În contextul actual, marcat de o afaceri care se bazează fundamental pe date, concepte precum performanța și rezultatele, cândva subiective, sunt acum riguros analizate prin intermediul unor cantități masive de informații brute.
În prezent, analiza eficienței unei afaceri și a personalului se realizează facil cu ajutorul diferitelor măsurători, cum ar fi indicatorii cheie de performanță (KPI) și ariile cheie de responsabilitate (KRA).
În acest material, vom explora detaliat aspectele esențiale despre KPI și KRA, inclusiv definițiile, exemplele și o comparație directă între KRA și KPI.
Legătura dintre KRA și KPI și lumea afacerilor
În trimestrul al treilea din 2021, Statele Unite au înregistrat un număr impresionant de peste 356.000 de noi afaceri, ceea ce înseamnă că, în medie, 3869 de firme au fost înființate zilnic.
Menținerea unei afaceri competitive în mediul dinamic și aglomerat de astăzi reprezintă o provocare considerabilă.
Mai mult, în lipsa unor parametri adecvați pentru evaluarea creșterii, afacerea dumneavoastră riscă să se alăture procentului de 50% dintre startup-uri care eșuează în primii cinci ani.
Când vine vorba de monitorizarea progresului, KPI-urile și KRA-urile sunt doi indicatori critici care oferă proprietarilor de afaceri posibilitatea de a evalua rata de succes a firmelor lor.
Probabil vă întrebați: ce reprezintă exact KPI-urile și KRA-urile?
KRA înseamnă Arii Cheie de Responsabilitate, în timp ce KPI reprezintă Indicatorii Cheie de Performanță.
Acești termeni sunt mai mult decât simple abrevieri; ei sunt elementele esențiale pentru a direcționa afacerea dumneavoastră, indiferent de dimensiunea acesteia, prin toate etapele.
Să analizăm ambele concepte cheie, începând cu KPI.
Totul despre KPI
Ce este un KPI?
Indicatorii cheie de performanță (KPI) reprezintă un set de măsurători cuantificabile utilizate pentru a evalua performanțele unei companii într-o anumită perioadă de timp.
KPI-urile pot fi concepute pentru termen lung, concentrându-se pe obiectivele generale ale organizației, sau pentru termen scurt, axându-se pe performanța anumitor persoane sau departamente.
KPI-urile contribuie la creșterea strategică a fiecărui domeniu al afacerii dumneavoastră, inclusiv resurse umane, finanțe, marketing și vânzări.
Tipuri de KPI
Indicatorii cheie de performanță se prezintă sub diverse forme, adaptate la obiectivele specifice ale afacerii. În timp ce unii sunt folosiți frecvent pentru a evalua progresul lunar, alții sunt utilizați pentru a stabili succesul pe termen lung.
Însă, un aspect rămâne constant: măsurarea obiectivelor strategice. Să analizăm tipurile de KPI utilizate.
#1. KPI-uri strategice
Indicatorii cheie de performanță strategici sunt folosiți pentru a evalua performanța organizației într-un anumit moment. Ei joacă un rol important în analiza obiectivelor de afaceri pe termen lung.
Exemple: Rentabilitatea investiției (ROI), Venitul anual, Cota de piață, etc.
#2. KPI-uri operaționale
KPI-urile operaționale evaluează eficiența, calitatea și consecvența operațiunilor zilnice. Ele măsoară performanța obiectivelor pe termen scurt, concentrându-se în principal pe procesele și eficiența organizațională.
Exemple: Vânzări lunare, costuri medii lunare de transport, vânzări pe regiuni, cost per achiziție (CPA).
#3. KPI-uri întârziate și de avangardă
KPI-urile întârziate monitorizează performanța sarcinilor deja finalizate. Conducătorii le folosesc pentru a evalua realizările unui anumit obiectiv într-o anumită perioadă de timp.
Exemple: evaluarea traficului pe site, numărul de participanți la un eveniment și veniturile generate de un program sau o campanie.
Pe de altă parte, KPI-urile de avangardă ajută la prezicerea rezultatelor sau a stării viitoare a unei afaceri.
De exemplu, companiile pot folosi indicatori precum creșterea numărului de locuri de muncă, interesul pentru piețe noi sau rata șomajului pentru a anticipa diferite rezultate pentru organizația lor.
Ce înțelegem prin KPI-uri calitative și cantitative?
KPI-urile calitative se bazează pe o “caracteristică descriptivă”, în general o opinie sau o trăsătură. Ele sunt folosite pe scară largă pentru a evalua satisfacția clienților sau a angajaților prin intermediul sondajelor.
Însăși natura sondajului este calitativă, iar rezultatele se bazează pe opinii și interpretări individuale.
KPI-urile cantitative, în schimb, se caracterizează prin măsurători concrete, având legătură cu date numerice – numărul de produse vândute, vânzările lunare, cursurile frecventate, apelurile gestionate. Aceștia sunt cei mai utilizați indicatori de performanță.
Ambele tipuri de KPI au propriile metode de evaluare.
Indicatori cheie de performanță esențiali pentru orice organizație
Deși există o varietate de indicatori care pot evalua performanța unei companii, am selectat cinci KPI esențiali pentru orice organizație:
- Creșterea veniturilor: Monitorizarea creșterii veniturilor este crucială, ajutând la anticiparea sustenabilității și a progresului afacerii pe termen scurt.
- Fluxurile de venit: Analizarea performanțelor fiecărui flux de venit, cum ar fi venitul per client, venitul per vânzare și alte surse importante de venit, oferă o imagine exactă a creșterii.
- Rentabilitatea în timp: Acest KPI este indispensabil, permițând măsurarea veniturilor și cheltuielilor pe parcursul unei perioade, calculând profitul total și oferind informații pentru reducerea costurilor.
- Satisfacția clienților: Fără clienți, nicio organizație nu poate supraviețui. Fie că este o organizație cu scop lucrativ sau non-profit, este esențial să se asigure că nevoile clienților sunt îndeplinite.
- Capitalul de lucru se referă la fondurile necesare pentru desfășurarea operațiunilor zilnice. Urmărirea acestei valori garantează că organizația are resurse suficiente și este autosuficientă.
Cum se dezvoltă KPI-uri eficiente?
Măsurarea tuturor indicatorilor poate fi copleșitoare, având în vedere abundența de date disponibile.
Totuși, este recomandabil să se măsoare doar indicatorii cheie de performanță care contribuie la atingerea obiectivelor afacerii. Iată câteva aspecte importante de luat în considerare când dezvoltați KPI-uri.
#1. Definiți scopul KPI-urilor
Discutați cu subordonații sau directorii implicați direct sau indirect în proces. Întrebați-i ce doresc să realizeze într-un interval de timp dat și cum vor face acest lucru. Acest demers va ajuta la definirea unor KPI valorosi și relevanți.
#2. Asigurați alinierea cu obiectivele de afaceri
Dacă KPI-urile dumneavoastră nu sunt aliniate cu obiectivele de afaceri, există riscul să vă deplasați într-o direcție incorectă.
Indiferent dacă utilizați KPI-uri pentru operațiuni specifice sau campanii, ele trebuie să fie relevante pentru obiectivele de afaceri.
În fond, fiecare operațiune este orientată către viziunea pe termen lung a companiei, iar KPI-urile ar trebui să susțină această viziune.
#3. Formulați KPI-uri SMART
În termeni de afaceri, SMART se referă la Specific, Măsurabil, Atingibil, Relevant și Încadrat în Timp.
Exemplu: “Creșteți vânzările cu 20% până la sfârșitul acestui an financiar și reduceți rata de abandon cu 5% în 5 luni.”
#4. Fiți clari și preciși
KPI-urile sunt construite pe date brute, așadar cunoașterea datelor este importantă.
Toată lumea din organizație trebuie să înțeleagă ce sunt KPI-urile, cum să utilizeze datele și cum să ia decizii bazate pe date, care au un impact pozitiv asupra obiectivelor generale de afaceri.
#5. Evitați supraaglomerarea cu KPI-uri
Abundența de date brute nu implică necesitatea de a examina fiecare KPI posibil.
KPI-urile ar trebui folosite pentru cele mai importante obiective. Evitați să măsurați KPI-uri nerelevante pentru a menține o direcție clară și criterii de evaluare pertinente pentru afacerea dumneavoastră.
Ce sunt obiectivele SMART?
SMART în obiectivele inteligente se referă la Specific, Măsurabil, Realizabil, Relevant și Încadrat în Timp. Acești parametri asigură că obiectivele sunt bazate pe așteptări realiste și sunt realizabile într-un anumit interval de timp. Stabilirea obiectivelor SMART elimină speculațiile, impune un calendar clar, face obiectivele măsurabile și generează rezultate mai bune.
Acum, după ce am discutat despre KPI, să analizăm KRA.
Totul despre KRA
Ce este KRA?
Aria cheie de responsabilitate sau aria cheie de rezultate se referă la o listă concisă de obiective măsurabile stabilite pentru angajații unei organizații.
KRA-urile fiecărui angajat diferă în funcție de rolul, experiența și așteptările, precum:
- KRA pentru un manager de vânzări poate fi numărul total de vânzări într-un trimestru
- KRA pentru un manager de resurse umane poate fi rata de uzură și satisfacția angajaților
- KRA pentru un administrator financiar poate fi reducerea costurilor și contabilitatea
KRA-urile ajută angajații să înțeleagă mai clar ce se așteaptă de la ei și îi încurajează să lucreze în direcția unui scop bine definit.
De ce sunt importante ariile cheie de rezultate (KRA) pentru companii?
Conform Principiului Pareto, 80% din efecte rezultă din 20% din cauze.
Aplicând acest principiu în afaceri, 80% din valoarea muncii dumneavoastră provine din 20% din efortul depus de dumneavoastră și de angajații dumneavoastră.
Așadar, este esențial să înțelegeți și să identificați rezultatele așteptate de la fiecare angajat, adică acel 20% din activitate.
Odată identificate ariile cheie de rezultate, acestea devin un instrument puternic pentru succesul pe termen lung, aliniind acțiunile angajaților cu obiectivele strategice ale companiei dumneavoastră.
Pe lângă acest aspect, stabilirea KRA-urilor contribuie în mod semnificativ la organizație:
- Delegații lucrează uniform
- Gestionează activitățile și evaluează performanța
- Crește productivitatea angajaților
- Permite măsurarea periodică a rezultatelor
- Asigură coerența cu obiectivele companiei
Obstacole în identificarea, înțelegerea și utilizarea KRA-urilor
Deși dezvoltarea KRA-urilor eficiente nu este un proces extrem de complicat, anumite obstacole comune pot cauza dificultăți.
- Lipsa de claritate: Stabilirea KRA-urilor implică atât angajatul, cât și angajatorul. Acest lucru poate genera uneori confuzie cu privire la sarcinile și rezultatele pe care angajații ar trebui să le prioritizeze.
- Distragerea atenției: Angajații sunt adesea distrași de activitățile zilnice care par importante, dar care aduc o valoare redusă succesului general al organizației.
- Delegarea muncii: Supervizorii care stabilesc KRA-uri pentru subalterni le impun direct responsabilitățile, în loc să le discute cu aceștia pentru a primi feedback. Această metodă de stabilire a KRA-urilor are frecvent un impact negativ.
Cum se identifică ariile cheie de responsabilitate?
Nu există o metodă unică de definire a ariilor cheie de responsabilitate. Aceasta variază în funcție de organizații, departamente și angajați. Prin urmare, este important să se identifice corect KRA-urile și să se acționeze în consecință.
Iată câțiva parametri de care trebuie să țineți cont la identificarea KRA-urilor.
#1. Obiective organizaționale
Înainte de a distribui sarcini și responsabilități, este esențial să se înțeleagă natura și viziunea afacerii.
Asigurați-vă că angajații știu ce vor face și cum va contribui munca lor la obiectivele pe termen lung ale organizației.
Este chiar mai eficient să le permiteți angajaților să se implice activ și să identifice propriile arii cheie de responsabilitate (puteți adăuga întotdeauna KPI-uri la cele dorite).
Astfel, angajații vor fi mai dedicați sarcinilor lor, fiind motivați să se autodepășească, obținând eventual recunoașterea de angajat al lunii.
#2. Calificări educaționale
Un alt aspect important la identificarea ACR este nivelul academic al angajaților sau candidaților.
Nu toată lumea are același potențial și nu toată lumea va produce aceleași rezultate.
Așadar, este crucial să evaluați calificările educaționale ale candidaților, experiența anterioară, setul de aptitudini și interesele înainte de a stabili ariile cheie de responsabilitate.
După analizarea acestor aspecte, decideți care profil se potrivește cel mai bine fiecărui angajat și evidențiați ariile lor cheie de responsabilitate.
Sfat bonus: Recunoașterea punctelor forte ale angajaților și includerea acestora în KRA-urile lor le va crește moralul și îi va motiva să fie mai performanți.
#3. Disponibilitatea de a accepta KRA-urile
Deși obiectivele organizaționale și calificările angajaților sunt importante, este esențial ca angajații să înțeleagă și să accepte de bunăvoie KRA-urile.
Acceptarea responsabilităților cheie va contribui semnificativ la performanța angajatului. Cu toate acestea, trebuie să rețineți că comunicarea verbală nu are valoare legală în mediul actual.
Asigurați-vă, prin urmare, că fiecare responsabilitate discutată cu un angajat este documentată corespunzător.
KRA vs. KPI: Care este diferența?
KRA și KPI sunt două valori esențiale care vă ajută să evaluați dacă organizația dumneavoastră se îndreaptă în direcția corectă.
Evident, ambele valori sunt interdependente. Să analizăm diferențele fundamentale dintre KRA și KPI.
Diferența de bază
KRA-urile se axează pe așteptările stabilite pentru angajați, oferind detalii despre toate sarcinile atribuite și rezultatele așteptate pentru un an financiar.
KPI-urile, pe de altă parte, sunt utilizate pentru a evalua eficient dezvoltarea și performanța KRA-urilor în raport cu obiectivele organizaționale.
Indicatorii cheie de performanță măsoară eficiența ariilor cheie de rezultate definite pentru angajații sau departamentele individuale, determinând dacă organizația progresează către obiectivele sale.
De exemplu, un departament de HR trebuie să angajeze directori de vânzări într-o lună. Să vedem KRA și KPI pentru această sarcină:
Obiectiv: Angajarea a 10 directori de vânzări într-o lună
KRA: Recrutarea și integrarea directorilor de top
KPI: Numărul de directori angajați
Sperăm că acum înțelegeți distincția dintre KPI și KRA. Vom analiza mai multe exemple în continuarea acestui articol.
Roluri
Ariile cheie de rezultate joacă un rol important în înțelegerea performanței generale a organizației, a departamentelor și a angajaților.
Ele oferă un cadru care definește domeniul de aplicare al produselor sau serviciilor oferite de organizație.
În schimb, indicatorii cheie de performanță sunt măsurători cuantificabile folosite de organizații pentru a evalua performanța produselor sau serviciilor. Aceste informații ajută organizația să-și îndeplinească obiectivele pe termen lung.
KPI-urile sunt indicatorii de afaceri cei mai recomandați pentru evaluarea succesului unei organizații de-a lungul timpului.
Exemple de KRA și KPI pentru diferite profiluri profesionale
Director de vânzări
| KRAs | KPIs | Obiective |
| Abilitatea de a prezenta valoarea globală a produsului și ofertele de asistență care se aliniază cu nevoile clienților | Achiziție de clienți noi | Adresați-vă la 5 clienți potențiali cu venituri > 10 milioane USD. |
| Desfășurați ateliere și activități de planificare strategică a vânzărilor | Programe de dezvoltare a angajaților | Desfășurați 2 ateliere despre cele mai bune practici pentru „Vânzarea eficientă” |
| Desfășurați 3 sesiuni de „instruire pentru generarea de clienți potențiali” în fiecare lună |
Manager de resurse umane
| KRAs | KPIs | Obiective |
| Dezvoltarea strategiilor de angajare pentru obiectivele organizației pe termen scurt și lung | Angajarea unui nou angajat | Angajarea și integrarea echipei de vânzări (5 angajați) pentru biroul de vest până la jumătatea lunii noiembrie |
| Sesiuni individuale de orientare | ||
| Implicați-vă cu problemele și preocupările comune ale angajaților. | Dezvoltarea și implicarea angajaților | Creați și partajați formulare de feedback pentru angajați la fiecare 4 săptămâni |
| Rulați sondaje lunare de implicare a angajaților |
Manageri IT
| KRAs | KPIs | Obiective |
| Conducerea fazelor de achiziție, dezvoltare, testare și livrare pentru produse tehnologice | Migrarea la noul sistem | Migrarea tuturor datelor vechi la noul sistem fără manipulare greșită până la jumătatea lunii noiembrie |
| Asigurați-vă disponibilitatea sistemului 24 de ore pe zi, 7 zile pe an, 365 de zile pe an. | Reducerea timpului de nefuncționare a sistemului | Asigurați-vă că timpul de nefuncționare a sistemului este mai mic de 10 minute pe săptămână. |
Concluzie
KRA-urile și KPI-urile sunt interdependente, ambele fiind esențiale pentru succesul afacerii dumneavoastră.
Alinierea acțiunilor angajaților cu obiectivele strategice ale organizației vă poate crește semnificativ șansele de a atinge obiectivele pe termen lung.
Utilizând KRA și KPI în mod coordonat, afacerea dumneavoastră va avea mai multe șanse de succes.
De asemenea, v-ar putea interesa cum să creați tablouri de bord KPI.