Vă recomandăm să utilizați OHIO (Only Handle It Once) pentru a vă tria e-mailurile. O parte esențială a OHIO este arhivarea e-mailurilor pe care trebuie să le păstrați – scoateți-le din căsuța dvs. de e-mail! Iată de ce arhivarea este esențială și de ce nu ar trebui să vă deranjați cu folderele.
Cuprins
De ce trebuie să-ți arhivezi e-mailurile
O scurtă recapitulare din articolul nostru din OHIO: căsuța dvs. de e-mail nu este o arhivă, un coș de gunoi, un dulap de dosare sau un depozit. Este o inbox!
Când aveți sute sau mii de e-mailuri în căsuța de e-mail, acestea sunt îngropate rapid. În afara vederii este în afara minții. Este mult mai greu să găsești anumite e-mailuri, face clientul tău de e-mail să funcționeze mai lent (chiar dacă îți accesezi e-mailul printr-un browser precum Gmail) și îți poate consuma spațiul de stocare dacă folosești Outlook sau Apple Mail pe telefon.
Concluzia: nu are rost să păstrați toate e-mailurile în căsuța de e-mail și o mulțime de motive întemeiate să nu o faceți.
Având în vedere acest lucru, trebuie să gestionați un e-mail (răspundeți/redirecționați-l, transformați-l într-o sarcină, configurați o întâlnire) și apoi fie să ștergeți e-mailul, fie să îl arhivați. Iată cum ar trebui să o faci.
Unde ar trebui să arhivați e-mailurile
E-mailurile dvs. ar trebui să intre într-un dosar Arhivă. Nu ar trebui să intre într-unul din câteva sute de dosare atent organizate; ar trebui să intre într-un singur folder Arhivă.
Aceasta este o afirmație destul de îndrăzneață, așa că este nevoie de puțină justificare.
În primul rând, o ierarhie de foldere necesită timp pentru a fi configurată și întreținută, timp care ar fi mai bine petrecut gestionând e-mailurile tale. În al doilea rând, poate fi nevoie de un efort destul de mare pentru a decide unde ar trebui să meargă un e-mail – un e-mail de la colegul tău despre motivul pentru care ar putea rata termenul limită al proiectului intră în dosarul respectiv? Dosarul pentru persoana respectivă? Un dosar cu lecții învățate? — și luarea deciziilor este atât consumatoare de timp, cât și epuizantă. În cele din urmă, poate fi înnebunitor de greu să găsești e-mailuri la o dată ulterioară, când acestea ar putea fi în oricare dintre mai multe foldere, iar fiecare folder are sute de e-mailuri.
O singură arhivă ușurează mutarea e-mailurilor din căsuța de e-mail, deoarece nu trebuie să utilizați resurse de gândire sau de luare a deciziilor. Doar gestionați e-mailul și mutați-l în arhiva dvs. Nu ar putea fi mai simplu, iar atunci când încercați să rămâneți în vârful unui flux nesfârșit de e-mail, doriți ca procesul dvs. să fie cât mai simplu și ușor posibil. Fiecare dificultate sau iritare este amplificată la scară, așa că ceva care este o supărare minoră sau o pierdere de timp pentru un e-mail va fi o supărare uriașă și o pierdere de timp pentru sute de e-mailuri.
Pentru unii oameni, aceasta va fi o ușurare binevenită a torturii unei structuri de foldere, dar alți oameni vor trebui să respire într-o pungă de hârtie la gândul că își vor pierde structura de foldere minuțioasă, complicată, logică și frumoasă. Dacă ești tu, atunci, din păcate, va fi greu de înghițit. Vă recunoaștem durerea, chiar dacă suntem siguri că beneficiile pe termen lung ale unei singure arhive vor compensa mai mult decât durerea pe termen scurt de a vă schimba sistemul.
Cum să-ți arhivezi e-mailurile în vrac
Probabil pare evident că, pentru a arhiva e-mailurile, trebuie doar să le mutați în folderul Arhivă și aveți dreptate în acest sens. Dar dacă aveți sute sau mii de e-mailuri în căsuța de e-mail, atunci mutarea acestora individual va părea destul de descurajantă. În mod ideal, trebuie să găsiți o modalitate de a le muta în vrac.
Dacă utilizați un client precum Microsoft Outlook sau Apple Mail, este ușor să selectați e-mailuri în bloc. Faceți clic pe un e-mail din căsuța dvs. de e-mail, derulați în jos, apăsați tasta SHIFT de pe tastatură și selectați un alt e-mail. Toate e-mailurile dintre primul și al doilea vor fi selectate. Puteți să le trageți și să plasați în dosarul dvs. de arhivă sau să utilizați butonul Arhivă. La fel ca pictograma dischetă care este folosită pentru a reprezenta Salvarea, există o pictogramă arhivă standard care arată ca o cutie de arhivă tradițională de carton. Acesta este atât în Outlook, cât și în Apple Mail (atât în aplicațiile client, cât și în aplicațiile mobile) pentru butonul Arhivă.
Dacă utilizați clientul Outlook, puteți crea și o acțiune Quick Step care marchează toate e-mailurile selectate ca citite și le mută în folderul Arhivă cu un singur clic (sau comandă rapidă de la tastatură).
Dacă ați decis să începeți din nou, atunci puteți oricând să selectați toate e-mailurile din căsuța dvs. de e-mail utilizând comanda rapidă de la tastatură Ctrl + A (Comandă + A pe un Mac) și arhivându-le. Nu vă putem spune dacă acesta este lucrul corect de făcut, dar cu siguranță veți primi foarte repede o căsuță de e-mail goală.
Într-o interfață web precum Gmail, puteți selecta o pagină la un moment dat făcând clic pe caseta de selectare din partea de sus a paginii.
După ce ați selectat e-mailurile, faceți clic pe Arhivă pentru a le muta.
Nu există nicio comandă rapidă de la tastatură pentru a selecta toate e-mailurile din căsuța dvs. de e-mail Gmail (deși * + a va selecta toate e-mailurile de pe pagină), dar când ați selectat toate e-mailurile de pe pagină, o bară de mesaje va apărea deasupra e-mail-urilor oferindu-vă opțiunea de a selecta toate e-mailurile din căsuța dvs. de e-mail.
Faceți clic pe acest link pentru a selecta toate e-mailurile din căsuța dvs. de e-mail. Bara de mesaje se va modifica pentru a vă permite să anulați selecția.
Câte e-mailuri ar trebui să arhivezi?
Numărul de e-mailuri pe care doriți să le arhivați simultan depinde într-adevăr de dvs. După cum am mai spus, a avea o căsuță de e-mail goală este în cel mai bun caz temporar și în cel mai rău caz aproape imposibil. Nu dețineți controlul asupra a ceea ce intră în căsuța dvs. de e-mail, deoarece oricine are adresa dvs. vă poate trimite ceva. Deci, chiar dacă reușiți să vă goliți căsuța de e-mail, aceasta nu va rămâne goală. Acestea fiind spuse, nu este o țintă rea de urmărit, deoarece a avea o căsuță de e-mail goală, chiar și pentru o perioadă scurtă de timp, cu siguranță îți scapă puțin de presiune de pe umeri. Dar nu va rămâne gol, motiv pentru care gestionarea e-mailului este un proces, nu un scop. Și, desigur, nu trebuie să arhivați un e-mail dacă nu trebuie să îl păstrați, îl puteți șterge – aceasta este o opțiune excelentă pentru economisirea spațiului.
Deci, în loc să vă concentrați toate eforturile pe arhivarea (sau ștergerea) fiecărui e-mail din căsuța dvs. de e-mail, concentrați-vă pe obiective realizabile care vă vor reduce stresul prin e-mail. Numai dumneavoastră știți ce vă va reduce stresul prin e-mail, dar exemplele de obiective sunt:
Nu a mai rămas niciun e-mail cu prioritate ridicată la sfârșitul zilei
Niciun e-mail vechi de mai mult de două zile lucrătoare în căsuța dvs. de e-mail
Niciun e-mail de la personalul/managerul/clienții (ștergeți după caz) la sfârșitul săptămânii
Află ce e-mail îți provoacă cel mai mult stres. Gestionați și arhivați (sau ștergeți) acele e-mailuri ca prioritate.