Software-ul dedicat automatizării operațiunilor reduce considerabil efortul manual și intensifică productivitatea în majoritatea organizațiilor care integrează tehnologia, atât în format digital, cât și fizic.
Automatizarea reprezintă o resursă esențială pentru antreprenori și manageri care doresc să scadă costurile operaționale fără a sacrifica eficiența și volumul producției.
De la producția de bunuri de consum, aparatură și automobile, până la programarea software, întreaga industrie beneficiază de automatizarea sarcinilor și a procedurilor.
Fie că sunteți nou în domeniul automatizării sarcinilor, fie că deja o utilizați, dar doriți să optimizați metodele de automatizare existente, ați ajuns unde trebuie!
Acest articol vă prezintă câteva instrumente performante de automatizare a sarcinilor utilizate de întreprinderile mici și mijlocii, startup-uri și companii mari. Veți descoperi, de asemenea, detalii despre etapele și avantajele automatizării sarcinilor. Să începem!
Ce este automatizarea sarcinilor? 👩💻
Automatizarea sarcinilor se referă la folosirea programelor software sau a algoritmilor pentru a realiza sarcini manuale repetitive și previzibile, prin intermediul computerelor, smartphone-urilor, tabletelor sau microcomputere precum Raspberry Pi.
Aceasta îmbunătățește uniformitatea și corectitudinea proceselor de lucru. În plus, automatizarea sarcinilor aduce o eficiență notabilă chiar și în cazul celor mai complexe operațiuni. În mod evident, reduce necesarul de efort manual pentru a atinge un anumit rezultat, eficientizând în același timp întregul proces al afacerii sau proiectului comercial.
Automatizarea sarcinilor nu elimină în totalitate implicarea oamenilor. Ea doar diminuează necesitatea intervenției manuale a angajaților companiei, permițându-le acestora să investească timp în creșterea vânzărilor, optimizarea strategiilor de marketing și, în ultimă instanță, generarea de venituri mai mari.
Pașii pentru automatizarea unei sarcini de afaceri 🏦
Automatizarea sarcinilor în afaceri se bazează, în mare măsură, pe structuri condiționale, un element fundamental al programării computerelor care rezolvă problemele de tipul IF Then Else (sau Dacă Atunci Altfel).
Cu toate acestea, nu este necesar să cunoașteți codificarea, deoarece există instrumente de automatizare a sarcinilor cu funcționalitate de tip „drag-and-drop”. Puteți construi scenarii de automatizare foarte sofisticate fără a scrie nici măcar o linie de cod.
Iată pașii de urmat pentru majoritatea instrumentelor menționate în acest articol sau găsite în alte surse online:
#1. Creați un flux de lucru pentru sarcini repetitive
În primul rând, trebuie să determinați dacă procesul de afaceri este repetitiv. Vă prezentăm un flux de lucru pentru managementul proiectelor din Asana. Acesta este un exemplu excelent de scenariu de automatizare:
- Managerul de proiect a adăugat o sarcină în Asana.
- A fost adăugat și un responsabil pentru această sarcină.
- Aplicația Google Calendar a responsabilului va include automat această sarcină ca activitate în program.
Vă puteți folosi imaginația și creativitatea pentru a dezvolta fluxuri de lucru similare.
#2. Selectați o aplicație de declanșare și adăugați evenimente de declanșare
Majoritatea software-urilor de automatizare a sarcinilor vă vor solicita să alegeți o aplicație și un eveniment de declanșare care vor iniția fluxul de lucru automatizat. În exemplul anterior:
- Evenimentul de declanșare: o sarcină nouă este adăugată și atribuită unui membru al echipei.
#3. Selectați o aplicație de acțiune și un eveniment de acțiune
În continuare, trebuie doar să alegeți Google Calendar ca aplicație de acțiune și să adăugați un eveniment din calendar ca eveniment de acțiune.
#4. Activați automatizarea
Instrumentul de automatizare va efectua diverse teste și autentificări de cont pe parcursul procesului. După ce vă asigurați că automatizarea funcționează conform așteptărilor, puteți activa scenariul.
Din acest moment, aplicația de automatizare a sarcinilor va rezerva automat în calendar intervalul de timp pentru membrii echipei atunci când atribuiți o sarcină nouă. Nu mai este nevoie să le urmăriți sau să trimiteți e-mailuri de reamintire!
Beneficiile automatizării sarcinilor 👍
Avantajele pe care le obține afacerea dvs. prin automatizarea sarcinilor variază de la un sector la altul. Însă, următoarele beneficii sunt comune în orice domeniu:
- Accelerează sarcinile repetitive. Dacă pașii unei operațiuni sunt previzibili, software-ul poate replica acești pași, iar dvs. vă puteți relaxa în timp ce programul execută sarcinile una după alta.
- Puteți proteja angajații de epuizare și oboseală, folosind un cod algoritmic pentru a executa sarcini repetitive.
- Oamenii au tendința de a face erori minore, precum greșeli de scriere, atunci când lucrează în mod repetat la aceiași pași ai unei sarcini. Însă, astfel de erori pot avea consecințe grave pentru clienții dvs. Puteți folosi software de automatizare a sarcinilor pentru a executa sarcinile repetitive și a proteja compania de pierderi de reputație.
- Aceste instrumente eliberează angajații de munca manuală, astfel încât să îi puteți instrui și aloca unor departamente generatoare de venituri, precum vânzări, marketing, vânzări suplimentare și servicii pentru clienți.
- Majoritatea industriilor de producție de bunuri de consum, electrocasnice și automobile utilizează o combinație de algoritmi și brațe robotizate pentru a automatiza întreaga linie de producție. În principal, acest lucru reduce costurile de producție.
- Automatizarea sarcinilor asigură că procesul dvs. digital de afaceri este în conformitate cu politicile companiei, cum ar fi automatizarea fluxului de lucru pentru documente pentru crearea și aprobarea documentelor de afaceri.
- Obțineți un control mai mare asupra operațiunilor comerciale și a liniilor de producție. În caz de urgență, puteți implementa cu ușurință soluții de recuperare în caz de dezastru, precum mutarea aplicației cloud către un alt furnizor de servicii cloud sau adaptarea nevoilor de producție la o fabrică neafectată.
- În cele din urmă, cel mai căutat beneficiu este o rentabilitate mai mare a investiției în procese de afaceri manuale, precum marketing digital, marketing prin e-mail, integrarea online a clienților, verificarea digitală KYC și multe altele.
Acum cunoașteți definiția software-ului de automatizare a sarcinilor, pașii de urmat și beneficiile sale. Este momentul să explorăm câteva instrumente populare de automatizare a sarcinilor, ușor de folosit și accesibile financiar pentru orice tip de afacere sau pentru uz personal:
Pipefy
Când vine vorba de automatizarea sarcinilor sau a fluxului de lucru, Pipefy este o soluție potrivită. Pe lângă automatizare, puteți crea și modifica orice tip de flux de lucru pe această platformă, cu posibilități de scalare nelimitate și fără dificultăți. Interfața sa vizuală intuitivă face ca procesul de automatizare să fie fluid și eficient.
Ca urmare, eficiența echipei crește, iar angajații pot profita la maximum de aplicațiile lor. De asemenea, Pipefy vă ajută să gestionați rapid schimbările în fluxul de lucru ca urmare a feedback-ului clienților sau a noilor cerințe interne.
Acum, nu mai trebuie să depindeți atât de mult de corespondența prin e-mail și de foi de calcul, deoarece acest software de automatizare vă permite să evitați erorile prin eliminarea intrărilor dublate de date.
Pipefy vă permite să construiți un flux de lucru de la zero, folosind editorul său vizual, sau să alegeți unul dintre șabloanele sale pentru a le adapta nevoilor dvs. Mai mult, tablourile de bord personalizabile și rapoartele acestui instrument sunt utile pentru urmărirea indicatorilor cheie de performanță (KPI), monitorizarea stării și identificarea de noi oportunități.
Această aplicație vă permite să combinați, să sortați și să direcționați cererile, solicitările și biletele primite, indiferent de sursa lor. Susține colaborarea, asigurând că fiecare membru al echipei este la curent cu informațiile, și permite controlul accesului utilizatorilor pentru vizibilitate și colaborare.
Zoho Flow
V-ați săturat să gestionați individual mai multe aplicații pentru echipele dvs.? Zoho Flow vă ajută să automatizați fluxurile de lucru și sarcinile afacerii dvs. prin conectarea aplicațiilor pe care le utilizați. Acum, scăpați de orice bariere informaționale cu ajutorul funcției de integrare inteligentă a acestui software.
Aplicația conectează toate aplicațiile, astfel încât toate e-mailurile, înregistrările și rapoartele să circule într-un flux continuu. Puteți proiecta fluxuri personalizând colecții de fluxuri prefabricate, pentru a atinge maximum de productivitate și pentru a finaliza sarcinile de rutină.
Mai mult, nu este nevoie să depuneți efort în codificarea complexă pentru integrare, deoarece generatorul său dinamic vă permite să setați un declanșator și acțiuni prin integrare perfectă. Echipele pot crea chiar fluxuri de lucru care se conectează între departamente, pentru o mai bună coordonare a activităților.
În plus, organizațiile pot crea integrări personalizate cu acest instrument pentru diferite funcționalități de afaceri. Unele dintre cele mai importante aplicații compatibile sunt Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox și Salesforce.
Wrike
Dacă echipa dvs. este obosită să efectueze procese obositoare care afectează productivitatea, este momentul să optați pentru Wrike. Motorul său de automatizare puternic și eficient poate automatiza fluxurile de lucru zilnice, permițându-vă să vă concentrați pe activitățile esențiale pentru afacerea dvs.
Companiile pot crea reguli pentru sarcini repetitive, folosind declanșatoare și acțiuni pentru procese de lucru mai rapide și mai inteligente. În plus, instrumentul vă alertează și vă informează automat pentru o scalare mai rapidă, simplificarea procesului și reducerea erorilor.
Când utilizați Wrike, acesta mută automat sarcina la următoarea etapă a fluxului de lucru, în funcție de prioritatea, starea și riscul acesteia. Datorită faptului că toți membrii echipei au o vizibilitate completă asupra fluxurilor de lucru, transparența este asigurată.
Aplicația oferă și funcții precum @mențiuni, notificări și reamintiri, pentru o mai bună colaborare.
Click Up
Cu funcția de automatizări ClickUp, vă puteți automatiza cu ușurință sarcinile de rutină și vă puteți ajuta echipa să se concentreze pe o muncă mai importantă.
Utilizând această platformă, sarcinile pot fi create în peste 100 de moduri. Pe lângă crearea unei automatizări personalizate, vă permite să automatizați sarcinile legate de responsabili, stări, priorități, date, creare și mutare.
În plus, vă permite să atribuiți sarcini, să schimbați starea, să postați comentarii și să efectuați numeroase alte activități. Utilizatorii pot alege acțiunea care se va declanșa în momentul automatizării și astfel economisesc timp prețios.
ClickUp Automations este compatibil cu diverse aplicații externe, precum Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform și Airtable, pentru a crea un flux de lucru unic, dar partajat. Mai presus de toate, asigură securitatea datelor utilizatorilor printr-o platformă sigură și oferă un nivel ridicat de operabilitate.
Jira Automation
Căutați o soluție de automatizare a sarcinilor care să vă ajute să vă concentrați asupra sarcinilor importante? Alegeți Jira Automation pentru a automatiza orice sarcină sau flux de lucru al afacerii dvs. în doar câteva clicuri.
Cu această platformă, posibilitățile sunt nelimitate – o puteți folosi pentru automatizarea alocării sarcinilor, pentru sincronizarea sarcinilor între departamente.
De asemenea, nu necesită codificare. Alegeți unul dintre cele peste 100 de șabloane (DevOps, Slack, Business, Global etc.) și începeți să creați reguli de automatizare în câteva minute. Puteți folosi și ghidurile și videoclipurile disponibile pentru a începe procesul.
Companiile pot utiliza acest software împreună cu alte instrumente de afaceri populare, precum MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket etc.
Zapier
Cu 5.000 de aplicații și automatizare nelimitată, Zapier este soluția ideală pentru automatizarea sarcinilor, fiind utilizat de branduri renumite precum Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable și multe altele. Este un software de automatizare a sarcinilor fără cod, care oferă următoarele funcționalități:
- Automatizare în mai mulți pași, care poate include până la 100 de aplicații
- Logică simplă de tip „dacă/atunci” pentru programarea condiționată într-un spațiu de lucru vizual
- Crearea completă a scenariilor de automatizare prin glisare și plasare
- Filtre multiple, pentru crearea de scenarii complexe de automatizare
- Formatarea datelor în formula de automatizare folosind funcția Formatter
În momentul scrierii acestui articol, platforma de integrare a aplicațiilor este potrivită pentru roluri de afaceri precum vânzări, tehnologia informației (IT), proprietari de întreprinderi mici și agenți de marketing online.
În ceea ce privește fluxurile de lucru din cadrul companiilor, puteți utiliza integrările aplicațiilor Zapier sau Zaps pentru comunicarea cu clienții, gestionarea datelor, managementul clienților potențiali și procedurile de afaceri.
Tallyfy
Tallyfy este foarte util pentru companiile care gestionează un volum mai mare de documente, fișiere și date. Dezvoltatorul platformei de automatizare a subliniat importanța automatizării sarcinilor pentru formulare online, fluxuri de lucru de afaceri, proceduri, sarcini, aprobări de documente și multe altele.
Dispune de integrări și webhooks pentru diverse aplicații de afaceri și profesionale, precum Google Email (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau și multe altele.
De asemenea, software-ul de automatizare a sarcinilor este compatibil cu instrumente de automatizare terțe, precum Zapier Connector și Power Automate. Prin urmare, dacă nu găsiți o integrare pentru aplicația dvs. de afaceri în Tallyfy, o puteți integra cu Power Automate sau Zapier și apoi o puteți utiliza pe Tallyfly.
Nintex
Atunci când căutați o platformă completă de automatizare, Nintex este o alegere ideală pentru afaceri. Acest instrument permite utilizatorilor să automatizeze sarcinile manuale și zilnice, precum și să gestioneze fluxul de lucru al afacerii prin automatizarea proceselor robotizate.
Trebuie doar să identificați procesele care necesită automatizare și să începeți să le automatizați cu câteva clicuri și fără a scrie absolut niciun cod. Nu mai este nevoie să folosiți formulare pe hârtie, deoarece companiile pot colecta digital informații prin formulare și smartphone-uri.
În plus, Nintex permite semnătura electronică în documentele dvs. și vă permite să generați automat documente ori de câte ori este necesar. De asemenea, puteți face parte din rețeaua sa globală de parteneri pentru o automatizare rapidă și eficientă.
Concluzii
Automatizarea sarcinilor reprezintă cheia productivității, eficienței și profitabilității afacerii dvs. Vă ajută să evitați erorile costisitoare și să finalizați mai rapid sarcinile fizice sau digitale. Cu toate acestea, succesul în automatizare depinde de software-ul pe care îl utilizați pentru a crea procese automatizate sau scenarii de sarcini.
Încercați software-ul de automatizare a sarcinilor prezentat mai sus și alegeți unul care se potrivește domeniului dvs. de activitate și cerințelor dvs. de automatizare.
În continuare, puteți consulta instrumentele de automatizare a conturilor de plătit.