Microsoft SharePoint se impune ca o platformă software esențială pentru gestionarea conținutului, a documentelor și pentru facilitarea colaborării în cadrul organizațiilor. Totuși, dacă ești în căutarea unor soluții alternative care să ofere funcționalități superioare, ai la dispoziție o serie de opțiuni demne de explorat.
SharePoint a cunoscut o evoluție rapidă în domeniul colaborării de conținut și a managementului activităților. Inițial, adoptarea sa era specifică marilor corporații, care își puteau permite costurile asociate cu abonamentele SharePoint Classic sau Office 365.
Însă, odată cu răspândirea tehnologiei cloud și expansiunea modelului SaaS, peisajul s-a transformat semnificativ. În prezent, companiile de orice dimensiune, de la cele mici la cele mari, au acces la instrumente performante de gestionare a muncii și a conținutului. Prin urmare, SharePoint nu mai reprezintă singura opțiune viabilă pentru colaborarea la nivel de intranet sau pentru managementul conținutului.
În continuarea acestui articol, vei descoperi o selecție de alternative populare la SharePoint, ideale pentru organizațiile care caută soluții mai bune pentru gestionarea conținutului în cloud, alături de o platformă colaborativă eficientă.
De ce să iei în considerare alternative la SharePoint?
Principalul motiv pentru a căuta o alternativă la SharePoint este politica Microsoft de a promova versiunea modernă a platformei, anticipând posibila retragere a suportului pentru versiunile Classic SharePoint 2013, 2016 și 2019. Conform unei discuții pe Microsoft Learn, acest lucru s-ar putea întâmpla după anul 2026. Deși software-ul va putea fi utilizat și în continuare, este important de reținut că Microsoft nu va mai oferi actualizări și nici suport tehnic pentru versiunile Classic.
Astfel, dacă echipa IT internă este familiarizată cu SharePoint, îl poți utiliza și după termenul estimat de retragere din 2026. Totuși, este o idee bună să începi din timp căutarea unei alternative pentru colaborarea în echipă și partajarea documentelor, beneficiind de mai mult timp pentru a lua o decizie informată. În definitiv, software-ul ales ar trebui să simplifice activitatea, în special pentru angajații care lucrează de la distanță.
Alte argumente pentru a alege o alternativă la SharePoint
#1. Pentru a configura un intranet SharePoint, un sistem de management al conținutului și interfețe de colaborare, ai nevoie de experți sau agenții SharePoint, ceea ce implică costuri suplimentare. 💵
#2. SharePoint este inclus ca instrument gratuit în cadrul abonamentelor Microsoft 365 Business Basic și în planurile superioare. Însă, chiar și planul de bază presupune un cost de 6 USD/utilizator/lună, cu facturare anuală. Astfel, pentru IMM-uri sau companiile cu bugete limitate, o soluție mai accesibilă poate fi mai potrivită.
#3. Căutarea unei soluții simple, intuitive, pe care fiecare angajat să o poată utiliza fără a necesita o perioadă lungă de învățare, reprezintă un alt motiv. SharePoint, în schimb, necesită o curbă de învățare destul de pronunțată.
#4. Navigarea între versiunile SharePoint Classic și Modern poate fi o provocare. Există situații în care utilizatorii sunt nevoiți să ia notițe detaliate despre locațiile documentelor, listelor, setărilor, bibliotecilor etc.
#5. Deși Microsoft a depus eforturi semnificative pentru modernizarea SharePoint Classic către o platformă cloud modernă, interfața cu utilizatorul nu este întotdeauna fluentă. Ocazional, unele butoane, panoul superior sau sigla companiei pot apărea doar după mai multe reîmprospătări.
#6. Personalizarea SharePoint este limitată de constrângerile impuse de Microsoft. Dacă ai nevoie de o aplicație de colaborare unică, cu automatizări complexe, SharePoint s-ar putea să nu fie alegerea optimă.
#7. Performanța SharePoint este susținută de Power Automate pentru automatizări, ceea ce necesită cunoștințe avansate. Alternativele la SharePoint adoptă, în general, o abordare If-This-Then-That (IFTTT), mai simplu de înțeles și de implementat.
Caracteristici de luat în considerare la alegerea unei alternative
Înainte de a investi într-o alternativă la SharePoint, asigură-te că instrumentul ales pentru colaborarea documentelor include următoarele caracteristici cheie:
#1. Colaborare eficientă în cadrul aplicației, cu acces bazat pe roluri la documente, fișiere, fluxuri de lucru, proiecte etc.
#2. Link-uri partajabile pentru colaborare internă și externă.
#3. Link-uri publice pentru spații de lucru, tablouri de bord și vizualizări, care nu necesită crearea de conturi în cadrul platformei.
#4. Integrare fără cod sau cu cod redus cu diverse aplicații de afaceri terțe, pentru a extinde funcționalitățile sistemului de management al conținutului.
#5. Instrumentul ar trebui să ofere șabloane și conținut predefinit pentru gestionarea activității.
#6. Aplicația nu ar trebui să fie rigidă, ci suficient de flexibilă pentru a permite utilizatorilor să creeze biblioteci de conținut personalizate, automatizări de flux de lucru și panouri de proiect.
#7. Ar trebui să existe opțiuni de căutare a conținutului bazată pe metadate.
#8. Capacitatea de a crea o bază de cunoștințe reprezintă un avantaj suplimentar.
Acum că ai aflat motivele pentru a lua în considerare alternative la SharePoint, haide să explorăm câteva aplicații de colaborare pentru conținut și activități, care oferă performanțe superioare.
Caracteristici notabile ale produsului:
Confluence – Colaborare de conținut, documentare, alternativă eficientă pentru lucrul de la distanță.
Google Workspace – Suită completă de instrumente pentru afaceri, cu multiple aplicații integrate.
MangoApps – Alternativă la SharePoint cu prețuri accesibile și funcții predefinite.
Box – Platformă sigură pentru crearea colaborativă de conținut, cu cazuri de utilizare extinse.
Helpjuice – Creează baze de cunoștințe și se integrează cu serviciile pentru clienți.
Jostle – Platformă bazată pe cloud pentru succesul angajaților, cu intranet intuitiv.
Document360 – Platformă pentru crearea unei baze de cunoștințe online, cu acces self-service.
Workplace – Platformă intranet pentru comunicare și colaborare în afaceri.
ONLYOFFICE – Suită office colaborativă cu editare de documente în timp real.
Confluence
Confluence este o platformă software de colaborare și documentare a conținutului, dezvoltată de Atlassian. Reprezintă o alternativă viabilă la SharePoint, oferind echipelor o soluție eficientă pentru lucrul de la distanță. Aplicația se concentrează pe crearea și gestionarea conținutului.
Confluence facilitează crearea și organizarea documentelor, notelor de întâlnire, planurilor de proiect, codurilor software, machetelor wireframes și multe altele.
În plus, Confluence se remarcă prin ușurința de utilizare, permițând angajaților să lucreze de pe dispozitive mobile și computere fără a necesita o perioadă lungă de învățare.
Platforma cloud pentru managementul conținutului permite colaborarea în timp real, facilitând editarea și revizuirea conținutului de către echipe. Paginile, tablele albe și spațiile partajate public sunt accesibile cu ușurință, similar cu o aplicație web, fără a necesita crearea unui cont.
Confluence se integrează cu o serie de instrumente populare, crescându-i versatilitatea. Printre integrațiile notabile se numără Salesforce, Invision, Box, Slack, Teams și altele.
Pe lângă gestionarea conținutului și a activităților, Confluence oferă controlul versiunilor, asigurându-se că modificările și revizuirile sunt urmărite. În cazul în care conținutul este modificat nedorit, se poate reveni rapid la ultima versiune cunoscută.
Prețul Confluence: Începe de la 5,75 USD/utilizator/lună | Este disponibil și un plan gratuit.
Citește și: Confluence vs. SharePoint
Google Workspace
Google Workspace reprezintă o suită completă de instrumente pentru afaceri, oferind o gamă variată de aplicații pentru a lucra eficient la proiecte tehnice și creative.
Aplicațiile principale, utilizate frecvent pentru crearea, partajarea și stocarea conținutului, sunt: Gmail, Meet, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Keep, Jamboard, Cloud Search și Apps Script.
Pentru a extinde funcționalitățile abonamentului Google Workspace, poți opta pentru Voice, hardware Meet și AppSheet. AppSheet este cea mai recentă ofertă Google, permițând crearea de aplicații web partajabile intern și extern, fără cunoștințe de programare.
Pentru securitate și managementul activității, managerii și administratorii IT pot utiliza aplicații Google precum Admin, Endpoint, Work Insights și Vault.
Aproape toate aplicațiile Google care permit crearea de texte, imagini, pagini web, diapozitive etc., includ un sistem de control al versiunilor. Astfel, conținutul vechi poate fi restaurat la nevoie.
Prețul Google Workspace: Începe de la 6 USD/utilizator/lună/facturare anuală | Plan gratuit disponibil.
Citește și: Google Workspace Individual: tot ce trebuie să știi
MangoApps
MangoApps se prezintă ca o alternativă accesibilă la SharePoint, oferind majoritatea funcțiilor acestuia.
Printre acestea se numără: site-uri intranet, baze de cunoștințe, portaluri de comunicare pentru angajați, sistem de învățare și dezvoltare a angajaților (LMS), portal de feedback, site-uri de implicare la nivelul organizației, comunități de clienți și portaluri de self-service.
Acestea sunt doar câteva dintre funcțiile predefinite. Utilizând abilitățile tehnice și creative, alături de instrumentele MangoApps, cum ar fi Fluxuri de lucru, Wikis, Liste de activități, Managementul sarcinilor, Spații de lucru pentru proiecte, Pagini și API-uri deschise, poți crea fluxuri de lucru personalizate, fără costuri suplimentare.
Tu și angajații tăi puteți începe să construiți proiecte funcționale și biblioteci de conținut pe MangoApps, cu colaborare, în doar câteva ore de la înregistrare. Curba de învățare este mult mai scurtă comparativ cu SharePoint.
Prețurile MangoApps: Încep de la 12 USD/utilizator/lună | Ofertă de probă gratuită de 14 zile.
Box
Box este o platformă cloud de gestionare a conținutului, potrivită pentru diverse tipuri de afaceri, oferind instrumente pentru colaborarea la crearea conținutului, cum ar fi Box Canvas. De asemenea, poți crea procese de aprobare și fluxuri de conținut cu Box Relay, instrumentul de automatizare a fluxului de lucru.
Box a demonstrat succesul în diverse sectoare, precum: finanțe, științele vieții, guvernamental, sănătate, retail, organizații non-profit, media, divertisment, educație și servicii profesionale.
Funcțiile Box de management al conținutului și colaborare pot fi utilizate în departamente precum HR, Juridic, Vânzări, Marketing, Finanțe etc.
Box se concentrează pe securitatea cibernetică și protecția datelor, având certificări de conformitate cu reglementările guvernamentale și din domeniul sănătății. Box Content Cloud respectă standarde internaționale precum GxP Validation, GDPR, ITAR, PCI, HIPAA, ISMAP, FedRAMP, DSS și altele.
Prețul Box: Începe de la 20 USD/utilizator/lună | Plan gratuit disponibil.
Helpjuice
Helpjuice te ajută să construiești baze de cunoștințe online, care se integrează cu software-ul pentru servicii clienți, precum Freshdesk.
Platforma include funcții precum: crearea și formatarea conținutului, raportare și analiză, personalizarea site-ului bazei de cunoștințe, o casetă de căutare similară cu Google și integrare cu alte aplicații de afaceri.
Instrumentul de creare a conținutului include diverse opțiuni de adnotare și editare a textului, precum: formatarea textului, adăugarea de imagini, videoclipuri, răspunsuri interactive și multe altele. Poți configura logica backend a bazei de cunoștințe, astfel încât portalul să afișeze articole de ajutor sau pași de depanare, în funcție de datele introduse de utilizatori.
De asemenea, se poate colabora la conținutul bazei de cunoștințe în timp real, prin partajarea link-urilor cu alți editori sau creatori. Un alt avantaj este existența unui sistem de control al versiunilor, pentru a recupera conținutul șters. Portalul bazei de cunoștințe este personalizabil, conform practicilor SEO, astfel încât utilizatorii să găsească articolele de ajutor prin căutarea Google.
Prețul Helpjuice: Începe de la 30 USD/utilizator/lună, minimum 4 utilizatori | Ofertă de probă gratuită de 14 zile.
Jostle
Jostle este o platformă cloud pentru succesul angajaților, oferind o experiență de intranet simplă și intuitivă. Dacă mulți consideră SharePoint o soluție complexă, Jostle are o interfață ușor de utilizat, simplificată și atrăgătoare din punct de vedere vizual.
Funcțiile precum fluxurile de știri, instrumentele de recunoaștere a angajaților și forumurile de discuții îi ajută pe angajați să promoveze un sentiment de comunitate prin comunicare. Angajații pot, de asemenea, să își împărtășească ideile și să se conecteze cu colegii folosind funcțiile de rețele sociale.
Utilizatorii pot găsi și se pot conecta cu ușurință cu colegii, folosind organigrama și directorul de angajați.
Jostle se integrează cu Google Workspace, Airtable, Asana, Dropbox, Evernote, Outlook, MS Teams, Salesforce, YouTube și WordPress.
Prețul Jostle: Începe de la 75 USD/persoană/lună | Este disponibil și un plan gratuit.
Document360
Document360 este în principal o platformă pentru crearea unei baze de cunoștințe online, cu acces self-service, pentru angajații tăi. Poate fi utilizată pentru a crea SOP-uri pentru anumite echipe și documentație privată pentru clienți.
Pe această platformă, poți crea, organiza și publica articole și documentație KB într-un mod simplu și eficient. Chiar și utilizatorii începători pot scrie și edita articole folosind instrumente intuitive. Controlul versiunilor Document360 permite urmărirea modificărilor și gestionarea istoricului documentelor.
În plus, ai la dispoziție funcții precum șabloane personalizabile, analiză și raportare integrate, suport multilingv și integrare cu alte aplicații.
Prețul Document360: Începe de la 149 USD/proiect/lună | Este disponibil și un plan gratuit.
Workplace
Workplace de la Meta este o platformă de comunicare și colaborare în afaceri, ce reprezintă o alternativă populară la SharePoint, incluzând funcții de tip intranet. Biblioteca sa de cunoștințe este locul unde poți crea, stoca și partaja fișiere, pentru acces și descoperire ușoară.
Folosind această bibliotecă pentru a partaja toate resursele cheie, poți gestiona permisiunile de acces la fișiere, pentru ca doar persoanele autorizate să aibă acces la informații sensibile. De asemenea, oferă o funcție de căutare pentru a găsi rapid fișierul dorit.
Gama sa largă de integrații include SharePoint, HubSpot, Asana, OneDrive, Box, Smartsheet, TaskList etc. Platforma oferă și alte funcții, precum grupuri, videoclipuri live, flux de știri, centru de siguranță și informații.
Prețul Workplace: Începe de la 4 USD/persoană/lună.
ONLYOFFICE
Dacă ești un startup și consideri costisitor un abonament SharePoint, poți utiliza ONLYOFFICE. Această suită office colaborativă oferă un plan gratuit pentru startup-uri, permițând crearea, editarea și gestionarea diverselor tipuri de fișiere, precum documente, foi de calcul și prezentări.
Pe această platformă, mai mulți utilizatori pot lucra la același document în timp real, iar modificările sunt vizibile instantaneu.
De asemenea, are funcții utile de gestionare a documentelor, cum ar fi urmărirea istoricului, controlul versiunilor și comentariile, care facilitează organizarea și clasificarea fișierelor.
Datorită integrării cu servicii de stocare în cloud, precum Box, Dropbox, OneDrive și Google Drive, poți stoca și accesa cu ușurință fișierele importante. Printre integrațiile suplimentare se numără SharePoint, Jira, ChatGPT, Google Translate, Zoom și AWS.
Pe lângă acestea, ONLYOFFICE protejează datele sensibile ale organizației, cu funcții inteligente de securitate, și permite administratorilor să gestioneze permisiunile de acces ale tuturor utilizatorilor.
Prețul ONLYOFFICE: Începe de la 8 USD/utilizator/lună.
Concluzie
Acum ai la dispoziție o prezentare a celor mai performante aplicații de colaborare pentru conținut și activități, care pot înlocui eficient proiectele și bibliotecile de conținut din SharePoint. Aceste instrumente Software-as-a-Service (SaaS) vin cu opțiuni de prețuri scalabile, permițând începerea cu o investiție mică și extinderea pe măsură ce activitatea crește.
Dacă nu ai încă un instrument de gestionare a conținutului, a activităților și a proiectelor, este recomandat să evaluezi alternativele la SharePoint prezentate mai sus, înainte de a achiziționa abonamente scumpe Microsoft 365.
În cazul în care ai deja un abonament Microsoft 365, nu este necesară o migrare instantanee de la SharePoint. Este important să realizezi tranziția în timp, pentru a nu perturba activitatea companiei.
În continuare, explorează cele mai bune sisteme CMS open-source pentru dezvoltarea de aplicații.