Unde am fi fără întâlniri? Probabil că lucrezi mai mult, dar odată ce numărul de oameni cu care lucrezi ajunge la un anumit număr, întâlnirile devin necesare. Programarea unei întâlniri nu este ușoară; trebuie să verificați și să vă asigurați că toată lumea este disponibilă, să vă asigurați că știu când are loc întâlnirea și să trimiteți o agendă. Dacă lucrați cu echipe dispersate geografic, la distanță, este și mai greu de gestionat cu diferite fusuri orare. Outlook nu este de mare ajutor cu fusurile orare, dar vă permite să trimiteți invitații la întâlnire și să vedeți cine a acceptat sau a refuzat o întâlnire. Utilizatorii Outlook au opțiunea de a accepta sau de a respinge automat invitațiile la întâlniri în funcție de disponibilitatea lor.
Outlook vă poate avertiza atunci când aveți o confruntare cu o întâlnire, astfel încât să știe care dintre intervalele dvs. de timp sunt libere. Dacă doriți ca Outlook să accepte și să respingă automat invitațiile la întâlnire, va trebui să activați opțiunea.
Acceptați și respingeți invitațiile la întâlnire
Deschideți Outlook și accesați Fișier>Opțiuni. În fereastra Opțiuni, selectați fila Calendar din coloana din dreapta. Derulați în jos la secțiunea „Acceptare sau refuzare automată” și faceți clic pe Acceptare/Refuzare automată.
Se va deschide o fereastră mică cu trei opțiuni; primul va accepta cererile de întâlnire, al doilea le va refuza pe cele care intră în conflict cu invitațiile existente, iar al treilea va refuza automat cererile de întâlnire pentru întâlniri recurente.
Limitări
Puteți activa toate aceste opțiuni, dar asigurați-vă că vă mențineți programul religios în Calendar. Dacă aveți timp neplanificat alocat pentru a lucra la ceva, Calendar îl va trata ca timp „disponibil” și va accepta solicitările de întâlnire pentru acesta.
Dacă nu aveți chef să completați fiecare aspect al zilei de lucru în calendar, ar trebui să activați doar opțiunea de a refuza solicitările de întâlnire care intră în conflict cu alte angajamente și de a refuza solicitările de întâlnire recurente. Veți dori să aveți mai mult control asupra invitațiilor pe care le acceptați.
Outlook nu vă permite să setați ore acceptabile sau ore disponibile pe care alte persoane din organizația dvs. le pot vedea atunci când vă invită la o întâlnire. Dacă ar fi, le-ați putea folosi pentru a automatiza acceptarea invitațiilor. Dacă tot doriți să automatizați acceptarea invitațiilor la întâlniri, dar nu vă deranjați să vă completați programul, adăugați evenimente fără nume în Calendar pentru orele pe care intenționați să le petreceți la serviciu. Outlook nu va verifica dacă adăugați un eveniment sau o sarcină reală, așa că adăugați ceva și faceți-l suficient de lung pentru a acoperi timpul în care nu puteți participa la o întâlnire. Acesta este un pic de pantofi, dar este cea mai simplă soluție care există.