Simplifică-ți programul: Codificarea cu culori a evenimentelor din calendarul Outlook
Analiza informațiilor vizuale solicită efort cognitiv, iar calendarul Microsoft Outlook nu face excepție. Totuși, prin atribuirea culorilor evenimentelor, poți face distincția dintre ele dintr-o singură privire, economisind timp și energie.
Calendarele sunt instrumente esențiale pentru memorare, dar interpretarea lor poate fi obositoare. Prin colorarea evenimentelor, devine mai ușor să identifici rapid elementele asociate și să înțelegi conținutul lor, fără a fi nevoie să citești fiecare detaliu.
Implicit, toate evenimentele din Outlook sunt afișate cu aceeași culoare.
Însă, poți folosi categorii pentru a eticheta evenimentele și a le afișa pe cele din aceeași categorie cu aceeași nuanță.
Astfel, chiar și fără a citi titlul fiecărei intrări, vei putea identifica instantaneu evenimentele care aparțin aceleiași categorii.
Am explicat anterior cum să utilizezi categoriile în Outlook, dar iată o scurtă recapitulare. Practic, ele funcționează ca etichete pe care le poți aplica emailurilor, sarcinilor și evenimentelor. Fiecare categorie are un nume și o culoare, ceea ce îți permite să sortezi, filtrezi sau cauți elemente în Outlook în funcție de acea categorie.
Atunci când dai clic pe un eveniment din calendarul Outlook, opțiunea „Categorizare” este disponibilă în secțiunea „Întâlnire/Întâlnire” din bara de instrumente. Fă clic pe „Categorizare” pentru a selecta una dintre categoriile create.
Dacă vrei să adaugi sau să editezi o categorie existentă, alege opțiunea „Toate categoriile”.
În imaginea de mai jos, poți observa categoriile pe care le-am configurat pentru calendarul nostru, inclusiv comenzile rapide de la tastatură.
Pentru a aplica o categorie, selectează un eveniment din calendar. Apoi, fie alege „Categorizare” și selectează o categorie, fie folosește comanda rapidă de la tastatură pentru a o aplica.
Acest proces poate consuma timp dacă ai multe evenimente în calendar. Din fericire, există o scurtătură. Outlook îți permite să selectezi mai multe evenimente și să aplici o categorie tuturor simultan.
Pentru a face asta, apasă tasta Ctrl (sau Cmd pe Mac), apoi selectează toate evenimentele la care vrei să aplici o anumită categorie. Apoi, la fel ca mai sus, fie dai clic pe „Categorizare” și selectezi o categorie, fie folosești comanda rapidă de la tastatură pentru a o aplica evenimentelor selectate.
După ce ai adăugat categorii la toate evenimentele, calendarul tău va fi mult mai ușor de interpretat.
Un beneficiu suplimentar este că, dacă clasifici și e-mailurile și sarcinile, culorile se vor sincroniza cu evenimentele tale, ajutându-te să găsești informații relevante mult mai rapid. Acest lucru este perfect atunci când te pregătești pentru o întâlnire!