Gata cu incertitudinea, stresul sau așteptarea cu acest software de rezervare a sălilor de ședințe!
Probabil că v-ați mai trezit în această situație, în care aveți nevoie de un spațiu liniștit pentru o întâlnire rapidă, dar doriți să economisiți timp căutând o cameră goală sau încercând să verificați dacă există una disponibilă pe Slack.
Cu toții recunoaștem importanța sălilor de conferințe pentru susținerea productivității angajaților și obținerea succesului. Primul pas este să stabiliți spații practice de întâlnire pentru echipa dvs., iar al doilea este să concepeți un sistem care să garanteze utilizarea eficientă a acestor săli pentru a beneficia pe cât posibil tuturor.
Cu software-ul de programare a camerei, puteți verifica rapid disponibilitatea camerei și puteți determina când va fi disponibil un spațiu pentru întâlnirile dvs. Iată câteva opțiuni pentru software-ul de programare a sălilor pentru a simplifica rezervările sălilor de conferință, cu o abordare mai detaliată în postarea de mai jos.
Titlu
Descriere
Explora
Skedda
Automatizează programarea, personalizabilă, vedere de ansamblu clară.
Accruent EMS
Informații detaliate despre cameră, curățare automată, reducere a costurilor.
Trimis
Soluții adaptive pentru spațiu de lucru, suport pentru analize.
Robin
Rezervare ușoară, informații despre utilizare, integrare în program.
Mişuna
Rezervări mobile, management sigur al oaspeților, pluginuri.
Aplicația pentru sala de ședințe
Personalizare, programare touchscreen, analiză.
CalendarWiz
Categoriile cu coduri de culori, personalizarea designului, API.
Appspace
Înregistrare cod QR, rezervări flexibile, suport IoT.
UnSpot
Evaluarea nevoilor spațiale, informații în timp real.
Condeco
Rezervări unice, verificări rapide de disponibilitate.
Acumulare
Facility management, videoconferință, ușurință în utilizare.
Kadence
Împuternicește munca, rezervările improvizate, mementourile de check-in.
Cuprins
Avantajele software-ului de rezervare a sălilor de întâlniri/conferințe
Unele dintre cele mai bune caracteristici ale sălilor de conferințe pentru întâlniri sunt următoarele:
- Webinarii interactive: sălile de conferințe pentru întâlniri ar trebui să poată găzdui sesiuni webinare live, semi-live și preînregistrate. Platformele ar trebui să poată găzdui sesiuni moderate de întrebări și răspunsuri, sondaje, chestionare și grupuri live.
- Opțiuni ușoare de chat: platforma ar trebui să accepte funcții de chat audio, video și mesaje text, care să permită tuturor să colaboreze și să converseze între ei.
- Căutare de contacte: caracteristica de căutare de contacte permite utilizatorilor să caute participanții la întâlnire și să se conecteze cu aceștia prin apeluri audio și video, unul câte unul.
- Programator de întâlniri: Modulul de gestionare a întâlnirilor ar trebui să permită organizatorilor să găzduiască întâlniri și să organizeze întâlniri și să notifice automat participanții.
- Asistență pentru clienți: Software-ul pentru conferințe pentru întâlniri ar trebui să ofere asistență pentru clienți 24/7 atunci când clientul se confruntă cu probleme în organizarea și conectarea la întâlnirea virtuală.
De la șabloane de procese verbale de întâlnire până la programarea automată, tehnologia poate face procesul de organizare a întâlnirilor mult mai simplu și mai eficient. Să aruncăm acum o privire detaliată asupra software-ului de rezervare a sălilor de întâlniri/conferințe care vă va ajuta să aveți o experiență fără probleme.
Skedda
Skedda este cel mai important sistem de planificare a spațiului de lucru din lume. În timpul sesiunilor mele de probă, am observat că economisește timp prin automatizarea programării și organizării spațiilor de lucru și a sălilor de întâlnire.
Gestionarea amenajării sălilor de conferințe, stațiilor de lucru, facilităților companiei și zonelor de prezentare este simplificată cu Skedda. Cu programarea inteligentă de la Skedda, managerul sălii de ședințe robotizate vă oferă următoarea asistență:
- Ajustări simple.
- Diverse opțiuni de personalizare.
- Condiții de vizibilitate adaptabile.
- Permisiuni de acces simplificate ale utilizatorilor.
- O privire de ansamblu clară a ocupării biroului pentru anumite zile.
Caracteristici:
- Îmbunătățește mediul general de lucru de la check-in până la check-out.
- Permite organizațiilor să automatizeze și să optimizeze proceduri complexe de rezervare.
- Oferiți utilizatorilor posibilitatea de a-și rezerva rapid de pe orice dispozitiv.
- Lăudat pentru costul competitiv, aspectul ușor de utilizat, claritatea în utilizare și serviciul remarcabil pentru clienți.
Oferă cea mai bună gestionare posibilă a sălii de conferințe, inclusiv Microsoft 365 și conectivitate Google Workspace. Cu Skedda și un instrument de luare de note AI, ești pregătit pentru întâlniri eficiente și eficiente!
Accruent EMS
Găsirea locului ideal de întâlnire la locul de muncă sau în campus este simplă cu ajutorul cunoscutului serviciu online de rezervare a sălilor de întâlnire. Accruent EMS.
Caracteristici:
- Accesați informații importante, cum ar fi dimensiunile camerei și capacitatea de locuri, în timp ce faceți rezervări.
- Folosiți flexibilitatea de a bloca zonele, panourile de afișare a sălii de conferințe și opțiunile de rezervare mobilă pentru a gestiona capacitatea camerelor.
- Faceți campusul sau locul de afaceri mai sigur și mai igienic prin automatizarea programării procedurilor de curățare și igienizare.
- Reduceți costurile manageriale și reduceți timpul alocat rezervării întâlnirilor.
- Creați formulare de rezervare cu reguli specifice bazate pe atribute precum rol sau vechime.
Acest software de rezervare vă permite să programați rapid și ușor locuri de întâlnire, cum ar fi săli de consiliu și săli de conferințe.
Unele dintre caracteristicile interesante care mi-au atras atenția au fost semnele sale uimitoare pentru birou, amenajările interactive ale podelei și analizele pentru a crește productivitatea, inovația și energia generală a organizației dvs.
Trimis
Soluții inovatoare de economisire a spațiului de la Trimis vă permit să accesați mai multe opțiuni de spațiu de lucru potrivite cerințelor fiecărui membru al echipei. Imaginați-vă că doar una sau două persoane vă rezervă în mod regulat spațiile de întâlnire mai mari. Dacă da, luați în considerare transformarea acestor spații în spații de întâlnire mai mici sau adăugarea de poduri de întâlnire în întreaga companie pentru a face spațiul dvs. de lucru mai adaptabil.
Caracteristici:
- Indicațiile verzi, galbene și roșii vă ajută să găsiți locuri accesibile în fiecare cameră.
- Utilizați Slack sau Teams pentru a primi alerte de check-in în timp util și mementouri pentru a rezerva spații mai mici sau camere libere.
- Primiți alerte imediate prin e-mail dacă o cameră devine vreodată indisponibilă.
- Folosind funcțiile bazate pe locație ale aplicației mobile Envoy, localizați și asigurați cea mai apropiată cazare disponibilă.
- Protejați conversațiile private, având opțiunea de a închide numele întâlnirilor.
Conform experienței mele, Envoy creează idei noi pentru utilizarea spațiului dvs., susținute de analize amănunțite. Folosind aceste informații, puteți maximiza utilizarea spațiului dvs. și puteți lua decizii bine informate care vă vor economisi bani.
Robin
Robin iese în evidență ca fiind una dintre primele soluții care vin în minte atunci când ne gândim la software-ul de rezervare a sălilor de conferințe. Am folosit sistemul de rezervare a întâlnirilor de la Robin și am experimentat că puteți rezerva cu ușurință săli de conferințe, birouri, stații de lucru și alte spații de birou.
Acest lucru maximizează utilizarea spațiului dvs. și localizarea locurilor potențiale pentru îmbunătățirea sau repararea echipamentelor.
Caracteristici:
- Puteți determina imediat ce camere sunt rezervate frecvent și sunt la mare căutare.
- O rezervare a sălii de ședințe efectuată folosind canalul Slack se va actualiza automat în Google Calendar.
- Robin oferă, de asemenea, informații pertinente despre modul în care sunt operate sălile de conferințe și spațiile de birouri.
- Totul se învârte în jurul îmbunătățirii și optimizarii experienței dvs. de gestionare a spațiului de lucru.
Conectarea ușoară a lui Robin cu programe de birou binecunoscute precum Slack, Zoom și Google Calendar este unul dintre beneficiile sale cheie.
Mişuna
Ca multe alte sisteme de rezervare a sălilor de conferințe, Mişuna este creat pentru a vă ajuta să profitați la maximum de spațiile dvs. de întâlnire. Cu ușurința de a rezerva în mai multe spații de lucru, aș putea rezerva cu ușurință camerele necesare.
Caracteristici:
- Prin aplicația lor mobilă, puteți face rezervări direct de pe telefon, eliminând nevoia de a vă conecta la un site web.
- La recepție, oaspeții pot face check-in folosind o tabletă și pot completa orice documente necesare.
- De asemenea, oferă un sistem sigur de gestionare a oaspeților.
- Sistemul vă avertizează instantaneu prin e-mail, SMS sau Slack că oaspeții dvs. au intrat în hol.
În afara fiecărei săli de ședințe, aș putea amplasa cu ușurință afișajele camerei tabletei, permițând adăugarea sau ștergerea întâlnirilor în persoană. Plug-in-urile de calendar de la Teem vă ușurează procesul de programare, simplificând planificarea întâlnirilor pe platforme precum Outlook, Office 365 și Google Calendar.
Aplicația pentru sala de ședințe
Tehnologia modernă facilitează planificarea și organizarea întâlnirilor de afaceri, simplifică procesele de afaceri și maximizează utilizarea spațiului de birou. Ca o platformă avansată pentru programarea și gestionarea sălilor de întâlniri și conferințe, MeetingRoomApp iese în evidență după experiența mea.
Caracteristici:
- Editorul Stylebook permite personalizare semnificativă și o varietate infinită de fundaluri pentru aplicații.
- Configurarea identității mărcii companiei dvs. este simplă și rapidă și puteți utiliza modul întunecat sau puteți adăuga alte efecte vizuale.
- Întâlnirile pot fi programate rapid pe ecranul tactil de la ușa sălii de conferințe.
- Datorită acestei funcționalități, utilizatorii pot afișa instantaneu evenimentele de afaceri pe smartphone în sala de ședințe.
Tabloul de bord și caracteristica sa de raportare este un instrument analitic care oferă informații despre spațiile de întâlnire cele mai des utilizate și despre comportamentul utilizatorilor.
CalendarWiz
CalendarWiz oferă managerilor puterea de a invita oameni la evenimente și întâlniri și le oferă libertatea de a configura mai multe opțiuni de RSVP, cum ar fi „accept”, „poate” sau „refuză”.
Membrii personalului își pot îmbunătăți software-ul de rezervare a sălilor de conferințe prin dezvoltarea categoriilor cu coduri de culori pentru organizarea de evenimente, întâlniri și sarcini.
Caracteristici:
- Administratorii pot personaliza designul platformei pentru a se potrivi cu culorile, logo-urile și drepturile de acces ale mărcii lor.
- Companiile pot combina platforma cu diverse soluții terțe datorită interfeței de programare a aplicațiilor (API) pe care o acceptă.
- Atât opțiunile de abonament lunar, cât și anual sunt disponibile prin CalendarWiz.
- Utilizatorii pot accesa asistență pentru clienți utilă prin asistență prin e-mail, chat live, întrebări frecvente și documentație detaliată.
Membrii echipei și clienții pot sugera, de asemenea, evenimente, oferind informații precum titlul evenimentului, categoria și o zi și o oră viitoare.
Appspace
Angajații pot confirma cu ușurință rezervările de săli de conferințe, rezervările la birou și alocările de resurse prin intermediul Appspace.
Caracteristici:
- Creați un cod QR pentru a face check-in fără a face atingere fizică, oferind vizitatorilor și oaspeților acces la spațiile lor desemnate.
- Pentru a găsi cel mai bun spațiu de lucru pentru nevoile dvs., utilizați stații de andocare inteligente.
- Îmbinați dispozitivele și senzorii IoT pentru a construi un loc de muncă hibrid, care să acorde prioritate productivității și siguranței.
- Appspace acceptă diverse opțiuni hardware, cum ar fi puturi de birou, chioșcuri interactive sau panouri de cameră.
Ceea ce mi-a plăcut la platformă a fost faptul că puteți gestiona cu ușurință aceste rezervări prin intranet, e-mail, Microsoft Teams sau aplicația Appspace Employee. Astfel, ai flexibilitate de a-ți face planuri cu zile înainte, în timp ce călătorești la birou sau când ești deja acolo.
UnSpot
Cu UnSpotputeți determina rapid cele mai bune zile pentru a invita oamenii la întâlniri din săli de conferință și puteți afla mai multe despre cum sunt utilizate sălile de întâlnire, ajutându-vă să evaluați nevoile spațiale ale echipei dvs.
Caracteristici:
- Sistemul pentru birouri de rezervare, programe de lucru, analize de birou, instrumente de gestionare a parcărilor, navigare și hărți interactive sunt toate incluse în întreaga suită.
- Rezervări rapide și ușoare pentru spații de întâlnire folosind calendarul companiei dvs.
- UnSpot oferă informații imediate, în timp real, despre toate rezervările și camerele disponibile.
- Instruirea unui angajat pentru a utiliza serviciul durează doar 10 minute.
Echipa ta va avea acces la un software ușor de utilizat, care va simplifica rezervarea sălilor de ședințe prin intermediul unui desktop, a unei aplicații mobile sau a unui afișaj al sălii de ședințe.
Condeco
Condeco oferă o metodă ușoară de a reuni oamenii, fie fizic, electronic sau ambele. Simplifică programarea întâlnirilor și se integrează ușor cu aplicații cunoscute precum Teams și Zoom.
Caracteristici:
- Prin includerea modificărilor și a preferințelor, faceți rezervarea sălilor de întâlnire mai unice.
- Puteți rezerva rapid săli de conferințe profesionale și informale care se potrivesc stilului dvs. de lucru.
- Platforma verifică automat disponibilitatea unei camere la ora aleasă.
- Găsiți rapid spații de întâlnire disponibile utilizând criterii precum locația, capacitatea sau facilitățile.
Cu Condeco, puteți alege rapid o locație și ora potrivite, puteți verifica disponibilitatea tuturor și puteți rezerva rezervarea în câteva secunde. Interesant este că aș putea opera diverse platforme precum Outlook, dispozitive mobile sau portalul web Condeco.
Citește și: Top soluții de conferințe web și partajare instantanee!
Acumulare
Utilizarea eficientă a spațiului disponibil este esențială pentru gestionarea unui spațiu de coworking. Din experiența mea, puteți garanta fericirea clienților, reducând în același timp costurile de operare folosind Acumularesistemul de rezervare a sălilor de întâlniri și conferințe al lui.
Caracteristici:
- Îmbină programul pentru a vă îmbunătăți managementul unității și pentru a face alegeri de întreținere informate.
- Utilizați un sistem de rezervare a camerelor situat central pentru a simplifica responsabilitățile de programare.
- Puteți simplifica administrarea evenimentelor oferind un ghișeu unic pentru lucrări precum facturarea.
- Prin activarea soluțiilor de videoconferință gata de utilizat, puteți conecta personalul de la distanță.
Găsiți și rezervați spațiul de lucru ideal pentru întâlniri sau sarcini în campus sau în clădirea dvs. de birouri. Procedura de rezervare oferită de sistemul Accruent este simplă, flexibilă și sigură și se conectează fără efort cu fluxurile de lucru curente.
Kadence
La Kadence, munca ar trebui să vă împuternicească mai degrabă decât să vă limiteze, permițând oamenilor să exceleze în tot ceea ce întreprind. Acest software de rezervare a sălilor de conferințe creează sistemul de operare pentru viitorul muncii, îmbogățind coordonarea oamenilor, a timpului și a spațiului pentru a sprijini echipele să se simtă de încredere și împuternicite să ia cele mai bune decizii.
Caracteristici:
- Puteți rezerva cu ușurință locații de întâlnire potrivite pentru întâlniri improvizate oriunde v-ați afla.
- Invitați vizitatori în timp ce selectați rapid facilitățile potrivite.
- Utilizați notificările mementourilor de check-in pentru a crește disponibilitatea camerei.
- Cu câteva clicuri, puteți rezerva imediat săli de întâlnire direct din calendarul dvs. și puteți invita colegii de muncă.
- Obțineți o imagine clară a cine este în sau în afara biroului cu informații exacte de rezervare.
Cu un protocol superficial pentru închirierea locurilor și pentru a ține evidența când colegii folosesc spațiul, Kadence este un instrument extrem de ușor de utilizat.
Caracteristici de căutat într-un software de programare a camerei
Când căutați un software de programare a camerei, asigurați-vă că acesta include următoarele caracteristici:
- Capacități de raportare încorporate: Asigurați-vă că software-ul de programare a întâlnirilor trebuie să aibă capacitatea de a genera rapoarte standardizate în diferite formate.
- Integrare cu instrumente terțe: software-ul ar trebui să poată urmări sălile de întâlnire și utilizarea diferitelor resurse pentru a reduce costurile suportate.
- Sincronizare în timp real: Software-ul de rezervare a sălilor de întâlnire ar trebui să aibă o bază de date centralizată, care ar trebui să fie actualizată în timp real pentru a oferi cele mai recente detalii despre utilizator pentru a preveni conflictele de programare.
- Scalabilitate: Software-ul ar trebui să fie scalabil pentru a răspunde nevoilor organizației de a gestiona mai multe locații și rezervări în diferite fusuri orare.
- Tabloul de bord centralizat: Calendarul și tabloul de bord centralizat pentru a verifica disponibilitatea sălilor de întâlnire și a vizualiza planurile de etaj și spațiul camerei.
- Alerte și notificări prin e-mail: software-ul de programare a camerei pentru care intenționați să optați ar trebui să poată notifica automat părțile interesate despre starea solicitării lor, facturile și alte comunicări aferente.
În afară de acestea, caracteristicile s-ar schimba din cauza cerințelor dvs., deoarece la urma urmei, acest software ar trebui să vă ajute să faceți munca mai rapid și cu mai puțin stres. Întrucât întâlnirile sunt inevitabile, le poți încerca pe cele care se potrivesc preferințelor tale și, în cele din urmă, limitează combinațiile câștigătoare.
Concluzie
A ține pasul cu cele mai noi dezvoltări tehnologice și managementul birourilor necesită menținerea unui spațiu de lucru eficient. Cele mai importante instrumente de rezervare a sălilor de conferință pe care le-am considerat utile pentru a îmbunătăți experiența întâlnirii sunt evidențiate în acest articol.
În cele din urmă, aceste tehnologii permit organizațiilor să economisească timp și bani prin furnizarea de soluții practice de gestionare a resurselor. Aceste instrumente permit companiilor să se asigure că fiecare întâlnire este productivă și bine organizată.
În continuare, încercați aceste șabloane de procese verbale de întâlnire pentru o planificare nedureroasă și o execuție perfectă.