Într-o eră digitală unde aplicațiile de productivitate abundă, tentația de a adăuga o unealtă specifică pentru gestionarea sarcinilor poate fi mare. Totuși, aceasta ar putea complica administrarea unui număr mare de aplicații. Înainte de a descărca o nouă aplicație, merită să explorezi opțiunile de organizare a sarcinilor oferite de aplicațiile pe care deja le utilizezi. Mai jos, vei descoperi metode practice prin care poți crea liste de sarcini eficiente, folosind instrumentele pe care le ai la îndemână.
1. Inițierea și Gestionarea Sarcinilor în Google Calendar
O planificare deficitară poate duce la o zi ineficientă. Un calendar este esențial pentru o zi productivă, iar Google Calendar este o alegere excelentă. Dincolo de programarea evenimentelor, întâlnirilor și notificarea aniversărilor, Google Calendar se comportă și ca un manager de sarcini, prin integrarea cu Google Tasks, facilitând o organizare eficientă.
Modalități de a crea sarcini și liste de sarcini în Google Calendar:
- Accesează Google Calendar pe computer.
- Selectează un interval liber într-o dată și alege fila „Sarcini” din fereastra pop-up.
- Adaugă un titlu, setează ora, scrie o descriere și apasă „Salvare”.
- Sarcina ta va apărea în calendar. Dacă nu, bifează opțiunea „Sarcini” din bara laterală stângă pentru a o vizualiza.
De asemenea, poți crea sarcini direct din fila „Sarcini” a Google Calendar:
- Deschide Google Calendar pe computer.
- Apasă pe fila „Sarcini” din colțul dreapta sus al ecranului.
- Alege „Adaugă o sarcină”.
- Scrie titlul și descrierea sarcinii, apoi stabilește data și ora.
- Poți detalia sarcina în subtask-uri, apăsând pe cele trei puncte verticale (⋮) și alegând „Adaugă subtask”.
2. Elaborarea Listelor de Control/Sarcini în Google Docs
Listele de control din Google Docs sunt ideale pentru organizare și monitorizarea progresului sarcinilor. Spre deosebire de listele numerotate sau cu marcatori, checklistele permit tăierea sarcinilor finalizate, oferind o imagine clară a progresului. În plus, facilitează colaborarea, fiind perfecte pentru proiecte de grup sau sarcini casnice comune.
Cum să creezi o checklist în Google Docs:
- Accesează Google Docs și deschide un document nou.
- Introdu simbolul „@”, apoi scrie „Checklist” și apasă Enter. Alternativ, poți da clic pe pictograma „Checklist” din bara de instrumente.
- Introdu fiecare element sau sarcină pe o linie nouă, apoi apasă Enter pentru a adăuga un nou marcator.
- Pentru a transforma o listă existentă în checklist, selectează textul și apasă pictograma „Checklist” din bara de instrumente.
- Pentru a crea o listă ierarhică, plasează cursorul la începutul liniei și apasă Tab pentru a crea sub-elemente.
- Bifează sarcinile finalizate dând clic pe caseta de lângă sarcină.
Pentru o organizare superioară, poți insera un tabel în Google Docs și să personalizezi coloanele și rândurile în funcție de necesități.
3. Transformarea Email-urilor în Sarcini în Outlook
Dacă email-ul este principalul tău instrument de comunicare, poate fi dificil să urmărești sarcinile menționate în el. Din fericire, Microsoft Outlook, prin integrarea cu Microsoft To Do, oferă o soluție rapidă pentru a transforma email-urile în sarcini. Astfel, inbox-ul tău Outlook devine și un manager de sarcini, ajutând la organizare și reducerea suprasarcinii de email-uri.
Iată cum să transformi email-urile Outlook în sarcini folosind Microsoft To Do:
- Accesează inbox-ul tău Outlook.
- Cel mai rapid mod este să marchezi email-urile. Acestea vor deveni sarcini în secțiunea „Email-uri marcate” din Microsoft To Do. Plasează cursorul pe email și apasă pe pictograma „Steag”.
- Alternativ, dă clic dreapta pe email și selectează „Acțiuni avansate” > „Creează sarcină”. Se va deschide un panou lateral unde poți adăuga detalii suplimentare, cum ar fi data limită sau un memento.
- Poți șterge email-ul marcat sau transformat în sarcină pentru a-ți organiza inbox-ul. Sarcina va rămâne în lista de sarcini până când o marchezi ca finalizată.
Outlook se integrează cu alte instrumente Microsoft, cum ar fi OneNote, Teams și Outlook Calendar, facilitând gestionarea și alocarea sarcinilor direct din inbox, fără necesitatea unei aplicații separate.
4. Organizarea Sarcinilor în Apple Reminders
Utilizarea aplicației de reamintiri de pe dispozitivele tale este o metodă eficientă de a adăuga rapid sarcinile zilnice. Dacă folosești dispozitive Apple, aplicația Reminders este o opțiune excelentă, integrată, pentru monitorizarea sarcinilor. În loc să jonglezi cu mai multe aplicații, poți folosi Reminders pentru a te menține organizat.
Sfaturi pentru a utiliza eficient Apple Reminders:
- Organizează-ți reamintirile (sarcinile) în liste. Acestea sunt asemănătoare folderelor, ajutând la clasificarea sarcinilor pe categorii sau proiecte. Poți crea liste diverse, precum „Personal”, „Muncă”, „Cumpărături”, pentru a identifica ușor sarcinile prioritare. Deschide Reminders și alege „Adaugă Listă” de sub „Listele Mele”.
- Creează secțiuni separate în cadrul unei liste de reamintiri pentru diferite proiecte. De exemplu, în lista „Muncă”, poți avea secțiuni pentru diferiți clienți sau proiecte. Selectează lista de reamintiri și apasă pictograma „Adaugă o nouă secțiune” din bara de instrumente.
- Adaugă sarcini și sub-sarcini în secțiunile relevante. Sub-sarcinile sunt utile pentru a descompune sarcinile mari în elemente mai mici. Pentru a crea o sub-sarcină, selectează sarcina (reamintirea) și alege „Editare” > „Indentifică Reamintirea”.
- Folosește funcția „Vizualizare ca Coloane” pentru a vedea sarcinile în format Kanban. Această vizualizare te ajută să vezi secțiunile (coloanele) și sarcinile din fiecare secțiune. Accesează meniul „Vizualizare” și selectează „ca Coloane”.
5. Crearea Checkliste-lor în Apple Notes
Deși aplicația Notes nu este prima la care te-ai gândi pentru liste de sarcini, ea oferă o funcție practică pentru a monitoriza diverse sarcini. Folosește checklistele din Notes pentru a crea liste de sarcini și a le bifa pe măsură ce le finalizezi.
Cum să creezi o checklist în Apple Notes:
- Deschide aplicația Notes și creează o notă nouă sau deschide una existentă.
- Apasă pe pictograma „Checklist” din bara de instrumente sau alege „Format” > „Checklist” pentru a începe lista de sarcini.
- Creează o sub-sarcină prin indentificarea unei sarcini. Dă clic pe o linie din listă și apasă Tab pentru a o indentifica.
- Bifează sarcinile finalizate dând clic pe cercul de lângă un element.
6. Crearea Listelor în Stickies
Stickies este un instrument care îți permite să creezi note lipicioase pe desktop-ul Mac-ului tău, similar cu notele post-it fizice. Folosește această aplicație pentru a adăuga rapid reamintiri, sarcini sau liste de cumpărături. Stickies rămâne vizibilă pe desktop până când o închizi.
Cum să creezi o listă de sarcini în Stickies:
- Deschide aplicația Stickies. O poți găsi în Launchpad sau folosind Spotlight.
- Creează o notă nouă apăsând „Fișier” > „Notă Nouă” sau folosind combinația de taste Command + N.
- Scrie sarcinile tale în noua notă. Selectează textul și apasă Option + Tab pentru a-l transforma într-o listă.
- Indentifică o listă pentru a crea sub-sarcini apăsând Tab.
- Din păcate, Stickies nu oferă o opțiune pentru a adăuga casete de selectare. Poți folosi formatul „Tăiere” pentru a marca sarcinile finalizate. Selectează sarcina sau lista, apasă meniul „Font” și alege „Tăiat”.
Descărcarea unei noi aplicații pentru gestionarea sarcinilor nu este întotdeauna cea mai bună soluție. Uneori, soluția se află mai aproape, în aplicațiile și site-urile pe care deja le utilizezi.