Importanța jaloanelor în managementul proiectelor
Jaloanele reprezintă evenimente cheie, esențiale pentru evoluția unui proiect. Managerii de proiect utilizează frecvent diagramele de jaloane pentru a monitoriza progresul, oferind o perspectivă clară asupra modului în care obiectivele proiectului sunt îndeplinite.
Aceste jaloane servesc drept puncte de referință pentru atingerea țelurilor stabilite inițial. Cu toate acestea, interpretarea acestor jaloane poate varia între membrii echipei, ceea ce poate duce la dificultăți în gestionarea proiectului. Este crucial ca toți membrii să aibă o înțelegere comună a acestora.
Pentru a clarifica acest subiect, vom explora în detaliu jaloanele proiectelor, diagramele aferente, șabloanele, beneficiile și multe altele, într-un limbaj accesibil. Vom începe cu o definiție a diagramei de jaloane.
Ce este o diagramă de jaloane?📈
Înainte de a analiza diagramele, să înțelegem ce sunt jaloanele. Acestea sunt puncte de control care evaluează progresul proiectului către obiectivul final. Jaloanele pot fi considerate semnalizatoare care marchează fazele importante ale unui proiect. Iată câteva exemple:
- Datele de început și finalizare ale proiectului.
- Revizuiri planificate ale proiectului de către client, terți sau alte părți interesate.
- Momente în care se discută actualizarea bugetului cu investitorii.
- Livrarea unui produs semnificativ, cum ar fi un prototip de aplicație mobilă📱 către echipa de experiență a clienților pentru feedback în timpul dezvoltării agile.
Jaloanele oferă o vizualizare clară a elementelor importante ale proiectului, indicând progresul în dezvoltarea produsului sau a proiectului în orice moment dat.
O diagramă de jaloane este, așadar, un instrument de management al proiectelor care vizualizează aceste momente cheie. De obicei, software-ul de management de proiect folosește diagrame Gantt sau alte structuri cronologice pentru a plasa jaloanele.
Aceste diagrame includ detalii esențiale precum data de începere, termenul limită și persoana responsabilă. Similar cu diagramele Gantt, diagramele de jaloane folosesc simboluri pentru a marca datele de finalizare planificate și reale. Spre exemplu, o săgeată albă verticală poate indica finalizarea programată, iar o săgeată neagră verticală, finalizarea efectivă. Un diamant alb poate reprezenta o finalizare programată viitoare, în timp ce un diamant negru♦️ poate indica o finalizare programată trecută.
De ce sunt esențiale diagramele de jaloane pentru managerii de proiect
Pentru managerii de proiect sau cei responsabili de dezvoltarea produselor, diagramele de jaloane sunt valoroase din următoarele motive:
Monitorizarea termenelor limită
Împărțirea unui proiect amplu în sarcini și jaloane ajută la stabilirea mai multor termene limită, motivând echipa să lucreze constant în loc să aștepte ultimul moment.
Evidențierea datelor importante
Șabloanele de diagrame de jaloane permit planificarea proiectului ținând cont de vacanțe, ședințe ale consiliului de administrație, teambuilding-uri etc.
Identificarea blocajelor proiectului
Sarcinile care depind de parteneri sau furnizori externi pot cauza blocaje. Managerii de proiect folosesc diagramele de jaloane pentru a include factori externi, prevenind astfel întârzierile.
Optimizarea alocării echipei de proiect
Managerii de proiect folosesc diagramele de jaloane pentru a diviza proiectul în sarcini mai mici. Astfel, aceștia pot identifica abilitățile necesare și pot atribui sarcinile membrilor echipei în funcție de competențele lor.
Transparența în finanțare
Jaloanele proiectului sunt esențiale pentru a informa investitorii despre stadiul proiectului, vizualizând direcția fondurilor și rentabilitatea preconizată. Acest lucru ajută la convingerea finanțatorilor și menținerea fluxului de numerar.
De ce diagramele de jaloane sunt mai eficiente decât foile de calcul
Foile de calcul au dezavantaje în gestionarea jaloanelor, comparativ cu instrumentele dedicate:
#1. Foile de calcul nu oferă automatizarea necesară pentru actualizări. Este nevoie de timp pentru a actualiza statusul proiectului și a comunica cu persoanele responsabile.
#2. Diagramele de jaloane realizate în foi de calcul nu notifică automat echipa la atingerea unui jalon. Este necesară o verificare manuală constantă.
#3. Foile de calcul nu se integrează cu alte instrumente de management de proiect, CRM sau instrumente de videoconferință. Aceasta complică prezentarea rapidă a informațiilor.
#4. Instrumentele de foi de calcul oferă capabilități limitate de raportare, comparativ cu aplicațiile de management de proiect cu diagrame de jaloane. Acestea din urmă oferă funcții specializate de raportare, cum ar fi diagrame de ardere, viteză sau flux cumulativ.
Cum se creează o diagramă de jaloane
#1. Primul pas este definirea obiectivelor proiectului. Folosiți un instrument de management de proiect pentru a crea o cronologie și notați obiectivele. Stabiliți o dată de începere și o dată de finalizare.
#2. Următorul pas este crearea unei liste de sarcini în ordine cronologică. De exemplu, într-un proiect de dezvoltare web, începeți cu achiziționarea unui domeniu și hosting.
#3. Legați sarcinile de intervalele de timp necesare pentru finalizare.
#4. Identificați jaloanele. Pentru a decide dacă o componentă a proiectului este un jalon, verificați:
- Este componenta un punct de control semnificativ al progresului?
- Afectează componenta termenul limită?
- Trebuie revizuită componenta de către părțile interesate?
#5. Creați o cronologie a proiectului, combinând obiective, sarcini, livrabile, faze și jaloane într-o ordine logică. Identificați dependențele care pot crea blocaje.
#6. Împărtășiți diagrama de jaloane cu echipa și părțile interesate. Activați notificările pentru actualizări.
Stabilirea jaloanelor în managementul produsului
În managementul produsului, care utilizează frecvent cadre agile, jaloanele sunt obiective specifice care trebuie atinse la sfârșitul unui ciclu de dezvoltare sau sprint. Iată câteva exemple:
- Atingerea unui obiectiv KPI.
- Adăugarea de noi funcționalități.
- Lansarea unei aplicații pe o nouă piață.
- Activarea echipelor de vânzări și marketing.
- Participarea la conferințe sau expoziții comerciale.
- Începutul sau sfârșitul unui trimestru fiscal.
În continuare, vom explora câteva șabloane eficiente pentru diagrame de jaloane.
Șabloane gratuite de jaloane de proiect
Puteți încerca șabloanele Smartsheet pentru a explora diferite modele. Acestea includ jaloane de proiect, cronologii, achiziții și foi de parcurs.
Deși aceste șabloane, bazate pe Microsoft Word, Excel și PowerPoint, pot fi utile, monitorizarea statusului trebuie făcută manual. Ele sunt disponibile și în PDF pentru transmiterea ușoară a rapoartelor.
Puteți începe cu un șablon de jaloane de bază, care include o diagramă statică și o cronologie vizuală, conținând antete ca destinatarul jalonului, comentarii și stadiul.
Diagrama de jaloane
Diagrama de jaloane Lucidspark permite vizualizarea facilă a obiectivelor și jaloanelor cheie. Este ușor de utilizat și vă permite să organizați jaloanele rapid. Nu este necesară multă editare.
Diagrama este o matrice 3 pe 4 de cărți pătrate, cu coloanele reprezentând jalonul 1, jalonul 2, jalonul 3 și obiectivul final, iar rândurile reprezentând livrabilele, pașii și datele.
Puteți copia și lipi textul pentru titlu și descriere. De asemenea, puteți utiliza Dragline pentru a conecta jaloanele cu sarcini, faze și dependențe.
Șabloane de diagrame de jaloane
Pentru proiecte mari, cu numeroase sarcini și termene limită, puteți folosi exemplul de diagramă de jaloane de la Miro.
Această diagramă este ideală pentru urmărirea mai multor proiecte și sarcini prin diagrame statice și cronologii vizuale. Vă permite să planificați evenimente importante în timpul ciclului de viață al proiectului.
De asemenea, Miro permite colaborarea în timp real cu echipa de dezvoltare. Puteți converti tabla în modul Prezentare pentru a prezenta rezultatele părților interesate.
Creator de diagrame Gantt
Manager de proiect este un instrument care vă permite să creați diagrame Gantt cu jaloane. Acesta oferă notificări automate, evaluarea progresului și raportare.
Instrumentul permite vizualizarea jaloanelor în listă, panou și calendar. Jaloanele sunt marcate cu simboluri de diamant pe cronologia proiectului. Le puteți adăuga și personaliza din meniul Gantt.
Jaloane de proiect
Creately este o platformă pentru diagrame și șabloane profesionale, incluzând modele interesante de diagrame de jaloane, ușor de înțeles de echipe și părți interesate.
O diagramă de jaloane bine proiectată, folosind diagrame Gantt și cronologii, poate servi ca un punct centralizat pentru managementul proiectelor. Creately oferă colaborare live cu resurse interne și externe și notificări inteligente pentru modificările aduse panoului de jaloane.
Diagrama de jaloane a proiectului
Office Timeline este o sursă pentru suplimente care funcționează cu aplicațiile Microsoft Office. Puteți descărca o versiune de probă gratuită pentru a vizualiza jaloanele. În cazul în care considerați șablonul util, puteți achiziționa o licență comercială.
Diagrama sa de jaloane conține o cronologie orizontală, pe care apar jaloanele marcate cu diamante, cercuri și pătrate. Puteți adăuga detalii precum data de începere, descrierea, resursele și data de încheiere.
FAQ
Este diagrama Gantt diferită de diagrama de jaloane?
Diagramele Gantt și diagramele de jaloane sunt instrumente diferite de management al proiectelor. Diagramele Gantt indică activitățile necesare pentru a finaliza un proiect, în timp ce diagramele de jaloane arată datele limită pentru livrarea anumitor elemente ale proiectului sau prezentarea rapoartelor.
Concluzii
Jaloanele joacă un rol crucial în succesul proiectelor. Dacă sunteți manager de proiect, este esențial să stabiliți jaloane. Dacă sunteți membru al echipei, discutați cu liderul de proiect despre stabilirea jaloanelor pentru a facilita o navigare eficientă a proiectului.
Acest articol a acoperit elementele de bază ale jaloanelor, diagramelor de jaloane, beneficiile lor și modalitățile de a le crea. Am prezentat, de asemenea, câteva șabloane utile pentru a vă ajuta să începeți rapid.
Vă recomandăm să citiți și articolul despre foaia de parcurs a proiectului, care oferă îndrumări și șabloane pentru o mai bună raportare către părțile interesate.