Dacă ești familiarizat cu Microsoft Planner, știi deja că această aplicație oferă mult mai multe funcționalități decât se văd la prima vedere. Vom explora câteva caracteristici, sugestii și metode practice pentru a te transforma dintr-un utilizator începător într-un expert Microsoft Planner.
Personalizează titlurile sarcinilor cu emoji-uri
Deși cuvintele sunt esențiale, uneori un emoji poate comunica mai eficient. Poți adăuga emoji-uri oriunde în cadrul unei sarcini, dar cel mai util loc pentru o identificare rapidă este chiar în titlul acesteia.
Apasă tasta Windows + . (punct) pentru a accesa selectorul de emoji-uri (sau Comandă + Control + Spațiu pe un Mac) și alege emoji-ul dorit.
Folosirea emoji-urilor poate fi extrem de utilă pentru sarcinile repetitive sau cele de un anumit tip. Astfel, poți identifica rapid tipul unei sarcini fără a mai citi textul.
Emoji-urile pot fi integrate și în titlurile compartimentelor, fiind utile pentru planurile care utilizează compartimente dedicate pentru anumite specializări, cum ar fi design grafic, comunicare, testare etc. Alternativ, poți folosi emoji-uri pentru a clarifica funcția fiecărui compartiment.
Indiferent de scopul lor, adaugă emoji-uri la titluri pentru o înțelegere mai clară și o abordare vizuală eficientă.
Afișează atașamente, liste de verificare și note direct pe panouri
Emoji-urile îmbunătățesc vizibilitatea sarcinilor, dar nu oferă detalii despre progresul sau cerințele acestora.
Atașamentele, listele de verificare sau notele adăugate la o sarcină pot fi afișate direct pe panoul acesteia, oferind o imagine clară a stadiului și a necesităților.
Deschide sarcina în Planner și selectează „Afișați pe card” lângă elementul pe care dorești să-l vezi pe panou.
Poți alege să afișezi un singur element dintre cele trei, dar poți schimba opțiunea oricând. Elementul activat va fi vizibil pe panou.
Copiază sarcini individuale sau planuri complete
Ai nevoie să recreezi o sarcină? Nu te complica rescriind-o de fiecare dată; pur și simplu copiaz-o.
Deschide sarcina pe care dorești să o copiezi, accesează meniul cu trei puncte din colțul din dreapta sus și selectează „Copiați sarcina”.
Alege elementele sarcinii pe care dorești să le copiezi și apasă „Copiați”.
Acum ai o copie pe care o poți folosi pentru a crea sarcini noi. Această funcție este ideală pentru sarcinile similare care trebuie alocate unor persoane diferite, cum ar fi organizarea unei întâlniri individuale cu superiorul tău sau o sarcină zilnică îndeplinită de o altă persoană.
Dacă folosești frecvent un set similar de sarcini, cum ar fi un set de activități pentru fiecare proiect sau sarcini săptămânale, poți copia întregul plan.
Apasă pe meniul cu trei puncte din partea de sus a planului și selectează „Copiați planul”.
Noul plan va avea același nume ca originalul, dar cu prefixul „Copie a”. Poți schimba numele, decide dacă planul va fi public pentru organizația ta și apasă „Copiați planul”.
După câteva momente, noul tău plan va fi vizibil în secțiunea „Planuri recente” din bara laterală.
Totul va fi copiat, cu excepția:
Descrierea planului
Membrii planului
Statutul planului ca favorit
Atașamentele sarcinilor
Atribuirile sarcinilor
Progresul sarcinilor
Datele sarcinilor
Comentariile și activitatea sarcinilor
Această funcție este perfectă pentru planurile șablon pe care trebuie să le actualizezi în mod regulat.
Editează sarcinile mutându-le între compartimente
În mod implicit, sarcinile sunt organizate în funcție de compartimentele predefinite: De făcut, În desfășurare, Terminat, sau compartimentele personalizate. Planner oferă și opțiunea de a grupa sarcinile în funcție de criterii precum Data scadentă, Atribuit, Prioritate etc.
Am discutat deja despre gruparea în compartimente, dar iată o scurtă recapitulare.
Pentru a modifica modul de grupare a sarcinilor, apasă butonul „Grupați după compartiment” din colțul din dreapta sus al interfeței Planner.
Selectează un alt criteriu pentru grupare, iar sarcinile se vor rearanja automat. De exemplu, dacă alegi „Prioritate”, sarcinile se vor organiza în grupuri corespunzătoare nivelului de prioritate.
Poți muta sarcinile între compartimente pentru a le modifica proprietățile. Ai început testarea și ai identificat probleme? Nu-i problemă, grupează după „Progres” și mută sarcinile testate înapoi în coloana „În desfășurare”. Apoi, grupează după „Atribuit către” și transferă sarcinile în compartimentul persoanei desemnate să rezolve problemele sau în compartimentul „Neatribuit”, dacă oricine le poate prelua.
Această metodă este mult mai rapidă și intuitivă decât deschiderea fiecărei sarcini și editarea individuală a câmpurilor.
Adaugă sarcini și modifică datele direct din vizualizarea Program
Dacă vrei să vizualizezi sarcinile în funcție de data scadentă, selectează opțiunea „Program” din partea de sus a planului.
Se va deschide o vizualizare calendaristică a tuturor sarcinilor tale. Aici poți adăuga sarcini noi, muta sarcinile în zile diferite pentru a le schimba datele scadente sau elimina complet data scadentă, mutând sarcinile în afara calendarului.
Calendarul afișează luna curentă implicit, dar poți selecta „Săptămână” pentru o vizualizare săptămânală.
Vizualizarea Program este cea mai eficientă metodă din Planner pentru a obține o imagine de ansamblu a tuturor sarcinilor. Este mult mai ușor să înțelegi volumul de muncă când îl vizualizezi grafic.
Indiferent dacă vizualizezi calendarul săptămânal sau lunar, poți muta sarcinile la o dată nouă pentru a le schimba data scadentă.
De asemenea, poți muta o sarcină din lista „Sarcini neprogramate” în calendar pentru a-i atribui o dată scadentă.
În același mod, poți muta o sarcină din calendar în lista „Sarcini neprogramate” pentru a-i elimina data scadentă.
Adaugă sarcini noi selectând butonul „Adăugați sarcină” sau apăsând semnul Plus (+) la orice dată, atribuind automat acea dată ca dată scadentă a sarcinii.
Vizualizarea Program îți oferă o perspectivă diferită asupra sarcinilor tale, precum și o imagine intuitivă a volumului de muncă pe care îl ai de realizat.
Accesează toate atașamentele în Magazinul de fișiere Planner
Un plan poate acumula numeroase atașamente, fie că sunt imagini, documente, foi de calcul sau alte tipuri de fișiere. Dacă trebuie să regăsești un anumit atașament, îl poți accesa prin Magazinul de fișiere.
Apasă pe meniul cu trei puncte din partea de sus a planului și selectează „Fișiere”.
Se va deschide o filă nouă în browser, care afișează site-ul SharePoint unde sunt stocate toate fișierele din sarcinile tale.
Poți adăuga, modifica sau șterge fișiere. Reține că, dacă ștergi un fișier de aici, acesta va fi șters și din planul tău. Totuși, dacă ai numeroase atașamente și trebuie să găsești rapid un anumit fișier, aceasta este metoda potrivită.
Cu aceste sugestii și trucuri, ești pe cale să devii un expert Microsoft Planner.