Atât Trello, cât și Asana sunt recunoscute ca soluții populare pentru gestionarea proiectelor. Dar, care dintre ele se potrivește cel mai bine nevoilor tale? Acest articol comparativ detaliat îți va oferi răspunsul.
Având la dispoziție o multitudine de instrumente de management de proiect, este firesc ca organizațiile să se confrunte cu dificultăți în alegerea platformei ideale. Nu toate aplicațiile se potrivesc tuturor cerințelor și dimensiunilor afacerilor.
Atunci când ești indecis între două opțiuni, cea mai eficientă metodă de a alege este o comparație directă. Astfel, am decis să analizăm Trello și Asana. Însă, înainte de a intra în detalii, vom evidenția importanța instrumentelor de management de proiect pentru companii.
Importanța instrumentelor de management de proiect pentru afaceri
Planificare și organizare eficientă
Fiecare proiect necesită o structură clară și o planificare sistematică a sarcinilor. Instrumentele de management de proiect facilitează acest lucru, ajutând companiile să lucreze spre obiective comune prin crearea de planuri detaliate.
Managementul sarcinilor
Platformele de management de proiect permit companiilor să monitorizeze și să gestioneze sarcinile pe parcursul întregului ciclu de viață al unui proiect. Atribuirea sarcinilor, stabilirea termenelor limită și urmărirea dependențelor sunt doar câteva dintre funcțiile cheie care contribuie la responsabilizarea membrilor echipei.
Alocarea resurselor
Pentru a asigura succesul unui proiect, companiile trebuie să aloce și să gestioneze resursele în mod eficient. Aceste instrumente oferă o imagine clară a disponibilității resurselor și a volumului de lucru, prevenind astfel conflictele și optimizând utilizarea lor.
Colaborare și comunicare
Succesul unui proiect depinde de o comunicare și colaborare eficientă între membrii echipei. Aplicațiile de management de proiect includ instrumente încorporate care facilitează interacțiunea și colaborarea pe o singură platformă.
Managementul bugetului
Instrumentele de management de proiect oferă și capabilități de urmărire a cheltuielilor și alocarea bugetului. Astfel, companiile pot finaliza proiectele în limitele constrângerilor bugetare și pot evita depășirile de costuri.
Scalabilitate
Majoritatea instrumentelor de management de proiect pot gestiona proiecte de diverse dimensiuni și complexități. Companiile pot ajusta utilizarea acestora în funcție de cerințele specifice ale proiectelor.
Managementul riscurilor
Multe platforme de management de proiect includ funcții de evaluare a riscurilor, permițând urmărirea, documentarea și minimizarea impactului acestora. Companiile pot renunța la necesitatea unui instrument separat în acest scop.
Raportare
Instrumentele de management de proiect oferă informații actualizate în timp real cu privire la progresul proiectului. Astfel, organizațiile pot monitoriza indicatorii cheie de performanță, urmări obiectivele și genera rapoarte despre performanța echipei.
Ce este Trello?
Trello este o platformă online de management de proiect, ideală pentru organizarea sarcinilor, monitorizarea progresului și colaborarea între echipe și colegi. Accentul este pus pe organizarea vizuală a proiectului, oferind elemente precum panouri, liste și carduri. Un panou reprezintă un proiect, iar listele indică etapele acestuia.
Un card este dedicat unei sarcini sau unui element care poate fi mutat între liste pentru a ilustra progresul. Utilizatorii au flexibilitatea de a personaliza aceste elemente în funcție de nevoile specifice. De asemenea, Trello permite integrarea cu alte instrumente, simplificând și mai mult managementul proiectelor.
Ce este Asana?
Asana este o altă soluție software pentru managementul proiectelor, disponibilă atât ca aplicație cloud, cât și desktop. Soluția se adresează unei game largi de utilizatori, de la antreprenori la companii de dimensiuni medii și mari. Asana facilitează organizarea, urmărirea și gestionarea eficientă a proiectelor.
Interfața Asana permite crearea sarcinilor, alocarea acestora membrilor echipei, stabilirea termenelor limită și monitorizarea progresului proiectului. Platforma oferă diverse vizualizări, cum ar fi liste de sarcini, panouri kanban, calendare și cronologii. Șabloanele și integrările Asana contribuie la simplificarea gestionării proiectelor.
Trello vs. Asana: o comparație bazată pe caracteristici
Acum, vom analiza comparativ aceste două instrumente de management de proiect, bazându-ne pe caracteristicile esențiale.
#1. Managementul sarcinilor
Trello poate fi folosit pentru gestionarea oricărui tip de proiect, flux de lucru sau sarcină. Platforma permite adăugarea de fișiere relevante la fiecare card de sarcini, crearea de liste de verificare și automatizarea sarcinilor repetitive.
Trello oferă numeroase opțiuni de personalizare, maximizând astfel productivitatea membrilor echipei. De asemenea, platforma permite adăugarea membrilor la carduri și proiecte, stabilirea termenelor limită, crearea listelor de verificare și modificarea stării cardului în funcție de progresul sarcinilor.
Pe de altă parte, Asana oferă caracteristici similare pentru un management eficient al proiectelor. Prezentarea generală a proiectului facilitează vizualizarea termenelor limită și gestionarea obiectivelor. Funcția Portofolii permite identificarea priorităților și asigurarea unei alocări exacte a resurselor.
Asana oferă, de asemenea, personalizarea panoului de bord al proiectului pentru a evidenția cele mai importante informații despre acesta. Funcția Obiective afișează obiectivele cheie, ajutând la prioritizarea sarcinilor și la obținerea de rezultate măsurabile.
#2. Colaborare și comunicare în echipă
Trello oferă numeroase caracteristici flexibile pentru a susține colaborarea și comunicarea între membrii echipei. Utilizatorii pot adăuga fișiere, note și comentarii la carduri, asigurând astfel că nici o informație nu este omisă.
Platforma suportă încărcarea instantanee a fișierelor din diverse aplicații și utilizarea sintaxei markdown pentru evidențierea notelor și a comentariilor. De asemenea, utilizatorii pot eticheta alți membri ai echipei în cardurile care sunt relevante pentru ei.
Cu Asana, organizația nu mai are nevoie de un instrument separat pentru comunicare și managementul proiectelor. Platforma poate fi folosită pentru actualizarea stării proiectului, obiectivele, anunțurile și agendele întâlnirilor.
Utilizatorii pot adăuga comentarii la sarcini, menționând membrii echipei pentru a primi feedback sau a clarifica anumite aspecte. De asemenea, platforma oferă posibilitatea de a aprecia comentariile și de a face anunțuri la nivelul întregii echipe.
#3. Interfața cu utilizatorul
Trello se remarcă printr-o interfață minimalistă. În mod implicit, software-ul prezintă o vizualizare tip tablă, cu carduri organizate în trei liste. Utilizatorii pot adăuga mai multe liste și carduri, sau pot crea mai multe panouri pentru diferite proiecte.
Panoul din stânga permite accesarea tuturor panourilor, membrilor și setărilor spațiului de lucru. De asemenea, utilizatorii pot verifica diferitele vizualizări ale spațiului de lucru. Meniul de sus oferă acces la toate spațiile de lucru, activitățile recente, panourile marcate și șabloanele.
În ceea ce privește Asana, software-ul se mândrește cu o interfață vizuală și intuitivă. Spre deosebire de Trello, interfața este mai complexă, dar oferă mai multe opțiuni. Pe lângă fila Acasă, panoul din stânga conține link-uri directe către Sarcinile mele, Mesaje primite, Portofolii, Raportare și Obiective.
Există și o opțiune de a adăuga link-uri în secțiunea Căutări salvate. Cu toate acestea, noii utilizatori ar putea avea nevoie de timp pentru a se familiariza cu fluxul de lucru Asana.
#4. Ușurință în utilizare
Indiferent de nivelul de familiaritate cu astfel de platforme, Trello este extrem de simplu de utilizat. Datorită interfeței intuitive, oricine poate începe să-l folosească imediat, fără a fi nevoie de un proces lung de învățare. Crearea unei sarcini sau adăugarea unui colaborator sunt operațiuni foarte simple.
Asana oferă utilizatorilor mai multe vizualizări pentru gestionarea sarcinilor în toate fazele. Astfel, managerii care se ocupă de diverse proiecte cu cerințe diferite vor găsi platforma utilă. Totuși, Asana este mai populară în rândul utilizatorilor experimentați.
Utilizatorii noi ar putea întâmpina dificultăți în utilizarea tuturor funcțiilor Asana fără un training prealabil. De asemenea, învățarea completă a utilizării acestui instrument de management de proiect poate necesita timp, având în vedere curba sa abruptă de învățare.
#5. Automatizarea sarcinilor
Trello include un instrument de automatizare integrat, numit Butler Automation. Acest sistem de automatizare fără cod este disponibil pentru fiecare panou Trello. Crearea unei reguli necesită doar patru pași, implicând includerea declanșatorului și a acțiunii.
Există, de asemenea, butoane pentru carduri și panouri, care permit declanșarea automatizărilor la cerere, printr-un singur click. Utilizatorii pot configura comenzi de programare pe baza calendarului și a termenelor limită. În plus, platforma permite extinderea automatizării dincolo de panou, prin e-mail și integrări.
Asana oferă automatizarea sarcinilor, contribuind la reducerea muncii manuale și la simplificarea proceselor. Cu ajutorul funcției Reguli, utilizatorii pot automatiza sarcinile de rutină și pot crea reguli personalizate.
Asana are un generator de reguli personalizate, cu peste 70 de reguli și funcții de modificare automată a termenelor limită. Platforma oferă chiar și o galerie de reguli prestabilite, pentru a facilita demararea rapidă a proceselor populare.
#6. Disponibilitate șabloane
Trello oferă o gamă variată de șabloane, pentru scopuri diverse precum managementul proiectelor, afaceri, inginerie, marketing, productivitate, producție, operațiuni, resurse umane și vânzări.
Pentru managementul proiectelor, sunt disponibile șabloane precum Project Management, Simple Project Board, Government Project Management, Agile Board Template, Program Management Template, Proces Cerere de lucru și admitere și Client Workflow Management.
În mod similar, Asana pune la dispoziție o colecție de șabloane pentru planificare agilă, colaborare între echipe, planificare strategică, dezvoltare software, managementul resurselor, CRM, implicarea angajaților și altele. Fiecare șablon vine cu funcții integrate și o listă de aplicații recomandate, pentru a asigura cele mai bune rezultate.
Șabloanele precum planurile de dezvoltare profesională, planificarea obiectivelor echipei, foaia de parcurs, planificarea evenimentelor, programele săptămânale, managementul proiectelor Waterfall, șabloanele de cronologie ale proiectului, raportul de stare, feedbackul și aprobările creative ale activelor, colaborarea agenției, șabloanele de planificare strategică și șabloanele de plan de proiect de construcție sunt utile pentru sarcinile legate de managementul proiectelor.
#7. Integrare cu aplicații de afaceri
Trello permite integrarea cu o varietate de aplicații de afaceri, din domenii precum automatizare, managementul fișierelor, analiză, comunicare, design de produse, social media, marketing, vânzări și asistență, instrumente de dezvoltare și resurse umane.
Astfel, companiile pot integra Trello cu aplicații populare precum Jotform, Toggl, Zapier, Mailbutler, Pipedrive, Telegram, IBM Connect, Gmail, Google Calendar, Microsoft Teams, Confluence Cloud, Miro, GitHub, Scrum, Dropbox, Mailchimp, Evernote, Twitter, Salesforce, Zendesk, Zoho Desk, Helpscout și Freshdesk.
Asana oferă, de asemenea, funcții de integrare. Instrumentele din categorii precum comunicare, managementul fișierelor, resurse umane, finanțe, IT, marketing, operațiuni, conectori, vânzări, productivitate, raportare, design, management de produs și securitate pot fi sincronizate cu acest software.
Microsoft Teams, Adobe Acrobat Cloud, Azure, Tableau, Jira Cloud, Microsoft 365, Slack, Gmail, Google Calendar, Zapier, Power BI, Outlook, Google Drive, Vimeo, IBM App Connect, Canva, Figma, Invision, YouTube, Zoho Connect, Box, GitLab, Notion și Trello sunt câteva aplicații notabile care pot fi integrate cu Asana.
#8. Planuri de prețuri și abonament
Trello oferă patru opțiuni de prețuri. Prima este gratuită, potrivită pentru persoane fizice sau echipe, dar cu limitări, precum 10 panouri per spațiu de lucru și 250 de rulări de comandă per spațiu de lucru lunar. Pentru echipe mici care doresc să extindă colaborarea, planul Standard costă 5 USD/utilizator/lună.
Echipele care trebuie să monitorizeze mai multe proiecte pot opta pentru planul Premium, care costă 10 USD/utilizator/lună și oferă diferite vizualizări pentru spațiul de lucru și sarcini. Planul Enterprise Trello începe de la 17,50 USD/utilizator/lună pentru 50 de utilizatori și oferă securitate și control mai bune pentru organizații.
Asana oferă patru planuri de abonament. Planul de bază gratuit este potrivit pentru persoanele fizice sau echipele care gestionează proiecte la început. Planul Premium costă 10,00 USD/utilizator/lună și include funcții precum generator de flux de lucru, căutare avansată, consolă de administrare, formulare, etape și rapoarte de proiect nelimitate.
Planul său Business costă 24,99 USD/utilizator/lună și include funcții precum generator de reguli personalizate, portofolii, obiective, ramificare și personalizarea formularelor, aprobare și urmărirea timpului. Pentru funcții la nivel de întreprindere, trebuie ales planul Asana Enterprise.
Trello vs. Asana: Verdict
Atât Trello, cât și Asana beneficiază de o bază solidă de clienți, ceea ce dovedește eficiența acestor platforme pentru managementul proiectelor. Cu toate acestea, este esențial să analizați cu atenție funcțiile înainte de a opta pentru o anumită aplicație.
Din discuția de mai sus, reiese că Trello este o platformă ușor de utilizat, indiferent de nivelul de experiență. Dacă timpul de instruire și învățare este o problemă, Trello este o alegere mai bună decât Asana.
Din perspectiva costurilor, Trello este mai accesibil decât Asana. De asemenea, planul gratuit Asana vine cu limitări semnificative. Prin urmare, utilizatorii cu un buget limitat pot alege Trello.
Pe de altă parte, companiile care lucrează la proiecte complexe, cu multiple părți implicate, vor găsi Asana mai utilă. Dacă poate fi utilizat planul de abonament Enterprise, Asana se va dovedi un instrument PM mult mai robust decât Trello.
Puteți consulta și alte comparații în articolele Trello Vs. Jira și Jira Vs. Asana.