Nu poți să nu fii de acord că comunicarea este coloana vertebrală a oricărei afaceri. Într-o eră a scenariului de lucru la distanță în care colegii de echipă sunt departe unul de celălalt, comunicarea trebuie să primească mai multă atenție decât înainte.
Pe lângă echipele care lucrează de la distanță, companiile care se întorc în spațiul de birou se bazează și pe aplicațiile de chat pentru o comunicare mai bună, datorită beneficiilor și caracteristicilor pe care le oferă. Acolo intră în scenă aplicațiile de chat la locul de muncă. Aceste aplicații de chat simplifică comunicarea și ajută la introducerea unei culturi sănătoase a muncii în rândul membrilor echipei.
Cuprins
Ce este software-ul de chat la locul de muncă? 💻
Aplicațiile de chat la locul de muncă sunt instrumente de comunicare care au preluat e-mailul, care a fost cândva modul principal de comunicare în spațiul de lucru. Aceste aplicații depășesc capacitățile de e-mail și permit membrilor echipei să interacționeze între ei, să discute despre lucru și să vină cu idei unice pentru a duce lucrurile la bun sfârșit. Instrumentele de comunicare la locul de muncă oferă multe funcții, cum ar fi chat-uri private, conversații de grup, apeluri vocale și video, în afară de celelalte instrumente de productivitate.
Să aruncăm o privire la beneficiile principale ale utilizării software-ului de chat pentru afacerea dvs.:
Sursa imagine: Unsplash
Comunicare îmbunătățită
Unul dintre cele mai importante beneficii pe care le veți obține după folosirea software-ului de chat este comunicarea impecabilă între membrii echipei, în ciuda faptului că sunteți prezenți în diferite locații. Le permite să schimbe mesaje, să discute idei, să participe la apeluri video în timp ce sunt departe unul de celălalt.
Flux de lucru simplificat
Instrumentele de comunicare la locul de muncă ajută echipa în organizarea muncii și îmbunătățirea fluxului de lucru în organizație. Angajații pot stabili întâlniri zilnice pentru a-și planifica munca, a atribui sarcini și a obține feedback instantaneu.
Participarea angajaților
Pe lângă îmbunătățirea fluxului de lucru și facilitarea comunicării, software-ul de chat încurajează și angajații să se implice în activități de echipă, îmbunătățind astfel productivitatea.
Rămâi organizat
A nu fi conștient de ceea ce se întâmplă și a uita sarcinile care trebuie făcute este un scenariu comun de birou, dar nu mai este cu aplicațiile de chat. Platformele de comunicare în echipă mențin totul organizat, ținându-vă la curent cu ceea ce se întâmplă și sarcinile pe care trebuie să le îndepliniți.
Economisește timp ⏳
Este esențial să urmăriți timpul când colaborați cu alți membri ai echipei pentru a finaliza o sarcină. Aplicațiile de comunicare la locul de muncă economisesc timpul pe care ar trebui să-l petreceți părăsind biroul și mergeți la persoana respectivă pentru a discuta lucruri. Astfel, eforturile și resursele sunt reduse pentru a reduce cheltuielile nesemnificative.
Construiește relații de echipă 👨💻
O relație de muncă sănătoasă trebuie să predomine în rândul angajaților care lucrează împreună ca o echipă. Utilizarea software-ului de comunicare pentru a colabora la proiecte și sarcini ajută la consolidarea relațiilor și la generarea de idei noi.
În acest ghid, am prezentat cel mai bun software de chat pentru spațiul de lucru disponibil care poate îmbunătăți jocul de comunicare al afacerii tale. Ceea ce este interesant la aceste platforme de comunicare este că oferă planuri gratuite pentru echipe de dimensiuni mici.
La locul de muncă
Chat la locul de muncă este o platformă de comunicare pentru companii care ajută la conectarea membrilor echipei care lucrează de la distanță într-un mod simplu, dar sigur. Deținut de Meta, include funcții precum chat, apeluri video, postări, flux de știri și grupuri care ajută la difuzarea tuturor informațiilor legate de afaceri.
Workplace Chat se poate integra cu ușurință cu instrumentele de afaceri ale organizațiilor dvs. pentru a crea o modalitate sigură și productivă de a împărtăși cunoștințe și de a construi comunități de lucru. Acest software de chat permite echipei dvs. să interacționeze oferind sugestii în timp real prin comentarii, reacții și mesaje instantanee. Devine destul de ușor să întăriți cultura muncii și să vă conectați cu colegii de echipă din orice parte a lumii.
Workplace by Meta vă permite să formați spații de colaborare cunoscute sub numele de grupuri. Aceste grupuri ajută la gestionarea proiectelor și la atribuirea sarcinilor colegilor de echipă, oferă feedback, partajează actualizări, menționează colegii și partajează fișiere în siguranță, fără limite de stocare. Puteți seta aceste grupuri ca private, publice sau secrete și puteți chiar să creați grupuri cu membri din mai multe companii. Administratorii grupului pot restricționa accesul membrilor echipei pentru a se asigura că numai persoanele autorizate îl pot accesa.
Aplicația Workplace Chat se poate integra cu peste 50 de instrumente de afaceri, cele mai importante fiind Office 365, Google Workspace și ServiceNow. De asemenea, este posibil să proiectați integrări personalizate pentru a conecta chatul la locul de muncă cu orice alt instrument al companiei dvs. Compania se asigură că informațiile sensibile ale utilizatorilor rămân confidențiale.
Caracteristicile cheie ale Workplace Chat de la Meta sunt următoarele:
- Funcțiile de apeluri video și vocale live acționează ca un mediu de comunicare pentru a difuza evenimentele și informațiile companiei dvs. pentru a stimula spiritul echipei.
- Biblioteca de cunoștințe este utilă pentru a crea, stoca și partaja documente de afaceri în aplicația de chat. În acest fel, toate informațiile sunt mai organizate și mai evaluabile pe computer și smartphone-uri.
- Grupurile la locul de muncă ajută la comunicarea și colaborarea cu succes cu echipa pentru a crește cultura de lucru.
- Fluxul de știri bazat pe ML afișează informații personalizate, relevante și prioritizate pentru a vă ajuta să rămâneți concentrat și productiv.
Workplace by Meta este independent de platformă și îl puteți folosi pe desktop și dispozitive mobile pentru a rămâne informat de oriunde. Prețul pentru chatul Workplace începe de la 4 USD pe lună; De asemenea, aveți o perioadă de probă de 30 de zile pentru a testa software-ul înainte de a-l cumpăra.
Lucru de chat
Lucru de chat oferă echipelor un nou mod de lucru simplificat. Există camere de chat pentru fiecare proiect de echipă, așa că conversațiile despre fiecare proiect rămân organizate în camerele lor separate. Toți membrii echipei pot vedea progresul, detaliile și deciziile și pot participa în timp real.
Chatwork oferă următoarele caracteristici pentru a le permite membrilor echipei să sincronizeze munca și să se leagă între ei:
Gestionare chat
- Secțiunea Chatul meu vă permite să notați informații importante
- Discutați direct cu oricare dintre membrii echipei
- Creați un grup separat pentru fiecare proiect în camera de chat de grup
- Căutați mesaje vechi folosind cuvinte cheie
Managementul sarcinilor
- Creează și atribuie sarcini colegilor tăi, astfel încât toată lumea să fie conștientă de responsabilitățile lor
- Urmăriți progresul sarcinii dvs. în ceea ce privește data scadentă
- Marcați sarcina ca finalizată și va fi notificată automat managerului
Distribuire a unui fisier
- Partajați fișiere în diferite formate, cum ar fi Word, Excel și Imagini.
- Previzualizează fișierele încărcate în browser înainte de a le încărca.
- Descărcați fișierele pe care vi le partajează colegii
Apel video
- Configurați un apel video întâlnire cu membrii grupului
- Discutați cu membrii grupului față în față
- Partajați cu ușurință ecranul cu ceilalți participanți la apelul video
- Partajați imagini în apelurile video prin intermediul smartphone-urilor
Managementul contactului
- Invitați colegii de echipă să se alăture serviciului de chat al organizației dvs.
- Acceptați sau refuzați cererile de aderare.
- Introduceți ID-ul de chat sau e-mailul pentru a căuta colegi de echipă
Gestionarea notificărilor
- Permiteți browserului să vă notifice despre activitatea pe Chatwork
- Activați sau dezactivați sunetele de notificare
- Configurați Chatwork pentru a vă anunța când primiți e-mailuri în căsuța de e-mail
Managementul utilizatorilor
- Adăugați noi membri în grup (Limita de utilizatori depinde de abonament)
- Clasificați și revizuiți membrii
- Actualizați detaliile utilizatorului, cum ar fi parola
Managementul profilului
- Adăugați avatarul sau imaginea dvs. ca imagine de profil
- Adaugă fotografia de copertă care apare pe profil
Personalizați ID-ul dvs. de chat
- Adăugați datele dvs. de contact, cum ar fi adresa de e-mail și numărul de telefon.
Este disponibilă o versiune gratuită de Chatwork, dar cu funcții limitate. Dacă compania dvs. dorește să facă upgrade la versiunea premium, va costa 5 USD per utilizator pe lună facturat anual.
Microsoft Teams
Teams este un spațiu de lucru colaborativ popular al Microsoft în cadrul suitei de lucru Office 365. Organizațiile salută Microsoft Teams pentru rolul său esențial în facilitarea conversațiilor la locul de muncă, colaborarea între membrii echipei, chatul video și partajarea documentelor pentru a îmbunătăți comunicarea și productivitatea angajatului.
În timp ce Microsoft Teams este cunoscut pe scară largă pentru capabilitățile sale de videoconferință, este Chat de grup segmentul nu rămâne cu mult în urmă. Ei au înlocuit cu succes e-mailul ca mijloc de conversație, în special pentru acei membri ai echipei care lucrează de la distanță.
Pe lângă interacțiunea între ei, Microsoft Teams Group Chat vă permite și să vă integrați cu alte aplicații de afaceri. Pe scurt, angajații se simt ca și cum ar lucra la birou virtual. Teams Group Chat este disponibil ca parte a clientului desktop, clientului web și a aplicației mobile Microsoft Teams de bază. Puteți accesa Microsoft Teams de pe orice sistem de operare, iOS, macOS, Windows sau Android. Mai mult, Microsoft Teams este disponibil și ca extensie de browser care poate fi adăugată la browserul dvs. preferat.
Teams Group Chat este bogat în funcții și conține toate instrumentele prezente în orice aplicație de chat de afaceri. Fie că este vorba de emoji, GIF-uri, editare de text îmbogățit, mențiuni, răspunsuri la fire și partajare de fișiere. Utilizatorii pot trece fără efort de la mesageria instantanee la apeluri video făcând clic pe o pictogramă. În plus, puteți opri discuțiile pentru a nu mai primi notificări și chiar pentru a fixa conversațiile importante.
Alte caracteristici sunt următoarele:
- Primiți notificări când cineva vă etichetează sau vă anunță.
- Partajați fișiere cu membrii echipei și accesați fișierele trimise de aceștia.
- Funcția de căutare mesaje vă permite să căutați mesaje tastând cuvintele cheie.
- În afară de mesageria instantanee, puteți configura apelul audio pentru a comunica cu membrii echipei.
- Microsoft Teams se poate integra cu alte instrumente de afaceri utilizate în compania dvs.
- Permite utilizatorilor să descarce instrumentul ca supliment pentru abonamente sau servicii specifice, cum ar fi Outlook 365.
După cum am menționat, Microsoft Teams este disponibil ca parte a Office Suite 365. Versiunea gratuită Teams oferă spațiu de stocare limitat și impune alte restricții. Pe de altă parte, Microsoft Teams Essentials oferă mai multe suplimente și costă 4,00 USD pentru fiecare utilizator pe lună. Microsoft 365 Business Basic începe de la 5,00 USD per utilizator pe lună.
Google Chat
Google Chat este un software de comunicare în afaceri care face parte integrantă din Google Workspace. Oferă membrilor echipelor întreprinderilor și organizațiilor un mijloc de a colabora și de a comunica cu privire la proiecte și sarcini. Google Chat acționează ca un hub centralizat în care membrii echipei și managerii pot crea camere de chat virtuale, pot configura fire de conversație, monitoriza progresul sarcinilor și pot face urmăriri.
Fiecare cameră de chat are opțiuni separate pentru chat, partajarea fișierelor și atribuirea și finalizarea sarcinilor. Acest lucru face posibilă accesarea cu ușurință a fișierelor partajate de tine și de colegii tăi în cameră. În plus, poți de asemenea să atribui sarcina altora și să vezi sarcinile care ți-au fost atribuite în cameră. În afară de acestea, aveți mai multe butoane pentru a efectua diferite sarcini, cum ar fi încărcarea atașamentelor, inserarea emoji-urilor și GIF-uri animate și chiar configurarea unui apel video folosind Google Meet.
Google Chat acceptă atât mesaje directe, cât și conversații de grup; angajații pot activa notificări pentru a primi notificări atunci când colegii lor partajează fișiere, linkuri și comentarii în Documente, Foi de calcul sau Prezentări Google. Companiile pot sincroniza fără efort aplicația de mesagerie cu Google Calendar, facilitând programarea întâlnirilor în funcție de disponibilitatea membrilor echipei. Google Chat respectă reglementările și politicile GDPR, HIPAA, ISO și AICPA și vă permite să configurați metoda de conectare sau autentificarea cu doi factori pentru a consolida securitatea.
Google Chat are suport API, datorită căruia se integrează cu aplicațiile GSuite și cu alte instrumente și aplicații terțe. Platforma de chat acceptă, de asemenea, funcția de căutare a căsuței primite, care le permite utilizatorilor să caute rapid mesaje vechi și fișiere partajate în conversații.
Google Chat este independent de platformă și poate fi accesat pe smartphone-uri Windows, Mac, Android și iPhone prin intermediul clientului web și al aplicației independente. Pentru a accesa Google Chat, trebuie să aveți un cont Google Workspace.
Un cont de spațiu de lucru este deja prezent pentru utilizatorii care au un cont Gmail. Chatul Google face parte din Google Workspace și puteți folosi Google Chat din contul gratuit Google Workspace. Cu toate acestea, puteți face upgrade la versiunea premium a Google Workspace, care costă 6 USD de persoană pe lună pentru a accesa funcții suplimentare.
Slack
Slack este o aplicație populară de mesagerie și comunicare în spațiul de lucru care ajută companiile să îmbunătățească comunicarea și colaborarea între membrii echipei și le oferă acces la instrumente de afaceri, indiferent de locația lor actuală și modul de lucru. Acceptă canale care grupează membrii echipei în funcție de proiect, departament, locație a biroului și orice alt lucru. În acest fel, utilizatorii pot rămâne cu ușurință la curent cu lucrurile care îi interesează.
Toată lumea poate accesa canalele publice, astfel încât toate echipele să știe la ce lucrează cealaltă echipă. De exemplu, noii tamplari pot intra rapid pe pistă în loc să aștepte ca cineva să-i ghideze de la zero.
Slack acceptă, de asemenea, discuții deschise, grupuri private, mesagerie directă, arhivarea mesajelor, partajarea fișierelor și căutări contextuale aprofundate. Se poate sincroniza cu alte instrumente și servicii utilizate de companie pentru a ajuta la centralizarea notificărilor, fișierelor și a altor date într-un singur loc. Astfel, elimină nevoia de a trece constant de la file la tablouri de bord, a reține datele de conectare pentru diferite platforme și a jongla cu instrumentele de lucru.
Slack este conceput pentru a se integra cu instrumente precum MailChimp, Dropbox și Google Drive, care vă ajută să lucrați inteligent și să luați decizii eficiente. Acesta indexează și arhivează automat totul, ajutând compania să construiască o bază extinsă de cunoștințe fără niciun efort. Pe lângă aceste caracteristici care sunt comune tuturor platformelor de mesagerie la locul de muncă, ceea ce îl face diferit pe Slack sunt cele trei caracteristici unice ale sale:
- Programare trimitere: Slack vă permite să vă programați mesajele pentru a le trimite la o oră fixă în viitor, în loc să le trimiteți în acest moment.
- Slack Huddles: Această funcție permite oricărui membru al echipei să invite rapid pe alții care fac parte dintr-un canal sau grup să se alăture unui apel audio sau video. Este util atunci când doriți să organizați o comunicare verbală rapidă.
- DM-uri Slack Connect: DM-urile Slack Connect sunt doar o parte din conturile premium și vă permit să invitați alți utilizatori care nu fac parte din grup să converseze direct cu dvs.
Versiunea gratuită vă permite să accesați doar funcțiile de bază. Versiunea pro, care costă 2,67 USD per utilizator, oferă funcții puternice pentru echipele mici, iar versiunea business+ costă 5 USD per utilizator și vă ajută să vă extindeți afacerea. Slack are și o versiune Enterprise potrivită pentru companiile mari care solicită funcții mai puternice.
Cel mai important
Cel mai important este o soluție de comunicare puternică, all-in-one, care permite dezvoltatorilor să colaboreze fără a compromite securitatea. Include trei platforme cheie:
- Canale – Îți ajută echipa să comunice și să rămână conectată în mod individual și prin mesaje în grup.
- Playbooks – Permite companiilor să asambleze și să configureze procese și să obțină rezultatele așteptate
- Boards – Mattermost include structuri Kanban Boards care facilitează managementul proiectelor și sarcinilor pentru a ajuta la atingerea reperelor cheie.
Perspectiva de colaborare bazată pe canal a Mattermost vă ajută să conectați angajații, procesele și toate instrumentele companiei dvs. într-un singur loc. Această aplicație unică și open-source de mesagerie pentru spațiul de lucru este independentă de platformă și este disponibilă ca aplicație bazată pe browser, client desktop și aplicație mobilă.
Platforma de canal Mattermost include funcții extinse, cum ar fi raportarea conformității, arhivarea prin chat și căutarea mesajelor. Pe lângă acestea, Mattermost încorporează și alte funcții, cum ar fi chat-uri private/de grup, partajare de fișiere și linkuri, emoji-uri personalizate, suport în mai multe limbi, comenzi slash, istoricul mesajelor căutate, webhook-uri și multe altele.
Toate aceste caracteristici îl ajută pe Mattermost să devină o platformă importantă de mesagerie la locul de muncă pentru companii pentru a realiza comunicări fără întreruperi între membrii echipei, fără capcane și confuzii.
În afară de aceste caracteristici, ediția Enterprise a acestei platforme de comunicare oferă mai multe suplimente precum Single Sign On (SSO), Permisiuni avansate și Autentificare multifactor (MFA), funcții de monitorizare a performanței, rapoarte de conformitate, branding personalizat și capabilități de căutare pentru întreprinderi.
Alte puncte importante ale acestui canal de comunicare de producție sunt următoarele:
- Matttermost îndeplinește toate cerințele de securitate ale organizațiilor, oferind control maxim posibil asupra datelor sensibile ale companiei.
- Este foarte extensibil și este compatibil cu o gamă largă de aplicații și integrări terță parte.
- Acceptă formatarea textului îmbogățit și evidențierea sintaxei codului pentru a facilita comunicarea ușoară între dezvoltatori
- Conferința vocală/video integrată vă permite să comutați instantaneu la modul conexiuni față în față cu un singur clic.
Versiunea Starter a Mattermost este disponibilă gratuit și este potrivită pentru echipele mici care necesită funcții limitate. Dacă aveți nevoie de câteva funcții suplimentare, puteți beneficia de versiunea profesională care costă 10 USD per utilizator pe lună. Dacă doriți să utilizați ediția Enterprise, va trebui să solicitați o ofertă.
Mattermost este, de asemenea, disponibil ca soluție găzduită de sine stătătoare, înseamnă că puteți implementa pe serverul dvs. cloud preferat sau puteți pregăti unul pe Kamatera cu doar 6 USD pe lună.
Încheierea
Sperăm că ați cunoscut cel mai bun software de chat care poate îmbunătăți comunicarea și colaborarea între membrii echipei din compania dvs., în special cei care lucrează de la distanță. Indiferent de software-ul de chat pe care îl utilizați, colaborarea la locul de muncă între membrii echipei se va îmbunătăți cu siguranță într-un mediu de lucru la distanță.