Obțineți toate avantajele unui birou tradițional optând pentru un birou virtual, disponibil prin diverse platforme online pe care le vom prezenta.
Pentru mulți proprietari de afaceri mici, mijlocii sau independente, închirierea unui spațiu fizic de birou poate fi o provocare. Costurile, cum ar fi chiria lunară fixă, care crește de la an la an, se adună rapid. Uneori, tot ce ai nevoie este o adresă comercială și un loc unde să primești corespondența.
Dacă afacerea ta este online, dar ai nevoie de o adresă comercială pentru facturare, impozitare și conformitate, te-ai putea întreba: „Există o alternativă la închirierea unui birou fizic?” Răspunsul este da! Poți alege un abonament de birou virtual.
Continuă să citești pentru a descoperi mai multe despre birourile virtuale, caracteristicile lor esențiale și câteva opțiuni de top pe care le poți analiza chiar acum.
Soluții de lucru WFH și hibride într-o lume post-pandemică
În timpul pandemiei de Covid-19, multe companii au fost forțate să-și trimită angajații acasă pentru a lucra de la distanță. Dezvoltatorii IT au modernizat rapid instrumentele de lucru online, mai ales în anii 2020 și 2021.
Companiile au observat o creștere a utilizării aplicațiilor ca Zoom, Slack, Asana, Teams, Google Workspace, Google Meet și platforme de whiteboard.
De asemenea, s-a constatat că lucrul de acasă (WFH) a redus costurile cu spațiile de birouri, facilitățile de la locul de muncă, cantinele și sălile de sport. În plus, angajații au devenit adesea mai activi și mai productivi lucrând de la distanță.
Problemele de securitate au fost abordate prin soluții avansate, precum securitatea punctelor finale, aplicații de gestionare a identității și accesului, și virtualizarea desktopului.
După pandemie, multe companii nu au renunțat la munca de la distanță, ci au adoptat un model hibrid.
În acest model, unii angajați lucrează de acasă, în timp ce alții vin la birou. Toți angajații sunt conectați prin platforme de lucru online oferite de Google, Microsoft, Facebook și altele.
Mai multe companii de tehnologie IT au lansat produse noi pentru a servi afacerile digitale moderne, inclusiv birouri virtuale, asistenți virtuali de birou, servicii de redirecționare a corespondenței și mesagerie vocală pentru liniile fixe.
Startup-urile și companiile digitale pot obține toate aceste servicii într-un pachet simplu și accesibil, care le permite să respecte cerințele de reglementare și conformitate.
Ce reprezintă un birou virtual?
Aceste servicii gestionate oferă afacerii tale o adresă fizică diferită de cea personală. Poți beneficia de servicii precum răspuns telefonic, adresă poștală, redirecționare e-mail, conferințe video și săli de întâlnire.
Unii furnizori oferă, ocazional, posibilitatea de a găzdui conferințe într-un spațiu de lucru fizic.
Cu astfel de servicii, eviți bătăile de cap cu închirierea spațiului, contractele, curățenia și plățile lunare.
Întreprinderile mici și startup-urile folosesc aceste servicii pentru a reduce costurile operaționale și cheltuielile generale, concentrându-se pe generarea de venituri în loc de sarcini non-productive.
Caracteristicile esențiale ale furnizorilor de birouri virtuale
#1. Adrese de afaceri
Furnizorul trebuie să ofere adrese comerciale valide pentru înregistrarea afacerii și pentru scopuri fiscale.
#2. Cutie poștală și redirecționare corespondență
Furnizorul ar trebui să gestioneze corespondența primită și să o redirecționeze la adresa ta de domiciliu.
#3. Linii fixe de afaceri și robot telefonic virtual
Este important să existe un număr de telefon oficial pentru clienți și potențiali parteneri. Apelurile ar trebui preluate de un operator live sau un robot virtual.
#4. Flexibilitatea contractului
Contractul nu ar trebui să fie complicat și nu ar trebui să existe taxe ascunse. Furnizorul ar trebui să ofere mai multe resurse dacă dorești să extinzi afacerea.
#5. Conexiune internet de mare viteză
Dacă furnizorul oferă spațiu de co-working pentru întâlniri ocazionale, acesta trebuie să asigure o conexiune internet rapidă pentru multiple dispozitive.
#6. Echipamente audio-video pentru conferințe
Pentru întâlniri hibride, sunt necesare sisteme audio-vizuale eficiente.
#7. Site web și instrumente de chat
Ar fi util dacă furnizorul oferă și servicii de înregistrare și găzduire a site-ului web, împreună cu chat pentru afacerea ta în creștere.
#8. Spații pentru evenimente și întâlniri
Furnizorul ar trebui să poată găzdui întâlniri cu acționari, clienți, conferințe și alte evenimente.
#9. Servicii de imprimare și scanare
Un spațiu de birou hibrid ar trebui să includă servicii de imprimare la cerere și instrumente de gestionare a imprimării, deoarece afacerile au nevoie să imprime contracte.
Mai jos găsești câteva soluții populare de birou virtual pe care le poți lua în considerare pentru afacerea ta:
Birou virtual InCitySpace
Seattle este un important centru de afaceri din statul Washington, SUA. Multe companii străine își doresc o adresă în Seattle pentru a-și consolida identitatea de marcă, a beneficia de avantaje fiscale și a-și spori reputația. O adresă de afaceri din SUA facilitează și gestionarea conturilor curente.
InCitySpace Virtual Office poate satisface aceste nevoi de adresă virtuală în Seattle. ICS oferă adrese stradale reale, nu doar adrese virtuale care nu pot fi verificate de autorități.
ICS deține licențele necesare pentru a opera în SUA, asigurând respectarea legilor statale și federale.
Birouri virtuale Alliance
Alliance Virtual Offices este un lider în domeniu, oferind birouri virtuale cu adrese reale în țări importante pentru afaceri.
Trebuie doar să specifici locația dorită, iar Alliance va prezenta rapid diverse opțiuni cu tarife lunare sau anuale accesibile.
Caracteristicile notabile ale Alliance includ:
- Servicii de recepție live
- Adrese de afaceri virtuale în SUA
- Numere fixe virtuale
- Spații de co-working pentru evenimente
- Rezervarea sălilor de ședințe
- Peste 1200 de locații internaționale și 4000 de săli de ședință globale
WeWork
WeWork revoluționează conceptul de birou virtual, oferind spații de lucru cu chirie la oră, zi, săptămână sau lună. Spațiile lor de co-working includ internet, telefoane, accesorii pentru ședințe, servicii de imprimare și altele.
Caracteristicile notabile ale WeWork sunt:
- Birou dedicat într-un spațiu comun
- Birouri private
- Birouri de dimensiuni apartament cu facilități private
- Birouri la un etaj întreg
- Abonamente lunare pentru spații de co-working
WeWork este popular și printre angajații digitali, oferind lățime de bandă dedicată, acces VPN, acces LAN, acoperire Wi-Fi și servicii IT cu măsuri de securitate la nivel de întreprindere.
Kumospace
Kumospace duce birourile virtuale la un nou nivel, oferind un mediu vizual care creează un birou într-un spațiu virtual. Poți vedea cine lucrează într-o structură similară unei podele de birou, cu birouri, scaune, pereți despărțitori și alte elemente familiare, dar toate în cloud.
Colegii sunt reprezentați de avatare în interfața vizuală și poți vedea dacă cineva nu este la birou prin funcția Mișcare. Alte funcții notabile ale Kumospace sunt:
- Sunet spațial pentru conversații multiple, similar unui spațiu de birou real
- Distribuirea rapidă de documente prin link-uri
- Jocuri distractive la distanță
- Partajarea ecranului cu colegii
- Table albe pentru brainstorming
- Momente informale de socializare
Clevver.io
Clevver.io îți permite să construiești o întreagă companie online și să setezi o adresă de afaceri în 50 de țări din întreaga lume, fiind unul dintre cei mai cuprinzători furnizori de servicii de birou virtual.
Oferă servicii de înregistrare a companiei, conturi bancare, impozitare, contabilitate, cutii poștale digitale și multe altele.
Intelligent Office
Indiferent de dimensiunea companiei tale, Intelligent Office oferă soluții de afaceri virtuale pentru a te ajuta să gestionezi afacerea mai eficient și profitabil. Poți alege birouri virtuale și vei vedea afacerea prosperând cu o imagine profesională.
Această platformă oferă o adresă virtuală prestigioasă pentru a primi corespondență de oriunde și un serviciu de răspuns telefonic care îmbunătățește interacțiunea cu clienții. În plus, poți adăuga un asistent virtual antrenat pentru a te ajuta cu activitățile zilnice.
Regus
Cu Regus, companiile pot avea o prezență corporativă vizibilă la nivel mondial. Poți selecta oricare dintre birourile virtuale din marile orașe și îți poți prezenta afacerea într-un mod profesionist.
Pe lângă o adresă virtuală, serviciul include redirecționarea corespondenței și răspunsul la apeluri.
Caracteristicile notabile ale Regus includ:
- Adresă de companie instantanee
- Recepționer profesionist
- Redirecționarea corespondenței zilnic, săptămânal, lunar sau la cerere
- Număr de telefon local sau național pentru companie
- Serviciu de recepționer profesionist
- Birou la cerere sau spațiu de co-working
- Suport administrativ
Opus VO
Opus VO este o platformă unde poți obține toate serviciile de care ai nevoie la un cost eficient. Poți alege dintre peste 650 de locații din SUA, inclusiv Atlanta, Beverly Hills, Chicago, Brooklyn, Los Angeles, New York și Miami. Caracteristicile cheie ale Opus VO sunt:
- Adresa poștală a companiei
- Numărul de telefon al companiei
- Redirecționare premium a apelurilor
- Număr de fax pentru companie
- Recepționer live
- Mesaje vocale convertite în e-mail
- Serviciu fax-to-email
- Construirea creditului de afaceri
În plus, contra cost, poți beneficia de funcții precum trimiterea de mesaje text, număr gratuit și bridge pentru conferințe audio.
virtualoffice.team
Virtualoffice.team este un spațiu de lucru digital dedicat echipelor distribuite. Această platformă îmbunătățește comunicarea și spiritul de echipă, chiar dacă colegii lucrează din diferite locații. Programul este util atât pentru echipe complet la distanță, cât și pentru echipe hibride.
Poți proiecta un spațiu de birou virtual și îți poți alege biroul unde dorești. Comunicarea și colaborarea cu ceilalți este ușoară, ca într-un birou real. În plus, poți organiza întâlniri în sala de ședințe virtuală și poți invita oaspeți în câteva secunde.
Davinci Virtual
Vrei acces la mii de locații de birouri virtuale din întreaga lume? Davinci Virtual este soluția care oferă tot ce aștepți de la o adresă de afaceri.
Poți avea un birou virtual cu o adresă poștală reală, ceea ce ajută la crearea unei impresii pozitive asupra clienților. Alege din 5.500 de locații de afaceri pentru acordarea de licențe, înregistrare și includere în directoare online.
Poți folosi aceeași adresă pentru a primi corespondența comercială, pe care personalul o va stoca în siguranță pentru ridicarea sau expedierea personală. Companiile pot fi înscrise în directorul de lobby pentru o credibilitate mai mare.
Locațiile pot fi folosite și pentru întâlniri de afaceri, fiind dotate cu internet de mare viteză, table inteligente, proiectoare LCD, ecrane cu plasmă și alte instrumente de prezentare.
Birouri virtuale Stark Office Suites
Cu Stark Office Suites Virtual Offices poți construi o imagine inteligentă și de succes pentru compania ta sau activitatea profesională. Fie că dorești o prezență de afaceri solidă, fie că vrei să reduci costurile unui spațiu de birou permanent, această soluție te va ajuta să-ți duci afacerea la următorul nivel.
Poți alege adrese corporative de top din Westchester, Long Island, Midtown Manhattan și Connecticut. Soluția include o adresă poștală, spațiu de birou și un recepționer personal.
Compania ta poate folosi și Stark Office Suites pentru a organiza întâlniri sau conferințe. Pentru cei mereu în mișcare, oferă un serviciu de recepționer care gestionează preluarea, filtrarea și transferul apelurilor.
Biroul Virtual Servcorp
Biroul Virtual Servcorp îți permite să îți conduci afacerea din oricare dintre cele peste 150 de locații globale, inclusiv New York, Washington, DC, Chicago, Houston, Londra, Paris, Berlin, Tokyo și Osaka.
După ce alegi această opțiune, primești imediat o adresă și un număr de telefon pe numele tău.
Poți folosi această adresă prestigioasă pentru înregistrarea companiei și ca adresă poștală. E-mailurile primite la această adresă vor fi redirecționate oriunde.
Recepționerii dedicați, mesageria vocală interactivă 24/7 și serviciile securizate de fax-to-email sunt alte caracteristici oferite de această soluție.
Dacă ai nevoie de servicii administrative, cum ar fi imprimarea, secretarele sunt disponibile la cerere. În plus, ai acces la spații de întâlnire, conferințe video, săli de consiliu, saloane de lucru în comun cu Wi-Fi și birouri private.
Concluzie
Acest articol ar trebui să îți fi oferit o listă solidă de soluții de birou virtual. Te încurajăm să explorezi aceste site-uri web pentru demonstrații, teste gratuite și discuții de vânzări.
Toate opțiunile prezentate vin cu caracteristicile standard pe care ar trebui să le aibă un furnizor de birouri virtuale.
De asemenea, merită să verifici ofertele de birouri reglabile pentru munca de acasă.