Tehnica de Evaluare a Proiectelor (PERT): Organizarea și Programarea Sarcinilor
Diagrama PERT, cunoscută și sub numele de tehnică de evaluare a programului, reprezintă un instrument esențial pentru managerii de proiect. Aceasta facilitează structurarea, organizarea și planificarea sarcinilor proiectului, asigurând respectarea termenelor limită și finalizarea eficientă a fiecărui element de acțiune. Prin reprezentarea grafică a cronologiei, diagrama PERT oferă o înțelegere clară a obiectivelor, de la inițiere până la finalizare.
În anii 1950, Marina SUA a dezvoltat diagrama PERT pentru a eficientiza proiectul submarinului nuclear Polaris. Astăzi, managerii de proiect o utilizează pentru a estima timpul necesar finalizării unui proiect, vizualizând sarcinile și evaluând dependențele dintre ele.
Importanța unei Diagrame PERT
La începutul unui proiect, crearea unei diagrame PERT este crucială pentru o navigare lină. Aceasta ajută la evitarea blocajelor, fiind esențială încă de la faza inițială a ideii. De asemenea, diagrama permite echipei și părților interesate să vizualizeze și să distribuie responsabilitățile. Într-un proiect complex, implicând multiple echipe, o diagramă PERT evidențiază rolurile fiecăreia, creând un flux de lucru sistematic.
Un alt avantaj este facilitarea comunicării eficiente între echipe și în interiorul acestora, stabilind termene clare și precise pentru fiecare sarcină. Astfel, cu obiective și procese bine definite, echipa poate lucra eficient, minimizând erorile.
Cum Alegi Diagrama PERT Potrivită?
Echipele pot folosi diverse software-uri pentru a crea diagrame PERT eficiente. Alegerea unui software adecvat este esențială pentru a optimiza eficiența. Înainte de a selecta un software, este necesară o pregătire și o planificare atentă. Iată pașii de urmat:
- Stabilește livrabilele proiectului.
- Aranjează-le cronologic, de la începutul până la sfârșitul proiectului.
- Identifică și înregistrează dependențele în diagramă.
- Creează o cronologie detaliată, incluzând orele/zilele estimate pentru fiecare sarcină.
- Generează diagrama PERT.
- Definește calea critică a diagramei.
- Revizuiește și actualizează diagrama în funcție de evoluția proiectului și a echipei.
Folosește noduri pentru a reprezenta evenimentele și etapele de referință, iar săgeți pentru a direcționa fluxul sarcinilor.
După stabilirea unei schițe de bază, software-ul poate prelua procesul. Odată ce așteptările sunt clar definite, poți evalua diferitele instrumente disponibile. Deși crearea manuală a diagramelor este posibilă, multe platforme online oferă șabloane și soluții gata de utilizare, economisind timp și efort.
Iată câteva dintre cele mai performante instrumente pentru crearea diagramelor PERT:
Adobe Express
Adobe Express simplifică crearea diagramelor PERT, oferind o varietate de șabloane personalizabile. Site-ul oferă exemple care servesc drept inspirație și economisesc timp valoros.
Caracteristici cheie:
- Acces la mii de șabloane profesionale.
- Filtrare după platformă, stil și alte criterii.
- Personalizarea șabloanelor prin modificarea culorilor, tonurilor și imaginilor.
- Adăugarea de animații sau GIF-uri pentru a face graficul mai atractiv.
- Redimensionarea diagramei în funcție de cerințe.
- Partajarea sau descărcarea diagramei în formatul dorit.
Începe să creezi o diagramă PERT chiar astăzi!
Visme
Visme permite crearea și editarea ușoară a diagramelor PERT. Similar cu Adobe, Visme oferă șabloane predefinite, dar și instrumente pentru crearea și editarea formelor, dimensiunilor și modelelor. Puteți muta nodurile și le puteți conecta sau deconecta cu ușurință, personalizând fluxul diagramei.
Caracteristici cheie:
- Alegerea dintr-o varietate de șabloane.
- Generarea formelor prin pictograma diagramă PERT din fila Date.
- Ajustarea dimensiunilor formelor și săgeților.
- Reordonarea formelor pentru a crea structura dorită.
- Descărcarea ca PDF sau fișier imagine, sau partajarea directă.
Visme oferă și opțiunea de a integra diagrama într-o pagină web.
Lucidchart
Lucidchart este un software popular printre managerii de proiect, ajutând la vizualizarea și structurarea proiectelor. Permite planificarea și conceptualizarea întregului proiect, facilitând comunicarea ideilor cu echipa. Oferă o gamă variată de șabloane, dar și opțiunea de a începe de la zero. Instrumentele Lucidchart permit aplicarea de formule pentru calculul cronologiei.
Caracteristici cheie:
- Înregistrarea și crearea unui panou de bord.
- Crearea nodurilor pe pânză.
- Utilizarea săgeților pentru a indica activitățile din diagramă.
- Specificarea termenelor pentru fiecare acțiune, prin date personalizate sau conectarea la o foaie de calcul.
- Partajarea diagramei cu echipa și părțile interesate.
Lucidchart oferă o perioadă de încercare gratuită de șapte zile, după care platforma notifică despre finalizarea acesteia.
Creately
Creately este o platformă vizuală colaborativă care facilitează planificarea, organizarea și maparea sarcinilor, permițând și urmărirea dependențelor. Colaborarea în timp real este ușurată de funcții precum cursoarele live. Oferă șabloane personalizabile pentru planificare și urmărire, instrumente profesionale pentru diagrame, control pentru diagrame Gantt, cronologii, fluxuri de lucru etc. Infinite Canvas ajută la centralizarea informațiilor legate de proiect într-un singur loc.
Caracteristici cheie:
- Crearea unui spațiu de lucru și adăugarea echipei ca colaboratori.
- Folosirea instrumentelor precum hărți mentale sau post-it-uri pentru a defini etapele proiectului.
- Stabilirea secvenței sarcinilor, a dependențelor și conectarea acestora pentru crearea diagramei PERT.
- Estimarea timpului total al proiectului, calculul timpului pentru fiecare sarcină și generarea cronologiei folosind metodele CPM și PERT.
Creately oferă înscriere gratuită pentru utilizatori.
SmartDraw
SmartDraw este un generator de diagrame PERT care oferă formatare inteligentă și acces pe diverse dispozitive. Automatizează mare parte a procesului de desenare, construind diagrame prin comenzi simple. Realiniază automat elementele pe măsură ce sarcinile și datele sunt editate. Șabloanele de diagrame sunt profesionale și personalizabile.
Caracteristici cheie:
- Formatare inteligentă și accesibilitate pe mai multe dispozitive.
- Automatizarea desenării diagramei.
- Șabloane profesionale și personalizabile.
- Posibilitatea de a partaja diagrama în diverse formate.
SmartDraw este ușor de utilizat și oferă un abonament pentru funcții avansate.
EdrawMax
EdrawMax este un generator de diagrame PERT online care ajută la vizualizarea proiectelor și la evaluarea timpului și a resurselor. Permite gestionarea eficientă a sarcinilor, identificarea obstacolelor și înțelegerea bugetului și a timpului necesar finalizării proiectului. Oferă șabloane predefinite, instrumente de creare și simboluri ilustrative care fac grafica ușor de generat și utilizat.
Caracteristici cheie:
- Utilizarea șabloanelor predefinite sau a unei pânze goale.
- Instrumente de creare a diagramelor și simboluri intuitive.
- Protecția datelor cu criptare SSL.
- Partajare ușoară prin email sau rețele sociale.
EdrawMax oferă o interfață intuitivă și o paletă de culori profesională pentru a crea diagrame PERT eficiente.
Cacoo
Cacoo permite colaborarea în timp real, definirea sarcinilor și estimarea timpului necesar pentru un flux de lucru eficient. Simplifică gestionarea proiectelor și ajută la economisirea timpului și a resurselor. Platforma oferă o gamă extinsă de șabloane și forme de diagrame PERT pentru a ilustra dependențele sarcinilor, calendarul și alocarea resurselor.
Caracteristici cheie:
- Colaborare în timp real.
- Gestionarea facilă a sarcinilor.
- Colecție vastă de șabloane și forme de diagrame.
Cacoo oferă o perioadă de încercare gratuită de 14 zile.
Miro
Miro oferă o experiență personalizată cu numeroase șabloane și o configurare ușoară. Simplifică crearea diagramelor PERT prin pași de bază, oferind flexibilitatea de a crea panouri și a le partaja cu echipa.
Caracteristici cheie:
- Personalizarea experienței cu numeroase șabloane.
- Configurare ușoară.
- Flexibilitate în crearea și partajarea panourilor.
Versiunea gratuită oferă trei panouri editabile, acces la toate șabloanele și forumul pentru toți membrii echipei.
Diagrama Gantt vs. Diagrama PERT
Deși atât diagrama PERT, cât și diagrama Gantt sunt instrumente utile pentru gestionarea proiectelor, ele diferă prin abordare și reprezentare vizuală.
Ambele diagrame ajută la structurarea proiectului, urmărirea progresului și respectarea termenelor limită, asigurând alinierea echipei. Diferența principală constă în reprezentarea vizuală. Diagrama PERT este un grafic cu noduri și săgeți, în timp ce diagrama Gantt este un grafic cu bare orizontale, care ilustrează sarcinile și cronologia.
Alte diferențe:
- Diagrama PERT evidențiază calea critică, iar diagrama Gantt ilustrează fazele proiectului.
- Diagrama PERT elaborează cronologia după definirea sarcinilor, în timp ce diagrama Gantt se concentrează pe urmărirea stării și revizuirea sarcinilor.
- Diagrama PERT include dependențele ca element crucial, în timp ce diagrama Gantt inițial nu le includea.
- Diagrama PERT este utilizată în faza de planificare, în timp ce diagrama Gantt este folosită în timpul execuției proiectului.
Acestea fiind spuse, diferențele constau în structura grafică și reprezentarea vizuală.
Concluzie
Utilizarea software-urilor menționate simplifică procesul de creare a diagramelor PERT. Indiferent dacă preferi crearea diagramei de la zero sau adaptarea unui șablon predefinit, aceste instrumente sunt de ajutor.
Prioritatea este definirea clară a sarcinilor și a activităților cu ajutorul echipelor implicate, pentru a evita modificările majore pe parcursul proiectului.