Optimizarea sarcinilor de resurse umane cu un sistem HRIS
În activitatea zilnică, departamentul de HR interacționează cu un număr mare de angajați, gestionând o mulțime de date necesare pentru decizii informate.
Această sarcină complexă consumă mult timp, limitând capacitatea departamentului HR de a se ocupa de alte responsabilități importante.
Implementarea unui sistem informațional de resurse umane (HRIS) se dovedește a fi o investiție inteligentă, care eficientizează managementul informațiilor despre angajați și sporește productivitatea.
Acest articol detaliază conceptul de software HRIS, diversele sale tipuri și prezintă opt soluții software HRIS pentru gestionarea eficientă a activităților de resurse umane.
Să explorăm acest subiect în detaliu.
Ce este un software HRIS?
Un sistem informațional de resurse umane (HRIS) reprezintă o platformă digitală care automatizează procesele și sarcinile specifice departamentului de resurse umane.
Mai precis, un HRIS este un software dedicat sarcinilor de resurse umane, precum gestionarea datelor angajaților, contabilitatea, salarizarea și alte activități conexe.
Automatizând aceste sarcini, HRIS facilitează procesul decizional, permițând departamentului de HR să se concentreze pe analizarea datelor, mai degrabă decât pe colectarea și compilarea acestora. În plus, un HRIS contribuie la îmbunătățirea eficienței și funcționării generale a organizației.
Majoritatea sistemelor software HRIS includ funcționalități esențiale pentru managementul integral al resurselor umane.
Beneficiile software-ului HRIS
Automatizarea proceselor pentru accelerarea sarcinilor
Un HRIS automatizează sarcinile repetitive ale departamentului HR, cum ar fi gestionarea concediilor, evidența prezenței, calculul salariilor etc. Această automatizare este deosebit de utilă în cazul echipelor mari, economisind timp prețios.
Recrutare simplificată, evaluarea candidaților și integrarea rapidă
Un HRIS poate colecta și analiza simultan numeroase CV-uri, identificând rapid candidații potriviți pentru o anumită poziție. Astfel, sarcinile de resurse umane sunt ușurate, eliminându-se necesitatea de a verifica manual fiecare CV.
După ce un candidat este selectat, HRIS poate gestiona eficient și sarcinile de integrare.
Îmbunătățirea colaborării și a comunicării interne
HRIS servește ca platformă centrală care conectează toți angajații cu departamentul HR. Angajații pot accesa informații despre prezență, fișe de salariu, analiza performanței și pot solicita concedii sau promovări prin intermediul HRIS.
Rapoarte și analize detaliate ale angajaților
HRIS urmărește indicatorii de performanță ai angajaților și generează rapoarte detaliate (săptămânale, lunare, trimestriale și anuale), oferind informații valoroase pentru analiză.
Decizii rapide și precise
Analizând rapoartele și informațiile despre angajați stocate în baza de date HRIS, departamentul HR poate lua decizii eficiente privind gestionarea angajaților.
Integrarea cu alte instrumente
Un HRIS poate fi integrat cu diverse alte instrumente utilizate de companie pentru diverse sarcini. O practică obișnuită este integrarea unui sistem de management de proiect cu HRIS.
Această integrare permite departamentului HR să monitorizeze activitatea angajaților și să genereze evaluări precise.
Acum că am definit software-ul HRIS, este important să înțelegem cum să alegem soluția potrivită pentru nevoile organizației.
Cum să alegi software-ul HRIS adecvat?
Identificarea nevoilor specifice
Primul pas important este să înțelegeți exact ce așteptați de la un HRIS.
Există mai multe tipuri de software HRIS (vom discuta despre ele ulterior). Începeți prin a restrânge opțiunile în funcție de tipul potrivit.
Apoi, identificați sarcinile pe care doriți să le automatizați și gestionați cu un HRIS, precum și numărul total de angajați pe care trebuie să îi gestionați.
Consultarea cu celelalte departamente
Un alt aspect esențial este consultarea cu managerii de departament, echipa IT și echipa de resurse umane.
Această consultare oferă o perspectivă amplă asupra nevoilor și a cerințelor specifice fiecărui departament.
În plus, discuțiile cu colegii pot oferi sugestii valoroase în procesul de selecție a unui HRIS.
Stabilirea unui buget
Diferiți furnizori de HRIS oferă soluții diverse, cu pachete diferite în funcție de caracteristici.
Stabilirea unui buget în funcție de nevoile specifice și de rentabilitatea așteptată a investiției vă va ajuta să restrângeți lista la câteva opțiuni software.
Este important să luați în considerare și achiziționarea unui software printr-o plată unică sau prin pachete cu durată mai lungă, care oferă reduceri.
Discuții cu furnizorii și înțelegerea software-ului
După ce ați restrâns lista de opțiuni software, este esențial să contactați furnizorii.
Programați întâlniri pentru a discuta modul de funcționare al sistemului și pentru a înțelege în detaliu toate caracteristicile.
Această discuție vă oferă o imagine realistă asupra funcționalităților promise de furnizori, permițându-vă să comparați diferitele soluții software și să luați decizia corectă.
Participarea la sesiuni demonstrative
Nu ratați demonstrațiile gratuite oferite de furnizorii de HRIS. O demonstrație vă permite să experimentați practic funcționalitățile și complexitatea software-ului.
Ținând cont de acești factori, veți putea identifica un software HRIS excelent.
Mai jos găsiți o listă cu unele dintre cele mai bune soluții software HRIS disponibile.
Freshteam
Freshteam HRIS este un instrument software excelent pentru gestionarea angajaților, automatizând procesele de integrare și dezafectare, gestionând datele angajaților și evidența prezenței.
Caracteristici
- Configurarea simplă a sistemului de integrare, colectarea și stocarea eficientă a documentelor angajaților pe platformă
- Rapoarte și analize detaliate privind fluxul candidaților și modificările din cadrul forței de muncă
- Portalul de autoservire permite angajaților să înregistreze orele de muncă, să solicite concedii etc.
Freshteam HRIS este o soluție eficientă pentru managementul forței de muncă și comunicarea cu angajații. Puteți testa gratuit software-ul prin intermediul unei perioade de probă de 21 de zile.
Rippling
Rippling reprezintă un HRIS complex, oferind funcționalități ample pentru a acoperi aproape toate cerințele departamentului HR.
Caracteristici
- Integrare facilă cu platforme precum Slack, Zoom, Google Workspace
- Gestionarea rapidă a modificărilor privind angajații, integrarea și dezafectarea
- Automatizarea sarcinilor de compensare, precum calculul salariilor, deducerea automată a taxelor etc.
- Administrarea beneficiilor angajaților (asigurări de sănătate etc.)
- Managementul și monitorizarea prezenței angajaților
- Platformă de învățare integrată pentru training-ul de produs, instruirea privind codul de conduită etc.
Rippling este considerată o soluție de top pentru managementul resurselor umane, dar costurile sale sunt mai ridicate.
Zoho People
Zoho People este un HRIS performant care gestionează datele și performanța angajaților, oferind funcții LMS, de analiză și personalizare, alături de funcții de bază de resurse umane.
Caracteristici
- Funcții pentru managementul angajaților (colectarea și stocarea informațiilor, clasificarea forței de muncă etc.)
- Evidența prezenței și gestionarea timpului liber
- Gestionarea documentației la angajarea unui nou membru
- Platformă LMS pentru toate tipurile de sisteme de instruire
- Fluxuri de lucru personalizabile și sistem de autoservire pentru toți angajații
- Integrare simplă cu Zoho Payroll pentru gestionarea compensațiilor și a beneficiilor
Versiunea standard Zoho People este excelentă pentru managementul angajaților și pentru alte sarcini de resurse umane. Pentru gestionarea salarizării, este necesară achiziționarea Zoho Payroll, ceea ce va crește costurile.
ADP
ADP este un HRIS care oferă funcționalități precum managementul timpului, salarizarea, beneficiile, asigurările, serviciile de conformitate și externalizarea resurselor umane.
Caracteristici
- Procesarea eficientă a salariilor, cu depuneri rapide și integrare cu software de afaceri
- Management automat al forței de muncă, cu soluții de evidență a timpului și prezenței
- Recrutare și integrare simplă, cu servicii de screening
- Externalizarea resurselor umane pentru toate sarcinile majore
- Servicii de conformitate, precum gestionarea taxelor și verificarea angajaților
ADP este o soluție ideală pentru companiile mici care nu au o echipă mare de resurse umane. Serviciul de externalizare a resurselor umane este util pentru startup-urile care doresc să se concentreze rapid pe dezvoltarea afacerii.
Bamboo HR
Bamboo HR este un HRIS care eficientizează sistemul informațional de resurse umane și stochează datele în siguranță. Oferă rapoarte și analize, personalizarea vizualizărilor și multe altele.
Caracteristici
- Colectarea și gestionarea datelor, cu vizualizare și modificare în timp real
- Generarea de rapoarte detaliate pentru analize aprofundate
- Personalizarea sistemului pentru acces ușor la documente
Bamboo HR este un HRIS cu funcții limitate, axat pe documentarea datelor, raportare, analiză și stocarea sigură. Este o soluție ideală pentru companiile mici care au nevoie de gestionarea eficientă a datelor de resurse umane.
Zenefits
Zenefits este un HRIS conceput pentru integrarea simplă, managementul angajaților, urmărirea PTO și evaluarea performanței.
Caracteristici
- Simplificarea procesului de organizare și furnizare a beneficiilor angajaților
- Procesarea rapidă a salariilor, cu funcții avansate
- Integrarea eficientă a noilor angajați, cu documentare simplă
- Respectarea conformității și urmărirea termenelor importante
Zenefits HRIS este disponibil în trei pachete diferite, adaptate nevoilor organizaționale.
Natural HR
Natural HR este o soluție HRIS completă pentru organizațiile de dimensiuni medii, eficientizând sarcinile de resurse umane.
Caracteristici
- Managementul angajaților, cu colectare și stocare precisă a datelor
- Funcții de evidență a timpului (intrare, ieșire, concedii, ore suplimentare)
- Gestionarea automată a salarizării, cu depuneri la timp
- Analiza și raportarea detaliată a performanței
- Informații privind gestionarea fluxului de lucru și modificările
- Administrarea beneficiilor angajaților
Natural HR oferă o soluție unică pentru toate nevoile de resurse umane ale organizațiilor de dimensiuni medii sau mari.
Paycor
Paycor este un HRIS dedicat managementului forței de muncă și sistemelor informaționale ale angajaților.
Caracteristici
- Sistem mobil pentru angajați de înregistrare a orelor de lucru
- Urmărirea și măsurarea performanței angajaților (evaluări, transferuri, promovări)
- Solicitarea facilă a concediilor de către angajați
- Încărcarea informațiilor personale de către noii angajați, înainte de integrare
- Acces la informații despre tendințele de compensare, structura forței de muncă etc.
Paycor este un HRIS cu funcții limitate, conceput special pentru managementul eficient al forței de muncă și urmărirea datelor angajaților.
Care sunt diferențele dintre software-ul HRIS și alte software-uri HR?
Diferențierea dintre diferitele tipuri de software HR poate fi dificilă, deoarece funcționalitățile sunt din ce în ce mai complexe și mai cuprinzătoare.
În general, există 3 tipuri principale de software HR:
#1. HRIS – Sistemul Informațional al Resurselor Umane
HRIS este cel mai frecvent software de resurse umane și reprezintă o soluție de bază. Acesta gestionează datele angajaților, politicile companiei și diverse procese.
Funcțiile comune ale unui HRIS includ recrutarea, evidența prezenței, fluxurile de lucru, urmărirea angajaților, administrația, instruirea și dezvoltarea.
#2. HCM – Managementul Capitalului Uman
HCM include toate funcțiile unui HRIS, oferind și funcții suplimentare.
Acesta oferă capacități de management al talentelor, precum compensațiile, învățarea și dezvoltarea, planificarea succesiunii și planificarea carierei.
Un HCM include și funcții de management al procesului de integrare, urmărirea performanței, controlul poziției etc.
#3. HRMS – Sistemul de Management al Resurselor Umane
HRMS este cel mai complex sistem, având toate caracteristicile oferite de un HRIS și HCM. Deși multe funcții se suprapun cu cele ale HRIS, HRMS adaugă un strat diferit de management al angajaților.
Un HRMS include funcții precum calcularea automată a taxelor, procesarea, deducerea și depunerea salariilor. De asemenea, oferă managementul timpului și al forței de muncă, util pentru urmărirea timpilor de proiect și creșterea productivității.
Datorită complexității și evoluției constante a acestor software, este dificil să se facă o distincție clară între ele, iar multe companii care oferă aceste soluții adaugă permanent noi funcționalități.
Acest lucru duce la utilizarea interschimbabilă a termenilor, dar este important să înțelegem rolul specific al fiecărui tip de software.
Revenind la HRIS, să discutăm despre diversele tipuri de software disponibile.
Tipuri de software HRIS
Toate cele 5 tipuri de HRIS au funcții de bază, precum managementul angajaților, automatizarea proceselor, autoservirea și bazele de date centralizate.
Pe lângă aceste caracteristici esențiale, fiecare tip de software HRIS oferă un set unic de funcționalități.
Iată o prezentare a tipurilor de HRIS:
#1. HRIS Operațional
HRIS-urile operaționale sunt ideale pentru colectarea și raportarea datelor și resurselor. Ele stochează informații despre angajați, detalii despre posturi și evaluările de performanță.
Managerii de resurse umane pot folosi un HRIS operațional pentru a gestiona performanța, promovările, angajările, schimbările interne și evaluările.
Aceste funcții standard de resurse umane ajută organizațiile prin eliminarea sarcinilor repetitive și creșterea eficienței.
#2. HRIS Tactic
HRIS-urile tactice se concentrează pe decizii majore, cu impact potențial asupra organizației.
Pe lângă funcții generale precum training, posturi vacante, recrutare și compensații, aceste software ajută și la alocarea resurselor, dezvoltarea și analiza locurilor de muncă.
Un HRIS tactic gestionează și date externe, precum rapoartele din analiza concurenței, informații despre sindicate, notificările și cerințele guvernamentale.
#3. HRIS Strategic
HRIS-urile strategice analizează compania și creează strategii și decizii în consecință.
Aceste software ajută la planificarea forței de muncă și identificarea zonelor și departamentelor cu multe posturi vacante și cerințe în viitor. De asemenea, ajută la stabilirea obiectivelor, analizând bugetul și tendințele pieței.
Un HRIS strategic este creat pentru organizațiile de dimensiuni medii care doresc să crească și să își extindă forța de muncă.
#4. HRIS Cuprinzător
Un HRIS cuprinzător include toate funcționalitățile tipurilor menționate anterior. Organizațiile care au nevoie de funcții operaționale, tactice și strategice pot utiliza acest tip de software pentru a eficientiza managementul resurselor umane.
Un HRIS cuprinzător include funcții precum gestionarea datelor angajaților și calcularea posturilor vacante, ajută la recrutare și la monitorizarea și analiza performanței.
HRIS-urile cuprinzătoare sunt mai costisitoare, dar oferă o platformă standard pentru toate cerințele unui director de resurse umane.
#5. HRIS cu Funcții Limitate
Acest tip de HRIS este opusul celui cuprinzător. Este un software personalizat, axat pe sarcini specifice de resurse umane. De obicei, aceste HRIS au o singură funcție, dar oferă un sistem complet pentru aceasta.
Un HRIS cu funcții limitate este ideal pentru organizațiile mici, care nu au multe cerințe sau care au nevoie doar de o singură funcție.
Sunt extrem de ușor de utilizat, pot fi gestionate de un singur director de resurse umane și sunt accesibile ca preț.
Concluzie
Un HRIS poate transforma modul în care sunt gestionați angajații unei organizații.
Cu instrumente și funcții avansate, departamentul HR poate menține angajații mulțumiți, obținând în același timp cele mai bune rezultate pentru organizație.
Este important de reținut că un HRIS va fi util doar dacă sunt cunoscute cerințele specifice ale organizației.
Înainte de a lua o decizie importantă, evaluați cu atenție toate aspectele menționate în acest articol.