Monitorizarea cheltuielilor reprezintă acțiunea de a înregistra unde sunt direcționați banii tăi.
Cât de frecvent îți monitorizezi cheltuielile?
Îți stabilești un orar, zilnic, lunar, trimestrial sau anual? Poate părea o muncă considerabilă la început, dar cu timpul vei înțelege importanța ei.
Gestionarea atentă a resurselor noastre financiare este crucială și ar trebui să înceapă încă din perioada studenției. Pentru unii, începe chiar mai devreme. În prezent, o singură factură medicală neprevăzută poate aduce pe mulți în pragul falimentului.
Monitorizarea cheltuielilor lunare și anuale este o practică recomandată atât pentru antreprenori, cât și pentru persoanele fizice.
De ce este importantă monitorizarea cheltuielilor
- Îți susții obiceiurile financiare: Prin monitorizarea cheltuielilor, vei putea identifica, limita sau elimina obiceiurile de cheltuire ineficiente. Aceasta te va ajuta să aloci banii acolo unde este cu adevărat necesar.
- Previi cheltuielile excesive: Monitorizarea constantă a cheltuielilor previne depășirile financiare și te obligă să creezi un buget lunar. Respectarea bugetului stabilit te va ajuta pe termen lung.
- Deții controlul asupra finanțelor: Dacă te afli într-o continuă stare de îndatorare, este posibil să nu-ți controlezi cheltuielile. Monitorizarea acestora îți oferă libertatea de a investi banii în activități productive.
Imaginează-ți că ai fost la cumpărături cu prietenii în weekend și, ulterior, ai realizat că ai achiziționat lucruri de care nu aveai nevoie. Ai făcut-o doar din cauza presiunii grupului. În schimb, acei bani ar fi putut fi investiți în tine prin achiziționarea unei cărți de dezvoltare personală sau înscrierea la un curs de hobby.
De ce este crucială monitorizarea cheltuielilor în afaceri?
Pentru proprietarii de afaceri mici și mijlocii, monitorizarea cheltuielilor este esențială. Este, de asemenea, imperativă separarea costurilor personale de cele de afaceri, deoarece o companie reprezintă o entitate independentă. Afacerea ta poate fi pasiunea ta și, ca atare, trebuie tratată corespunzător, deoarece:
- Te protejează de probleme: Afacerea ta are dreptul la protecție juridică, lucru pe care tu, ca persoană fizică, nu-l poți obține. Dacă nu separi cheltuielile, vei anula aceste avantaje, fiind responsabil în cazul unui proces intentat de un client. În acest caz, activele tale personale pot fi puse în pericol.
- Te pregătește pentru sezonul fiscal: Nu va mai trebui să cauți prin dulapuri sau torpedoul mașinii după facturi și chitanțe. De asemenea, atunci când călătorești în interes de serviciu, poți revendica o anumită sumă pentru cheltuielile efectuate. Unele costuri de afaceri nu sunt impozabile și pot fi deduse ca și costuri pentru întâlnirile de afaceri. Munca contabililor tăi va fi mai ușoară, deoarece se va diferenția simplu între elementele impozabile și cele neimpozabile.
- Calcularea profitului devine simplă: Vei putea calcula corect profitul, fără a face presupuneri, de fiecare dată când clienții îl solicită. În cele din urmă, va ajuta la menținerea bugetului companiei prin reflectarea corectă a cheltuielilor.
O metodă de monitorizare a cheltuielilor de afaceri este utilizarea aplicațiilor specializate. O astfel de aplicație te ajută să menții o evidență corectă și actualizată a cheltuielilor, prin urmărirea chitanțelor și a facturilor. Unele aplicații se conectează direct la contul bancar și la cardurile de credit, economisind timp prin eliminarea muncii manuale.
Să analizăm acum câteva dintre cele mai performante aplicații de monitorizare a cheltuielilor pentru afacerea ta.
Divvy
Divvy este o soluție completă pentru gestionarea cheltuielilor în cadrul afacerii tale. Platforma are caracteristici unice care o transformă în alegerea potrivită pentru orice tip de afacere. Cu Business Credit, poți obține acces la finanțare indiferent de sumă. Este suficient să soliciți o linie de credit în câteva minute și să începi să cheltui prin intermediul cardurilor Divvy.
Gestionarea cheltuielilor devine extrem de simplă, deoarece poți clasifica fiecare achiziție efectuată cu cardurile Divvy în doar câteva clicuri. Astfel, nu mai este necesară raportarea manuală a cheltuielilor în cadrul companiei. După ce ai stabilit bugetul companiei prin intermediul Divvy, vei beneficia de urmărire în timp real și controale pentru a prelua controlul complet asupra finanțelor afacerii tale.
Cel mai important aspect al acestui software de monitorizare a cheltuielilor de talie mondială este faptul că este complet gratuit. Nu există taxe ascunse. În plus, poți obține un număr nelimitat de carduri fizice și virtuale pentru angajații tăi. Recompensele oferite de Divvy pentru cheltuielile tale reprezintă un alt motiv pentru a alege această platformă.
Spune adio rapoartelor tradiționale de cheltuieli și salută acest sistem avansat de monitorizare a cheltuielilor.
Pleo
Pleo este un startup fintech care gestionează cheltuielile afacerilor prin intermediul cardurilor Pleo: atât carduri de credit, cât și de debit. Îți poți organiza cheltuielile cu câteva clicuri simple pe ecran.
Poți integra Pleo cu alte instrumente de contabilitate. Aceasta îți permite să setezi limite de cheltuieli, să le personalizezi oricând și să primești sugestii pentru cele mai bune practici financiare. În plus, imediat ce se efectuează o plată cu cardul Pleo, vei primi o notificare, iar cheltuiala respectivă va fi adăugată automat.
Pleo este o aplicație ideală pentru afacerile mici și mijlocii și oferă trei planuri tarifare diferite. Pleo te scutește de munca zilnică, neproductivă și obositoare, permițându-ți să te concentrezi pe dezvoltarea afacerii tale.
FreshBooks
FreshBooks este o aplicație pentru monitorizarea cheltuielilor de afaceri, concepută pentru a ajuta afacerile mici și mijlocii. Contul tău va fi actualizat zilnic prin conectarea la contul bancar și la cardul de credit.
Aceasta are capacitatea de a prelua informațiile necesare dintr-o fotografie a oricărei facturi sau chitanțe pe care o încarci. De asemenea, îți poți stoca chitanțele în FreshBooks. Astfel, ai totul organizat pentru declarațiile fiscale. În timpul unui proiect, echipa ta poate urmări cheltuielile și, în același timp, acestea pot fi monitorizate și de tine.
Te ajută să monitorizezi volumul de muncă efectuat în timpul zilei, indiferent de locație. Trebuie doar să te concentrezi pe dezvoltarea afacerii tale, deoarece restul proceselor sunt automatizate.
Prețul oferit este minim pentru diversele planuri disponibile, dar aplicația este benefică pe termen lung, indiferent de cost.
Zoho
Zoho este una dintre cele mai bune aplicații pentru urmărirea cheltuielilor. Interfața sa utilizator/experiența utilizatorului este foarte apreciată, oferind o gamă largă de soluții. Zoho garantează că nicio chitanță nu va fi trecută cu vederea, stocându-le digital. De asemenea, poți trimite automat chitanțele prin e-mail. Chiar dacă afacerea ta are activitate internațională, Zoho îți permite să introduci cheltuielile în diverse valute.
Aici, poți crea o pagină de cheltuieli personalizată și poți permite angajaților să distribuie cheltuielile. Dacă afacerea ta implică multe călătorii, cheltuielile cu kilometrajul pot fi urmărite precis prin intermediul Zoho. În acest mod, îți poți limita costurile.
Este compatibilă cu orice platformă, inclusiv Android și iOS. Zoho oferă o versiune de probă gratuită de 14 zile pentru începători.
Mint
Îți poți vedea întreaga viață financiară prin Mint. Mint oferă soluții personalizate, adaptând experiența de cheltuire și monitorizare a cheltuielilor la nevoile tale.
Toate plățile facturilor și cheltuielile lunare pot fi integrate în Mint, împreună cu alte aplicații. Aceasta te ajută să nu ratezi nicio plată și să monitorizezi unde îți direcționezi banii.
Aplicația îți permite să-ți stabilești un buget și te ajută să-l respecți prin trimiterea de notificări oportune în cazul în care se constată depășiri. De asemenea, oferă recomandări pentru economisirea banilor și atingerea obiectivelor financiare cât mai rapid.
Procesul de deschidere a contului este sigur și securizat, fiind disponibil pe toate dispozitivele.
Expensify
Expensify permite utilizatorilor să monitorizeze un număr nelimitat de chitanțe. Prin sincronizarea conturilor cu Expensify, vei avea foarte puțină muncă de depus în timpul sezonului fiscal. De asemenea, poți seta rate de impozitare personalizate pentru o anumită politică de cheltuieli.
Introducerea manuală a cheltuielilor este depășită. Aici, toate facturile și chitanțele sunt scanate automat printr-un singur clic. În plus, dacă te-ai săturat de toate aceste procese, poți opta pentru un card Expensify în loc de chitanțe.
Poți încerca versiunea gratuită, deoarece este ușor de utilizat și îți oferă o perspectivă corectă asupra cheltuielilor de afaceri. Te ajută să monitorizezi costurile în timp ce ești în mișcare, acasă sau la birou.
Bench
Aplicația Bench funcționează ca un contabil virtual. La Bench, software-ul și expertiza umană sunt combinate. Accentul principal este pus pe companiile mici și pe antreprenorii care pregătesc rapoarte financiare pentru afacerile lor.
O echipă de experți se ocupă de tot, iar tu ești contactat doar dacă este necesar. Contabilitatea se face lunar, pregătindu-te pe tine și afacerea ta din punct de vedere financiar. Echipa de experți este rapidă și de încredere.
Aplicația îți permite să te concentrezi exclusiv pe gestionarea afacerii tale, fără a-ți face griji cu privire la aspectele fiscale. Este unul dintre cele mai performante software-uri utilizate. Prețurile sunt accesibile, iar la început este oferită o versiune de probă pentru a înțelege mai bine aplicația.
Shoeboxed
Shoeboxed este o aplicație care oferă servicii de digitalizare. Scopul ei este de a digitaliza chitanțele fizice, reducând erorile umane. De asemenea, acceptă integrarea cu diverse aplicații pentru a ușura fluxul de lucru.
Aplicația se ocupă de declarațiile fiscale, stocarea chitanțelor și facturilor scanate și oferă rapoarte de cheltuieli. Păstrarea documentelor esențiale într-un folder de arhivă este utilă în caz de urgență.
Prin utilizarea acestei aplicații, poți crea o listă online a echipei tale și o poți menține actualizată. Este compatibilă atât cu platformele Android, cât și cu iOS. Funcția sa precisă de urmărire a kilometrajului este utilă în călătoriile cu buget redus.
Dext
Dext este o aplicație de urmărire a cheltuielilor de afaceri care își propune să te scape de hârtii și să minimizeze documentele. Simplifică gestionarea numerelor și a documentelor prin digitalizarea conturilor tale.
Dext va extrage datele esențiale și le va stoca, după ce încarci facturi, chitanțe sau bonuri. Are o precizie de peste 95% la depunerea documentelor, economisindu-ți timp și efort. Acest lucru îți oferă timp suplimentar pentru a-ți dezvolta afacerea.
Încarcă-ți datele de oriunde și de pe orice dispozitiv. Oferă și integrează peste 30 de platforme, pentru a-ți menține fluxul de lucru. Aplicația este concepută astfel încât să fie ușor de înțeles. Poți obține versiunea de probă gratuită chiar acum, dacă ai o afacere mică sau ești un pasionat de antreprenoriat.
Concur
Concur te ajută să crești ca profesionist, deoarece aplicația se dezvoltă constant și adaugă funcții noi. Aici, prin modificarea setărilor în funcție de nevoile tale, poți adapta aplicația la propriul stil.
Poți calcula rentabilitatea investiției afacerii tale cu mare precizie. Are un tablou de bord accesibil care îți permite să vezi toate cheltuielile pe o singură pagină. Poți modifica bugetele și le poți controla oricând și de oriunde.
Poți, de asemenea, să vizionezi demonstrația de funcționare a aplicației, care este destul de simplă. Concur îți permite să iei decizii financiare bazate pe date solide, într-un mod holistic. Se dovedește a fi de mare ajutor pentru proprietarii de afaceri mici și pentru startup-urile tinere.
Certify
Certify oferă câteva perspective valoroase în gestionarea cheltuielilor. Acest instrument simplifică crearea și gestionarea rapoartelor, precum și efectuarea rambursărilor. Trebuie doar să încarci o imagine cu cheltuielile tale, iar raportul este generat automat.
Este o structură ideală pentru companiile globale, fiind disponibilă în peste 60 de limbi și 140 de valute. Poți integra cardurile de credit și politicile de afaceri în aplicație și poți personaliza totul în funcție de bugetul tău.
Aici sunt acceptate integrări cu o varietate largă de aplicații, pentru ca activitatea ta să nu fie întreruptă. Aplicația este compatibilă cu toate dispozitivele, având o performanță impecabilă și un grad ridicat de satisfacție a utilizatorilor.
MMC Receipt
MMC Receipt este o aplicație pentru urmărirea cheltuielilor și scanarea chitanțelor. Aplicația scanează rapid facturile și chitanțele în diverse valute, cu o precizie ridicată a datelor.
Nu există limită pentru încărcarea chitanțelor sau numărul de utilizatori. Nu trebuie să îți faci griji cu privire la spațiul de stocare, deoarece aplicația oferă stocare nelimitată în cloud și îți permite să stochezi fără restricții.
Configurarea funcției de aprobare în mai multe etape oferă afacerii tale un avantaj suplimentar. Aceasta evaluează dacă datele colectate sunt gata pentru a fi exportate sau nu, ajutând la îmbunătățirea capacității tale de luare a deciziilor.
Poți, de asemenea, să analizezi versiunea demonstrativă pentru a înțelege mai bine funcționalitățile aplicației și poți încerca versiunea sa gratuită.
Everlance
Everlance a transformat gestionarea afacerilor în principala prioritate pentru proprietarii de afaceri, prin automatizarea unui număr maxim de sarcini. Cu un singur ecran, poți sorta și gestiona cheltuielile. Personalizează-ți cheltuielile personale și de afaceri pe această platformă și nu mai fi stresat în timpul sezonului fiscal.
Transferul de date este securizat, iar organizarea stocării în cloud este facilă. Conectează simultan mai multe carduri de afaceri pentru a economisi timp și efort la gestionarea cheltuielilor. Sugestiile referitoare la deducerile fiscale sunt o caracteristică remarcabilă. Poți economisi la taxe, oferind informații corecte și la timp.
Echipa de asistență pentru clienți este disponibilă șapte zile pe săptămână pentru orice întrebări. Poți alege versiunea gratuită pentru a încerca funcțiile oferite. În plus, îți poți crea șablonul personalizat, în funcție de necesitățile tale.
Wave
Wave se concentrează pe dezvoltarea întreprinderilor mici la întregul lor potențial. Dispune de software de înaltă tehnologie, ușor de utilizat și sigur pentru gestionarea cheltuielilor.
De asemenea, îți permite să monitorizezi profitul și pierderile în timp real și te menține pregătit pentru sezonul fiscal. Software-ul este gratuit, pe o perioadă nelimitată, fără restricții sau taxe ascunse.
Singurul lucru de care ai nevoie atunci când accesezi aplicația este o conexiune la internet. Este compatibilă cu toate dispozitivele și este relativ ușor de utilizat. Transferul de date de la diverse aplicații și site-uri web este accesibil de la distanță.
Veryfi
Veryfi ajută companiile mici să se dezvolte mai repede ca niciodată. Aplicația servește un scop pentru clienții săi, având un potențial de creștere neexploatat.
Aici, poți estima costurile unui proiect sau cheltuielile de afaceri înainte de a demara. Datele sunt introduse automat în aplicație, fără a fi necesară muncă manuală. Poți vizualiza raportul lunar oricând și de oriunde, deoarece este disponibil 24/7.
Este disponibilă pe toate dispozitivele și platformele. Poți sincroniza e-mailul cu Veryfi pentru a prelua cu ușurință facturile și chitanțele. Se integrează cu o gamă variată de alte aplicații, fiind utilizată în diverse domenii.
Concluzie
Au trecut vremurile în care erai nevoit să cauți un contabil bun pentru a depune declarațiile fiscale. Tot ce ai nevoie este o aplicație de monitorizare a cheltuielilor de afaceri și nimic altceva. Cu toate acestea, alegerea aplicației potrivite pentru ca afacerea ta să se dezvolte și să gestioneze eficient costurile este esențială. Utilizarea acestor aplicații în afacerea ta îți va oferi mai mult timp, efort și energie pentru tine și familia ta.
Iată câteva instrumente care te pot ajuta cu gestionarea resurselor, dar și cu Active Directory și Office 365 Management pentru afacerea ta.