Gestionarea Juridică a Întreprinderii (ELM): Eficiență și Control pentru Departamentele Juridice
Gestionarea Juridică a Întreprinderii, cunoscută și ca ELM, este o abordare strategică ce asigură că echipele juridice interne ale organizațiilor mari își desfășoară activitatea cu productivitate, transparență, responsabilitate, eficiență și previzibilitate în gestionarea aspectelor juridice. Această metodă integrează tehnologia, procesele și bunele practici pentru a optimiza funcția juridică.
Soluțiile ELM au înregistrat o creștere continuă începând cu anii ’90. Se preconizează că până în 2028, capitalizarea lor de piață va depăși pragul de 1 miliard de dolari americani. ELM este crucială pentru practicile juridice la nivel de organizație, permițând companiilor să gestioneze consultanții juridici interni și să facă față provocărilor legale cu succes.
Această abordare utilizează cele mai avansate tehnologii software, baze de date și tehnici de eDiscovery. Având în vedere sumele considerabile implicate în procesele majore, companiile au nevoie de profesioniști și instrumente juridice de cea mai înaltă calitate.
Dacă ești un reprezentant al unei afaceri de dimensiuni mari, aflat în căutarea celui mai bun software ELM pentru organizația ta, ai ajuns în locul potrivit. Sau, dacă ești parte a unui grup de experți juridici și de dezvoltare software care vrea să creeze o soluție ELM revoluționară, ne propunem să te inspirăm cu exemplele de mai jos.
Ce înseamnă Gestionarea Juridică a Întreprinderii (ELM)?
Corporatiile majore dispun de departamente juridice interne. Gestionarea juridică a întreprinderii se referă la procesul de supraveghere a administrației, operațiunilor, strategiilor, responsabilităților și performanțelor acestor departamente juridice corporative.
ELM este atât o ramură a managementului corporativ, cât și un ansamblu de sarcini, cum ar fi: gestionarea costurilor juridice, facturarea electronică juridică, bugetarea corporativă, managementul proprietății intelectuale (PI), managementul valorilor mobiliare și supravegherea conformității procesului financiar.
Tehnologiile moderne de dezvoltare software au permis crearea unor aplicații robuste, capabile să gestioneze toate aspectele juridice ale unei organizații la nivel de întreprindere. Printre sarcinile ce intră în sfera ELM se numără:
- Achiziții și fuziuni
- Soluționarea disputelor și litigiilor
- Licențierea produselor, serviciilor, afacerilor sau proprietății intelectuale
- Managementul mărcilor înregistrate
- Conformitate și guvernanță prin regulamente legale
- Imobiliare, revendicări, angajări, aprovizionare etc.
Înainte de existența aplicațiilor ELM, companiile utilizau instrumente separate pentru fiecare dintre sarcinile menționate și apoi centralizau datele pentru raportare și luare de decizii. Cu ajutorul soluțiilor dedicate departamentului juridic, părțile interesate și directorii executivi pot accesa informațiile de care au nevoie dintr-un singur software securizat, oriunde și oricând.
Ce probleme rezolvă soluțiile ELM?
#1. Gestionarea detaliilor cazurilor, documentelor, inventarului și stărilor proceselor legale poate fi dificilă fără o aplicație dedicată. ELM face această sarcină ușoară și eficientă din punct de vedere al costurilor.
#2. Supravegherea cheltuielilor juridice necesită de obicei crearea unui departament complet care să monitorizeze costurile consultanților interni, cheltuielile cu consultanții externi, pontajul, facturarea etc. Însă, prin implementarea unei aplicații de gestionare juridică a întreprinderii, costurile acestui departament pot fi reduse.
#3. În timp ce un asistent juridic ar putea avea nevoie de zile pentru a genera un raport ce urmează a fi prezentat investitorilor, o aplicație ELM poate face acest lucru în câteva minute. De asemenea, poate obține date de la aplicații terțe, cum ar fi Power BI, Tableau, Excel, ODATA etc.
#4. Gestionarea și păstrarea în siguranță a documentelor legale, șabloanelor, contractelor, semnăturilor etc. reprezintă o provocare majoră. Totuși, instrumentele ELM moderne facilitează digitalizarea, vizualizarea online, semnăturile electronice, aprobările online și analiza bazată pe inteligență artificială (AI).
#5. Practicile juridice se bazează în mare măsură pe referințele anterioare de cazuri și cercetarea cărților de drept. ELM permite automatizarea și optimizarea cercetării prin utilizarea de șabloane, liste de verificare, bune practici, biblioteci de clauze și prognoze privind performanța cazurilor juridice.
#6. Soluțiile ELM includ și module pentru aplicarea conformității, monitorizare și cod de conduită al întreprinderii, facilitând stabilirea regulilor de bază fără investiții mari în definirea politicilor. Reglementările de mediu, guvernanță, sociale, etică, confidențialitate și corporative sunt disponibile într-o singură aplicație centralizată.
#7. Una dintre cele mai mari provocări pentru întreprinderi este obținerea și protejarea brevetelor, mărcilor comerciale, drepturilor de autor, invențiilor și ideilor noi. Un instrument ELM poate ajuta la captarea ideilor, cercetarea, redactarea dosarelor de brevete de proprietate intelectuală, acordarea de licențe și colectarea redevențelor.
Iată câteva dintre instrumentele ELM populare care pot ajuta echipa juridică a întreprinderii tale:
Plexus Gateway
Plexus Gateway este o soluție ELM concepută pentru a simplifica gestionarea riscului în cadrul mai multor entități și grupuri ale unei afaceri. Instrumentul utilizează diverse tehnologii de automatizare pentru a transforma procesul administrativ și legal manual într-unul complet automatizat.
Instrumentul ELM este structurat pe trei module de bază: Managementul contractelor, Automatizarea contractelor și Managementul cazurilor. În plus, oferă și următoarele funcționalități cu valoare adăugată:
- Integrare DocuSign
- Acces nelimitat pentru angajați la instrument
- Fluxuri de lucru interne de aprobare automatizate și digitalizate
- Colaborare securizată cu părți externe
- Analize detaliate ale datelor în câteva clicuri
Echipa internă de risc, conformitate și juridică poate reduce volumul de muncă administrativ și se poate concentra pe activități mai importante, cum ar fi implementarea rapidă a liniilor directoare privind riscurile și asigurarea conformității cu regulamentele.
doeLEGAL
doeLEGAL este un furnizor important de servicii pentru ELM, soluții eDiscovery, servicii de asistență pentru litigii, software de inovare în afaceri și instrumente de gestionare a proprietății intelectuale. Ascent ELM este marca sub care doeLEGAL oferă soluții pentru departamentul juridic la nivel de întreprindere.
Printre caracteristicile ELM oferite se numără:
- Gestionarea digitalizată a problemelor juridice, accesibilă pentru persoanele cu acreditări specifice
- Automatizarea procesului legal de facturare prin utilizarea sistemelor precum Uniform Task-Based Management System (UTBMS) și Legal Electronic Data Exchange Standard (LEDES)
- Gestionarea reținerii legale prin utilizarea de programe, e-mailuri, notificări și comunicări cu custodele etc.
Scopul principal al sistemului Ascent ELM este de a simplifica operațiunile juridice ale întreprinderii și de a reduce costurile, pentru a crește marja de profit a afacerii.
Checkbox
Dacă echipa ta juridică internă întâmpină dificultăți în simplificarea și automatizarea fluxurilor de lucru juridice, ar trebui să încerci Checkbox. Este un generator de fluxuri de lucru drag-and-drop și fără cod, conceput special pentru procesele legale. Acesta transformă complet modul în care funcționează departamentul juridic prin creșterea productivității și eficienței.
Aplicațiile predefinite și ușor de utilizat includ:
- Instrument intuitiv de auto-servire pentru generarea de documente
- Automatizare completă a documentelor legale și a fluxurilor de lucru contractuale
- Formulare online automatizate pentru colectarea datelor de la diverși colaboratori
- Automatizarea luării deciziilor prin digitalizarea proceselor și a cunoștințelor de specialitate
- Aplicație de gestionare a datelor pentru înregistrarea și actualizarea fișierelor
În plus, pot fi create aplicații personalizate pentru cazuri legale, gestionarea riscurilor și sarcinile de aplicare a conformității. Nu este necesară instruire în programare sau codificare, sau explicații detaliate către personalul IT.
Outlaw
Te confrunți frecvent cu blocaje în procesul de contractare? Încearcă Outlaw! Instrumentul său performant de gestionare a ciclului de viață al contractelor (CLM) facilitează crearea unor fluxuri de tranzacții mai inteligente. De asemenea, ajută la finalizarea rapidă a tranzacțiilor și contractelor legale.
Oferă funcții avansate, cum ar fi fluxuri de lucru automate pentru contracte, crearea dinamică de șabloane și editarea încorporată. Cu Outlaw, lansarea unui nou contract durează doar câteva ore, nu săptămâni.
Sistemul său inovator de creare a contractelor permite configurarea șabloanelor logice condiționate fără a scrie o singură linie de cod. Motorul de creare acceptă căutarea de contracte activată de AI, documente de la terți, adaptabilitatea automată a fluxului de lucru și monitorizarea documentelor contractuale.
Mai mult, instrumentul se integrează cu numeroase aplicații de business, cum ar fi Hubspot, Salesforce, Microsoft 365, SharePoint, QuickBooks, Adobe Sign, Slack etc.
SimpleLegal
SimpleLegal este o aplicație cloud inteligentă, intuitivă, scalabilă și ușor de utilizat, ideală pentru gestionarea tuturor aspectelor legate de managementul juridic al întreprinderii.
Sistemele de bază ale SimpleLegal includ:
- Un modul de facturare electronică pentru a obține o imagine de ansamblu completă a situației financiare, urmărirea cheltuielilor legale și previzionarea cerințelor viitoare.
- Un modul dedicat de management al cazurilor pentru a urmări toate problemele juridice externe și interne.
- Un instrument de gestionare a furnizorilor pentru a monitoriza performanța furnizorilor externi, asigurându-se totodată respectarea politicilor de confidențialitate a datelor.
- Un instrument performant de raportare și analiză, care oferă panouri de control și recomandări strategice.
SimpleLegal este o soluție preferată de multe departamente juridice.
Bodhala
Dacă cheltuiești sume mari pe consultanți juridici externi, ceea ce afectează veniturile companiei, încearcă Bodhala. Aceasta combină învățarea automată (ML), AI și datele de inteligență de piață pentru a ajuta echipa juridică și părțile interesate ale companiei să ia decizii mai bune și să economisească bani.
De exemplu, poți beneficia de soluțiile sale de benchmarking, care oferă o analiză detaliată a costurilor pentru diferite firme de avocatură externe pentru un anumit tip de proces. În plus, modulul de analiză comparativă oferă date precise privind orele, costurile, personalul, documentația și sarcinile pentru cazuri juridice specifice.
Ironclad
Ironclad este un instrument bazat pe cloud, care ajută companiile să automatizeze, să creeze și să gestioneze fluxurile de lucru ale proceselor juridice referitoare la acorduri și contracte. Platforma sa de auto-servire permite specialiștilor juridici și din alte domenii să personalizeze sau să creeze șabloane cu ușurință și să elaboreze contracte rapid.
Caracteristicile sale notabile includ previzualizarea cu marcarea modificărilor, pista de audit, înregistrările contractelor ce pot fi căutate, semnăturile automate și un motor de flux de lucru pentru contracte. Permite companiilor la nivel de întreprindere să revizuiască acordurile și contractele în mod anonim.
Părțile externe și interne pot colabora la contracte pentru aprobări și pot verifica pistele de audit pentru a urmări erorile și elementele lipsă. În plus, instrumentul oferă integrări standard cu Dropbox, DocuSign, HelloSign, Google Drive, Adobe Sign, Egnyte etc., pentru extragerea sau încărcarea metadatelor.
LawVu
Dacă ești în căutarea unui spațiu de lucru juridic eficient pentru ELM, LawVu este o alegere populară. Spațiul de lucru LawVu funcționează ca o sursă centralizată pentru toate aspectele juridice, oferind o colecție de instrumente specializate, inclusiv sisteme de productivitate și colaborare create pentru echipele interne de consilieri juridici la nivel de întreprindere.
Este un software securizat, criptat și mereu conectat, bazat pe cloud, care permite experților juridici să gestioneze contractele, cheltuielile juridice, procesele, raportarea datelor și bazele de cunoștințe.
Instrumentul oferă posibilitatea de integrare cu aplicații terțe pentru schimbul de date, cum ar fi Workshare, Slack, Okta, Microsoft 365, Teams, DocuSign, Gmail etc.
BRYTER
BRYTER transformă fluxul de lucru al serviciilor juridice corporative într-un proces de auto-servire, similar unui proiect pilot automat, reducând implicarea manuală.
Este soluția perfectă pentru a adapta instrumentul de proces juridic la nevoile specifice ale afacerii, eliminând problemele legate de suportul tehnic.
BRYTER adoptă o abordare bazată pe seturi de instrumente pentru gestionarea simplificată a aspectelor juridice ale întreprinderii, oferind funcții esențiale precum fluxuri de lucru automate, aprobări automate ale documentelor, securitate la nivel de întreprindere, integrare prin API-uri și analiză a datelor.
Brightflag
Brightflag este o soluție ELM bazată pe inteligență artificială, care facilitează gestionarea operațiunilor juridice de către echipele interne. Aplicația cloud permite departamentelor juridice să urmărească și să colecteze informații despre toate problemele juridice, inclusiv bugetele, cererile de servicii și previziunile.
De asemenea, oferă controlul și gestionarea cheltuielilor juridice în aceeași interfață de utilizator Brightflag (UI). Motorul AI analizează și captează date relevante din documente, declarații pe proprie răspundere, formulare etc.
Mitratech
Mitratech a început ca un sistem de management juridic on-premise cu mulți ani în urmă. În 2002, compania a început să ofere instrumente complete de management juridic pentru organizațiile medii și mari.
Este un instrument complex, cu funcționalități notabile precum:
- Managementul ciclului de viață al contractelor (legale și non-legale)
- Managementul problemelor juridice
- Automatizarea fluxului de lucru juridic
- Gestionarea cheltuielilor
- Vizualizare generală a aspectelor juridice corporative
Pe scurt, este un instrument de management juridic complet, dezvoltat pentru a satisface nevoile procedurale specifice ale afacerii tale. Patru module de programare: Collaborati, TAP Workflow Automation, TeamConnect și Acuity ELM formează soluția ELM completă.
ContractPodAi
ContractPodAi este o aplicație online care permite utilizatorilor corporativi, atât din departamentele juridice, cât și din alte departamente, să aibă vizibilitate și control complet asupra proceselor juridice ale întreprinderii. Este o soluție ELM unică, care oferă resurse pentru gestionarea mai multor probleme juridice simultan și pentru a face față oricăror provocări judiciare.
Acoperind toate fluxurile de lucru juridice, soluția cloud oferă instrumente avansate și resurse de auto-servire pentru a ajuta specialiștii juridici să configureze, să creeze și să automatizeze majoritatea documentelor legale. Alte caracteristici notabile includ managementul proceselor de afaceri (BPM), un depozit inteligent, analize avansate și un portal de negociere cu furnizorii.
Concluzie
Strategia de management juridic a fiecărei companii este unică. Prin urmare, este necesară o soluție ELM personalizată, care să se concentreze pe problemele curente, dar și pe cele din trecut, anticipând problemele care pot apărea în viitor.
În secțiunile anterioare, am prezentat câteva dintre instrumentele ELM de top utilizate de lideri din domeniul afacerilor la nivel mondial. Poți colabora cu consilierul juridic sau departamentul juridic pentru a alege soluția care se potrivește cel mai bine afacerii tale.
Dacă ești o firmă de avocatură sau un grup de profesioniști din domeniul juridic care deservesc IMM-urile și cauți un software de încredere pentru firmele de avocatură, te invităm să consulți articolul nostru dedicat acestui subiect.