Prioritizarea muncii ar putea părea destul de simplă. Completați-l pe cel despre care clientul dvs. spune că este urgent. Dar, acesta nu este modul profesional de prioritizare a sarcinilor și pentru proiectele de afaceri. Există o mulțime de știință în spatele sublinierii anumitor sarcini. Această știință este cunoscută sub numele de matricea de prioritizare a proiectelor.
Pentru a vă dezvolta afacerea și a depăși rivalii, aveți nevoie de mai mult decât un concept genial, o echipă calificată și instrumente avansate. Aveți nevoie de o execuție de înaltă calitate a sarcinilor, fie că este vorba despre dezvoltarea de aplicații sau producția de bunuri de larg consum.
Puteți obține o calitate excelentă în execuție numai atunci când echipa dvs. este disciplinată și urmează un mod științific de atribuire a sarcinilor, finalizare și trecerea la o altă sarcină. Matricea de prioritizare este un astfel de instrument care simplifică sarcinile proiectului și realizează mai multe în mai puțin timp prin execuția planificată a sarcinilor valoroase mai rapid.
Continuați să citiți acest articol despre matricea de prioritizare a proiectelor, beneficii, cazuri de utilizare și șabloane de matrice de prioritizare.
Cuprins
Ce este Matricea de prioritizare?
O matrice prioritară este un instrument de analiză a sarcinilor de proiect, utilizat în principal cu alte instrumente de management al proceselor de afaceri. Este, de asemenea, utilizat cu tehnici Six Sigma pentru evaluarea alegerilor folosind anumite criterii și pentru a decide unde ar trebui să se concentreze oamenii de afaceri.
Indiferent dacă proiectul este o sarcină simplă sau una complexă care va dura ani de zile, puteți utiliza instrumentul pentru ambele scenarii. În plus, nu este doar un instrument de prioritizare a sarcinilor pentru companii. Freelancerii, antreprenorii solizi și profesioniștii pot folosi acest instrument și din motive profesionale sau personale.
Uneori, părțile interesate din proiect pot avea un blocaj în a decide ce sarcină ar trebui să fie prioritizată. Pentru a rezolva astfel de probleme, matricea de priorități funcționează ca bază științifică pentru alegerea sarcinii potrivite cu valoarea și urgența potrivite.
O matrice de prioritizare poate lua diferite forme în funcție de complexitatea proiectului și de criteriile de evaluare. De exemplu, unele sunt la fel de simple ca cadranele de grilă 2X2 cu „Valoare” reprezentată în funcție de „Cost”. Dimpotrivă, unele ar putea fi foarte complexe în proiectare și execuție atunci când combinați matricea de priorități cu metodologia Six Sigma.
Matricea de prioritizare Six Sigma
Metodologia de management Six Sigma este incompletă cu instrumentul de matrice de priorități. Deoarece Six Sigma se referă la analiza decalajelor, îmbunătățirea continuă a proceselor și eliminarea deșeurilor, matricea de priorități se încadrează perfect în această abordare de management.
În acest proces, matricele de prioritizare compară mai mult de un set de date, cel puțin două, și folosesc criterii ponderate pentru a ierarhiza sarcinile pentru a le pune accentul. Deoarece matricea de priorități Six Sigma evaluează mai multe seturi de date, instrumentul final devine mai mult decât un cadran 2X2.
Se compune din:
- Variabilele de ieșire ca antete de coloană în partea de sus a diagramei
- Variabilele de intrare ca rânduri pe panoul din stânga
- Scor ponderat, procent, rang și stări în partea din dreapta a tabelului
- Și un scor ponderat calculat în partea de jos a antetelor coloanei
Când utilizați metoda absolută Six Sigma de prioritizare a sarcinilor de proiect, puteți lua decizii adecvate în mod logic. De asemenea, toate părțile interesate pot ajunge la un consens atunci când folosesc Six Sigma.
Potrivit Lynne Hambleton, un consultant de afaceri de top, dezvoltator de strategii și autor, matricele de prioritizare Six Sigma ar putea fi de trei tipuri diferite. Autoarea a menționat următoarele în ea Treasure Chest of Six Sigma Metode de creștere, instrumente și bune practici carte:
#1. Atunci când variabilele cu scor mai mare sunt mai importante, criteriile de consens trebuie să fie alegerea. Se ia în considerare toate contribuțiile membrilor echipei pentru a genera un model bazat pe consens cu scoruri numerice.
#2. Matricea combinată este mai degrabă o diagramă cauză și efect, precum și o matrice a priorităților. Această metodă calculează efectele tuturor variabilelor asupra celeilalte.
#3. Full Analytical Criteria este cel mai complex instrument de prioritizare Sig Sigma utilizat în principal de managerii de portofoliu de proiecte pentru a evalua proiecte multiple și impactul acestora asupra modelului de venituri de afaceri și a relațiilor cu clienții.
Beneficiile matricei de prioritizare
#1. Organizarea unui număr mare de sarcini în funcție de importanța și valoarea lor devine mai ușoară cu instrumentele matricei prioritare. Deoarece nu este ușor să vă amintiți toate sarcinile unui proiect uriaș, separarea elementelor importante de cele mai puțin importante poate deveni o presupunere dacă nu utilizați acest instrument.
#2. Spre deosebire de alte programe, acest instrument este personalizabil. În timpul unui proiect, întreaga echipă poate sta împreună și poate adăuga mai multe variabile sau elimina unele în funcție de sarcini. Prin urmare, veți găsi multe tipuri diferite de matrice de prioritate.
#3. Puteți utiliza matricele de prioritizare ale unui proiect existent pentru proiecte noi. Pur și simplu creați un șablon al acestui instrument și actualizați ponderile, criteriile, variabilele, sarcinile etc., atunci când proiectul se schimbă.
#4. Acest instrument este ușor de înțeles de toți colegii de echipă, chiar și de cei care nu sunt cunoscători de tehnologie. Doar introduceți lista de activități, scoruri și criterii. Instrumentul va face restul.
#5. Instrumentul funcționează cu obiectivitate în centrul său și, prin urmare, companiile pot pierde bagajele de personalitate care vine cu munca manuală.
#6. Managerii de proiect și proprietarii își pot delega în mod eficient sarcinile subordonaților și pot maximiza utilizarea forței de muncă alocate utilizând acest instrument.
Când să utilizați matricea de prioritizare
Puteți avea încredere în acest instrument atunci când:
- Prioritizarea sarcinilor complexe, tichetelor sau problemelor care implică mai multe variabile în raport cu care aceste elemente trebuie evaluate.
- Evaluarea datelor de intrare pentru a clasifica erori, bilete, sarcini, proiecte etc., pentru a atribui ranguri.
- Programarea sarcinilor de afaceri sau proiecte personale într-un mod eficient, cu obiectivul de finalizare la timp.
- Elaborarea unui document de o pagină care vizualizează domeniile cheie de interes ale unui proiect.
- Delegarea adecvată a sarcinilor membrilor echipei fără a destabiliza programul proiectului.
- Promovarea muncii colaborative în cadrul echipei de proiect.
Dacă vă întrebați pentru cine va fi util acest instrument:
- Lucrează de la domiciliu personal care se ocupă de sarcinile de birou și de treburile acasă.
- Independenții și antreprenorii trebuie să-și evalueze proiectele și să finalizeze sarcinile în consecință.
- Întreprinderile micro, mici, mijlocii și mari evaluează proiectele pe baza valorii afacerii.
- Manageri de proiect care supraveghează mai mult de un proiect și echipă de proiect.
Cum se utilizează Matricea de prioritizare
Dacă doriți să utilizați acest instrument în mod eficient, trebuie să înțelegeți în totalitate cadranele matricei prioritare:
Cadranul 1
- Sarcinile de mare valoare necesită un efort redus, dar impacturile sunt mai mari decât altele.
- Sarcinile acestui dreptunghi sunt urgente și critice, așa că finalizați-le cel mai devreme.
Cadranul 2
- Proiectele majore necesită mai mult efort, iar impactul rezultat este, de asemenea, mare.
- De cele mai multe ori aceste sarcini nu vin cu un termen limită.
- Ar trebui să stabiliți repere rezonabile pentru aceste proiecte și să atingeți un reper în mod regulat.
Cadranul 3
- Acestea sunt adesea sarcini cu efort redus și cu impact redus.
- Ori de câte ori este posibil, delegați aceste sarcini subordonaților sau colegilor dvs.
Cadranul 4
- Aceste sarcini nu adaugă prea mult la rentabilitatea investiției (ROI), dar necesită un efort mare.
- Ar trebui să finalizați aceste sarcini mai târziu decât celelalte cadrane.
- De asemenea, este posibil să doriți să improvizați procesul de afaceri pentru a elimina complet astfel de sarcini.
Odată ce ați înțeles cadranele, este timpul să utilizați matricea de priorități:
#1. Alegeți proiecte sau sarcini din matrice, deoarece ponderează în funcție de variabile și criterii selectate.
#2. Elementele alese din matrice vor fi automat de adevărată valoare pentru afacerea dvs. Cu toate acestea, verificați din nou pentru a evita pierderile financiare.
#3. Alegeți următoarea sarcină din matricea priorităților în funcție de clasamentul sarcinilor. Acest instrument funcționează fără efort ca o aplicație de planificare a proiectelor.
#4. Încercați să utilizați un software sau un șablon de matrice de prioritizare pentru a menține fișierele de matrice de prioritizare. Părțile dvs. interesate vă pot revizui rapid prioritățile de lucru. Mai mult, puteți reutiliza șablonul în viitor.
Cele mai bune practici ale matricei de prioritizare
#1. Selectați sarcini sau criterii de clasare a problemelor printr-o sesiune de brainstorming adecvată a proprietarului proiectului, managerului, membrilor echipei și utilizatorilor finali.
#2. Utilizați Procesul de ierarhie analitică (AHP) pentru a dezvolta un consens clar și puternic între părțile interesate. Apoi configurați criteriile ponderate în care toată lumea poate avea încredere.
#3. Procesul de notare ar trebui să fie extrem de colaborativ. Puteți folosi diferite instrumente, cum ar fi formulare online și tabele albe, pentru a ajunge la un consens asupra judecății subiective cu privire la matricea de priorități.
Acum este momentul să aruncați o privire asupra unor instrumente și șabloane care vă pot ajuta cu matricele prioritare:
Smartsheet
Smartsheet este un spațiu de lucru apreciat la nivel mondial și un instrument de management al proiectelor pe care companiile de diferite dimensiuni îl folosesc cu agilitate și succes. Dacă locul dvs. de muncă are deja un abonament pentru această aplicație bazată pe cloud, puteți utiliza cu ușurință centrul de soluții de management al proiectelor pentru a crea un tablou de prioritizare a produselor ușor de utilizat.
Odată ce vă aflați în Centrul de soluții al aplicației Smartsheet, veți găsi diverse panouri de proiect precum Finanțe și Contabilitate, Clienți și clienți, Resurse umane etc. În cadrul grupului Dezvoltare de produse, ar trebui să găsiți matricea de prioritizare necesară.
Dacă nu utilizați niciun abonament de la Smartsheet sau nu doriți să încercați planul său de încercare, nu trebuie să vă faceți griji. Smartsheet oferă, de asemenea, o matrice de prioritizare de bază pe care oricine o poate descărca și utiliza din orice motiv i se pare potrivit. Pur și simplu vizitați acest oficial Șabloane Smartsheet portalul bibliotecii. Veți primi 2 până la 3 șabloane pe care le puteți descărca în format de fișier Excel, PDF sau Word.
Matricea priorităților Miro
Miro este încă o altă soluție de încredere și de încredere care aduce mai multe aplicații de afaceri într-un singur loc, cum ar fi o tablă albă, un spațiu de lucru hibrid, o întâlnire la distanță, o diagramă de flux, planificare de proiecte etc. În plus, este un depozit de înaltă calitate pentru diferite șabloane de management al timpului și al proiectelor. cum ar fi hărți mentale, panouri Kanban, planuri de servicii, matrice de prioritate etc.
Odată ce vizitați biblioteca sa de șabloane, căutați „Prioritizare” și veți descoperi șabloane de matrice de prioritate acționabile, cum ar fi șabloane de metode de prioritizare 2X2, 3X3 și RICE (acoperire, impact, încredere și efort).
Trebuie să personalizați aceste șabloane în tabloul de desen Miro. Spre deosebire de Smartsheet, nu puteți descărca pur și simplu șablonul pentru a-l utiliza într-un registru de lucru Excel. În schimb, puteți exporta placa în diferite formate care pot fi partajate, cum ar fi fișiere compatibile cu JPEG, PDF, CSV și JIRA.
Asta nu este tot! Miro este foarte apreciat pentru colaborarea online în planificarea proiectelor și brainstorming. Prin urmare, obțineți o serie de instrumente de conectivitate pe șablonul dvs. de matrice de prioritate Miro, cum ar fi votul, modul de prezentare, luarea de note în timp real, chat, chat video și partajarea online a forumului.
Șablon de matrice Eisenhower: Evernote
Evernote este una dintre cele mai importante aplicații de luare de note, care are și sincronizarea documentelor, scanarea documentelor, organizarea programelor calendaristice, eficientizarea sarcinilor etc. În conformitate cu celelalte instrumente menționate până acum, Evernote oferă și o serie de șabloane pentru afaceri, acasă, viața personală și în scopuri profesionale. Un astfel de șablon este Eisenhower Matrix.
Eisenhower Matrix, similar cu matricea de prioritizare, a fost folosită de mult timp în procesele de afaceri pentru a prioritiza sarcinile care contează cel mai mult. Este pur și simplu un cadran 2X2 în care îți ordonezi îndatoririle în funcție de rangul sau importanța și urgența acestora.
De exemplu, coloana din stânga include două anteturi de coloană stivuite: Urgent + Important, iar sub ea, Urgent + Nu este important. Acum, coloana din dreapta are, de asemenea, două anteturi de coloană verticale stivuite pe alta: Important + Nu este urgent și Nu este important + Nu este urgent.
Puteți personaliza șablonul în aplicația Evernote printr-o încercare sau printr-un abonament plătit.
Matricea priorităților Google Workspace
Dacă codul organizației sau politica de utilizare a aplicației de afaceri vă limitează în cadrul ecosistemului Google Workspace, trebuie să încercați Matricea priorităților, dezvoltat de prioritymatrix.com. Este o aplicație dedicată Google Workspace Marketplace, dezvoltată cu resurse de la Google, cum ar fi motorul de aplicație Google Cloud și așa mai departe.
Interfața sa intuitivă cu utilizatorul (UI) oferă un cadru pentru prioritizare. De asemenea, puteți transmite prioritățile echipei prin vederi de proiect colaborative. Unele dintre caracteristicile sale notabile sunt:
- Delegarea sarcinilor
- Managementul sarcinilor
- Gestionarea mai multor proiecte
- Se integrează cu Gmail, Google Drive, Google Docs etc.
- Sortarea sarcinilor prin filtrare avansată
Pe scurt, instrumentul vă ajută pe dvs. și echipa dvs. să vă concentrați asupra sarcinii potrivite. Cu toate acestea, este o aplicație bazată pe abonament. Odată ce perioada de încercare gratuită s-a încheiat, trebuie să cumpărați o licență de abonament pentru a continua să utilizați instrumentul.
Până acum, ați învățat că Matricea de prioritizare este un instrument popular de gestionare a timpului pentru luarea deciziilor. Multe proiecte simple și complexe utilizează acest instrument pentru a decide științific care sarcini necesită o concentrare imediată și care poate fi ținută deoparte pentru execuția ulterioară.
Conceptul și știința din spatele acestei tehnici sunt solide. Îți determină echipa să maximizeze alinierea sarcinilor cu obiectivele proiectului. Pentru a justifica acest lucru, instrumentul folosește scorul ponderat pentru a clasifica sarcinile. Dar utilizarea matricei de priorități ar putea fi insuficientă din cauza:
- Învățarea criteriilor adecvate pentru aplicarea instrumentului
- Cântărirea corectă a acestor criterii prin discuții cu clienții
- Munca colaborativă în timp real și obiceiul de a lucra împreună
- Crearea șablonului perfect care ar putea funcționa în majoritatea proiectelor
Cu conceptele explicate în acest articol și instrumentele gratuite de matrice de prioritizare, îți va fi mult mai ușor să încerci să implementezi acest lucru în proiecte solo sau în echipă.
Ați putea fi, de asemenea, interesat de cel mai bun software de management al proceselor care are potențialul de a stimula creșterea afacerii.