În contextul unei lumi din ce în ce mai digitalizate, renunțarea la documentele fizice devine o realitate, de la acte oficiale și examene la plăți și, nu în ultimul rând, semnături. Această transformare digitală a revoluționat stilul de viață și mediul profesional, oferindu-ne posibilitatea de a opta pentru semnături electronice.
Utilizarea unui instrument de scris pentru semnarea documentelor este o practică tot mai desuetă. Pandemia de COVID-19 a accelerat această tendință, impulsionând munca la distanță, unde semnăturile electronice s-au impus ca o soluție optimă.
Așadar, recurgerea la semnături tradiționale nu mai este eficientă nici în scop personal, nici în cel de afaceri, mai ales în contextul colaborărilor la distanță. Procesul clasic de semnare, ce presupune întâlniri fizice, scanare, imprimare, trimitere prin poștă sau fax, se dovedește anevoios, consumator de timp și resurse.
În acest context, software-ul de semnătură electronică reprezintă o soluție salvatoare, automatizând procesul și eliminând complicațiile. Dacă dorești să-ți optimizezi productivitatea și fluxurile de lucru, evitând dificultățile asociate semnăturilor tradiționale, acum este momentul oportun.
Pregătește-te să explorezi universul semnăturilor electronice și să descoperi cele mai eficiente instrumente software în acest domeniu.
Ce reprezintă o semnătură electronică?
O semnătură electronică (eSignature) reprezintă o formă codificată a unei semnături, care atestă aprobarea unui contract sau document digital. Software-ul care permite semnarea electronică a unui document este cunoscut ca software de semnătură electronică.
Poți încărca un document de pe computer, tabletă sau smartphone și îl poți distribui mai multor persoane folosind acest software. Astfel, ei pot semna documentul online, eliminând etapele clasice.
Cu ajutorul software-ului eSignature, poți colecta și stoca semnăturile eficient, prin includerea de câmpuri de introducere în documente. Siguranța datelor este garantată de sistemul de criptare performant, oferit de aceste platforme. Furnizorii de top oferă și funcții de securitate suplimentare, precum jurnale de audit, autentificare și altele.
Un exemplu concret de semnătură electronică este cel al curierului care te roagă să semnezi pe un dispozitiv mobil sau o tabletă la primirea unui colet.
Iată, acum știi ce este o semnătură electronică.
Exemple de utilizare:
- Contracte de vânzare
- Acorduri cu furnizorii
- Formulare de înregistrare clienți
- Aprobări ale clienților
- Modificări de comenzi
- Procesul de angajare
- Documente legale (ex. drepturi de proprietate intelectuală)
- Confirmarea vârstei și acord parental
- Acorduri de confidențialitate
Sunt valide din punct de vedere legal semnăturile electronice?
O întrebare frecventă este: sunt legale semnăturile electronice?
Răspunsul este da, fără echivoc.
Semnăturile electronice sunt obligatorii din punct de vedere legal.
În anul 2000, SUA a adoptat Legea ESIGN, validând semnăturile electronice pentru orice utilizare online. Ulterior, alte regiuni, precum Uniunea Europeană cu elDAS, au urmat exemplul.
În prezent, companiile și antreprenorii nu mai sunt limitați la contracte pe suport de hârtie.
Cum sprijină semnăturile electronice afacerile?
Popularitatea semnăturilor electronice crește rapid. Conform Statista, numărul tranzacțiilor cu semnătură electronică a crescut de la 200 milioane în 2014 la aproximativ 754 milioane în 2017. Se estimează o creștere de 39% până în 2023, depășind 9.073 milioane USD.
Care este cauza acestui fenomen?
Să analizăm împreună.
Flux de lucru eficient pentru economie de timp ⏱️
Cu eSignature, timpul de execuție este redus semnificativ, deoarece documentele pot fi alocate imediat online. Nu mai este necesară așteptarea întâlnirii cu persoana în cauză, ceea ce elimină blocajele în fluxul de lucru. Această tehnologie este esențială, în special în domeniul medical sau în alte sectoare critice unde aprobarea rapidă este vitală.
Confort sporit 💯
Deplasările în locații îndepărtate doar pentru a obține o aprobare sunt un concept depășit. Cu ajutorul internetului și al software-ului eSignature, aprobările pot fi obținute rapid, oferind confort ambelor părți.
Protejarea mediului 🌲
Producția de hârtie implică defrișări masive, afectând mediul. Renunțarea la documentele fizice contribuie la protejarea pădurilor și la crearea unui viitor mai verde pentru generațiile următoare.
Economie de resurse ✂️
Semnăturile electronice economisesc nu doar timp, ci și bani. Reduci costurile cu deplasările și cu achiziția de cerneală și hârtie. Mai mult, poți aloca resursele umane implicate în scanarea, imprimarea și trimiterea documentelor unor activități mai importante.
Acum ești familiarizat cu avantajele semnăturilor electronice comparativ cu cele fizice. Dacă te-am convins, îți prezentăm câteva dintre cele mai performante software-uri de semnătură electronică de pe piață.
eversign
Automatizează semnăturile clienților și cele interne, precum și aprobările cu eversign. Semnarea cu acest instrument este sigură și simplă, fiind compatibil cu orice dispozitiv, și se adresează companiilor de toate dimensiunile.
Dispune de un editor integrat cu instrumente utile pentru a modifica, semna și transmite documente rapid. eversign oferă, de asemenea, un API REST bazat pe JSON pentru a automatiza funcționalitățile.
Funcționalitățile sale sunt similare altor platforme: șabloane, jurnale de audit, semnătură în persoană, integrare, conformitate etc. Pentru securitate, folosește SSL pe 256 biți și monitorizează îndeaproape infrastructura.
Poți programa documentele pentru expirare automată, le poți elimina definitiv sau le poți exporta în altă locație. Poți adăuga până la 25 de membri într-o echipă sau poți gestiona mai multe afaceri.
Versiunea gratuită include 5 documente lunar și 3 documente API. Alternativ, planurile plătite încep de la 9,99 USD/lună și oferă documente nelimitate și funcții extinse.
semnează acum
Folosește semnează acum pentru a genera semnături electronice în diverse situații și a-ți optimiza fluxul de lucru. Trimite documente pentru a fi semnate de mai mulți destinatari sau semnează singur fișierele cu doar câteva clicuri. API-ul său simplu te ajută să integrezi semnături electronice pe site-ul sau aplicația ta în câteva minute.
Poți semna documentele chiar și fără conexiune la internet. Poți solicita informații sau documente suplimentare, seta notificări, invita mai mulți destinatari și seta ordinea de semnare pentru șabloane.
Poți crea un link unic pentru semnare, poți solicita secțiuni de plată opționale în formulare și poți personaliza mesajele de invitație. Adaugă o copie certificată (CC) unor destinatari care ar putea avea nevoie de notificări, împreună cu o dată de expirare. signNow te informează și dacă un destinatar refuză să semneze documentul.
Este compatibil cu PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Type II și 21 CFR Part 11 și are protecție avansată împotriva amenințărilor. signNow are un API RESTful ușor de integrat cu alte instrumente.
PandaDoc
Încheie tranzacțiile cu semnături electronice valabile legal, folosind PandaDoc.
Peste 20.000 de companii folosesc această platformă pentru a economisi timp și resurse. Utilizează PandaDoc pentru a trimite propuneri, oferte, contracte, facturi, care necesită aprobări.
PandaDoc este compatibilă cu orice dispozitiv, simplificând activitatea. Securitatea este prioritară, iar tehnologia eSignature este conformă cu UETA și ESIGN. De asemenea, oferă un certificat electronic pentru fiecare document semnat.
Utilizează notificări și analize detaliate pentru a afla când un potențial client deschide, vizualizează sau comentează documentele trimise. PandaDoc oferă peste 200 de șabloane profesionale pentru a face o impresie de durată.
PandaDoc se integrează cu numeroase platforme, inclusiv HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack etc.
Semnul Nitro
Oferă clienților o experiență de eSigning convenabilă cu ajutorul Semnul Nitro.
Elimină taxele suplimentare și nu te costă per semnătură. Indiferent de tipul documentului (contracte, foi de calcul, formulare, planuri), Nitro oferă instrumentele necesare pentru a simplifica procesul eSigning.
Este compatibil cu majoritatea browserelor web și dispozitivelor mobile. Nitro Sign este sigur și respectă legislația americană privind semnătura electronică. Colaborarea online este simplă: poți partaja documente, le poți revizui și adnota în cloud.
Poți invita alte persoane să comenteze documentele și poți monitoriza fluxul de lucru prin vizualizarea analizelor și a notificărilor în timp real. Pentru a-ți proteja documentele și datele, Nitro Sign folosește autentificare în doi factori, jurnale de audit și certificări de conformitate de la HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield etc.
Optimizează-ți activitatea, oferind o experiență superioară clienților prin crearea, combinarea, conversia și organizarea fișierelor PDF de pe dispozitiv. Astfel, elimini erorile umane implicate în proces.
Completati
Aceasta este o soluție completă și eficientă de semnătură electronică. Este cea mai simplă metodă de a completa fișiere PDF și de a trimite semnături ce pot fi folosite ca probe în instanță. Completati este compatibil cu majoritatea sistemelor de operare (Windows, iOS, Android), asigurând accesibilitate multiplatformă.
Utilizatorii Fill pot fi siguri de protecția datelor. Fill respectă standardele globale de securitate și confidențialitate și cele mai bune practici din domeniu. Din acest motiv, Fill este folosit în sectoare precum sănătate, justiție, imobiliare și servicii financiare.
Datele utilizatorilor sunt stocate în siguranță, cu criptare de nivel militar, conformă cu HIPAA. Fill oferă și analize detaliate, care pot fi de folos multor afaceri.
DocuSign
Accelerează procesul de la contracte și scrisori de ofertă la deschiderea de conturi și facturi prin utilizarea DocuSign. Trimite acorduri și semnează-le online, în siguranță, indiferent de dispozitivul folosit.
Elimină sarcinile manuale repetate și economisește bani. DocuSign oferă aplicații pentru Android, Windows și iOS, pentru a putea lucra de oriunde.
Monitorizează starea acordului și setează mementouri pentru a primi notificări. Poți include câmpuri standard (dată și semnătură) sau poți crea câmpuri personalizate.
DocuSign permite utilizatorilor să semneze în 43 de limbi și să trimită documente în 13 limbi. Standardizează procesul prin stocarea documentelor frecvent utilizate și reutilizarea setărilor personalizate.
Integrează semnăturile electronice cu instrumentele și software-ul pe care le folosești: DocuSign este compatibil cu peste 350 de integrări și API-uri, inclusiv Salesforce, produsele Google, SAP etc. Infrastructura solidă a DocuSign garantează o disponibilitate de 99,99%, esențială pentru activitatea ta.
Siguranța nu este o problemă: DocuSign respectă standardele de securitate globale, inclusiv UE și SUA, și folosește tehnologii avansate de criptare. Respectă reglementările UETA, US ESIGN Act și EU elDAS. De asemenea, generează trasee de audit precise pentru documente.
Prețul începe de la 10 USD pe lună.
Adobe Sign
Adobe Sign este o altă opțiune excelentă. Trimiterea documentelor este la fel de simplă ca și trimiterea unui e-mail. Încarcă un fișier, adaugă adresa de e-mail a semnatarului și apasă butonul „trimite”.
Semnatarii primesc un link pe care pot da click și pot semna documentul dintr-un browser, de pe orice dispozitiv. Pentru mai mult confort, Adobe nu le solicită să se înregistreze sau să descarce aplicații.
Poți vedea starea semnăturii, trimite mementouri, vizualiza audituri detaliate sau anula cererile. Adobe Sign se integrează cu instrumente precum Microsoft 365, Dropbox, Box etc.
Respectă standarde de securitate precum PCI DSS, SOC 2 Type 2 și ISO 27001. Suportă formate variate de fișiere, inclusiv Adobe PDF, MS Word, Excel, PowerPoint, Text, WordPerfect, imagini (PNG, GIF, JPG, JPEG, TIF, BMP), HTML și HTM.
SignEasy
Cu o experiență de peste 10 ani în inovație, SignEasy a ajutat peste 35.000 de organizații să automatizeze procesul de semnare. Renunță la printare, scanare și fax și folosește acest instrument ușor de utilizat.
Adaugă semnături într-un document folosind degetul, un stilou sau mouse-ul. Sau poți încărca o imagine a unei semnături de mână. Permite trimiterea documentelor în serie sau secvențial către mai mulți destinatari, stabilind ordinea de semnare.
Monitorizează progresul trimiterii documentelor și verifică cine trebuie să semneze sau cine a semnat deja. Trimite notificări push sau e-mail ca mementouri și primește alerte când are loc o acțiune. Alte caracteristici includ integrare, conformitate, recunoaștere globală, securitate avansată cu autentificare cu amprentă, coduri de acces și certificare SSL.
Suportă formate precum MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG etc. Permite salvarea documentelor neterminate și accesul la fișiere offline. Importă documente din cloud, carduri SD, e-mailuri și alte aplicații.
Calitatea semnăturilor este ridicată, asemănătoare cu semnăturile fizice. Poți reutiliza șabloane, adăuga imagini, adnotări, inițiale, texte și seta câmpuri personalizate. SignEasy este disponibil în 24 de limbi. Încearcă varianta gratuită de 14 zile.
HelloSign
Cu încrederea a mii de utilizatori din întreaga lume, HelloSign este o soluție de semnătură electronică eficientă. Acum face parte din Dropbox, combinând avantajele ambelor platforme.
Este disponibil sub formă de interfață web, ca add-on Salesforce sau ca API prietenos pentru dezvoltatori.
Reutilizează documentele de semnare ca șabloane, personalizând marca, adăugând atașamente, etichetare albă, gestionarea echipei, semnături electronice încorporate și integrare Salesforce. HelloSign respectă HIPAA.
Prețul începe de la 15 USD/lună, la plata anuală. Poți testa gratuit HelloSign, fără a introduce datele cardului.
Docsketch
Docsketch este un instrument gratuit pentru semnare rapidă, creând semnături electronice într-un mod intuitiv. Este ușor de utilizat pentru toți, indiferent de nivelul de cunoștințe. Arhivează și protejează documentele semnate, prevenind manipularea.
Docsketch respectă legile privind semnătura electronică din SUA și alte țări. Setează procesul de semnare individual sau în serie. Dacă este setată o anumită ordine, persoanele sunt notificate automat când le vine rândul. Vei putea vedea câți au mai rămas pentru a semna documentul.
Transformă documentele în șabloane reutilizabile, accesibile oricând și oriunde. La fiecare document semnat, vei primi un raport detaliat cu informații legale. Funcția de detectare automată a liniilor goale facilitează poziționarea câmpurilor, simplificând configurarea documentelor.
Cu funcția „Trimite ca document de vânzare”, poți obține aprobarea pentru oferte și propuneri. Dacă destinatarul este gata de aprobare, va da click pe butonul „Aprobare” și va fi ghidat prin pașii următori.
Sfaturi suplimentare pentru alegerea unui software bun de semnătură electronică
Deși aceste software-uri oferă funcții similare, modul în care oferă soluții este unic. Din acest motiv, alegerea poate fi dificilă. Ține cont de următoarele aspecte:
- Volumul documentelor: stabilește frecvența trimiterii documentelor care necesită semnături electronice. Dacă este rar, nu are rost să achiziționezi un software cu o capacitate mare. Alege un plan în funcție de necesitățile tale.
- Conformitate: nu te baza pe încredere oarbă. Verifică nivelul de securitate și conformitatea cu reglementările. Asigură-te că oferă autenticitate, jurnale de audit și alte caracteristici importante.
- Integrări și API: verifică cât de bine se integrează software-ul cu instrumentele pe care le utilizezi deja. Află dacă oferă un API deschis, personalizabil, pentru a include funcția de semnătură electronică în site-ul sau aplicația ta.
- Multiplatformă: asigură-te că software-ul este compatibil cu diferite platforme. Nu ar trebui să întâmpini probleme dacă trimiți un contract de pe un smartphone Android, iar destinatarul folosește macOS.
- Tipuri de documente: software-ul eSignature trebuie să accepte mai multe tipuri și formate de documente.
Concluzie
Semnăturile electronice au devenit esențiale pentru companii și persoane fizice. Sunt acceptate la scară largă și au susținerea reglementărilor de conformitate, care sunt importante când lucrezi cu clienți din diverse țări.
Dacă nu ai folosit încă această tehnologie, nu este prea târziu. Achiziționează acum un software de semnătură electronică și accelerează-ți fluxul de lucru mai rapid ca niciodată!
Apoi, generează o semnătură de e-mail.