Software-ul HOA este inteligent pentru a gestiona asociațiile de proprietari, comunitățile de condominii și societățile rezidențiale.
Gestionarea unei comunități de proprietari sau a unei asociații rezidențiale nu este o sarcină mică. În cele mai multe cazuri, managerii HOA, proprietarii de proprietăți și membrii consiliului de administrație raportează că sarcinile se adună, solicitările de servicii rămân în așteptare și, în cele din urmă, întreaga comunitate suferă.
Aici vine software-ul de management HOA care digitizează toate datele asociației proprietarilor de case, sarcinile și solicitările de servicii. Operatorul trebuie doar să execute câteva clicuri de mouse pentru a rula întreaga comunitate doar de pe un computer.
Continuați să citiți pentru a afla despre software-ul de management HOA și câteva nume populare pe care ar trebui să le verificați.
Cuprins
Ce este un software HOA?
Software-ul de gestionare HOA sau instrumentul de asociere a proprietarilor de case este un pachet de aplicații dedicat pentru a ajuta personalul de management al HOA, administratorii de proprietăți sau membrii consiliului HOA. Instrumentele HOA vă permit să digitalizați întreaga operațiune și să gestionați comunități mici până la mari de pe o tabletă sau un laptop.
Majoritatea aplicațiilor asociate proprietarilor de case sunt un instrument CRM all-in-one. Un instrument standard poate include următoarele:
- Baza de date de contracte online
- Creator de site-uri web
- Generator de bilete de solicitare de servicii
- Manager cereri de servicii
- Trimiterea prin e-mail HOA
- Conversație live prin chat
- Gateway-uri de plată
- Programarea evenimentelor
- Finanțarea serviciilor
- Notificări și memento-uri
Un software HOA se poate concentra fie pe reglementări, operațiuni sau administrare. Cu toate acestea, instrumentele de management HOA all-in-one au grijă de aproape toate cerințele. Astfel, instrumentele all-in-one sunt mai rentabile decât software-ul HOA cu funcții individuale.
Caracteristicile cheie ale unui software HOA
Va fi copleșitor să stai în fața căutării Google și să începi să cercetezi aplicațiile de management HOA. Instrumentele variază foarte mult în funcție de caracteristici, funcționalități și module de servicii. Cu toate acestea, trebuie să căutați următoarele caracteristici înainte de a investi în software-ul HOA:
Sistem de plata
Modulul de plată ar trebui să permită moduri de plată online, card de debit, card de credit, cec și IVR. De asemenea, odată ce un membru și-a plătit cotizațiile, ar trebui să existe o urmărire eficientă, înregistrare și confirmare a acestor plăți.
Baza de date a rezidenților
Baza de date a membrilor comunității este creierul oricărei aplicații de management HOA. Aici veți stoca toate informațiile despre membru, rezident, proprietar, administrator de proprietate, chiriaș, angajați de service, paznici etc.
De asemenea, ar trebui să fie ușor de operat și nu ca și cum aveți nevoie de un expert în baze de date MySQL pentru a efectua interogări, edita înregistrări etc. Ar trebui să existe o interfață grafică cu utilizatorul pentru baza de date cu câmpuri automate în care puteți introduce pur și simplu datele. De asemenea, pentru recuperarea datelor, ar trebui să existe o listă derulantă simplă din care să alegeți.
Portalul rezidenților
Trebuie să existe un portal unde membrii comunității să se poată conecta la profilurile lor. De acolo, își pot actualiza înregistrările relevante pentru regulile și reglementările HOA.
De asemenea, puteți găzdui conținut exclusiv pentru membri pe portal. În plus, puteți permite membrilor să comunice între ei prin e-mail, chat și forumuri.
Urmărirea și raportarea finanțelor
Urmărirea fluxului și a ieșirii de bani este crucială pentru orice comunitate HOA. Instrumentul ar trebui să vă permită să creați câmpuri separate pentru venituri și cheltuieli. Mai mult, ar trebui să existe un tablou de bord cu vedere de pasăre din care să vă puteți face o idee în timp real despre soldul trezoreriei, starea inventarului etc.
Mai mult, aveți nevoie și de un instrument de raportare cu un singur clic pentru a crea rapoarte lunare, trimestriale și anuale și pentru a le publica online pe site-ul web HOA pentru transparență. Astfel de rapoarte financiare vă vor ajuta, de asemenea, să obțineți statutul nonprofit atunci când asociați instrumentul HOA cu orice software de contabilitate nonprofit.
Comunicări și conversații
Un modul separat de comunicații ar trebui să aibă caracteristici precum notificări push, e-mailuri, mesaje text, gestionarea contactelor și partajarea securizată a informațiilor.
De asemenea, modulul de comunicații ar trebui să înregistreze toate conversațiile în scopuri de audit viitoare.
Programarea și managementul evenimentelor
Este bine să ai funcționalități de gestionare a evenimentelor și de programare în software-ul tău HOA. Astfel de funcții vă ajută să gestionați evenimente precum petreceri, sărbători etc., într-un mod organizat.
Beneficiile software-ului HOA
- Aplicațiile de gestionare a HOA pot eficientiza toată documentația, plățile, solicitările de servicii, urmărirea biletelor de serviciu, trimiterea de mementouri de plată, gestionarea registrelor financiare și așa mai departe.
- Administratorii de proprietate pot recruta personal part-time ca operatori de software și pot reduce echipa de operațiuni HOA pentru a economisi bani.
- Puteți digitiza fără efort toate datele și documentele într-un singur loc. Sunt disponibile pentru audit ori de câte ori există o cerință.
- În loc să securizați documentele fizice sub cheie, stocați datele în instrumentul HOA local sau în cloud cu o criptare strictă.
- Îmbunătățește raportarea financiară, incidentală și de securitate pentru orice operațiuni HOA.
- Software-ul poate revoluționa modul în care locuitorii comunică. Astfel, toată lumea rămâne la curent cu întreaga comunitate.
Acum, găsiți mai jos câteva programe HOA populare și de încredere pentru a vă gestiona comunitățile rezidențiale fără efort:
PayHOA
PayHOA vă asigură funcționalități all-in-one și gestionarea online 100% a HOA de oriunde. Software-ul este potrivit pentru toate comunitățile rezidențiale, cum ar fi HOA mici, HOA medii, societăți rezidențiale mari și comunități multiple.
Instrumentul de management al asociației de rezidenți include module separate pentru finanțe, management financiar, comunicare, documente și solicitări. De asemenea, vine cu următoarele funcționalități suplimentare:
- Crearea și găzduirea site-ului web personalizat pentru a vă duce HOA online
- Lockbox pentru scanarea digitală a cecurilor și direcționarea către centrele de procesare
- Un registru electronic care urmărește toate cecurile procesate prin Lockbox
Instrumentul este disponibil pentru o perioadă de probă de 30 de zile fără niciun card de credit. Dacă aplicația vi se pare satisfăcătoare, vă puteți abona în funcție de unitățile pe care trebuie să le gestionați. Are o schemă flexibilă de abonament pentru 0 până la 50 de unități, 51 – 150 de unități și până la 301 – 500 de unități.
ADAUGA O
ADDA este un alt sistem cuprinzător de management al societății rezidențiale care oferă facturare, contabilitate, comunicare, birou de asistență și securitate. Trebuie să obțineți trei costume diferite de la ADDA pentru a proiecta un sistem de management HOA all-in-one. Aceste costume sunt:
- ADDA ERP
- ADDA Gatekeeper
- ADDA Clubhouse
ADDA oferă, de asemenea, o aplicație mobilă proprietară, Apartment SuperApp, pentru accesibilitate convenabilă HOA pentru administratorii de proprietăți, rezidenți și personalul de service.
ADDA ERP este în primul rând pentru biroul de asistență, comunicarea comunității, contabilitate, managementul cheltuielilor, plăți, facturare, rapoarte de administrare, active HOA și gestionarea stocurilor.
Pe de altă parte, ADDA Gatekeeper este pentru gestionarea vizitatorilor, managementul personalului de service, mutarea, mutarea, gestionarea vehiculelor, integrarea securității și serviciile de urgență.
ADDA Clubhouse este cel mai bun prieten al tău pentru gestionarea serviciilor de agrement ale comunității, cum ar fi rezervarea online a locațiilor, gestionarea accesului la evenimente și evidența contului clubului.
Rentec Direct
Rentec Direct este un software de management al proprietății cu caracteristici încorporate pentru managementul HOA. Serviciile sale de temelie sunt pentru administratorii de proprietăți, proprietari și screening-ul chiriașilor. Un abonament standard la această aplicație HOA vă va oferi următoarele servicii:
- Un site web profesional pentru comunitatea rezidentă sau pentru nevoile de închiriere
- Sistem de contabilitate cu servicii complete, inclusiv bănci, proprietăți și chiriași
- Efectuați o verificare de fundal a chiriașilor înainte de a semna acordurile
- Portal de plată online pentru chiriași
- Gestionarea documentelor imobiliare bazată pe cloud
Sistemul său de abonament oferă două produse. Acestea sunt Rentec Pro și Rentec PM.
Rentec Pro este potrivit pentru cei care își administrează proprietățile. Dacă sunteți membru al consiliului HOA, puteți obține acest instrument și desemnați un operator care să gestioneze toate sarcinile operaționale și administrative.
Dimpotrivă, Rentec PM este destinat administratorilor de proprietăți care administrează mai mulți proprietari și activele acestora. Acesta include toate funcționalitățile de la Rentec Pro și oferă, în plus, aplicația mobilă pentru portalul proprietarului și serviciile de gestionare și raportare a conturilor de încredere.
Buildium
Buildium este o platformă unificată de gestionare a proprietății care este ușor de utilizat. Caracteristicile sale de bază includ următoarele:
- Operatiuni de afaceri
- Leasing
- Contabilitate si plati
- Marketing
- Performanta in afaceri
În funcție de opțiunile pe care le alegeți de mai sus, caracteristicile vor varia puțin. Cu toate acestea, în general, obțineți următoarele funcționalități cu abonamentul Essential potrivit pentru gestionarea HOA:
- Site de administrare a proprietății
- Cereri de intretinere
- 1099 e-Filing
- Centru rezident
- Plăți online
- Portofoliu pentru administratorii de proprietăți
- Screeningul chiriașului
Software-ul HOA nu este doar pentru societățile rezidențiale. De asemenea, puteți utiliza acest instrument dacă gestionați portofolii precum Locuințe pentru studenți, Locuințe la prețuri accesibile, Proprietăți comerciale și Asociații comunitare.
Smartwebs
Smartwebs este încă un alt furnizor de aplicații de management HOA care oferă mai multe soluții. Astfel, în funcție de nevoile asociației dvs. de rezidenți, puteți alege doar dintr-un instrument de gestionare, un instrument de contabilitate sau un software all-in-one.
SmartBooks este software-ul proprietar de contabilitate HOA de la Smartwebs. Automatizează sarcinile consumatoare de timp de colectare a plăților, oferind plăți recurente online, procesarea încasărilor, mementouri de plată etc. Include, de asemenea, un sistem de plată a furnizorului.
Instrumentul Smartwebs Management oferă toate funcțiile standard pentru operațiuni non-financiare pentru HOA de orice dimensiune. Funcționalitățile sale includ încălcări, arhitecturi, comenzi de lucru, comunicații și SmartPortals.
Cu toate acestea, dacă doriți ca o aplicație all-in-one să gestioneze totul, puteți obține Smartwebs One Platform cu abonamentul All-In-One.
Yardi Briza
Breeze este un instrument de gestionare a HOA înviorător de simplu de la Yardi Systems. Instrumentul său are caracteristici diferite pentru diferite tipuri de active imobiliare. Următoarele sunt clasele de active pe care le acceptă Breeze:
- Comunități rezidențiale
- Spatii Comerciale
- Locuințe la prețuri accesibile
- Facilități de auto-depozitare
- Asociații rezidențiale
- Carcasa Fabricata
- PHA
Puteți utiliza instrumentul Asociații rezidențiale pentru toate operațiunile HOA și nevoile de administrare. Caracteristicile sale cheie sunt:
- Managementul proprietatii
- Urmărirea comunității
- întreținere
- Contabilitate
- Colectarea taxelor
- Creanţe
- Configurare și asistență
- Suplimente
Software-ul pentru asociații rezidențiale vine doar cu abonamentul Breeze Premier. Are o rată de plată pe unitate pe lună cu un angajament minim de plată lunară.
Monthli
Dacă sunteți în căutarea unor aplicații HOA care cresc rapid în industrie, Monthli ar trebui să fie prima alegere. În primul rând, software-ul HOA este complet gratuit. Dacă doriți să economisiți bani din costurile operaționale și administrative ale societăților dvs. rezidențiale, puteți utiliza acest instrument.
Vine cu funcții unice de gestionare a HOA, iar acestea sunt:
- Modul de liste pentru integrarea membrilor comunității
- Comunicări cu instrumente și preferințe de moderare
- Managementul documentelor și sistemul fizic de livrare a corespondenței
- Flux de lucru de ticketing pentru cererile de servicii
- Notificări și memento-uri
- Programarea și managementul evenimentelor
Deși instrumentul este gratuit, oferă servicii opționale plătite, cum ar fi asigurări, furnizori terți de reparații etc., pentru a face bani.
Controlul apartamentului
Condo Control este încă un alt software HOA ușor de utilizat pe care membrii consiliului, administratorii de proprietăți și rezidenții îl pot folosi în mod independent. Astfel, HOA economisesc o mulțime de bani pe personalul administrativ. Mai mult, totul funcționează digital pe Condo Control și economisești cheltuieli pe documente pe hârtie.
Suita Condo Control are funcții dedicate pentru a servi diferite entități imobiliare, cum ar fi Condos & Co-ops, HOAs & Communities, Management Companies, Security Management și Facility Management.
Vă puteți abona la planul Condo Control Core pentru HOA cu profil redus. Dimpotrivă, obțineți planul Premium pentru HOA de mare profil și mari care au nevoie de securitate suplimentară, concierge, păstrarea înregistrărilor și comunicații.
AppFolio
AppFolio Property Management vă modernizează HOA cu soluții proptech robuste. Acesta permite rezidenților să își gestioneze asociația fără a angaja personal extern de contabilitate sau de gestionare a proprietății. Instrumentul este, de asemenea, potrivit pentru marile asociații comunitare și agenții de administrare a proprietăților comerciale.
Software-ul AppFolio HOA are toate funcționalitățile, astfel încât să nu fie nevoie să cumpărați alt software pentru a ajuta gestionarea HOA. Instrumentul poate gestiona comunicații, bilete de servicii de reparații de locuințe, contabilitate, raportare, leasing, marketing și management.
Concierge Plus
Concierge Plus face viața mai ușoară companiilor de securitate și administratorilor de proprietăți. Acest software HOA fără dezordine oferă noi modalități de a-i face fericiți pe rezidenții condominienilor și consiliile, sporind în același timp productivitatea operațiunilor de zi cu zi HOA.
Instrumentul este disponibil pentru diferite clase de active imobiliare, cum ar fi condominii, comunități închise, HOA, reședințe multifamiliale și companii de administrare a proprietăților.
Aplicația de management HOA a fost împărțită în trei module. Acestea sunt Gestionați, Comunicați și Integrați. Deși instrumentul afișează sute de caracteristici, prețul nu este public. Trebuie să rezervați o probă sau o demonstrație pentru a obține o cotație personalizată.
Concluzie
Motivele pentru a investi în software-ul HOA sunt nenumărate. Aceste instrumente vă permit să conectați eficient proprietarii, rezidenții, proprietarii și administratorii de proprietăți. În timp ce software-ul vă ajută să vă atingeți obiectivele de management al comunității rezidențiale, economisiți și niște bani.
Cu toate acestea, înainte de a cumpăra software-ul HOA, poate doriți să vă uitați la instrumentele de mai sus. Acestea sunt câteva alegeri de top de pe piață și vă oferă caracteristici standard pentru a conduce o asociație de proprietari în mod convenabil.
Lucrările de pământ și construcțiile sunt două provocări pe care asociațiile de proprietari trebuie să le gestioneze frecvent. Prin urmare, este posibil să doriți să verificați și aceste instrumente CRM pentru construcții și software-ul de estimare a lucrărilor de terasament pentru viitoarele proiecte de renovare.