Descoperă modalități eficiente de a securiza documentele PDF cu ajutorul unei parole, asigurând astfel protecția datelor confidențiale, fie că este vorba de informații de afaceri sau personale.
Infractorii cibernetici sunt într-o continuă căutare de metode noi prin care să atace organizații și persoane fizice, obținând acces la date sensibile și exploatându-le în scopuri financiare.
Conform datelor Statista, în trimestrul 3 al anului 2022, s-au înregistrat la nivel global 15 milioane de incidente de încălcare a securității datelor. Aceasta reprezintă o creștere dramatică de 167% față de trimestrul 2 al aceluiași an.
O parte semnificativă a acestor breșe de securitate își are originea în documente PDF. Un factor important îl reprezintă reticența firmelor și a persoanelor fizice de a proteja fișierele PDF cu parolă, sau lipsa cunoștințelor necesare pentru a face acest lucru.
Dacă te preocupă confidențialitatea informațiilor de afaceri sau a datelor personale stocate în documente PDF și cauți soluții, ai ajuns în locul potrivit! Continuă să citești pentru a afla despre vulnerabilitățile potențiale ale fișierelor PDF, situațiile în care protecția cu parolă este esențială și instrumentele care te pot ajuta să îți securizezi documentele PDF.
Riscurile documentelor confidențiale de afaceri
Nu mai distribui documente PDF importante către clienți, parteneri sau angajați fără a le proteja, mai ales dacă le utilizezi în scopuri comerciale. Odată ce un fișier PDF al companiei este deschis, oricine poate accesa conținutul și îl poate utiliza într-un mod neautorizat.
De asemenea, infractorii cibernetici nu obțin întotdeauna acces la datele sensibile direct de la compania ta. Este posibil ca terțe părți cărora le-ai trimis documente PDF să devină victime ale unor atacuri cibernetice, iar ulterior, și organizația ta.
Documentele PDF de afaceri pot dezvălui informații confidențiale și utile pe care hackerii le pot folosi pentru a accesa serverele organizației tale.
De exemplu, dacă distribui un document PDF neprotejat clienților, partenerilor sau furnizorilor, hackerii ar putea viza și accesa e-mailurile sau stocarea în cloud a persoanelor care dețin o copie a documentului companiei.
Având acces deschis la document, un infractor cibernetic va înțelege formatul fișierelor tale de afaceri. Apoi, poate crea un document fals, introduce un fișier executabil (.exe) periculos în PDF și-l poate trimite companiei tale, simulând un răspuns de la un client.
Un angajat, dacă nu este suficient de bine pregătit în domeniul securității cibernetice, ar putea deschide documentul și fișierul executabil fără să suspecteze nimic. Acest lucru ar putea instala un software de tip ransomware pe serverul organizației tale, punând datele de afaceri în mâinile infractorilor.
Beneficiile protecției cu parolă pentru documente PDF
#1. Împiedică copierea neautorizată
O persoană care nu cunoaște parola necesară pentru a deschide un document PDF nu va putea accesa fișierul. Acest lucru te ajută să protejezi informațiile sensibile împotriva copierii și lipirii neautorizate.
Atunci când trimiți un fișier PDF protejat cu parolă unui client, furnizor sau angajat, ai mai multă încredere în faptul că datele tale sunt în siguranță. Dacă aceștia încalcă politicile de confidențialitate, vei putea identifica ușor sursa problemei, deoarece știi exact cui i-ai distribuit documentul.
#2. Blochează accesul neautorizat la date confidențiale
Dacă stochezi fișiere PDF neprotejate pe serverul companiei și un angajat, chiar și fără intenție, accesează documentul, acest lucru poate crea probleme serioase. Alternativ, unii clienți ar putea redirecționa accidental fișierul PDF către o terță parte neautorizată.
În astfel de scenarii, dacă ai fi protejat fișierele PDF cu o parolă, riscul de a deveni victima unei încălcări a securității datelor ar fi mult mai mic.
#3. Protecție împotriva imprimării
Datorită capacității sale de a păstra integritatea și formatarea datelor, mulți utilizatori preferă să printeze documentele din fișiere PDF atunci când au nevoie de o copie fizică. Cu toate acestea, această facilitate crește și riscul de a distribui public documentul imprimat fără permisiunea corespunzătoare.
Astfel, setarea unei parole pentru un fișier PDF nu are doar scopul de a împiedica copierea, ci și de a opri imprimarea documentului. Multe aplicații oferă chiar opțiuni prin care se poate dezactiva funcția de imprimare a unui fișier PDF.
Dacă dorești să îți protejezi documentele PDF de accesul neautorizat, folosește aceste funcții de protecție.
#4. Previne modificările neautorizate ale datelor
Fișierele PDF oferă o integritate a conținutului remarcabilă, ceea ce înseamnă că datele incluse în document rămân exacte și neschimbate. Cu toate acestea, este recomandat să blochezi documentul cu o parolă robustă pentru a menține consistența și validitatea acestuia, mai ales dacă documentul conține comentarii sau semnături.
Mai mult, distribuirea fișierelor PDF care conțin formulare interactive fără protecție prin parolă este un risc major. Adăugarea protecției la editare va împiedica utilizatorii să facă modificări, fie ele accidentale sau intenționate, în timpul utilizării documentului.
#5. Permite accesul diferențiat în funcție de rol
Multe companii permit angajaților să acceseze stocarea internă de fișiere din cloud pentru a găsi informațiile necesare activității. Cu toate acestea, unele documente interne sensibile pot fi stocate într-o arhivă comună. Companiile trebuie să protejeze aceste fișiere de persoanele neautorizate, chiar dacă fac parte din organizație.
Protecția cu parolă a documentelor PDF nu este necesară doar în cazurile de acces neautorizat din exteriorul rețelei. Rețeaua internă poate fi vulnerabilă la intruși care doresc să fure documente. În cazul unei breșe de securitate, parolele funcționează ca o măsură eficientă de control al accesului, protejând datele critice.
#6. Previne previzualizarea documentelor confidențiale
Mai mult, fișierele PDF protejate cu parolă împiedică previzualizarea conținutului lor. Deși poate părea un aspect minor, într-o serie de situații, o simplă previzualizare poate cauza prejudicii personale sau de afaceri.
De exemplu, dacă deții fișiere PDF cu date esențiale stocate pe un computer partajat sau pe platforma cloud a organizației tale, un coleg care nu are dreptul de a vedea informațiile poate provoca probleme neașteptate doar prin previzualizarea conținutului fișierului.
#7. Asigură respectarea reglementărilor din industrie
Majoritatea industriilor care gestionează datele utilizatorilor trebuie să respecte o serie de reguli și reglementări. Aceste reglementări guvernamentale, legi și standarde specifice industriei sunt menite să asigure confidențialitatea și securitatea documentelor sensibile, protejându-le împotriva accesului public și/sau neautorizat.
În industria medicală, legea HIPAA reglementează modul în care organizațiile medicale trebuie să gestioneze dosarele pacienților. Și sectorul juridic are obligația de a proteja confidențialitatea clienților.
De asemenea, companiile care operează în Europa trebuie să respecte cerințele GDPR. Prin utilizarea protecției cu parolă, organizațiile se pot asigura că respectă în totalitate reglementările aplicabile în industrie.
#8. Blochează distribuirea neautorizată
Deși fișierele PDF sunt populare datorită facilității de partajare, aceeași caracteristică poate fi un dezavantaj dacă nu dorești ca fișierul tău PDF să fie partajat cu alte persoane. Trimiterea unui fișier PDF către o persoană înseamnă că aceasta îl poate trimite mai departe. Protecția fișierului cu o parolă poate preveni acest lucru.
Multe aplicații și platforme îți permit să blochezi partajarea ulterioară a unui fișier PDF prin limitarea numărului de dispozitive pe care utilizatorul poate deschide fișierul. Există și posibilitatea de a seta o dată de expirare, după care fișierul nu mai poate fi deschis sau partajat.
#9. Previne stocarea în memoria cache web
Pe lângă aspectele menționate anterior, un alt motiv important pentru a proteja cu parolă un fișier PDF este dezactivarea stocării în cache local. Atunci când o persoană vizualizează sau editează un fișier PDF folosind un browser web, este posibil să se salveze accidental o copie a documentului pe dispozitiv.
În mod normal, paginile web sunt stocate în memoria cache de pe hard disk-ul utilizatorului pentru acces offline ulterior și pentru recuperarea fișierelor. Protejarea cu parolă a fișierului PDF previne această situație și menține documentul în siguranță.
#10. Împiedică pirateria și protejează proprietatea intelectuală
Fișierele PDF sunt un format excelent și versatil pentru distribuirea publicațiilor electronice către abonați. Din acest motiv, trebuie să iei măsurile necesare pentru a preveni copierea neautorizată a fișierelor distribuite.
Atunci când vine vorba despre protejarea publicațiilor cu tiraj mic sau a documentelor interne împotriva pirateriei, protecția cu parolă este extrem de utilă. Dacă compania ta distribuie documente white paper, rapoarte de industrie sau studii de caz în format PDF, o parolă poate proteja informațiile tale intelectuale împotriva plagiatului.
De asemenea, afacerile creative, precum industria editorială și cinematografică, au nevoie să își protejeze manuscrisele și scenariile nepublicate pentru a preveni pirateria și scurgerile de informații.
Cum să protejezi un fișier PDF cu parolă
Cea mai accesibilă și convenabilă metodă de a proteja fișiere PDF personale sau de afaceri cu ajutorul unei parole este aplicația Adobe Acrobat Reader. Iată pașii pe care trebuie să-i urmezi în Adobe Acrobat Reader:
- Deschide documentul PDF pe care dorești să-l protejezi cu parolă în Adobe Acrobat Reader.
- În bara laterală „Toate instrumentele”, selectează „Vizualizați toate instrumentele”.
- Se va deschide un meniu pe tot ecranul cu instrumentele disponibile. Alege „Protejați un PDF”. Această funcție este disponibilă doar pentru versiunea cu licență a Adobe Acrobat Reader.
- În meniul „Protejați un PDF”, selectează „Protejați folosind parola”.
- Acum, introdu o parolă nouă și confirm-o prin reintroducere.
- Fă clic pe „OK” pentru a proteja documentul PDF cu parolă.
De asemenea, poți seta o parolă de permisiuni pentru a permite accesul diferențiat la documentul PDF. De exemplu, un angajat care are doar parola de deschidere a fișierului PDF nu va putea copia, edita, modifica sau șterge documentul.
În schimb, dacă i-ai distribuit și parola de permisiuni, angajatul va putea face diverse modificări fișierului PDF.
Unele aplicații de editare PDF, cum ar fi Foxit, includ un supliment MS Word. Acest supliment îți permite să creezi fișiere PDF din aplicația Word. Mai mult, suplimentul oferă opțiunea de a folosi caracteristica de protecție cu parolă a aplicației de editare pentru a cripta fișierele PDF, oferind un nivel suplimentar de securitate.
Funcția „Criptare cu parolă” din MS Office
Microsoft Word 2013 și versiunile ulterioare ale acestei aplicații îți oferă posibilitatea de a proteja cu parolă un fișier PDF atunci când îl creezi dintr-un document Word.
Procesul este destul de simplu și poate fi descris în câțiva pași:
- În timp ce documentul Word este deschis, apasă tastele Alt+F și Alt+E.
- Se va deschide fereastra „Creare document PDF/XPS”.
- Fă clic pe „Creare PDF/XPS”.
- Selectează „Opțiuni” deasupra butonului „Publicare”.
- În meniul contextual care apare, alege „Criptare cu o parolă”.
- Introdu o parolă și confirm-o.
- Fă clic pe „Publicare” pentru a crea un fișier PDF protejat cu parolă dintr-un document Word.
Pe un Mac folosind aplicația Previzualizare
Aplicația Previzualizare din macOS este aplicația implicită pentru vizualizarea fișierelor PDF și a imaginilor pe computerele Mac. De asemenea, permite utilizatorilor Mac să editeze fișiere PDF și imagini. Mai mult, poți folosi editorul PDF implicit pentru a adăuga protecție cu parolă fișierului. Opțiunea se găsește în meniul „Export” al aplicației.
Protejarea cu parolă a unui PDF folosind Adobe Acrobat
Protejarea cu parolă a unui PDF este un instrument online oferit de Adobe care ajută la criptarea unui fișier PDF cu ajutorul unei parole puternice. Nu trebuie decât să accesezi aplicația web și să selectezi un fișier de pe computer pentru a restricționa accesul la documentele PDF prin intermediul parolelor.
Vei vedea o interfață vizuală unde poți introduce și confirma parola după ce ai încărcat un fișier PDF neprotejat. După ce faci clic pe „Salvare parolă”, documentul va fi criptat. La final, vei vedea un buton de „Descărcare” pentru a salva PDF-ul pe laptop sau desktop.
PDF 2 Go.com: Protejează PDF
Funcția „Protejează PDF” de pe PDF 2 Go.com oferă o interfață avansată pentru protejarea fișierelor PDF cu parolă și pentru alocarea accesului diferențiat în funcție de rol. De asemenea, poți importa fișiere PDF din stocarea în cloud, cum ar fi Dropbox și Google Drive.
După importarea unui fișier, introdu o parolă pentru deschiderea documentului și confirm-o. Apoi, alege restricțiile pe care dorești să le adaugi, cum ar fi „Prevenire imprimare”, „Prevenire copiere” și „Prevenire modificare”. Dacă alegi restricții, va trebui să adaugi o parolă separată pentru controlul permisiunilor.
pdfFiller de la airSlate
pdfFiller de la airSlate oferă o funcție de protecție cu parolă pentru documentele PDF, disponibilă pentru utilizatorii cu cont înregistrat. Trebuie să te înregistrezi cu o adresă de e-mail pentru a accesa aplicația web pdfFiller. Poți încărca fișiere PDF și selecta opțiunea „Protejare” făcând clic pe pictograma de meniu de pe fiecare fișier și setând o parolă.
De asemenea, poți crea un folder PDF protejat cu parolă, activând folderul de documente criptate pe pdfFiller.
Concluzii
În prezent, majoritatea companiilor și a persoanelor fizice protejează fișierele PDF cu parolă pentru a ține hackerii departe de informațiile personale. Fie că trimiți un CV în format PDF unui angajator sau un document de lucru unui client, este esențial să protejezi aceste fișiere cu o parolă.
Majoritatea editoarelor PDF oferă instrumente de criptare puternice care îți permit să protejezi fișierele PDF cu parolă direct de pe laptop, computer sau smartphone. De asemenea, există aplicații disponibile în cloud. Poți folosi instrumentele menționate mai sus pentru a proteja documentele PDF de privirile indiscrete.
S-ar putea să te intereseze și o selecție a celor mai bune editoare PDF pentru uz personal sau profesional.