Analiza fluxului valoric este esențială pentru a identifica, comunica și măsura valoarea în raport cu pierderile dintr-o operațiune comercială. Continuați să citiți pentru a descoperi instrumente de încredere pentru diagrame VSM (Value Stream Mapping).
Vânzările și operațiunile reprezintă pilonii de bază ai oricărei afaceri. Atunci când primiți o comandă, achiziționați materiile prime și le procesați prin diferite etape operaționale pentru a crea produsul solicitat. După finalizarea produsului, acesta este livrat clientului în schimbul veniturilor.
De la vânzări și operațiuni până la finalizarea comenzilor, companiile trebuie să măsoare pierderile și valoarea adăugată în proces. Această cuantificare este vitală pentru a optimiza continuu procesul, pentru a crește profitabilitatea și a reduce costurile. Aici intervine analiza fluxului valoric sau VSM.
Explorați mai departe pentru a înțelege elementele de bază ale VSM și instrumentele pe care le puteți folosi fără o curbă lungă de învățare.
Ce reprezintă analiza fluxului valoric (VSM)?
Analiza fluxului valoric (VSM) este o tehnică de diagramă de flux care permite vizualizarea, analiza și îmbunătățirea pașilor necesari pentru producția sau livrarea unui produs sau serviciu. Specialiștii în managementul afacerilor consideră VSM o componentă fundamentală a metodologiei lean.
VSM vizualizează fluxul de informații și pașii procesului, de la originea sa până la punctul de livrare, care poate fi un distribuitor sau utilizatorul final. Similar altor tipuri de diagrame de flux, VSM utilizează simboluri standard, recunoscute la nivel global, pentru a reprezenta diferite activități și fluxuri de informații.
VSM evaluează procesul din perspectiva valorii adăugate. Orice element al procesului care nu contribuie la generarea de venituri este considerat pierdere. Astfel, o diagramă VSM bine elaborată indică sumele de bani și timp risipite, precum și valoarea adăugată. În baza acestei analize, puteți reduce pașii inutili, sporind valoarea adăugată.
Cum funcționează analiza fluxului valoric (VSM)?
Conform metodologiei lean, VSM vă ajută să măsurați toți pașii și orele de lucru necesare pentru dezvoltarea unui serviciu sau produs, începând cu codurile sau materiile prime. Toți pașii intermediari sunt analizați din perspectiva valorii adăugate și a pierderilor.
De exemplu, depozitarea stocului pentru o platformă de comerț electronic este considerată o pierdere în VSM. În schimb, achiziționarea produselor de la furnizori externi și livrarea directă către client reprezintă o valoare adăugată pentru afacerea dvs. de comerț electronic.
Scopul principal al acestei tehnici de diagramă este crearea unei strategii viitoare pentru reducerea pierderilor și maximizarea valorii adăugate. În plus, veți obține o imagine clară asupra modului de implementare a modificărilor, analizând diagrama VSM.
Simbolurile din analiza fluxului valoric (VSM)
1. Simboluri de proces în VSM
- Pictograma unei fabrici pentru client și furnizor.
- Un dosar pentru a indica fluxurile de proces.
- Un dosar cu o casetă deschisă pentru procesul partajat.
- Casetă stivuită pentru a denota caseta de date.
2. Simboluri materiale în hărțile fluxului valoric
- Triunghiul vertical denotă inventarul.
- Săgeata spre dreapta indică livrările.
- Pictograma unui camion pentru transportul extern.
3. Simboluri de informare în VSM
- Săgeata cu fulger indică informații electronice.
- Butonul radio pentru tragere secvențială.
4. Simboluri generale în analiza fluxului valoric
- Casetă de chat cu vârfuri sau casetă de mesaje pentru Kaizen Burst.
- O cutie simplă pentru alte informații utile.
- Cercul numerotat cu un semicerc general denotă operatorul procesului.
Cum se efectuează o analiză a fluxului valoric (VSM)
- Identificați dificultățile întâmpinate de clienți pe care doriți să le rezolvați. Acest lucru va reduce automat pierderile și va crește valoarea adăugată.
- Documentați problemele clienților într-o coloană, folosind note autocolante.
- Formați o echipă cu părțile interesate relevante, care au experiență și pot contribui cu idei pentru rezolvarea problemelor.
- Limitați diagrama VSM la un proces specific care, odată modificat, va diminua sau elimina problemele clienților. Nu este întotdeauna necesară cartografierea întregului proces.
- Colectați date despre procesele de afaceri și introduceți-le în simbolurile corespunzătoare pe o platformă VSM.
- Evaluați harta procesului actual din toate perspectivele pentru a identifica cu precizie etapele care adaugă valoare și cele care reprezintă pierderi.
- Creați o hartă a stării viitoare, reducând pierderile la nivel matematic, fără a afecta rezultatul final.
- Obțineți aprobarea de la proprietarul procesului sau de la client pentru a implementa modificările.
Acum, că ați explorat elementele fundamentale ale analizei fluxului valoric, descoperiți mai jos instrumentele pe care le puteți folosi pentru a crea diagrame VSM profesioniste pentru orice tip de afacere:
Creately
Instrumentul VSM de la Creately vă ajută să identificați rapid pașii inutili sau irosiți din procesul dvs. existent. Prin vizualizarea valorii adăugate și a eforturilor irosite într-un tablou de bord intuitiv, puteți lua măsuri pentru a reduce pierderile. Reducerea pierderilor duce automat la creșterea valorii adăugate.
Caracteristicile cheie ale instrumentului Creately pentru analiza fluxului valoric sunt:
- Permite integrarea echipelor interfuncționale într-un proces VSM colaborativ, cu introducerea datelor în timp real de la toți membrii în timpul creării hărții.
- Nu este necesar un șablon specific pentru fiecare scenariu VSM. Puteți selecta șablonul adecvat dintr-o colecție variată de șabloane Creately VSM.
- Creately este potrivit și pentru cartografierea proceselor complexe, având o bibliotecă de forme VSM folosite de experți din întreaga lume.
- Funcțiile de glisare și plasare facilitează crearea rapidă a unor hărți VSM profesioniste și de calitate.
SmartDraw
Instrumentele de editare SmartDraw VSM simplifică plasarea hărții procesului, a cronologiei corespunzătoare și a fluxului general de informații într-o diagramă VSM standard. Specialiștii și managerii VSM utilizează simboluri specializate. SmartDraw oferă o bibliotecă vastă a acestor simboluri, împreună cu explicații utile.
Puteți crea o diagramă VSM rapid, prin simpla glisare și plasare a formelor pe interfață. Majoritatea formelor vin cu adnotările text standard din industrie, reducând necesitatea introducerii manuale a textului. Timpul economisit poate fi folosit pentru a analiza modurile de a spori valoarea în proces.
SmartDraw oferă multiple opțiuni de partajare a diagramelor VSM. Puteți, de exemplu, să creați un link activ pe care să îl partajați cu colaboratorii, oferindu-le posibilitatea de a contribui la îmbunătățirea hărții. Alte opțiuni de export includ fișiere Visio, PDF, SVG, JPG și altele.
LucidChart
Instrumentul LucidChart VSM vă permite să optimizați și să vizualizați procesul prin diagrame de flux detaliate. Caracteristicile notabile pentru care merită să încercați software-ul LucidChart VSM sunt prezentate mai jos:
- Automatizarea întregului proces VSM, prin formatare condiționată și conectarea datelor la diagramă.
- Analiza detaliată a fluxului de valoare, prin puncte de date și formule matematice.
- Partajarea diagramei cu membrii proiectului pentru comentarii sau editare directă, prin controlul accesului.
- Crearea automată de grafice din date și modificarea dinamică a formelor în funcție de valorile numerice.
- Sistem de control al versiunilor pentru a monitoriza toate modificările efectuate asupra diagramei VSM.
Visual Paradigm
Visual Paradigm este o platformă cloud pentru diagrame VSM. Nu necesită instalarea unei aplicații pentru a începe cartografierea fluxului valoric. Platforma permite o colaborare eficientă cu părțile interesate, în timpul creării sau actualizării diagramelor VSM. Lipsa cerinței de instalare facilitează adăugarea de comentarii sau conținut de către oricine, pentru a îmbunătăți diagramă.
Editorul Visual Paradigm VSM include toate simbolurile standard pe care le găsiți în diagramele VSM profesionale, dar și câteva forme suplimentare, creative și profesionale, care adaugă plus valoare procesului.
Experiența notabilă oferită de această aplicație VSM include:
- Editare completă prin glisare și plasare, fără necesitatea codificării.
- Integrarea graficelor VSM în aplicații precum MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook sau OneNote.
- Exportul diagramelor în formate vizuale diverse, cum ar fi PDF, JPG, SVG, GIF sau PNG.
EdrawMax
Dacă sunteți în căutarea unor diagrame VSM informative și ușor de înțeles, EdrawMax este o opțiune excelentă. Acest instrument online oferă o bibliotecă extinsă de diagrame VSM de calitate profesională. Dacă doriți să creați o diagramă de la zero, veți găsi toate simbolurile standard folosite de managerii VSM experimentați.
Instrumentul EdrawMax Online este ușor de folosit, indiferent de nivelul dvs. de experiență în crearea de diagrame VSM. Simbolurile sunt intuitive și sunt însoțite de instrucțiuni detaliate de utilizare.
Pentru partajarea la distanță, puteți stabili diferite niveluri de acces la diagramă, folosind autentificarea cloud și drepturi de acces bazate pe roluri. Astfel, unii membri ai echipei pot adăuga conținut, în timp ce alții pot doar vizualiza și comenta, fără a modifica diagrama originală.
Microsoft Visio
Dacă utilizați instrumentele Microsoft 365 pentru nevoi personale sau de afaceri, puteți crea diagrame VSM remarcabile cu Visio. Totuși, simbolurile și componentele VSM sunt disponibile doar în următoarele versiuni sau planuri Visio:
- Planul Visio 2
- Visio Professional 2021
- Visio Professional 2019
- Visio Professional 2016
- Visio Professional 2013
- Visio Premium 2010
În Microsoft Visio, trebuie să construiți diagramele VSM de la zero, deoarece nu există șabloane disponibile. Puteți găsi simbolurile și conectorii în șablonul Value Stream Map Shapes. Elementele sunt adăugate prin glisare și plasare, iar textul poate fi adnotat folosind casete text. Procesul de creare a diagramelor este mai lent, din cauza lipsei șabloanelor.
FlowBreeze
FlowBreeze VSM este un instrument excelent pentru a cartografia fluxul de informații și utilizarea materialelor într-un proces de afaceri. Acesta funcționează ca un instrument de completare Excel, adăugând funcționalități VSM la versiunile de sine stătătoare ale Excel pentru computere Windows.
Instrumentul este format din următoarele două module:
- Panoul de activități Simboluri VSM adaugă un meniu suplimentar Excel pentru a crea diagrame VSM de la zero, prin glisarea și plasarea simbolurilor în Excel.
- Generatorul de șabloane Value Stream Mapping ajută la crearea rapidă de diagrame VSM, folosind șabloane preconfigurate.
Excel este un instrument preferat de mulți manageri de proiecte și fabrici pentru crearea diagramelor VSM, oferind acces în timp real la datele procesului.
Șabloane VSM pe care le puteți descărca
1. Șablon de cartografiere a fluxului de valori de la Miro
Acest șablon VSM de la Miro vă ajută să creați o diagramă VSM de la zero, să planificați starea viitoare și să implementați modificări pentru a spori valoarea. Șablonul completează automat notele autocolante necesare, cum ar fi:
- Definirea domeniului de aplicare al procesului VSM.
- Starea actuală a procesului.
- Starea viitoare a procesului.
- Planul de implementare.
Puteți începe utilizarea șablonului creând un cont Miro gratuit. După adăugarea conținutului la șablon, acesta poate fi descărcat ca schiță, folosind instrumentul de editare al platformei Miro.
2. Șablon gratuit de cartografiere a fluxului de valori de la FigJam
Acest șablon VSM de la FigJam este ideal pentru proiecte de dezvoltare sau procese de afaceri de rutină, fiind gratuit pentru uz personal sau comercial. Pentru a accesa șablonul, puteți crea un cont gratuit Figma sau FigJam, folosind Google sau alt cont de email.
Șablonul de diagramă FigJam VSM conține următoarele secțiuni:
- Domeniul de aplicare.
- Starea actuală.
- Starea viitoare.
- Planul de implementare.
Fiecare secțiune include note autocolante pre-populate, pe care le puteți modifica în funcție de specificul proiectului. Puteți adăuga mai multe note autocolante dacă este necesar. Odată finalizată cartografierea, veți avea un plan de implementare clar, care va duce la îmbunătățirea rezultatelor finale ale proiectului.
Încheierea
În metodologia lean, cartografierea fluxului valoric este un instrument esențial pentru a evalua valoarea în raport cu pierderile dintr-un proces de afaceri. Diverse industrii utilizează diferite versiuni ale VSM pentru a evalua inițial procesul fluxului valoric și pentru a minimiza pierderile. Crearea de diagrame VSM profesioniste necesită multă practică și cunoștințe de diagramă.
Totuși, acest proces poate fi accelerat folosind instrumentele și șabloanele VSM prezentate în acest articol.
Articolul următor va explica diagrama planului de service și va oferi 5 resurse utile.