Importanța și Utilizarea Organigramelor în Afaceri
O înțelegere clară a structurii ierarhice a unei organizații sau a unei echipe este esențială pentru a facilita comunicarea eficientă și raportarea corectă. Un șablon de organigramă poate simplifica procesul de creare a unei astfel de diagrame pentru orice tip de afacere.
Organigramele joacă un rol fundamental în orice companie, ilustrând relațiile ierarhice dintre membrii echipei sau la nivelul întregii organizații. Acestea promovează transparența și colaborarea, și totodată, ajută noii angajați să identifice cu ușurință structura de raportare.
Deși crearea unei organigrame poate fi o sarcină complexă și consumatoare de timp, utilizarea unui șablon adecvat poate facilita considerabil acest proces. Să explorăm în continuare conceptul de organigramă, aplicațiile sale practice, diferitele tipuri disponibile și câțiva furnizori de top care oferă exemple utile.
Ce Reprezintă o Organigramă?
O organigramă, denumită și „diagramă organizațională”, este un instrument grafic folosit pentru a reprezenta ierarhia relațiilor dintr-o echipă sau organizație. Într-un mod simplificat, aceasta ilustrează conexiunile și relațiile dintre angajații unei companii.
Deși rolul cel mai frecvent al acestor diagrame este de a reflecta structura unei afaceri, ele pot fi folosite și pentru planificare strategică și alocare bugetară.
De Ce Echipele Utilizează Organigramele?
Organigramele sunt valoroase în diverse moduri pentru afaceri. Iată câteva dintre cele mai importante motive pentru care echipele le folosesc:
Management Eficient al Creșterii
Liderii au nevoie de o viziune clară asupra poziției angajaților în structura organizațională și a rolurilor acestora. Această perspectivă le permite să identifice zonele care necesită îmbunătățiri. În situații precum angajări noi sau fuziuni între echipe, organigramele sunt instrumente ideale pentru a planifica mișcările în avans și a anticipa scenarii de succes.
Comunicare Îmbunătățită Între Membrii Echipei
O organigramă oferă o vizualizare transparentă a relațiilor de muncă. Prin intermediul acesteia, fiecare angajat știe exact la cine poate apela atunci când are nevoie de ajutor. În loc să se chinuie să rezolve problemele individual, angajații pot comunica eficient cu persoana potrivită.
Această diagramă permite identificarea tuturor celor implicați într-un proiect, prevenind astfel solicitarea de asistență de la persoana nepotrivită. Toate acestea contribuie la creșterea eficienței și la minimizarea pierderilor de timp.
Ilustrarea Relațiilor de Raportare
În cadrul companiilor mari, transferurile interne sunt frecvente. De asemenea, noilor recruți le este dificil să memoreze ierarhia echipei. O organigramă ajută angajații să înțeleagă poziția lor în cadrul companiei. Astfel, aceștia se pot referi la diagramă pentru a ști cui să raporteze și cu cine să comunice în funcție de rolul lor.
Vizualizarea Ansamblului
Angajații uită uneori că munca lor contribuie la un obiectiv mai amplu. Organigramele ajută în acest sens. Când angajații își pot vedea poziția în structura organizațională și cum contribuie la succesul afacerii, moralul personalului crește, iar productivitatea este îmbunătățită.
Tipuri de Structuri Organizaționale
Studiind diverse exemple de organigrame, veți observa că există o multitudine de variante. Această diversitate este datorată existenței diferitelor tipuri de structuri organizaționale pe care se bazează organigramele. În continuare, vom analiza câteva structuri organizaționale comune.
Structura Organizațională Ierarhică
Aceasta este cea mai comună structură folosită pentru crearea organigramelor. Persoanele cu cel mai înalt rang sunt plasate în partea superioară a diagramei, iar subordonații sunt poziționați dedesubt.
Această structură seamănă cu forma unei piramide. Ea promovează responsabilitatea și motivează angajații să avanseze în ierarhie prin performanță.
Structura Organizațională Funcțională
Această structură este similară cu cea ierarhică, având profesioniștii de rang superior în partea de sus, și este organizată treptat în jos. Diferența majoră este că angajații sunt grupați în funcție de expertiza și poziția lor în cadrul companiei. Este o structură ușor de scalat.
Structura Organizațională Orizontală sau Plată
Companiile cu un număr mic de manageri și angajați pot considera o diagramă plată extrem de utilă. În mod obișnuit, startup-urile adoptă această structură orizontală înainte de a-și crea diviziuni. Cu toate acestea, unele companii utilizează această structură pentru a stimula interacțiunea și transparența între toți membrii echipei și pentru a reduce nevoia de supraveghere.
Structura Organizațională Divizională
Această structură este ideală pentru corporațiile mari, care au mai multe divizii corporative. Aceste divizii au autoritate asupra propriului personal și cuprind departamente separate, cum ar fi resurse umane, distribuție, IT etc.
Corporatiile cu această structură pot reacționa mai rapid la nevoile pieței sau ale clienților. În plus, aceasta promovează democrația și strategiile personalizate, ajutând companiile să rămână flexibile.
Structura Organizațională Matriceală
Această structură prezintă echipe interfuncționale create pentru sarcini specifice și combină două sau mai multe structuri organizaționale. Ea oferă membrilor echipei o înțelegere dinamică a organizației.
Structura Organizațională Bazată pe Echipe
Companiile cu o astfel de structură își grupează angajații în departamente. În loc să se concentreze pe ierarhia convențională, se pune accent pe autonomia angajaților, colaborarea în echipă și rezolvarea conflictelor. Acest sistem este ideal pentru companiile agile și cele care utilizează metodologia Scrum.
Structura Organizațională în Rețea
Realitatea actuală impune multor organizații să-și distribuie resursele în diverse locații. Companiile a căror structură organizațională se bazează mai mult pe comunicare și conexiuni decât pe ierarhie, ar trebui să adopte un sistem organizațional în rețea. Această structură ilustrează relațiile complexe dintre resursele interne și cele externe.
Indiferent de tipul de structură organizațională pe care îl aveți, următorii creatori de organigrame vă vor permite să o creați cu ușurință.
Instrumente pentru Crearea Organigramelor
SmartDraw
SmartDraw oferă o gamă largă de șabloane pentru organigrame, adaptate diverselor industrii, incluzând corporații, companii de jocuri, divizii de cercetare, finanțe, guvernamentale, resurse umane, organizații non-profit, spitale și diagrame bazate pe fotografii.
Pentru a economisi timp, puteți utiliza un șablon predefinit și adăuga numele membrilor echipei, creând astfel o organigramă personalizată. Instrumentul oferă diverse opțiuni pentru editare, inclusiv modificarea formelor, adăugarea de imagini, crearea de sub-diagrame, modificarea direcției diagramei și a stilului ramificațiilor.
Canva
Canva este o platformă populară care oferă o bibliotecă bogată de șabloane pentru organigrame. Șabloanele sale profesionale accelerează procesul de creație. Oricine poate utiliza funcționalitatea drag-and-drop pentru a crea organigrame personalizate. Canva permite adăugarea de imagini și personalizarea culorilor pentru a se potrivi identității vizuale a companiei.
Pe lângă crearea diagramelor, Canva oferă și opțiuni pentru partajare, descărcare și publicare a diagramelor la rezoluție înaltă. De asemenea, permite integrarea diagramelor în rapoarte și prezentări.
Lucidchart
Lucidchart este o platformă intuitivă și flexibilă bazată pe cloud, care facilitează crearea de organigrame. Puteți începe de la zero sau puteți edita unul dintre șabloanele disponibile.
Editorul Lucidchart permite crearea unei organigrame în câțiva pași simpli, utilizând funcția de import a datelor. Trebuie doar să încărcați informațiile despre angajați în șablon, iar instrumentul va genera automat o organigramă.
Pe lângă crearea organigramelor, Lucidchart permite conectarea cu alte instrumente de gestionare a afacerilor și a resurselor umane, precum BambooHR, Slack, Confluence, Google Slides etc.
Venngage
Fie că aveți o companie mare sau o IMM, veți găsi șablonul potrivit pe Venngage. Puteți selecta șablonul care corespunde nevoilor dvs. și îl puteți personaliza cu ajutorul editorului Venngage.
Puteți adăuga text, pictograme, diagrame, hărți, fundaluri și imagini. Pentru un plus de interactivitate, puteți include link-uri YouTube, sondaje, formulare și cod HTML. De asemenea, puteți adăuga elemente frecvent utilizate în kitul dvs. de branding.
Visme
Pentru un instrument care vă transformă structura organizațională în imagini atractive în câteva minute, Visme este o alegere excelentă. Visme oferă o varietate de șabloane frumoase de organigrame.
Puteți utiliza oricare dintre temele disponibile pentru a asigura o corespondență cu identitatea vizuală a companiei dvs. Visme oferă șabloane adaptate pentru școli, departamente editoriale, agenții web design, echipe de proiect și altele. Alegeți șablonul potrivit echipei dvs. și editați-l cu ușurință.
Adobe Express
Adobe Express oferă o platformă gratuită pentru crearea de organigrame online. Platforma consideră că designul clar este esențial pentru o organigramă, de aceea oferă șabloane atractive, ușor de personalizat.
Utilizatorii pot alege un șablon și pot adăuga imagini, pictograme, grafice și chenare. Puteți încărca materiale de pe computer sau puteți folosi resursele din bibliotecile Adobe Express. După descărcarea diagramei, puteți reveni asupra proiectului pentru a-l actualiza.
Visual Paradigm Online
Visual Paradigm Online este o platformă web unde vă puteți crea gratuit propria organigramă. Puteți alege din sute de șabloane și le puteți edita simplu, utilizând funcția drag-and-drop.
Acest instrument oferă un număr nelimitat de forme și diagrame, precum și acces nelimitat. Persoanele care creează diagrame în scopuri personale și necomerciale își păstrează proprietatea asupra acestora. Diagramele pot fi descărcate în diverse formate, precum PNG, JPG, GIF, SVG și PDF.
Concluzie
O organigramă eficientă vă ajută să urmăriți întreaga forță de muncă. Există diverse tipuri de organigrame, fiecare adaptată nevoilor specifice ale echipei dumneavoastră.
Acum că ați explorat șabloanele disponibile pentru crearea de organigrame funcționale și atractive, le puteți folosi pentru a vă gestiona mai bine echipa.
Persoanele implicate în managementul proiectelor ar trebui să cunoască, de asemenea, diagrama de reper pentru a monitoriza progresul proiectelor.