Aplicațiile software de contabilitate oferă firmelor instrumentele necesare pentru a monitoriza cheltuielile, tranzacțiile financiare și pentru a se pregăti eficient pentru perioada fiscală.
Proprietarii de afaceri mici și startup-urile, adesea implicați în expansiunea globală, se confruntă cu provocări în menținerea evidenței financiare în timpul deplasărilor. Astfel, soluția de a delega această sarcină devine esențială.
Cu toate acestea, odată cu apariția aplicațiilor de management financiar, urmărirea detaliilor devine accesibilă și mobilă, simplificând procesul.
Software-ul de contabilitate reprezintă o soluție digitală eficientă, concepută pentru a oferi o imagine completă a fluxurilor financiare ale unei companii.
O gestionare riguroasă a datelor financiare permite proprietarilor de afaceri mici să aibă o înțelegere clară a veniturilor, să anticipeze profitabilitatea, să-și îndeplinească obligațiile fiscale și să monitorizeze soldurile conturilor, toate acestea fiind realizate în mod eficient.
În prezent, multe companii aleg software-ul de specialitate în detrimentul contabililor tradiționali pentru a gestiona salarizarea și impozitele. Cu toate acestea, alegerea soluției optime reprezintă o decizie complexă.
Acest articol explorează necesitatea unui software de contabilitate și prezintă diverse opțiuni care se potrivesc diferitelor afaceri.
Ce reprezintă software-ul de contabilitate?
Software-ul de contabilitate este un program specializat ce permite companiilor mici să monitorizeze atât cheltuielile, cât și veniturile. Prin automatizarea sarcinilor repetitive, cum ar fi introducerea datelor, un proprietar de afacere poate eficientiza semnificativ managementul financiar. În plus, software-ul facilitează înțelegerea rentabilității, declararea impozitelor și ținerea evidenței contabile într-un mod simplu și clar.
Având în vedere caracterul său practic și ușurința de utilizare, software-ul de contabilitate este un instrument ideal pentru startup-uri și afaceri mici. El contribuie, de asemenea, la generarea de rapoarte esențiale, cum ar fi bilanțurile și situațiile de profit și pierdere.
Majoritatea soluțiilor software includ funcții cum ar fi urmărirea plăților și a creanțelor, gestionarea stocurilor și facturarea. Pe lângă aceste caracteristici, este important ca aplicația să fie sigură și intuitivă. Câteva funcționalități de bază includ:
- Funcții contabile de bază: Software-ul contabilitate pentru companii mici trebuie să includă opțiuni esențiale, cum ar fi facturarea, reconcilierea conturilor și gestionarea plăților.
- Monitorizarea cheltuielilor: O aplicație eficientă trebuie să permită înregistrarea și urmărirea regulată a facturilor, chitanțelor și altor documente relevante. Această funcție ajută la o mai bună gestionare a bugetului și la îmbunătățirea sănătății financiare a afacerii.
- Generarea de rapoarte financiare: În loc de a pierde timp cu munca manuală, o aplicație de contabilitate trebuie să ofere generarea instantanee de rapoarte exacte și personalizate.
- Urmărirea timpului: Software-ul trebuie să ajute la înregistrarea timpului alocat proiectelor, pentru a calcula orele facturabile în mod precis.
- Conectarea cu părțile interesate: O aplicație eficientă facilitează monitorizarea plăților, a scadențelor și oferă integrare cu sistemele de plată online pentru o procesare rapidă a tranzacțiilor.
De ce este avantajos să folosiți un software de contabilitate?
Tehnologia a simplificat semnificativ gestionarea afacerilor. Datorită omniprezenței smartphone-urilor, procesele de afaceri pot fi gestionate cu ușurință de pe dispozitive mobile.
Software-ul de contabilitate oferă o gamă largă de beneficii pentru companiile mici, inclusiv:
- Organizarea tranzacțiilor: Software-ul contribuie la păstrarea tuturor tranzacțiilor și înregistrărilor financiare într-un singur loc, facilitând accesul și monitorizarea acestora.
- Economisirea timpului: Prin automatizarea sarcinilor repetitive, cum ar fi reconcilierea extraselor și crearea de înregistrări în jurnal, software-ul economisește timp prețios.
- Accesibilitate: Utilizarea unui software de contabilitate adecvat poate fi mai rentabilă decât angajarea unui contabil, menținând în același timp calitatea operațiunilor financiare.
- Conformitate: Software-ul oferă funcții esențiale pentru a asigura conformitatea cu normele și reglementările financiare, inclusiv raportarea și pregătirea documentelor fiscale.
- Integrare: Compatibilitatea cu alte aplicații, cum ar fi platformele de comerț electronic și CRM, facilitează gestionarea financiară pentru proprietarii de afaceri.
- Accesibilitate: Contul poate fi accesat în orice moment și de oriunde, oferind flexibilitate în monitorizarea facturilor și a cheltuielilor.
- Reducerea erorilor: Automatizarea proceselor contribuie la diminuarea sau eliminarea erorilor, asigurând o gestionare financiară mai precisă.
Acum, că beneficiile software-ului de contabilitate sunt evidente, este oportun să explorăm câteva dintre cele mai bune aplicații disponibile pe piață.
FreshBooks
FreshBooks oferă o platformă de contabilitate mobilă care permite proprietarilor de afaceri să lucreze de oriunde, gestionând eficient operațiunile financiare și comunicarea cu clienții.
Aplicația FreshBooks facilitează monitorizarea automată a kilometrajului în timpul călătoriilor de afaceri, permițând clasificarea facilă a acestora. În plus, oferă o vizualizare clară a deducerilor fiscale potențiale direct de pe smartphone.
După finalizarea unui proiect, factura poate fi trimisă imediat, iar plata poate fi primită instant, chiar înainte de a ajunge acasă.
FreshBooks digitalizează chitanțele, solicitând doar o imagine clară a acestora. Aplicația captează automat totalurile, taxele comercianților și taxele aplicabile, simplificând urmărirea cheltuielilor.
Interacțiunea cu clienții devine mai facilă prin contabilitatea mobilă, care permite urmărirea conversațiilor și centralizarea acestora într-un singur loc. Utilizatorii sunt notificați imediat când un client vizualizează o factură sau când o plată este restantă.
Software-ul FreshBooks se sincronizează între versiunile mobile și desktop, permițând lucrul pe orice dispozitiv fără pierderi de informații. De asemenea, oferă funcții de urmărire a estimărilor și propunerilor, a timpului, a proiectelor, a plăților, contabilitate, rapoarte și alte instrumente utile.
Aplicația poate fi descărcată gratuit sau achiziționată la un preț de bază de 1,70 USD/lună pentru funcții suplimentare.
-
Disponibil pe:
-
Android
-
iOS
Zoho Books
Zoho Books, disponibilă pentru Android și iOS, simplifică gestionarea contabilității afacerilor. Un tablou de bord cu indicatori cheie de performanță oferă o perspectivă clară asupra activității, iar plățile online sunt ușor de implementat pentru clienți.
Facturile personalizate, care reflectă identitatea de brand, pot fi create și trimise rapid. Monitorizarea facturilor și a cheltuielilor permite o vizualizare clară a fluxurilor financiare.
În plus, rapoartele financiare, cum ar fi situațiile fluxului de numerar, situațiile de venit și bilanțurile, sunt ușor de generat, oferind informații despre starea afacerii.
Widget-urile disponibile pentru ecranul de start Apple oferă acces rapid la listele de facturi, totalul creanțelor și temporizatoarele. Funcția GPS, împreună cu hărțile Apple, permite transformarea distanțelor de călătorie în cheltuieli. Scanarea cărților de vizită adaugă rapid contacte în listele corespunzătoare.
Comenzile rapide Siri facilitează crearea cheltuielilor, vizualizarea facturilor neplătite, pornirea/oprirea temporizatoarelor și setarea mementourilor. Suportul Apple Watch permite monitorizarea financiară în timpul activităților multiple, trimiterea mementourilor de plată, urmărirea timpului pentru proiecte și vizualizarea facturilor restante.
Zoho Books poate fi testat gratuit sau poate fi achiziționat în varianta standard pentru a satisface cerințele afacerilor aflate în creștere.
-
Disponibil pe:
-
Android
-
iOS
QuickBooks
QuickBooks oferă o aplicație mobilă care permite gestionarea afacerii de pe smartphone, cu acces instantaneu la date, înregistrarea tranzacțiilor, facturarea clienților, generarea de rapoarte și înregistrarea cheltuielilor de oriunde.
Aplicația efectuează automat copii de rezervă ale datelor în cloud, sincronizându-se cu toate dispozitivele. QuickBooks generează rapoarte de profit și pierdere și bilanțuri. Funcția de procesare a plăților include cititorul de carduri mobil care permite efectuarea plăților prin diferite modalități de tranzacționare.
Tranzacțiile sunt înregistrate automat, iar fondurile sunt transferate direct în contul bancar. Facturile pot fi generate rapid și trimise prin e-mail clienților, iar utilizatorii Android au opțiunea de a trimite facturile prin WhatsApp.
Aplicația trimite notificări instantanee când un client vizualizează sau plătește o factură. Camera smartphone-ului este transformată într-un scaner de chitanțe, iar cheltuielile facturabile sunt automat înregistrate.
Aplicația permite atașarea chitanțelor la facturi, monitorizarea cheltuielilor, oferirea de estimări și gestionarea conturilor.
QuickBooks oferă diverse planuri tarifare, începând de la 15 USD/lună, cu o perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.
-
Disponibil pe:
-
Android
-
iOS
Wave
Aplicația Wave facilitează gestionarea finanțelor, urmărirea operațiunilor bancare, plățile și facturarea într-un singur loc, simplificând gestionarea banilor și accelerând plățile.
Wave permite separarea finanțelor personale de cele ale afacerii, conectându-se cu software-ul de contabilitate pentru automatizarea evidenței contabile. Cardul de debit Wave Visa Business și cardurile virtuale sunt disponibile pentru utilizare în orice locație.
Un tablou de bord intuitiv oferă o imagine de ansamblu asupra activității financiare, permițând controlul eficient al finanțelor afacerii. Facturile pot fi create, personalizate și trimise de oriunde.
Notificările instantanee informează utilizatorii când o factură este vizualizată, scadentă sau plătită, facilitând monitorizarea fluxului de numerar. Mementourile automate de plată sunt disponibile atunci când o factură este scadentă.
Facturile pot fi marcate ca plătite imediat după primirea banilor, asigurând actualitatea înregistrărilor. Personalizarea facturilor este posibilă prin adăugarea de culori, logo-uri și șabloane. Condițiile de plată personalizabile pot fi adăugate cu ușurință la facturi.
Contul este creat gratuit, iar utilizatorii plătesc pentru serviciile de care au nevoie.
-
Disponibil pe:
-
Android
-
iOS
Xero
Xero oferă o aplicație de contabilitate care permite gestionarea eficientă a afacerii, trimiterea rapidă a facturilor, revizuirea tranzacțiilor și potrivirea acestora în timp real.
Aplicația oferă informații despre facturile neplătite și restante. De asemenea, permite conversia ofertelor în facturi, editarea și trimiterea facturilor prin mesagerie sau e-mail.
Xero permite adăugarea rapidă de clienți noi în momentul trimiterii facturilor și verificarea plăților restante. Aplicația urmărește clienții care vizualizează facturile și monitorizează fluxul de numerar și profitul.
Aplicația Xero poate fi testată gratuit timp de 30 de zile. Pentru proprietarii de afaceri noi sau independenți, este disponibil un pachet de start cu suficiente funcții pentru a îndeplini obiectivele financiare.
-
Disponibil pe:
-
Android
-
iOS
Sage Contabilitate
Sage oferă o aplicație mobilă de contabilitate pentru Android și iOS, adecvată pentru întreprinderile mici, care permite gestionarea finanțelor de oriunde. Aplicația crește productivitatea chiar și atunci când lucrați de acasă.
Funcționalitatea offline permite verificarea detaliilor esențiale. Clienții pot fi urmăriți rapid, iar facturile restante pot fi verificate.
Aplicația permite trimiterea mementourilor pentru facturile neplătite și oferă monitorizarea sănătății afacerii în timp real. Actualizarea conturilor poate fi realizată de oriunde.
Aplicația Sage oferă acces rapid la informațiile financiare, permițând monitorizarea sumelor datorate de clienți și gestionarea fluxului de numerar.
Chitanțele pot fi digitalizate folosind camera smartphone-ului, iar detaliile pot fi încărcate în aplicație. Contactele de pe smartphone pot fi importate în aplicație, reducând erorile cauzate de introducerea manuală.
Nivelurile stocurilor pot fi actualizate în timpul facturării, economisind timp. Fișierele și imaginile pot fi adăugate la facturi înainte de a fi trimise clienților.
Sage oferă diferite planuri tarifare, iar abonamentele pot fi actualizate sau anulate oricând. Nu există taxe, angajamente sau contracte ascunse. Aplicația poate fi testată gratuit pentru a alege planul potrivit.
-
Disponibil pe:
-
Android
-
iOS
Concluzie
Contabilitatea reprezintă un departament esențial în orice afacere. Pentru a gestiona eficient conturile, este vitală monitorizarea cheltuielilor zilnice.
Utilizarea unei aplicații de contabilitate fiabile economisește timp și resurse în gestionarea conturilor. Factori precum prețul, perioada de încercare gratuită, ușurința în utilizare, gestionarea stocurilor și a proiectelor, precum și raportarea, trebuie luați în considerare în alegerea software-ului optim pentru o afacere.
Este importantă și alegerea unui generator de facturi performant pentru a accepta plățile clienților în mod eficient.