Un sistem software de programare a personalului reprezintă o soluție digitală, bazată pe tehnologia cloud, menită să faciliteze alocarea eficientă a schimburilor de lucru către angajați, luând în considerare diverse criterii.
Planificarea programului de lucru al angajaților pe diverse schimburi este o sarcină complexă, însă dificultatea crește atunci când trebuie să ne asigurăm că aceasta se realizează corect, respectând o serie de constrângeri. Aceste constrângeri includ locația, timpul, numărul de angajați necesari pentru a finaliza o anumită activitate, adăugând un plus de complexitate.
Din acest motiv, persoana responsabilă cu repartizarea turelor angajaților trebuie să fie extrem de atentă la disponibilitatea fiecărui angajat în diverse zile și intervale orare. În caz contrar, se pierde scopul principal al programării angajaților, acela de a maximiza vânzările și de a minimiza costurile cu forța de muncă.
Pare complicat, nu-i așa? Tocmai pentru a asigura acuratețea acestei sarcini critice și susceptibile la erori, organizațiile de toate dimensiunile utilizează software specializat pentru programarea forței de muncă.
Un astfel de software oferă detalii precise despre angajații aflați în concediu sau care nu sunt disponibili într-un anumit interval orar. Astfel, riscul de erori și confuzii, comparativ cu realizarea manuală a aceluiași proces pe hârtie, este redus considerabil.
Să analizăm mai în detaliu avantajele pe care le poate aduce un software de gestionare a forței de muncă afacerii tale:
Gestionarea programelor pe departamente: Dacă întâmpini dificultăți în coordonarea programelor angajaților din diverse departamente, un software de programare poate fi soluția ideală.
Minimizarea erorilor umane: Este un fapt cunoscut că erorile umane sunt inevitabile. Chiar și atunci când folosești o foaie de calcul digitală pentru a gestiona programul angajaților, pot apărea erori, cum ar fi lipsa de personal. Software-ul de programare automatizează această sarcină, centralizând toate informațiile necesare și avertizând utilizatorii în cazul unor omisiuni.
Reducerea sarcinilor repetitive: Programarea angajaților implică, în mare măsură, crearea și alocarea turelor de lucru săptămânal și lunar, o sarcină care se repetă constant. Cu ajutorul software-ului specializat, poți crea șabloane reutilizabile, economisind timp prețios. De asemenea, ai posibilitatea de a copia programe anterioare.
Colaborarea angajaților la programare: Software-ul de programare a angajaților bazat pe cloud permite angajaților să facă schimb de ture sau de intervale orare, eliminând astfel potențialele conflicte.
Crearea unei baze de cunoștințe: Software-ul poate utiliza datele istorice stocate pentru a anticipa necesarul de personal în perioadele de vârf.
Într-adevăr, sunt multe de luat în considerare. Acum, că înțelegi cum un software de programare a angajaților poate îmbunătăți eficiența, productivitatea și reduce costurile cu forța de muncă, haide să explorăm cele mai performante soluții disponibile pe piață.
Breathe Rota
Rota, de la Breathe, simplifică și eficientizează programarea echipelor.
Acest instrument oferă un generator de programe intuitiv, bazat pe sistemul drag-and-drop, facilitând alocarea și distribuirea rolurilor.
În plus, poți salva orice șablon de program pentru utilizare ulterioară. Aplicațiile și notificările bazate pe cloud asigură o comunicare eficientă între toți membrii echipei.
Rota pune la dispoziție un tablou de bord personalizat, unde angajații pot accepta, refuza sau schimba turele. De asemenea, instrumentul de pontaj automat facilitează pregătirea rapoartelor de prezență.
Poți testa Breathe Rota printr-o perioadă de probă gratuită de 14 zile, pentru a te familiariza cu gestionarea eficientă a forței de muncă.
Shiftboard
Shiftboard este o platformă cloud destinată companiilor care doresc să gestioneze programul forței de muncă și detaliile legate de acesta. Se concentrează în special pe angajații plătiți cu ora, unde programarea eficientă, interacțiunea în timp real și feedback-ul sunt esențiale pentru îndeplinirea sarcinilor zilnice. Pe lângă funcțiile de programare, Shiftboard include și înregistrarea timpului și a prezenței, urmărirea solicitanților și instrumente de integrare.
Shiftboard este cunoscut pentru contribuția sa la reducerea costurilor cu forța de muncă și la creșterea productivității pe termen lung. Un aspect distinctiv al Shiftboard este gradul înalt de personalizare, permițând configurarea sa în funcție de cerințele unice ale fiecărei afaceri.
Iată principalele avantaje ale utilizării Shiftboard:
- Optimizarea programului: Personalizează profilurile de lucru, programele de echipă și regulile de afaceri pentru a gestiona eficient programul de lucru. Shiftboard notifică automat despre disponibilitatea angajaților, prevenind programarea acestora în zilele în care nu sunt disponibili.
- Alerte în timp real: Shiftboard informează automat angajații atunci când li se alocă o tură de lucru. Mementourile automate ajută angajații să nu uite de schimburile lor.
- Planificarea cererii: Datele istorice bine structurate permit optimizarea programului de lucru, conducând la reducerea costurilor și o aliniere mai bună a programului cu cerințele clienților.
- Independența de platformă: Angajații pot accesa și gestiona schimburile alocate de pe orice sistem de operare, folosind browserul web. Aplicațiile pentru Android și iPhone sunt disponibile pentru utilizatorii acestor sisteme.
Shiftboard oferă două versiuni ale software-ului de programare, adaptate nevoilor specifice ale organizațiilor orientate pe producție și servicii. Planurile lor pentru companii mari sunt foarte scalabile, fiind concepute pentru a gestiona peste 100.000 de angajați.
ScheduleAnywhere
ScheduleAnywhere este o platformă online de programare a forței de muncă, concepută pentru a ajuta managerii să programeze angajații care lucrează în diverse departamente și locații. Permite supravegherea necesarului de personal, urmărirea orelor de lucru, gestionarea cererilor de concediu, alocarea orelor suplimentare, notificarea angajaților despre schimburile lor și multe altele.
Acest software de programare este adaptabil la cerințele diferitelor industrii, inclusiv comerțul cu amănuntul, serviciile, transportul, sectorul guvernamental, energia, sănătatea, siguranța publică și aplicarea legii. Managerii pot aloca și programa ture, pot roti schimburile și pot crea modele de programare. Capacitatea de a programa mai mulți angajați și de a copia programele complete elimină necesitatea reintroducerii programului de lucru.
Alte avantaje includ:
- Eliminarea riscului de suprapunere a turelor, prevenind suprasolicitarea angajaților.
- Accesul la informații detaliate și generarea de rapoarte privind angajații, locația, programul schimburilor, departamentele și multe altele.
- Permiterea angajaților să aleagă modalitatea preferată de comunicare pentru a primi notificări privind schimburile alocate.
- Posibilitatea de a alege diverse intervale de program, cum ar fi programe de 1 zi, 7 zile, 14 zile, 28 de zile sau 42 de zile, codificate cu culori pentru a identifica zilele de concediu medical, vacanțe și alte tipuri de absențe.
- Urmărirea pregătirii, abilităților, certificărilor angajaților și notificarea automată cu 90 de zile înainte de expirarea acestora.
ScheduleAnywhere este accesibil, cu planuri începând de la 25 USD pe lună. Planurile pot fi personalizate în funcție de dimensiunea afacerii și de suplimentele alese.
Humanity
Humanity este un software de programare a angajaților potrivit pentru companii de toate dimensiunile, ajutând proprietarii și managerii în alocarea sarcinilor și programul de lucru al angajaților. Poți personaliza software-ul pentru a corespunde standardelor companiei. Humanity este compatibil cu dispozitivele mobile, oferind posibilitatea de a gestiona programarea angajaților și de a rezolva problemele de oriunde.
Humanity include funcții de programare intuitive, cum ar fi drag-and-drop, alocarea turelor în funcție de abilitățile angajaților. Pe lângă managerii de echipă, și angajații beneficiază de acest software, având posibilitatea de a schimba turele și de a solicita zile libere de oriunde. De asemenea, aceștia pot consulta programul direct din aplicația mobilă Humanity.
Software-ul de programare a angajaților Humanity oferă următoarele caracteristici:
- Utilizat de peste 175.000 de companii din întreaga lume pentru nevoile lor de programare, cum ar fi programarea în timp real, gestionarea schimburilor și aprobarea cererilor de zile libere.
- Include un sistem de pontaj integrat pentru a urmări cu exactitate orele de lucru ale angajaților, a calcula prezența și a genera foi de pontaj pentru calculul salariilor.
- Modulul de gestionare a concediilor facilitează solicitarea zilelor libere de către angajați, oferind o imagine clară asupra disponibilității personalului în timp real.
- Permite importarea KPI-urilor pentru a anticipa modelele de programare viitoare pe baza informațiilor despre date.
Humanity oferă trei planuri de abonament pentru programarea angajaților, începând de la 3 USD per utilizator pe lună. Planul pentru companii mari este personalizabil în funcție de cerințele acestora.
ZoomShift
Zoomshift este o platformă de programare a forței de muncă care permite alocarea turelor și sarcinilor pentru angajații care lucrează cu ora, inclusiv freelancerii.
Fiind un software cloud, facilitează gestionarea solicitărilor de concediu, alocarea orelor suplimentare și verificarea disponibilității angajaților, eliminând conflictele și confuziile. Odată creat programul, ZoomShift notifică automat angajații prin intermediul platformei preferate. Angajații pot solicita schimbări de ture sau le pot oferi altor angajați.
ZoomShift include un sistem de pontaj pentru a urmări orele de lucru, oferind informații utile despre întârzieri, plecări anticipate sau nerespectarea programului. De asemenea, oferă posibilitatea de a genera rapoarte de salarizare și de a le exporta în software-ul de salarizare. ZoomShift este accesibil prin browser web și prin aplicația mobilă.
Principalele beneficii ale utilizării ZoomShift ca platformă de programare:
- Crearea facilă a programelor de lucru.
- Designul șabloanelor de planificare.
- Aprobarea cererilor de concediu.
- Gestionarea schimburilor de ture.
- Monitorizarea orelor suplimentare și eliminarea conflictelor de ture.
- Urmărirea orelor de lucru ale angajaților.
- Trimiterea notificărilor de programare către angajați.
- Generarea și exportul rapoartelor de programare și a orelor de lucru în scopuri salariale.
Planurile de abonament ZoomShift încep de la 2,50 USD per utilizator pe lună pentru organizații mici. Planurile premium pentru organizații medii costă 4 USD per utilizator, iar pentru companiile mari este disponibil un plan personalizat.
When I Work
When I Work este o platformă de programare a angajaților accesibilă din orice browser web. Ajută companiile să creeze și să modifice programul angajaților, să aloce orele de lucru și să adauge sarcini noi. De asemenea, permite urmărirea orelor de lucru, completarea turelor și gestionarea prezenței angajaților.
Managerii pot gestiona programul și urmări orele de lucru direct din aplicațiile mobile. Angajații primesc notificări privind alocarea turelor și pot solicita modificări de tură direct din aplicație.
Managerii pot gestiona și aproba cererile de concediu pe platformă, minimizând erorile și conflictele în crearea programelor de lucru. Datele angajaților pot fi importate sub formă de fișiere CSV, evitând introducerea manuală a datelor.
When I Work se integrează cu software-ul de salarizare precum Gusto, QuickBooks și ADP, facilitând procesarea mai rapidă a salariilor. Platforma gestionează integrarea noilor angajați, aprobă concediile și schimburile de ture, completează schimburile libere.
De asemenea, permite confirmarea schimburilor, alocarea sarcinilor și discuții cu angajații pentru a-i ține la curent. When I Work suportă conversații private și de grup, facilitând comunicarea. Angajații pot notifica disponibilitatea, pot solicita zile libere și pot participa la schimburi.
When I Work are un cost de 2 USD per utilizator pe lună pentru întreprinderile mici, iar companiile mari pot opta pentru versiunea enterprise, care este personalizabilă.
Sling
Sling este o platformă eficientă pentru planificarea și colaborarea angajaților, concepută pentru a ajuta afacerile care angajează personal pe ture să gestioneze schimburile, orele de lucru, salariile și alte sarcini.
Tabloul de bord centralizat oferă posibilitatea de a configura șabloane personalizate de ture, a gestiona disponibilitatea angajaților, a aproba cererile de concediu și de schimb de ture. Sling include un sistem de pontaj care permite angajaților să înregistreze orele de intrare și de ieșire, să urmărească orele de lucru și să primească notificări privind întârzierile și intrările incomplete, direct din aplicațiile mobile. Datorită calendarului partajat, administratorii pot aloca ture și sarcini angajaților din diverse locații.
Sling include patru funcții esențiale: sarcini, schimburi, mesaje și flux de știri. Funcțiile de chat permit angajaților să comunice prin postări, link-uri, videoclipuri și fotografii, să discute despre schimburi de ture și să notifice modificările efectuate.
Platforma pune la dispoziție șabloane pentru ture, pe care managerii le pot utiliza pentru a aloca turele, fără a fi nevoie să le creeze de la zero. Aceste șabloane includ filtre încorporate, cum ar fi data, poziția sau departamentul, facilitând căutarea rapidă a informațiilor. În mod similar, angajații pot solicita zile libere și schimburi de ture prin portalul dedicat.
Versiunea gratuită a Sling oferă numeroase funcții. Versiunile premium și business, cu costuri de 3 USD și 4 USD, pot fi achiziționate pentru funcții suplimentare.
Workforce.com
Workforce.com este o soluție cloud completă, oferind funcții de planificare și gestionare a prezenței pentru managerii de resurse umane. Editorul său de tip drag-and-drop permite automatizarea creării programelor, ținând cont de locația angajaților și de disponibilitatea lor.
Software-ul se asigură automat că programul creat respectă legile și avertizează în cazul în care acesta încalcă politicile companiei sau legislația muncii.
Platforma se integrează cu sisteme HR populare și cu software-uri de salarizare precum Gusto, ADP, Paychex, Square, Sage și altele. Workforce.com are o aplicație care permite angajaților să fie la curent cu cele mai recente informații, chiar și atunci când sunt ocupați. Angajații pot alege și alte medii de comunicare, cum ar fi SMS-urile sau e-mailul. În cazul unei anulări a turei, managerii pot comunica rapid informațiile despre schimbul vacant, pentru ca angajații disponibili să-l poată prelua.
Workforce.com analizează datele istorice de programare pentru a determina câți angajați sunt necesari pentru o anumită locație sau zi, permițând optimizarea programului de lucru. De asemenea, oferă posibilitatea de a crea șabloane de programare, care pot fi reutilizate în viitor.
Funcțiile de planificare Workforce.com sunt disponibile în planul de abonament pentru afaceri, cu un cost de 4 USD per utilizator pe lună. Înainte de a achiziționa software-ul, se poate testa gratuit timp de 14 zile.
Deputy
Deputy este o platformă populară de management al resurselor umane, oferind funcții integrate de gestionare a angajaților și de programare a forței de muncă. Sistemul sofisticat de programare permite alocarea turelor de lucru, atribuirea sarcinilor și calcularea automată a orelor suplimentare.
Deputy urmărește orele de lucru și prezența angajaților prin sistemul de pontaj integrat. De asemenea, platforma oferă funcții de comunicare pentru a face anunțuri generale. Soluția se integrează cu platforme populare de gestionare a salariilor, POS și HR, extinzând funcționalitățile și performanțele.
Aplicația mobilă intuitivă, bazată pe inteligență artificială, permite gestionarea schimburilor de lucru indiferent de locație. Aplicația dedicată pentru iPad permite angajaților să se autoservească și să înregistreze orele de intrare și de plecare.
Deputy notifică automat angajații cu privire la programul lor de lucru prin intermediul canalului preferat, cum ar fi e-mail, SMS sau notificare push. Angajații au opțiunea de a anula tura alocată, permițând managerilor să programeze un alt angajat în locul său.
Beneficiile utilizării Deputy ca software de planificare a forței de muncă:
- Gestionarea mai multor locații de lucru și departamente dintr-un singur cont.
- Eficientizarea procesului de calcul al salariilor și a sarcinilor administrative.
- Obținerea confirmării aprobării schimburilor de către angajați.
- Atribuirea sarcinilor și urmărirea progresului acestora.
- Reducerea sarcinilor repetitive în gestionarea programelor și a pontajelor.
- Păstrarea datelor în siguranță.
- Nu necesită hardware și software special.
Software-ul de programare Deputy costă 2,50 USD pentru fiecare utilizator lunar, cu facturare lunară. Se poate testa gratuit timp de treizeci și una de zile.
Concluzii 👨💻
Am ajuns la final! Acestea sunt cele mai performante soluții software pentru programarea forței de muncă, care simplifică gestionarea angajaților și a programului lor. Alegerea software-ului potrivit depinde de cerințele și standardele specifice ale fiecărei companii.
Îți recomandăm să explorezi și unele dintre cele mai bune soluții software pentru gestionarea resurselor umane.
Urmărește mai jos versiunea video a acestui articol.
Dă Like și abonează-te la Canalul de Youtube tipstrick.ro.
