Un element fundamental pentru o afacere prosperă este coordonarea perfectă dintre toate componentele sale. Pentru a menține această armonie și dinamism, firmele trebuie să stabilească proceduri clare, pe care angajații să le urmeze în îndeplinirea sarcinilor zilnice sau a celor standard.
O companie lipsită de documentație și proceduri bine definite riscă să se confrunte cu dificultăți majore și să rateze termenele limită.
De exemplu, o firmă producătoare de automobile trebuie să efectueze periodic verificări și teste riguroase, făcând ajustări constante pentru a atinge eficiența maximă.
În acest context, procedurile standard de operare (PSO) devin esențiale.
Nu trebuie confundate PSO-urile cu regulamentul intern sau cu procesele de lucru. PSO-urile oferă, în schimb, un ghid detaliat, pas cu pas, pentru executarea sarcinilor, contribuind la creșterea eficienței și la reducerea ambiguității în cadrul organizației.
Deși scopul PSO-urilor rămâne constant, formatul și etapele specifice variază în funcție de mărimea companiei și de domeniul său de activitate. De aceea, am compilat o listă cu cele mai utile șabloane PSO pentru companii de toate dimensiunile.
De ce sunt esențiale PSO-urile?
PSO-urile reprezintă baza unui flux de lucru eficient într-o organizație. Un PSO bine structurat servește drept ghid permanent pentru angajați, stabilind clar așteptările.
Să analizăm mai detaliat beneficiile PSO-urilor:
#1. Integrare îmbunătățită
Multe organizații folosesc PSO-urile pentru a accelera și a eficientiza procesul de integrare a noilor angajați. Încă din prima zi, noii veniți primesc proceduri clare și detaliate, care îi ajută să-și îndeplinească sarcinile zilnice.
Acest lucru se traduce printr-o productivitate sporită și facilitează evaluarea noilor angajați de către liderii de echipă și manageri.
#2. Menținerea consistenței organizaționale
Un set de proceduri standardizate asigură consistența la nivel organizațional și menține toți angajații pe aceeași lungime de undă.
Când fiecare angajat știe clar cui îi raportează și ce pași trebuie să urmeze într-o manieră ierarhică, șansele de apariție a problemelor sunt mult mai mici.
#3. Înțelegerea celor mai bune practici
Analiza și revizuirea sarcinilor descrise într-un document contribuie la o înțelegere aprofundată a celor mai eficiente metode de lucru pentru sarcinile zilnice dintr-un departament.
Deși PSO-urile sunt doar sugestii, ele pot evolua în ghiduri detaliate, oferind o perspectivă clară asupra modului în care o sarcină trebuie îndeplinită pentru a satisface cerințele părților interesate.
#4. Reducerea costurilor de instruire
PSO-urile pot genera economii semnificative pentru organizație. Costurile de instruire, atât pentru angajații existenți, cât și pentru cei noi, pot fi reduse prin includerea șabloanelor PSO în materialele de training.
De asemenea, schimbările minore sau majore din cadrul unei organizații, cum ar fi pensionările, promovările sau demisiile, nu ar trebui să afecteze fluxul de lucru. PSO-urile stabilesc un proces standard pentru sarcinile pe care un angajat le-a îndeplinit în mod obișnuit.
#5. Menținerea calității muncii
PSO-urile previn erorile inițiale și se dovedesc a fi extrem de utile. Atunci când un angajat părăsește compania și este înlocuit de unul nou, PSO-urile asigură că fiecare persoană este responsabilă pentru sarcinile sale și că urmează pașii corecți pentru a atinge o eficiență maximă.
Cum se creează proceduri de operare standard?
Elaborarea PSO-urilor clare și detaliate poate fi o activitate complexă și consumatoare de timp. Există o serie de aspecte de luat în considerare atunci când concepeți PSO-uri pentru organizația dvs.
Iată etapele implicate în crearea unei proceduri standard de operare:
- Stabiliți scopul și sarcinile: Definiți clar obiectivul creării PSO-ului și sarcinile specifice pe care doriți să le abordați. Dacă nu sunteți direct implicat în procesul zilnic, consultați părțile interesate și persoanele responsabile.
- Cunoașteți publicul țintă: Țineți cont de publicul căruia i se adresează documentația. Dacă PSO-ul este destinat unui public care are nevoie de asistență 24/7, este crucial ca documentația să fie ușor de înțeles și de aplicat.
- Alegeți structura PSO-ului: Înainte de a redacta efectiv PSO-urile, stabiliți structura, limbajul și tonul care se aliniază cu identitatea mărcii și cu specificul industriei.
- Selectați șablonul adecvat: Deși puteți începe de la zero, există numeroase șabloane PSO disponibile pentru diverse industrii și domenii. Utilizarea unui șablon poate accelera procesul de redactare și poate asigura respectarea standardelor.
- Actualizați periodic PSO-urile: Este esențial să actualizați PSO-urile pe măsură ce procesele se modifică. Deși actualizarea manuală poate fi anevoioasă, puteți utiliza software specializat pentru a stoca și a actualiza automat PSO-urile.
Scrierea PSO-urilor poate părea intimidantă, dar devine mult mai ușoară cu ajutorul unui șablon bine structurat. Mai jos, am inclus cele mai utile șabloane PSO (Procedură Standard de Operare) pentru companii cu diverse domenii de activitate.
Smartsheet
Smartsheet oferă o gamă variată de șabloane PSO, acoperind diverse domenii, cum ar fi operațiunile de asistență, PSO-uri pentru hoteluri și oaspeți, PSO-uri pentru depozite și chiar PSO-uri pentru servicii de curățenie.
Fiecare dintre aceste PSO-uri este creat în conformitate cu standardele industriei și cu procesele pe care majoritatea echipelor le urmează pentru a maximiza eficiența.
Personal, apreciez în mod deosebit șablonul de procedură standard de operare IT oferit de Smartsheet. Acest șablon prezintă fiecare etapă în detaliu și include o schemă a unei operațiuni IT. Este esențial pentru înțelegerea regulilor și reglementărilor.
Șablonul de operațiuni IT de la Smartsheet este disponibil în format Word și include memento-uri pentru sarcinile de rutină, cum ar fi depanarea documentelor, evenimentele de securitate și procedurile de configurare, precum și crearea de diagrame de proceduri și programarea mentenanței.
Click Up
Șabloanele PSO de la Click Up sunt ușor de citit și captivante, incluzând toate detaliile esențiale. Aceste șabloane sunt user-friendly și pot fi implementate rapid în procedurile standard.
Platforma oferă peste 15 categorii, printre care vânzări, asistență, resurse umane, finanțe, IT, design și altele.
Șablonul HR SOP este unul dintre cele mai populare. În loc să folosească foile de calcul Excel tradiționale sau actualizări manuale, acest șablon PSO creează o listă de verificare pentru toate sarcinile. Acesta pune bazele automatizării sarcinilor repetitive.
Șablonul PSO HR de la ClickUp detaliază toate responsabilitățile departamentului de resurse umane, de la integrare la recrutare și de la încheierea contractului de muncă la alte sarcini zilnice.
Guru
Un PSO ușor de înțeles și detaliat, care ajută echipele să-și eficientizeze procesele interne și să identifice problemele. Am observat că toate șabloanele PSO de la Guru sunt ușor de adaptat și de citit, chiar și pentru începători.
Șablonul începe cu scopul sarcinii și contextul creării PSO-ului. Apoi, se prezintă secțiunea „Cum se procesează”, care oferă un ghid detaliat, pas cu pas.
Guru oferă diverse șabloane PSO, inclusiv documentația produsului, liniile directoare ale mărcii, managementul schimbărilor și integrarea angajaților. Puteți consulta lista completă de șabloane aici.
Scribehow
Următorul pe listă este șablonul standard, ușor de înțeles, de la Scribehow. PSO-urile lor garantează consecvența și calitatea operațiunilor, asigurându-se că echipa dumneavoastră respectă cerințele legale și de reglementare.
Dacă sunteți în căutarea unui șablon ușor de utilizat, șablonul PSO de la Scribehow este alegerea ideală pentru a începe.
Șablonul include titlul, versiunea și data efectivă a versiunii. Cuprinsul permite navigarea rapidă la oricare dintre secțiuni.
În continuare, utilizatorii găsesc detaliile sarcinilor, inclusiv scopul, domeniul de aplicare al documentului și responsabilitățile. Secțiunea „Cum se face” este detaliată în sub-pași simpli.
Un avantaj major este că Scribehow include și informații despre fiecare revizuire, data aprobării și istoricul versiunilor.
Proces.st
Proces.st este o platformă bazată pe inteligență artificială care oferă software PSO și o bibliotecă extinsă de șabloane. Platforma oferă două tipuri de șabloane: unul pentru crearea procedurilor de la zero și celălalt pentru crearea procedurilor manuale.
Structura șablonului lor standard este mai detaliată și mai descriptivă în comparație cu cea de la Scribe. Majoritatea acestor șabloane sunt create ținând cont de sistemul de management al calității standard ISO.
Process.st oferă peste 50 de șabloane gratuite și descărcabile, care pot fi adăugate în contul dumneavoastră sau descărcate gratuit în format PDF. Puteți răsfoi șabloanele pe categorii, cum ar fi marketingul de conținut, integrarea angajaților și a clienților, afaceri, construcții, securitate, IT, operațiuni și altele.
TemplateLAB
TemplateLAB dispune de o gamă largă de șabloane PSO în format Word, care pot fi descărcate. Oferă șabloane PSO pentru procese de afaceri, management legal, resurse umane și imobiliare, precum și pentru companii din domeniul artelor și media.
Un avantaj major este că aceste șabloane PSO sunt ușor de editat și nu lasă nicio sarcină neacoperită. Designul simplu de la TemplateLAB acoperă toate detaliile pe care doriți să le includeți în PSO.
De exemplu, acest PSO pentru site-ul de cercetare include abrevierile și definițiile proceselor implicate. Lista de verificare a sarcinilor zilnice include principii, mostre, echipamente, reactivi și soluții, controlul calității și managementul deșeurilor.
Jotform
Jotform este un generator de formulare online care acoperă diverse domenii de utilizare pentru planuri de afaceri și PSO-uri. Jotform oferă totul chiar pe pagina sa PSO, ceea ce înseamnă că nu trebuie să descărcați și să editați PSO-urile în format Word sau PDF.
Pe site-ul lor, șabloanele PSO sunt prezentate sub forma unui chestionar pe care îl puteți completa și trimite spre revizuire părților interesate.
După aprobare, PSO-urile pot fi descărcate în format PDF.
Un aspect apreciat la Jotform sunt elementele personalizabile, pe care le puteți adăuga sau elimina din șabloanele PSO. Puteți, de asemenea, adăuga sau elimina pagini pentru a include mai multe detalii în PSO.
Notion
Notion are un șablon PSO detaliat, conceput pentru întreprinderile mici. Totuși, nu oferă șabloane prefabricate pentru o anumită industrie. Există un singur șablon standard pe care îl puteți utiliza și adapta pentru echipa dumneavoastră.
Deși lipsește clasificarea și gama largă de șabloane, acestea pot fi folosite pentru a crea PSO-uri ușor de înțeles și rapid de citit.
Partea inițială a șablonului include titlul procedurii și data creării, împreună cu departamentul responsabil. Apoi, adăugați contextul manual sau încorporați linkul sub formă de PDF, Google Drive sau Maps și includeți linkurile către toate documentele relevante.
De asemenea, puteți adăuga terminologii specifice industriei și puteți detalia procesul în pași clari. Un avantaj important este că puteți reduce numărul de pași prin încorporarea unui videoclip de la Loom sau Miro.
De asemenea, puteți eticheta sau adăuga numele persoanelor responsabile pentru sarcinile specifice la fiecare pas.
Kipwise
Kipwise oferă șabloane PSO concepute pentru echipele de marketing și vânzări, operațiuni, asistență clienți și resurse umane. Acest șablon standard urmează aceeași structură ca majoritatea șabloanelor.
După înregistrare, puteți edita șablonul direct pe platformă. Autorul poate adăuga sau elimina sarcinile, după caz. De asemenea, puteți include linkuri relevante și conexe, cum ar fi linkuri către întâlniri, resurse și ghiduri, pentru a eficientiza fluxul de lucru.
Gânduri finale
Șabloanele PSO vă pot economisi timp prețios. Șabloanele PSO flexibile necesită doar câteva ajustări și personalizări pentru a crea documentația necesară, care face ca sarcinile zilnice să fie interesante și ușor de reținut.
Analizați aceste șabloane gratuite și alegeți-l pe cel mai potrivit pentru a vă ajuta echipa să performeze mai bine.
În plus, aruncați o privire la șabloanele de management de proiect Notion pentru a transforma fluxul dumneavoastră de lucru.