Cum să reduceți dimensiunea foii de calcul Excel

Foile de calcul Excel pot deveni cu ușurință greoaie și mari, mai ales dacă conțin multe date sau imagini. Deși aceasta poate să nu fie o problemă în majoritatea cazurilor, poate îngreuna gestionarea, partajarea și lucrul eficient cu foaia de calcul.

Din fericire, există câteva lucruri pe care le puteți face pentru a reduce dimensiunea fișierelor Excel fără a sacrifica date. Aici, vă arătăm cum.

1. Ștergeți foile nedorite

Dacă aveți prea multe foi neutilizate, fișierul dvs. Excel este inutil de mare. Prin urmare, ar trebui să începeți prin a șterge foile de calcul de care nu aveți nevoie. Pentru a face acest lucru, deschideți fișierul Excel, faceți clic dreapta pe foaia nedorită și selectați Ștergere.

De asemenea, puteți lua în considerare și eliminarea diagramelor, imaginilor, tabelelor și a altor elemente nedorite.

2. Eliminați formatarea inutilă

Dimensiunea unui fișier Excel poate crește și din cauza formatării excesive a celulelor, deoarece fiecare celulă formatată ocupă spațiu suplimentar în fișier. De exemplu, dacă formatați chenarele celulei, aceasta va ocupa mai mult spațiu decât o celulă neformatată.

Prin urmare, este o idee bună să eliminați orice formatare inutilă din foaia dvs. Excel. Pentru a face acest lucru, utilizați acești pași:

Deschideți fișierul Excel și selectați celulele din care doriți să eliminați formatarea.

Faceți clic pe fila Acasă din partea de sus.

În grupul Editare, faceți clic pe butonul Clear și selectați Clear Formats din meniul rezultat.

3. Modificați dimensiunea imaginii și preferințele de calitate

Fișierul dumneavoastră Excel conține imagini? Dacă da, reducerea dimensiunii și calității imaginii poate ajuta la scăderea dimensiunii fișierului Excel.

Este important să rețineți că reducerea dimensiunii și calității imaginii poate afecta aspectul acestora în fișierul Excel. Dacă sunteți de acord cu acest lucru, urmați acești pași pentru a configura Microsoft Excel să salveze imagini la o rezoluție mai mică:

Deschideți Microsoft Excel pe computer.

Faceți clic pe meniul Fișier din partea de sus.

Selectați Opțiuni din panoul din stânga.

În fereastra Opțiuni Excel, selectați fila Avansat.

Derulați în jos la secțiunea Dimensiunea și calitatea imaginii și bifați opțiunea Renunțați la editarea datelor.

Debifați caseta de selectare Nu comprimați imaginile în fișier.

Faceți clic pe meniul drop-down de lângă Rezoluție implicită pentru a alege o rezoluție de 150ppi sau mai mică.

Faceți clic pe OK pentru a salva modificările.

4. Comprimați imaginile din foaia de calcul Excel

Dacă nu doriți să reduceți rezoluția pentru toate imaginile, Microsoft Excel vă oferă și opțiunea de a comprima imagini individuale în foaia de calcul. Iată cum îl puteți folosi pentru a reduce fișierul Excel.

În foaia de calcul Excel, selectați imaginea pe care doriți să o comprimați.

Faceți clic pe fila Format imagine.

În secțiunea Ajustare, faceți clic pe butonul Comprimați imagini.

Bifați Aplicați numai la această imagine dacă doriți să comprimați doar imaginea selectată.

Bifați opțiunea Șterge zonele decupate ale imaginilor.

În secțiunea Rezoluție, selectați ppi-ul preferat.

Faceți clic pe OK.

Puteți repeta pașii de mai sus pentru a comprima mai multe imagini dacă doriți. După aceea, dimensiunea totală a fișierului Excel ar trebui să scadă substanțial.

5. Împiedicați Excel să salveze Pivot Cache

Pivot Cache în Excel este o locație de stocare temporară pentru datele utilizate în tabelele pivot. Deși acest lucru poate îmbunătăți performanța și vă permite să lucrați cu tabele pivot mai eficient, poate crește și dimensiunea fișierului, deoarece Excel salvează aceste date în fișier.

Dacă foaia de calcul Excel conține un tabel pivot, utilizați următorii pași pentru a împiedica Excel să salveze cache-ul pivot cu fișierul.

Deschideți foaia de calcul Excel.

Selectați orice celulă din tabelul pivot și faceți clic pe fila PivotTable Analyze din partea de sus.

Faceți clic pe butonul Opțiuni.

În fereastra Opțiuni tabel pivot, faceți clic pe fila Date.

Debifați caseta de selectare Salvare date sursă cu fișier și bifați caseta de selectare Actualizare date când deschideți fișierul.

Faceți clic pe OK pentru a confirma.

Odată ce ați finalizat pașii de mai sus, Excel nu va salva memoria cache pivot în fișierul dvs., reducând efectiv dimensiunea acestuia.

6. Salvați foaia de calcul în format binar (.Xslb).

În mod implicit, Microsoft Excel vă salvează fișierele în format XML, ceea ce facilitează schimbul de date cu alte aplicații și sisteme. Cu toate acestea, dacă trebuie să reduceți rapid dimensiunea fișierului, puteți salva foaia de calcul Excel într-un format binar.

Pentru a salva o foaie de calcul Excel în format binar, urmați acești pași:

Deschideți foaia de calcul Excel.

Faceți clic pe Fișier și apoi Salvați ca.

Selectați locația preferată pentru salvarea fișierului.

Faceți clic pe meniul drop-down Salvare ca tip pentru a selecta Excel Binary Workbook (*.xlsb).

Faceți clic pe butonul Salvare.

Acest lucru va salva fișierul Excel într-un format binar, care necesită mai puțin spațiu de stocare. Dacă doriți ca Microsoft Excel să vă salveze întotdeauna fișierele în format binar, puteți modifica formatul implicit de salvare în Microsoft Excel. Iată cum:

Deschideți Microsoft Excel și mergeți la Fișier > Opțiuni.

Selectați fila Salvare din bara laterală din stânga.

Utilizați meniul drop-down de lângă Salvare fișiere în acest format pentru a selecta opțiunea Excel Binary Workbook (*.xslb).

Faceți clic pe OK pentru a salva modificările.

După ce ați finalizat pașii de mai sus, Excel va salva toate fișierele în format binar, dacă nu este specificat altfel.

7. Convertiți foaia de calcul într-un fișier ZIP

Dacă nu doriți să vă deranjați cu modificarea setărilor Excel, puteți pur și simplu să vă convertiți foaia de calcul într-un fișier ZIP. Puteți face acest lucru folosind funcția de compresie a fișierelor încorporată din Windows. În acest fel, veți putea reduce dimensiunea fișierului Excel fără a-l deschide. Iată cum poți proceda.

Apăsați Win + E pentru a deschide File Explorer.

Navigați la folderul în care este salvat fișierul dvs.

Faceți clic dreapta pe fișierul dvs. Excel și selectați opțiunea Comprimați în fișierul ZIP din meniul contextual.

Windows va salva fișierul comprimat în aceeași locație cu fișierul original. Puteți utiliza, de asemenea, un instrument de comprimare a fișierelor de la terți pentru aceasta. Odată comprimată, puteți partaja foaia de calcul Excel fără să vă faceți griji cu privire la dimensiunea acesteia.

Reduceți cu ușurință fișierele Excel

Fișierele Excel mari pot fi greoaie, lent de încărcat și dificil de partajat prin e-mail. Din fericire, nu este nevoie să suportăm nimic din toate astea. Urmând sfaturile de mai jos vă va ajuta să reduceți dimensiunea fișierului Excel în cel mai scurt timp.