Un spațiu mental aglomerat poate deveni un obstacol în calea atingerii țelurilor tale. Metoda GTD (Getting Things Done), reprezintă o strategie eficientă și bine structurată care te asistă în externalizarea tuturor sarcinilor și responsabilităților, oferindu-ți astfel o perspectivă clară asupra modului de gestionare a acestora. Prin eliminarea haosului mental, îți vei putea concentra energia asupra aspectelor cu adevărat importante, sporind astfel randamentul.
Ce presupune, de fapt, Metoda GTD?
Metoda Getting Things Done (GTD), creată de expertul în productivitate David Allen, reprezintă un sistem eficient conceput pentru a optimiza managementul timpului. În esență, GTD se axează pe obținerea unei clarități și concentrări optime prin transferul sarcinilor și ideilor într-un sistem extern de încredere, în locul efortului de a le memora.
Mameraman / Shutterstock
Acest lucru este esențial, deoarece energia, atenția, capacitatea cognitivă și timpul – pilonii productivității – sunt resurse limitate. Cu metoda GTD, poți lăsa în urmă anxietatea legată de memorarea fiecărui detaliu dintr-o listă nesfârșită de sarcini. Aceasta contribuie la reducerea confuziei mentale și a stresului, eliberând mintea pentru a te concentra pe executarea propriu-zisă a activităților. În plus, versatilitatea sa o face potrivită pentru gestionarea oricărui tip de sarcini, indiferent că vorbim despre obiective personale, profesionale sau academice.
Metoda GTD este structurată în jurul a cinci etape fundamentale: Colectare, Prelucrare, Organizare, Revizuire și Acțiune. Aceste etape conlucrează pentru a te asista în gestionarea eficientă a sarcinilor și responsabilităților. Vom analiza în detaliu fiecare dintre aceste etape.
Pasul 1: Colectarea Tuturor Informațiilor Într-un Sistem Sigur
Primul pas în metoda Getting Things Done este să colectezi absolut totul – sarcini, idei și angajamente – din toate sferele vieții tale într-un sistem extern de încredere. Asta presupune înregistrarea oricărui lucru care necesită atenția ta sau ar putea fi util în viitor, imediat ce îți vine în minte. De exemplu, pot fi idei neașteptate, remindere pentru plata facturilor, răspunsuri la email-urile de la colegi sau sunete către prieteni.
Etapa de colectare nu este despre a decide pe loc dacă un anumit element este acționabil sau organizat; scopul este de a elibera mintea de povara acestor sarcini. Am observat că încercarea de a reține toate lucrurile de făcut este o rețetă sigură pentru epuizare. În schimb, înregistrez totul fără a judeca, știind că le voi revizui și organiza ulterior.
Există o varietate de instrumente pe care te poți baza pentru a colecta sarcinile, inclusiv email-urile, aplicații de gestionare a sarcinilor sau listele de sarcini pe hârtie. Esențial este să ai un sistem extern de încredere, care să fie accesibil în orice moment. Deoarece petrec majoritatea timpului pe Mac, colectez și organizez listele de sarcini în Apple Reminders, care se sincronizează și cu iPhone-ul meu. Astfel, pot înregistra rapid sarcinile și ideile oriunde mă aflu, știind că sunt stocate în siguranță în sistemul meu de încredere.
Pasul 2: Clarificarea Sarcinilor
Următoarea etapă în metoda GTD presupune procesarea fiecărui element colectat. Asta înseamnă o analiză mai atentă a tot ceea ce ai înregistrat, pentru a defini cu exactitate ce reprezintă fiecare element și a stabili dacă este acționabil sau nu. Inițiez procesarea fiecărei sarcini prin determinarea rezultatului dorit, deoarece acest lucru mă ajută să clarific ce am de făcut și de ce.
În continuare, mă întreb: este acest element acționabil? Prin această întrebare, pot stabili rapid ce necesită atenția mea și ce nu. Dacă răspunsul este negativ, adică sarcina nu este acționabilă, o tratez în una din cele trei modalități:
- Elimin dacă nu mai este relevantă sau nu mai necesită atenția mea. De exemplu, anularea unei întâlniri cu un client dacă nu mai lucrez la proiect.
- Amân dacă este o sarcină sau o idee pentru viitor, care nu necesită acțiune imediată. De exemplu, planificarea unei vacanțe pentru anul următor.
- Salvez ca referință dacă este un element pe care trebuie să îl păstrez, cum ar fi citate dintr-un articol.
Dacă răspunsul este afirmativ (adică elementul este acționabil), există trei rezultate posibile după ce am definit ce trebuie să fac:
- Execut dacă sarcina poate fi finalizată în 2 minute.
- Deleg dacă altcineva poate realiza sarcina.
- Amân elementul dacă eu sunt cea mai potrivită persoană să o fac și durează mai mult de 2 minute.
Pasul 3: Organizarea Eficientă a Sarcinilor
Când am început să aplic metoda GTD, am înțeles că organizarea eficientă a sarcinilor mele însemna mai mult decât simpla lor listare; presupunea crearea unui sistem bine structurat pentru a monitoriza fiecare angajament, proiect și idee.
Un aspect important de menționat este faptul că anumite sarcini colectate pot necesita mai multe etape pentru a fi finalizate. În cadrul metodei GTD, aceste elemente sunt denumite Proiecte. Proiectele sunt orientate către rezultate și presupun mai multe acțiuni pentru a fi duse la bun sfârșit, de exemplu, scrierea unui articol necesită etape precum cercetarea, redactarea și editarea.
Așadar, primul pas este crearea unor liste relevante pentru a organiza sarcinile acționabile și neacționabile. Iată cum poți organiza elementele acționabile în liste relevante:
- Utilizează Proiectele pentru a grupa acțiuni interconectate care trebuie finalizate pentru a atinge un rezultat anume. De exemplu, o campanie pe rețelele sociale pentru lansarea unui produs.
- Folosește Calendarul pentru acțiunile specifice cu orar, cum ar fi rezervarea unei întâlniri luni la ora 9 dimineața, și pentru acțiunile specifice cu dată, cum ar fi ridicarea rufelor de la curățătorie sâmbătă.
- Creează o listă cu Acțiuni Imediate pentru sarcinile amânate (care nu pot fi delegate și durează mai mult de două minute) pe care le poți executa cât mai curând. De exemplu, schițarea ideilor pentru întâlnirea cu un client sau revizuirea bugetului pentru luna viitoare.
Utilizăm liste separate și pentru elementele neacționabile. Iată cum poți organiza elementele neacționabile în liste relevante:
- Folosește o listă de tip Poate/Mai târziu pentru a urmări sarcinile pe care vrei să le abordezi ulterior, dar care nu sunt urgente în prezent, cum ar fi învățarea unei limbi străine.
- Creează o listă de tip Aștept pentru a monitoriza sarcinile pe care le-ai delegat.
- Folosește o listă de tip Referință pentru a stoca elemente neacționabile, cum ar fi articole, note de întâlnire și chitanțe.
Pasul 4: Revizuirea Periodică
Revizuirea regulată a sarcinilor reprezintă o etapă crucială în metoda GTD, care garantează controlul asupra listei mele de sarcini și menținerea unei minți clare și organizate. Această practică mă ajută să înregistrez sarcini noi, să evaluez sarcinile existente, să observ realizările și să reevaluez sarcinile, dacă este necesar. Sistemul GTD sugerează două tipuri de revizuire:
Revizuirea Zilnică
Este o revizuire rapidă pe care o realizez o dată pe zi, fie seara, fie dimineața. Această revizuire mă ajută să obțin o perspectivă de ansamblu asupra tuturor sarcinilor mele și îmi permite să adaug sau să elimin sarcini din liste, după caz.
Revizuirea Săptămânală
Este o revizuire mai amplă, pe care o fac o dată pe săptămână. Aloc una sau două ore acestei revizuiri, pentru a înregistra sarcinile pentru săptămâna următoare și a evalua toate listele mele. Obişnuiesc să fac revizuirea săptămânală duminica, deoarece mă ajută să încep săptămâna cu o minte clară și obiective bine definite.
În concluzie, revizuirile zilnice și săptămânale mă ajută să mențin o minte clară și un plan bine organizat. Prin revizuirea periodică, mențin sistemul aliniat cu obiectivele mele și mă asigur că sunt mereu pregătit să fac față provocărilor viitoare.
Pasul 5: Implică-te și Finalizează Lucrurile
Ultima etapă în metoda GTD a lui David Allen este finalizarea sarcinilor. Acesta este momentul în care toată pregătirea își arată roadele, deoarece acționez cu încredere, urmând planul stabilit. Cu toate acestea, pentru a lua cea mai bună decizie cu privire la ce anume trebuie făcut într-un anumit moment, este necesar să ținem cont de patru criterii esențiale:
Context
Aici evaluez mediul meu pentru a stabili dacă este propice pentru o anumită acțiune. Anumite sarcini pot fi realizate doar în anumite contexte – cum ar fi efectuarea apelurilor telefonice când sunt la birou sau răspunsul la email-uri când am laptopul la îndemână. Utilizez Etichete în Reminders pentru a sorta sarcinile în funcție de context, facilitând astfel decizia asupra sarcinilor pe care le pot realiza într-un anumit moment.
Prioritate
Care este cel mai important lucru pe care pot să-l fac acum? Unele sarcini sunt importante, dar nu sunt urgente. În acest caz, ar putea fi mai eficient să mă concentrez asupra sarcinilor care sunt atât importante, cât și urgente.
Timp Disponibil
Înainte de a începe o sarcină, iau în considerare timpul pe care îl am la dispoziție. Dacă am o întâlnire în 10 minute, voi alege o sarcină rapidă, cum ar fi răspunsul la un email scurt, în locul unui proiect care necesită concentrare profundă.
Energie Disponibilă
Nivelurile mele de energie într-un anumit moment mă ajută să stabilesc dacă am capacitatea mentală și fizică pentru o anumită sarcină. Stabilirea cronotipului tău de somn poate ajuta la determinarea celor mai productive momente ale zilei și la potrivirea sarcinilor în mod corespunzător. De exemplu, eu sunt o persoană matinală (cronotipul Leu), așadar îmi programez sarcinile cele mai dificile dimineața devreme.
Această abordare structurată îmi permite să rămân implicat și productiv pe parcursul zilei, asigurând o evoluție constantă în ceea ce contează cel mai mult.
Metoda GTD reprezintă un sistem fiabil, mai ales dacă te confrunți adesea cu un volum mare de sarcini și ai nevoie să definești acțiuni și priorități clare. Deși poate părea complicată la început, implementarea acestei metode te poate ajuta să rămâi concentrat și organizat, conducând în cele din urmă la o productivitate sporită.
Pe scurt: Metoda GTD oferă un cadru eficient pentru managementul timpului și al sarcinilor, ajutându-te să îți clarifici obiectivele și să îți organizezi activitățile. Prin aplicarea pașilor Colectare, Prelucrare, Organizare, Revizuire și Acțiune, poți combate confuzia mentală și îți poți spori productivitatea.