Descoperiți o selecție de șabloane Smartsheet de înaltă calitate, concepute pentru a facilita gestionarea proiectelor și a fluxurilor de lucru în diverse sectoare de activitate.
Smartsheet se distinge ca un lider în domeniul gestionării proiectelor, a sarcinilor și a colaborării, acoperind o gamă largă de organizații, de la întreprinderi mici la corporații. Conform unui studiu recent al Datanyze, Smartsheet deține o cotă de piață de 5,28% în segmentul aplicațiilor de management de proiect și colaborare la locul de muncă.
Acest lucru demonstrează clar că un număr semnificativ de companii folosesc Smartsheet pentru organizarea sarcinilor și a proiectelor. Dacă sunteți și dumneavoastră adeptul acestei platforme și doriți să optimizați timpul dedicat gestionării afacerii, șabloanele Smartsheet vă pot fi de mare ajutor.
Vă invităm să continuați lectura pentru a explora o serie de șabloane Smartsheet profesionale și eficiente, care vă vor permite să demarați proiecte sau sarcini în doar câteva minute.
Ce sunt șabloanele Smartsheet?
Șabloanele Smartsheet sunt foi de lucru preconfigurate, create pentru a facilita gestionarea proiectelor sau a sarcinilor în contexte de afaceri similare. Biblioteca de șabloane Smartsheet este vastă, oferind o gamă largă de opțiuni. Veți putea găsi cu ușurință un șablon care să corespundă nevoilor afacerii sau industriei dumneavoastră.
Aceste șabloane includ toate câmpurile necesare pentru o gestionare eficientă a proiectelor. De exemplu, un șablon pentru planificarea unui eveniment și a bugetului include în mod obișnuit următoarele:
- Coloane pentru detalii precum Numele sarcinii, Persoana responsabilă, Stadiul, Riscuri, Termenul limită, Cantitatea, Bugetul, Note etc.
- Structuri de sarcini și subtask-uri
- Diverse moduri de vizualizare, cum ar fi diagrame Gantt, vizualizare tip card, vizualizare calendar etc.
După ce ați ales șablonul dorit, tot ce trebuie să faceți este să modificați informațiile despre sarcini și subtask-uri pentru a începe managementul evenimentului.
Abonamentele plătite Smartsheet vă oferă acces nelimitat la toate șabloanele. În plus, echipa Smartsheet adaugă constant noi șabloane.
De ce să folosiți șabloane Smartsheet?
Principalul avantaj al utilizării șabloanelor Smartsheet pentru managementul proiectelor sau sarcinilor este posibilitatea de a demara un proiect rapid. Există și alte beneficii, pe care le vom enumera mai jos:
Cum să accesați șabloanele Smartsheet
Dacă sunteți interesat să utilizați șabloane, dar aveți dificultăți în a le localiza, nu vă faceți griji! Urmați acești pași pentru a naviga în platforma Smartsheet și a găsi șabloanele dorite:
Înregistrați-vă în Smartsheet
Dacă nu aveți deja un cont, înregistrați-vă urmând pașii de mai jos. Smartsheet oferă o perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.
- Apăsați butonul „Încercați Smartsheet gratuit”.
- În dialogul „Nu aveți un cont?”, selectați „Creați unul”.
- Introduceți adresa de email sau înregistrați-vă folosind un cont Google/Microsoft.
Autentificați-vă în Smartsheet
Dacă dețineți deja un cont, urmați acești pași:
- Accesați pagina de autentificare a aplicației web Smartsheet.
- Introduceți adresa de email și parola.
- Apăsați butonul „Conectare”.
- Dacă v-ați înregistrat anterior folosind un cont Google, Apple sau Microsoft, alegeți opțiunea corespunzătoare pentru o autentificare rapidă.
Cum obțineți șabloane Smartsheet
- După ce vă autentificați în Smartsheet, veți ajunge la fila „Acasă”.
- Pentru a căuta șabloane Smartsheet, accesați fila „Centru de soluții” sau butonul „Creare” din fila „Acasă”.
- În fila „Acasă”, dați clic pe opțiunea „Creare”, aflată în colțul din dreapta sus al aplicației web.
- Se va deschide un meniu care conține opțiuni precum „Foaie de lucru”, „Formular”, „Raport”, „Căutare șabloane” etc.
- Selectați „Căutare șabloane”.
- Veți fi redirecționat către „Centrul de soluții” unde ar trebui să vedeți ecranul „Căutați toate soluțiile”.
- Alegeți „Vedeți mai multe șabloane” sau „Vedeți mai multe seturi de șabloane”, în funcție de preferințe. Seturile de șabloane includ mai multe elemente de lucru, cum ar fi tablouri de bord, rapoarte, formulare etc.
- În acest moment, veți vedea o listă completă cu șabloane Smartsheet.
- Puteți rafina lista utilizând filtrele disponibile în panoul din stânga, sub rubrica „Centru de soluții”. Opțiunile includ categorii precum „Clienți”, „Finanțe și Contabilitate”, „Resurse Umane”, „IT” etc.
Cele mai bune șabloane Smartsheet pentru diverse industrii
Marketing digital
Șablonul „Plan de marketing digital integrat” este ideal pentru echipele de marketing care gestionează cereri diverse de suport și materiale creative din partea altor departamente. Puteți utiliza acest șablon pentru a demara rapid o campanie de marketing digital integrată.
Foaia de lucru conține formule complexe de calcul tabelar, automatizări ale fluxului de lucru și opțiuni personalizate de formatare a textului. Mai mult, include detalii amănunțite despre planificarea proiectului, elemente specifice planurilor de marketing și un rezumat executiv pentru manageri.
Șablonul permite trecerea rapidă la vizualizarea tip diagramă Gantt din modul grilă, deoarece include deja coloanele necesare pentru „Finalizare” și „Durată”. O coloană de tip „Flag” poate fi folosită pentru a evidenția o anumită etapă a proiectului. În plus, coloana „Buget/Cheltuieli” vă permite să gestionați costurile de marketing.
Comerț cu amănuntul
Industria comerțului cu amănuntul se confruntă adesea cu provocări legate de optimizarea stocurilor. Smartsheet oferă o foaie de lucru automată pentru controlul stocurilor, care poate eficientiza următoarele procese specifice acestui domeniu:
- Optimizarea productivității departamentului de inventar
- Echilibrarea vânzărilor, comenzilor și stocurilor
- Identificarea momentului optim de reaprovizionare
- Reducerea costurilor de depozitare a surplusului de marfă
- Acces imediat la detaliile furnizorilor
Șablonul pentru controlul stocurilor are o zonă de introducere a datelor în partea dreaptă și detalii fixe în partea stângă. Printre coloanele utile se numără: „Departamentul”, „Starea comenzii”, „Denumirea produsului”, „Valoarea inventarului” etc.
Puteți automatiza gestionarea inventarului folosind și șablonul de gestionare a inventarului cu coduri de bare, care include o coloană specială pentru codurile de bare ale produselor. Puteți folosi codurile de bare sau puteți sincroniza foaia de lucru cu un instrument ERP pentru a urmări cantitățile diferitelor produse din depozit.
Construcții și Inginerie
Companiile din domeniul construcțiilor pot beneficia de următoarele șabloane Smartsheet:
- Șablon pentru urmărirea documentației de construcții
- Șablon pentru planificarea utilizării echipamentelor
- Șablon pentru bugetul de construcții
- Șablon pentru planul de construcții cu diagrama Gantt
De exemplu, șablonul pentru planificarea construcțiilor este util pentru planificarea, monitorizarea și vizualizarea proiectelor de construcții. Puteți copia și redenumi șablonul pentru a-l reutiliza în cadrul mai multor proiecte.
Șablonul este compatibil atât cu aplicațiile mobile, cât și cu cele web. Astfel, inginerii și șefii de echipă pot actualiza direct informațiile despre sarcini. Există coloane prestabilite pentru detalii precum „Data începerii”, „Data finalizării”, „Responsabil”, „Starea”, „Procentul de finalizare”, „Durata”, „Note” etc.
Coloana „Numele sarcinii” include deja cele mai comune tipuri de sarcini și subtask-uri din construcții, cum ar fi: „Instalații sanitare”, „Izolații”, „Dulapuri” etc. Subsarcinile sunt detaliate, incluzând lucrări precum: „Lucrări de terasament”, „Demolare”, „Izolații”, „Băi”, „Bucătărie”, „Subsol” și altele.
Divertisment și Ospitalitate
Industria ospitalității și a divertismentului necesită o monitorizare precisă a costurilor, a responsabilităților sarcinilor, a prezenței oaspeților, a vânzărilor de bilete, a asociării biletelor cu veniturile, precum și monitorizarea consumului de alimente și băuturi în timp real.
Pentru a satisface aceste necesități, iată câteva șabloane Smartsheet utile:
- Șablon pentru lansarea evenimentelor și gestionarea bugetului
- Șablon pentru gale de strângere de fonduri
- Șablon pentru gestionarea personalului și a permiselor pentru evenimente
- Șablon pentru planificarea activităților evenimentelor
De exemplu, șablonul „Event Staff Hotel & Passes” este ideal pentru a gestiona cazarea la hotel a personalului sau a clienților care participă la un eveniment.
Acest șablon include coloane esențiale precum: „Tipul permisului”, „Costul permisului”, „Costul estimativ al hotelului”, „Numele hotelului”, „Data de check-in”, „Data de check-out”, „Cardul de credit”, „Tariful” etc.
Finanțe și servicii financiare
Proiectele din domeniul serviciilor financiare necesită acuratețea datelor și capacități de audit eficiente. Următoarele șabloane Smartsheet vă pot ajuta să îndepliniți majoritatea cerințelor din acest sector:
- Șablon pentru lista de verificare a proiectului IPO
- Șablon pentru tabelul de amortizare a împrumutului
- Șablon pentru închiderea financiară de sfârșit de lună
Să presupunem că intenționați să lansați o ofertă publică inițială (IPO). Este un proiect major pentru orice companie care dorește să atragă capital de la investitori prin vânzarea de acțiuni. Puteți utiliza acest șablon Smartsheet pentru a planifica detaliat toate aspectele IPO, chiar dacă nu sunteți familiarizat cu toți pașii.
Coloana „Sarcini pregătitoare” conține deja toate activitățile necesare, cum ar fi:
- Întocmirea situațiilor financiare
- Pregătirea pentru analiza Due Diligence
- Pregătirea structurii Dual-Class
- Implementarea planurilor EIP și ESPP
- Pregătirea documentației S-1
- Perioada de analiză SEC
- Finalizarea și depunerea publică a documentației S-1
Alte câmpuri importante incluse sunt: „Data de începere”, „Termenul limită”, „Săptămâni T-Minus”, „Dependențe”, „Durata”, „Responsabil” etc.
Producție
Fabricile de producție au nevoie de o gestionare eficientă a materiilor prime, a echipamentelor, a rețetelor de producție, a liniilor directoare de dezvoltare a produselor și multe altele. Puteți monitoriza toate aceste aspecte folosind foile de management de proiect din Smartsheet. Iată câteva exemple:
- Șablon pentru jurnalul de raportare a incidentelor
- Șablon pentru aprobarea de noi produse
- Șablon pentru planificarea dezvoltării de noi produse
- Șablon pentru planificarea întreținerii echipamentelor
Șablonul pentru planificarea întreținerii echipamentelor este o listă simplă, care poate fi tipărită sau monitorizată digital. Include majoritatea câmpurilor relevante, precum „Starea echipamentului”, „Numele echipamentului”, „Locația”, „Data ultimei întrețineri”, „Data următoarei întrețineri”, „Frecvența întreținerii”, „Tehnicianul responsabil” și „Note”.
Resurse umane
Smartsheet oferă o gamă largă de șabloane utile pentru agențiile de resurse umane. Aceste șabloane sunt utile și pentru companiile care gestionează intern departamentul de HR. Câteva exemple relevante sunt:
- Director cu informații despre angajați
- Listă de verificare pentru analiza performanțelor angajaților
- Formular de cerere de angajare
- Urmărirea candidaților
- Urmărirea CV-urilor cu formular
- Documentația de încetare a contractului de muncă
- Planul procesului de interviu cu diagrama Gantt
- Listă de verificare pentru angajările noi
- Fișa de pontaj cu aprobare automată
De exemplu, dacă doriți să angajați 10 membri noi pentru echipa de marketing, puteți folosi șablonul „Planul procesului de interviu cu diagrama Gantt”.
Această foaie de lucru include toate etapele unui proces de angajare, cum ar fi: etapa pre-interviu, etapa de interviu cu candidații, etapa de selecție a candidaților și etapa de angajare.
În panoul de navigare din dreapta și în partea de sus, șablonul afișează automat o diagramă Gantt și vizualizarea calendaristică. Astfel, managerii de resurse umane pot verifica stadiul întregului proces de angajare dintr-o singură privire.
Organizații non-profit
Următoarele șabloane Smartsheet sunt potrivite pentru organizațiile non-profit și non-guvernamentale (ONG):
- Plan de marketing pentru evenimente non-profit
- Raportările echipei de teren cu formular
- Gestionarea donatorilor
- Lista voluntarilor
Procesul de contabilitate al organizațiilor non-profit este esențial pentru a menține statutul de scutire de taxe. Prin urmare, trebuie să urmăriți datele donatorilor, cum ar fi sumele donațiilor, numele, adresa, codul fiscal etc.
În acest scop, puteți folosi șablonul „Gestionarea donatorilor” din Smartsheet. Acesta include câmpurile standard de date de care aveți nevoie.
De exemplu, anteturile de coloană prestabilite sunt: „Anul donației”, „Numele donatorului”, „Emailul”, „Numărul de telefon”, „Adresa”, „Regiunea”, „Numele fondului” etc. Deoarece șabloanele Smartsheet se bazează pe foi de calcul, puteți importa datele cu ușurință în diverse programe de contabilitate non-profit.
Contabilitate
Smartsheet oferă o colecție extinsă de șabloane pentru companiile și firmele de contabilitate. Câteva exemple notabile sunt:
- Situația fluxului de numerar
- Bilanțul contabil
- Contul de profit și pierdere
- Închiderea financiară de sfârșit de lună
- Pregătirea declarației fiscale anuale
Companiile mici, mijlocii și startup-urile pot economisi mii de dolari folosind aceste formate. Șabloanele Smartsheet vă vor permite să respectați standardele de contabilitate fără a apela la servicii externe.
Alternative la șabloanele Smartsheet
După ce ați explorat colecția extinsă de șabloane Smartsheet, vă prezentăm câteva alternative, aplicații de management de proiect care oferă și ele șabloane:
Șabloane monday.com
monday.com deține o bibliotecă diversificată de șabloane pentru diferite activități de afaceri. La accesarea bibliotecii, veți vedea categorii de șabloane prezentate, precum „Marketing”, „Management de proiect”, „Design”, „Vânzări și CRM”, „Resurse umane” și „Dezvoltare software”. Pentru o selecție mai largă, puteți alege categorii din panoul de navigare din stânga.
Șabloane ClickUp
Biblioteca de șabloane ClickUp afișează șabloanele cele mai folosite în mod direct pe pagina principală. Acestea includ categorii precum „Design”, „Creativitate”, „Inginerie”, „Finanțe”, „Produs”, „Contabilitate” etc. În bara laterală din stânga, sunt disponibile filtre pe două nivele: „niveluri” și „cazuri de utilizare”. Puteți găsi un șablon potrivit modificând setările filtrelor.
Concluzie
Șabloanele sunt instrumente excelente pentru a demara noi proiecte fără a recurge la ghicitori sau a face greșeli. De aceea, majoritatea aplicațiilor de management de proiect oferă șabloane preconfigurate. Smartsheet nu face excepție, oferind șabloane gratuite pentru uz personal sau comercial, fără a fi necesară vreo licență.
În acest articol, am prezentat o serie de șabloane Smartsheet remarcabile, destinate gestionării afacerilor și a proiectelor. Sperăm că ați găsit cel puțin un șablon care să se potrivească nevoilor dumneavoastră. Începeți să utilizați șabloanele imediat sau adaptați-le pentru a crea propria structură.
Vă invităm, de asemenea, să consultați informații despre cele mai bune șabloane de factură pentru Word și Notion.