Căutați pe internet un instrument de management de proiect cel mai potrivit pentru echipa și afacerea dvs.?
Poate că vă aflați la o răscruce de drumuri, fie să alegeți abordarea intuitivă vizuală, complet Kanban a lui Trello, fie calitățile orientate pe pagină, minimaliste și centrate pe baze de date ale Notion.
Atunci, ești în locul potrivit! Vin dintr-o experiență solidă în testarea și revizuirea software-ului, iar astăzi voi compara instrumentele populare de management al proiectelor și lucrărilor Trello și Notion.
Citiți acest ghid final până la sfârșit, în timp ce cântăresc punctele forte și punctele slabe ale Trello versus Notion, dându-vă puterea să faceți o alegere informată și încrezătoare.
Cuprins
Ce este Trello?
Trello este un instrument modern, dinamic și vizual de management al proiectelor, potrivit pentru persoane fizice, companii, agenții și întreprinderi. Oferă o abordare vizuală și fără cod pentru urmărirea sarcinilor și proiectelor, planificare, alocarea sarcinilor și comentarii, iar freelanceri sau lucrătorii de concerte le place să-l folosească din aceste motive.
Puteți crea panouri, liste și carduri care să reprezinte diferite aspecte ale vieții personale sau profesionale și să gestionați cu ușurință sarcinile cu interfața de tip drag-and-drop.
Din punct de vedere al afacerilor și al agenției, Trello excelează ca instrument de colaborare pentru managementul proiectelor și coordonarea echipei. Panourile sale partajate, atribuirile de sarcini și comunicarea în platformă ajută companiile și agențiile să gestioneze proiectele și forța de muncă în locații de lucru la distanță, la fața locului și hibride.
Citește și: Trello vs. monday.com: Compararea celor mai bune instrumente de management de proiect
Trello ca instrument de management de proiect (PM).
Managementul proiectelor, precum cele care folosesc diagrame Gantt plictisitoare în Excel, nu ar trebui să fie alegerea finală pentru dvs. Meriți mai mult și aici vine Trello ca instrument vizual de management al proiectelor.
Indiferent dacă aveți nevoie doar să gestionați treburile acasă sau o afacere care angajează mii de angajați, Trello vă oferă tot ceea ce aveți nevoie – și anume simplitate, interfață intuitivă cu utilizatorul, funcții de ultimă generație a instrumentelor PM și accesibilitate.
Găsiți mai jos caracteristicile PM care fac din Trello un instrument obligatoriu pentru toată lumea:
- Șabloanele Trello PM vă ajută să demarați proiecte fără a pierde timp în planificare.
- Puteți automatiza panourile Kanban sau alte vizualizări ale proiectelor cu butoane, comenzi și reguli folosind automatizarea Butler.
- Faceți din Trello singurul instrument pentru dvs. și angajații dvs., conectând alte aplicații folosind Power-Ups.
- Explorați modalități unice de a deveni productiv și profitabil în proiecte folosind Trello Integrations.
- Șapte vizualizări diferite ale sarcinilor și sub-sarcinilor:
- Trageți și plasați panouri Kanban
- Vizualizare cronologie pentru o mai bună înțelegere a progresului proiectului
- Vizualizare calendar pentru a programa, reprograma și estima utilizarea săptămânală sau lunară a forței de muncă
- Vizualizare tabel pentru publicul general cu acces la mai multe informații despre sarcini
- Vizualizarea tabloului de bord vă oferă o vedere generală a unuia sau mai multor proiecte pe Trello
- Vizualizări ale spațiului de lucru pentru a vizualiza proiecte din diferite departamente sau echipe
- Hartă vizualizări pentru a obține o perspectivă a sarcinilor și proiectelor dintr-un punct de vedere regional
Cum funcționează Trello?
Călătoria dvs. de management de proiect pe Trello începe cu crearea unui nou spațiu de lucru. În interiorul unui spațiu de lucru Trello, puteți crea panouri, iar în cadrul acestor panouri Trello, puteți adăuga câte liste și carduri doriți. Cu toate acestea, puteți adăuga și panouri Trello direct, dar oricum trebuie să alegeți un spațiu de lucru părinte.
Veți găsi butoanele de navigare Trello în bara de instrumente din stânga sus, precum și în panoul din partea stângă. Odată ce creați un nou spațiu de lucru, Trello comută vizualizarea la spațiul de lucru nou creat. Pentru a le găsi pe cele existente sau a explora șabloanele Trello preconfigurate, puteți face clic pe opțiuni precum Workpaces, Recent, Stared și Templates din bara de instrumente Trello.
Odată ce vă aflați într-un spațiu de lucru, puteți utiliza panoul de navigare din partea stângă pentru a parcurge panourile Kanban ale proiectului, pentru a vedea cine lucrează la un proiect din fila Membri sau pentru a comuta la vizualizări alternative ale proiectului, cum ar fi Tabel sau Calendar.
Beneficiile Trello în PM
Trello nu are practic nicio curbă de învățare fiind un instrument PM și acesta este beneficiul principal al acestui magnific software de gestionare a muncii.
Alte beneficii majore sunt cele menționate mai jos:
- Puteți securiza documentele profesionale și de afaceri online datorită strategiei de criptare multidirecțională a aplicației Trello. Criptează datele în repaus și în timpul tranzitului.
- Indiferent dacă lucrați de pe un computer desktop, Chrome Book sau smartphone, există aplicații dedicate și toate aplicațiile sincronizează datele între ele. Așadar, puteți întrerupe lucrul în aplicația Trello Android și puteți relua lucrul pe computerul Windows oricând și oriunde.
- Există o perioadă de încercare gratuită, așa că o puteți încerca înainte de a o cumpăra.
- Trello este foarte adaptabil și poate fi utilizat pentru diverse tipuri de proiecte, de la sarcini personale până la proiecte complexe de afaceri.
Limitările Trello ca instrument PM
- O cronologie a proiectului încorporată bazată pe diagrame Gantt nu este disponibilă în Trello. Puteți, totuși, să instalați un Trello Power-Up pentru a crea unul.
- Nu puteți configura secvențe automate de activități sau nu puteți vizualiza cu ușurință dependențele dintre sarcini.
- Capacitățile de raportare ale Trello sunt de bază în comparație cu instrumentele dedicate de management de proiect.
Citește și: Trello vs. ClickUp: Alegerea celui mai bun software de management de proiect
Ce este Noțiunea?
Noţiune este un instrument de productivitate bazat pe blocuri. Îl puteți folosi în mod adecvat atunci când creați wiki-uri ale organizației, foi de parcurs de dezvoltare a produselor, pagini Obiective și rezultate cheie (OKR), note de întâlnire sau un planificator de vacanță.
Fiind un editor de conținut bazat pe blocuri, Notion vă permite să adăugați aproape orice la panoul de management al proiectelor. De exemplu, puteți adăuga blocuri pentru texte, numere, titluri, tabele, citate, înștiințări, imagini etc.
Cel mai bun lucru despre Notion este că îți poți publica munca ca un site web public, astfel încât oricine să o poată accesa în siguranță, fără a modifica conținutul. Deci, dacă intenționați să lansați proiecte de crowdfunding sau de interes public, Notion vă oferă o platformă pentru a crea panourile de proiect și a publica proiectul ca site web.
Noțiunea este cea mai potrivită atât pentru persoane fizice, cât și pentru companii. De asemenea, puteți dezvolta vizualizări și fluxuri de lucru personalizate pe Notion utilizând abordarea sa de dezvoltare low-code. Această funcție este utilă atunci când doriți să creați o experiență unică pentru clienții dvs.
Noțiune ca instrument de management de proiect (PM).
Notion este un instrument complet de management de proiect. Puteți obține tot felul de funcții pentru un instrument PM, cum ar fi Blocks in Notion. Fie că este vorba de vizualizări ale proiectelor, sortare și filtrare, dependențe de proiect, subgrupuri, baze de date și proprietăți ale proiectului, aveți tot ce aveți nevoie.
Deoarece Notion este un instrument de productivitate minimalist și low-code, s-ar putea să vi se pară puțin dificil să începeți să gestionați proiecte pe el chiar din prima zi. Aici vine funcția Notion Template la salvarea ta. Veți găsi gratuit sute de șabloane relevante pe Notion Templates. Sau, puteți accesa online și căuta șabloane premium și plătite realizate de dezvoltatori experți Notion.
Cum funcționează noțiunea?
Notion funcționează ca un mediu flexibil de creare de conținut care utilizează un sistem bazat pe blocuri. Puteți crea panouri de proiect prin aranjarea și personalizarea acestor blocuri. Blocurile pot reprezenta diferite tipuri de informații, cum ar fi text, baze de date, calendare, vizualizări și multe altele.
Noțiunea se adaptează nevoilor dvs. specifice, cum ar fi trecerea unui panou Kanban de management de proiect la o bază de date sau invers în câteva clicuri.
Pentru nevoile de afaceri la distanță, oferă spații de lucru colaborative unde puteți invita membri interni și externi. Dimpotrivă, îl puteți folosi doar ca spațiu de lucru de productivitate personală pentru a gestiona treburile casnice, sarcinile profesionale și hobby-urile.
Puteți începe să gestionați proiecte adăugând o pagină goală pe Notion. Apoi, puteți completa alte câmpuri, cum ar fi tabele, panouri, calendare, galerii și multe altele din pânza editorului de blocuri. Dacă aveți mai multe proiecte sau departamente în afacerea dvs., puteți crea spații de echipă Notion individuale și puteți adăuga pagini Notion în acele spații de lucru.
Beneficiile noțiunii în PM
Avantajul principal al Notion este funcția de dezvoltare a paginii low-code. Trebuie să utilizați acest instrument dacă aveți experiență în managementul proiectelor și doriți să creați vederi unice pe care nicio altă companie nu le folosește. De asemenea, aveți flexibilitatea de a transforma o pagină Notion în diferite formate, cum ar fi wiki-uri, baze de date, site-uri web, tablouri de bord, fluxuri de lucru automate și așa mai departe.
Găsiți mai jos alte beneficii importante ale acestui instrument:
- Probă gratuită pentru proiectul fără costuri.
- Proba gratuită include toate caracteristicile de bază necesare pentru a gestiona proiecte complexe.
- Publicați pagini ca site-uri web reale fără a plăti taxe de găzduire.
- Platformă de management de proiect minimalistă și fără distragere.
Limitările noțiunii ca instrument PM
- Noțiunea vine cu o curbă de învățare abruptă.
- Flexibilitatea și personalizarea acestuia pot fi copleșitoare pentru utilizatorii noi.
- Nu vine cu o cronologie clasică asemănătoare lui Gantt.
- Crearea unei cronologie de proiect în Notion necesită experiență și mult efort manual dacă nu doriți să utilizați unul dintre șabloanele Notion.
Trello vs Notion: O comparație în funcție de caracteristici
Acest tabel vă va ajuta să înțelegeți dacă aveți nevoie de Trello sau Notion pentru un proiect viitor:
Caracteristici comparateTrelloNotionAutomationCrearea automatizării este ușoară cu îndrumări pe ecran Automatizarea fluxurilor de lucru ale proiectelor este o sarcină provocatoare ȘabloaneO colecție imensă de șabloane PM relevante pentru multe nișeNotion oferă în principal șabloane de bază gratuit; Trebuie să cumpărați șabloane avansate PM de la dezvoltatori terți Notion Capacitate de încărcare a fișierelorNelimitat începând cu planul gratuit Limită de 5 MB în planul gratuit și nelimitat pentru toate planurile plătite Dimensiunea încărcării fișierului10 MB/fișier pentru planul gratuit și 250 MB/fișier pentru toate planurile plătite 5 GB per atașament numai în planurile plătite Istoricul paginii și jurnalul de activitate Jurnalul sau istoricul spațiilor de lucru ale proiectului sunt disponibile pe viață. Noțiunea șterge istoricul după 7 zile pentru nivelul gratuit, 30 de zile pentru nivelul Plus și 90 de zile pentru nivelul Business; Istoricul paginilor nelimitat este disponibil numai pentru planul Enterprise Caracteristică pagină webNu puteți publica panouri Trello ca pagini web Puteți publica paginile Notion ca site-uri web Domenii personalizateNu puteți publica panouri Trello ca pagini web Puteți cumpăra domenii personalizate notion.site pentru site-uri web publiceDiagrama Gantt și cronologiePuteți creați cu ușurință diagrame Gantt sau cronologie în Trello folosind Power-Up-uri disponibile gratuit. Puteți personaliza numai dvs. o cronologie pe Notion sau puteți utiliza oricare dintre șabloanele plătite cumpărate de la o sursă terță. disponibilDisponibil Automatizarea bazei de dateNu este disponibilDisponibilCrearea bugetelor de proiect NeacceptatSprijinitCrearea facturilor și facturilorNeacceptatSprijinit Accesarea ajutorului și asistențeiUșorProvocator
Cazuri de utilizare pentru managementul proiectelor Trello
Trello se potrivește proiectelor precum marketing, design, inginerie, resurse umane, management de produs etc. Iată cele două cazuri de utilizare în care am folosit cu succes Trello:
#1. Planificarea calendarului de conținut
Trello excelează în gestionarea calendarului de conținut pentru marketing. Echipele dvs. de marketing pot crea Trello Boards în scopuri de planificare.
În Boards, puteți adăuga liste pentru a organiza etapele de creare a conținutului, cum ar fi ideare, redactare, editare și publicare. Cardurile ar putea reprezenta piese de conținut individuale (de exemplu, postări pe blog, actualizări pe rețelele sociale), cu sarcini și date limită pentru a respecta termenele limită.
#2. Urmărirea clienților potențiali și canalizarea vânzărilor
Urmărirea clienților potențiali și monitorizarea conductei de vânzări este, de asemenea, fără efort cu Trello. Ar trebui să creați diferite panouri pentru diferite proiecte de vânzări. Apoi, creați aceste Liste pentru a reprezenta un canal de vânzări sau un flux de lucru: generare de clienți potențiali, calificare, negociere și oferte închise. Cardurile Trello individuale pot reprezenta clienți potențiali sau potențiali. De asemenea, puteți atribui carduri diferitelor persoane de vânzări.
Cazul de utilizare pentru managementul proiectelor
Puteți folosi Notion pentru a gestiona proiecte din nișe precum proiectarea, producția, inginerie și dezvoltarea de produse. Iată un exemplu în care am folosit recent Notion:
#1. Foaia de parcurs pentru produse și planificarea caracteristicilor
Echipele de dezvoltare de produse și software folosesc adesea Notion pentru etapele de bază și complexe ale proiectelor lor. Puteți configura o bază de date pentru a urmări caracteristicile sau poveștile utilizatorilor, inclusiv detalii precum prioritatea, starea, cesionații și termenele limită. Apoi, conectați componentele bazei de date cu elemente ale proiectului, cum ar fi vizualizările tabel, vizualizările panoului, vizualizările cronologie și vizualizările calendar pentru vizualizare instantanee.
În plus, proprietățile, relațiile și filtrele personalizate ale Notion permit clasificarea în profunzime și prioritizarea caracteristicilor produsului. În cele din urmă, puteți integra documente, machete și note de întâlnire cu Notion.
Trello vs Notion: Verdictul
Dacă sunteți în căutarea exclusivă a unui management de proiect de la bază până la avansat, Trello este cea mai bună alegere.
În primul rând, este un instrument PM fără idee pe care îl poate folosi oricine. Fiind un utilizator nou, puteți utiliza managementul proiectelor la scară mică cu hobby-uri personale, liste de activități, partajarea de atașamente de documente mici, lucru în colaborare la scară mică etc.
Dimpotrivă, Notion necesită practică atât pentru managerii de proiect noi, cât și pentru cei existenți. Trebuie să înțelegeți modul de utilizare a cronologiei proiectului, a câmpurilor de proiect, a sarcinilor, a dependențelor de sarcini și a proprietăților blocurilor înainte de a putea gestiona cu succes proiecte pe Notion.
În al doilea rând, prețul Trello este, de asemenea, mai accesibil decât Notion. Obțineți gratuit o cantitate decentă de funcții pentru a gestiona proiecte comerciale pe Trello cu o echipă mică. Pe de altă parte, funcțiile gratuite ale Notion sunt destul de limitate și numai pentru utilizatorii individuali.
Când luați în considerare planurile plătite, planul de abonament standard al Trello oferă mult mai multe funcții la un cost accesibil decât același abonament de la Notion.
În continuare, alternative software Jira pe care să le încercați pentru un management de proiect fără întreruperi.