pentru a evalua productivitatea angajaților la distanță.
Slack
Slack este cel mai popular instrument de colaborare. Datorită integrărilor și aplicațiilor sale, este un instrument preferat de profesioniști și echipe. Multe organizații îl consideră chiar biroul lor virtual.
Conectați-vă la spațiul de lucru Slack pentru a primi actualizări instantanee de la echipele la distanță. Slack are aplicații care generează automat rapoarte de activitate comercială, cum ar fi cele mai recente recenzii ale produselor/serviciilor sau noii abonați la e-mail.
Există multe alte instrumente utile care vă pot ajuta atunci când lucrați de acasă.
#4. Stabiliți și Comunicați Obiectivele Frecvent
Împărțirea obiectivelor în sarcini mai mici facilitează urmărirea lor și le face mai puțin intimidante. Organizațiile care angajează personal de la distanță stabilesc obiective și termene clare, la fel ca pentru angajații din birou.
Folosind indicatori cheie, puteți obține cele mai bune rezultate de la echipele la distanță. Acești indicatori variază în funcție de specificul afacerii dvs. Unii indicatori relevanți pentru munca de acasă includ:
- Numărul de vânzări
- Veniturile generate de fiecare membru al echipei
- Problemele clienților
- Timpul mediu de răspuns
- Rata de conversie a clienților potențiali
- Costul de achiziție al clienților (CAC)
- Rata de fluctuație a personalului
- Rentabilitatea investiției de marketing (ROMI)
În plus, atunci când angajații de la distanță știu că performanțele lor sunt evaluate, ei se vor concentra mai mult pe îndeplinirea sarcinilor.
#5. Recompensați Realizările
Nu vă opriți la stabilirea obiectivelor; recompensați angajații atunci când le îndeplinesc. Acest lucru le va îmbunătăți direct productivitatea. Am menționat anterior cum Slack se integrează cu diverse aplicații. Aplicația HeyTaco!, de exemplu, vă permite să sărbătoriți realizările angajaților de la distanță pe tot parcursul zilei.
Motivația angajaților este o preocupare majoră pentru mulți manageri, iar un feedback pozitiv este esențial pentru a menține moralul ridicat.
Concluzii
Este important să monitorizați performanțele angajaților care lucrează de la distanță. Acest lucru este vital pentru a asigura o rentabilitate sănătoasă a investiției și pentru a aprecia și încuraja dezvoltarea lor în cadrul organizației.
Evaluarea productivității este un proces continuu, care menține angajații de la distanță implicați. Cel mai important, permite angajaților să se auto-evalueze și să depună eforturi pentru a atinge nivelul de productivitate al colegilor.