Distincția esențială dintre Managerul de Resurse și Managerul de Proiect
Adesea, se constată o confuzie sau o interpretare eronată a rolurilor de Manager de Resurse (RM) și Manager de Proiect (PM). Este vital de înțeles că, deși ambele poziții sunt cruciale, ele au funcții și responsabilități distincte în cadrul unei organizații.
Atât RM cât și PM sunt piloni importanți pentru îndeplinirea obiectivelor unei companii, în special în livrarea proiectelor conform termenelor și bugetului. Eficiența ambelor funcții este esențială pentru succesul oricărui angajament.
În timp ce PM se dedică unor proiecte specifice, RM acționează la nivelul unității de afaceri. Managerul de proiect se asigură că proiectul este finalizat în intervalul de timp și cu resursele financiare alocate, în timp ce RM se concentrează pe alocarea resurselor adecvate pentru toate proiectele.
Intervenția RM începe odată ce organizația a obținut un contract. RM este responsabil pentru alocarea resurselor corespunzătoare și, după finalizarea acestei sarcini, se îndreaptă spre un nou proiect.
PM preia conducerea în gestionarea resurselor alocate și este responsabil pentru livrarea proiectului în limitele specificate și conform acordului de nivel de serviciu (SLA).
Un aspect demn de reținut este că, fără alocarea corectă a resurselor, proiectul nu poate fi inițiat. Astfel, în orice domeniu de activitate, rolurile RM și PM sunt complementare și inseparabile.
Rolul Managerului de Proiect (PM)
Managerul de Proiect este direct responsabil pentru livrarea completă a proiectelor, gestionând unul sau mai multe proiecte simultan. Scopul principal al unui PM este de a atinge obiectivele proiectului conform acordului SLA și, cel mai important, în limitele bugetului alocat.
Rolul PM este strâns legat de un proiect specific, concentrându-se pe implementarea acestuia conform parametrilor stabiliți, respectând termenele și cu ajutorul echipei de proiect. Pe scurt, managerii de proiect sunt proprietarii proiectelor, iar obiectivul lor este de a asigura livrarea cu succes a proiectului, respectând obiectivele companiei și așteptările clienților.
Responsabilitățile Managerului de Proiect
- Planificarea, monitorizarea și dezvoltarea planurilor de management de proiect, facilitând comunicarea între părțile interesate și conducere.
- Elaborarea și administrarea bugetului, asigurând o execuție eficientă a proiectului fără a compromite standardele de calitate.
- Monitorizarea SLA pentru a evalua performanța proiectului.
- Livrarea proiectului respectând bugetul și scopul definit.
- Identificarea riscurilor și dezvoltarea unui plan de mitigare a acestora.
- Implementarea inițiativelor de îmbunătățire continuă a serviciilor (CSI).
- Elaborarea documentației specifice proiectului, cum ar fi proceduri de operare standard (SOP).
- Evaluarea satisfacției clienților (CSAT), urmărirea, îmbunătățirea și închiderea problemelor.
- Implementarea proceselor de evaluare a proiectului și de calitate, cum ar fi metodologia Six Sigma.
- Gestionarea echipei, motivarea, evaluarea performanțelor, structurarea carierei, etc.
Rolul Managerului de Resurse (RM)
Rolul principal al RM constă în asigurarea faptului că managerii de proiect dispun de resursele necesare pentru a-și îndeplini obiectivele. RM operează la nivelul unității de afaceri, asigurând că aceasta are suficiente resurse pentru a-și onora angajamentele.
Un RM nu este implicat într-un anumit proiect, rolul său fiind temporar și orientat către alocarea resurselor necesare. După această alocare, RM se concentrează pe alte proiecte.
Responsabilitățile Managerului de Resurse
- Înțelegerea bugetului proiectului și alocarea resurselor adecvate.
- Planificarea disponibilității resurselor, asigurând că acestea sunt mereu alocate în mod optim.
- Identificarea și selecția resurselor, evaluând experiența, abilitățile și disponibilitatea acestora.
- Colaborarea cu PM pentru a identifica supra- și subutilizarea angajaților, aliniind resursele potrivite cu proiectele.
- Sprijinirea PM în realocarea resurselor, ajustarea cerințelor și identificarea necesităților critice de resurse pentru recrutare.
- Colaborarea regulată cu PM pentru a anticipa cerințele viitoare de resurse.
- Comunicarea cu departamentele relevante pentru a discuta performanța angajaților, formarea și dezvoltarea profesională.
- Colaborarea cu echipa de dezvoltare a afacerii pentru a estima necesarul de resurse.
- Interacțiunea cu furnizorii externi pentru a suplini temporar resursele în caz de nevoie urgentă.
- Asigurarea respectării legislației muncii, documentarea proceselor și gestionarea înregistrărilor.
Diferențele cheie dintre Managerul de Proiect și Managerul de Resurse
Deși rolurile PM și RM sunt distincte, colaborarea eficientă între aceștia este esențială pentru succesul proiectului.
Obiective
Scopul unui manager de proiect este de a livra proiecte conform SLA, în limitele domeniului de aplicare și bugetului stabilit. PM utilizează cele mai bune practici, cum ar fi ITIL și Six Sigma, și lucrează cu echipa pentru a atinge obiectivele de profit și satisfacția clienților.
În schimb, obiectivul unui RM este de a asigura o gestionare eficientă a resurselor, alocând resursele potrivite proiectelor, menținând un nivel ridicat de satisfacție a angajaților și susținând obiectivele de carieră ale acestora.
Metoda de livrare
Odată ce un contract este obținut, PM definește scopul proiectului și prezintă o estimare a resurselor necesare către RM. Apoi, RM începe alocarea resurselor din canale interne, cum ar fi rezervele sau alte proiecte finalizate, iar în anumite situații poate solicita angajarea de resurse externe.
Execuție
RM monitorizează utilizarea resurselor cu ajutorul unor instrumente dedicate. RM evaluează continuu supra- și subutilizarea, analizează alocarea resurselor și discută cu PM ajustările necesare.
În caz de întârzieri în alocarea resurselor de către RM, există un risc crescut de escaladări, penalități și chiar pierderea proiectelor.
PM evaluează riscurile proiectului și, în cazul identificării acestora, elaborează un plan de mitigare. PM monitorizează constant performanța proiectului folosind repere și se asigură că proiectul este finalizat conform termenelor, bugetului și respectând SLA.
Abilități esențiale pentru PM și RM
Un manager de proiect, având responsabilități diverse, are nevoie de următoarele abilități cheie:
- Adaptabilitate
- Management de proiect
- Responsabilitate
- Abilități de comunicare excelente
- Gândire inovatoare
- Capacitatea de a delega eficient
- Prognoză
- Leadership
- Rezolvarea problemelor
- Gândire strategică
Un manager de resurse, pentru a performa cu succes în rolul său, are nevoie de:
- Abilități de comunicare excelente
- Cunoașterea tehnologiilor
- Abilități de negociere remarcabile
- Flexibilitate
- Capacitatea de a lua decizii rapid
- Angajament
- Abilități de analiză și prognoză
- Abilități de prezentare
Instrumente utilizate de PM și RM
Managerii de proiect se ocupă de numeroase aspecte, inclusiv echipa, termenele, costurile și scopul proiectului. Gestionarea manuală a tuturor acestor activități poate fi complexă, motiv pentru care există instrumente software specifice.
Instrumentele de management de proiect sunt active valoroase pentru organizarea și gestionarea eficientă a proiectelor. Aceste instrumente pot fi adaptate în funcție de dimensiunea și cerințele fiecărui proiect.
Iată câteva dintre cele mai populare instrumente folosite de managerii de proiect:
#1. Monday.com
Monday.com este un instrument complex bazat pe cloud pentru managementul proiectelor. PM-ii pot utiliza acest instrument pentru a planifica, monitoriza și actualiza starea proiectelor.
Oferă peste 200 de șabloane predefinite care facilitează crearea fluxurilor de lucru și gestionarea activităților echipei.
Interfața sa vizuală intuitivă este ușor de utilizat, chiar și fără instruire prealabilă, iar funcționalitatea de tip „drag and drop” permite personalizarea elementelor și actualizarea fluxurilor de lucru în timp real.
Reprezentarea unică a datelor permite PM-ilor să vizualizeze fluxul de lucru al proiectului prin diagrame Gantt, iar tabloul Kanban permite membrilor echipei să monitorizeze starea actuală a sarcinilor.
Software-ul este disponibil în trei versiuni: Basic, Standard și Pro, cu prețuri de 8, 10, respectiv 16 dolari/loc/lună. De asemenea, există și o versiune enterprise pentru medii complexe, cu funcții personalizate.
#2. Wrike
Wrike este un software care asigură o execuție fără probleme a proiectelor. Instrumentul ajută managerii de proiect să gestioneze, să urmărească și să prevină întârzierile în executarea activităților.
Instrumentul oferă vizibilitate completă asupra proiectului, facilitând gestionarea resurselor, sarcinilor și respectarea termenelor.
Software-ul său include funcții de urmărire a timpului, panouri Kanban personalizabile, securitate la nivel de întreprindere și automatizare a fluxului de lucru, oferind un control complet asupra proiectului.
Indiferent de domeniul de activitate, Wrike este un instrument eficient pentru orice manager de proiect, putând fi utilizat în diverse sectoare precum IT, marketing digital, consultanță sau operațiuni de afaceri.
Puteți explora mai multe instrumente de management de proiect aici.
Instrumente utilizate de Managerul de Resurse
Managerii de resurse folosesc diverse instrumente și șabloane pentru a-și eficientiza munca.
În funcție de dimensiunea proiectului sau a echipei, managerii de resurse pot alege dintre numeroasele instrumente disponibile pe piață.
Teamdeck
Teamdeck este un software eficient și complet pentru gestionarea resurselor bazat pe cloud. Software-ul oferă avantaje în ceea ce privește planificarea resurselor, urmărirea timpului, verificarea disponibilității și generarea de rapoarte personalizate.
Consola sa flexibilă de gestionare a resurselor oferă detalii despre resursele alocate, vizibilitate asupra volumului de lucru actual și viitor.
Permite monitorizarea tuturor resurselor, indiferent dacă sunt permanente, temporare sau colaboratori independenți, și gestionarea foilor de pontaj.
O caracteristică importantă este integrarea API cu alte instrumente precum Slack, Zapier etc. Software-ul oferă, de asemenea, șabloane personalizabile pentru crearea rapoartelor.
Teamdeck oferă o perioadă de probă gratuită de șapte zile, iar apoi costă 3,99 USD/membru al echipei/lună.
Puteți găsi mai multe instrumente populare de gestionare a resurselor umane bazate pe SaaS aici.
Concluzie
Managerii de proiect și managerii de resurse sunt piloni esențiali pentru realizarea cu succes a angajamentelor. Utilizarea instrumentelor specializate pentru a facilita și automatiza munca lor accelerează responsabilitățile zilnice, consolidează comunicarea, și mai ales, ajută la monitorizarea eficientă a bugetelor și cheltuielilor.
Alegerea instrumentelor specifice depinde de nevoile individuale, de caracteristicile proiectului și ale companiei. Se recomandă implementarea unei perioade de probă pentru a evalua fezabilitatea instrumentului înainte de a lua o decizie finală.
De asemenea, ați putea fi interesat de cel mai bun software de management de proiect open-source.