Folosirea unei platforme UCaaS eficientă pentru a vă aduce beneficii afacerii nu numai în prezent, ci vă poate ajuta și să obțineți un avantaj tehnologic în anii următori.
Soluțiile precum UCaaS sunt la mare căutare în zilele noastre pentru flexibilitatea, comoditatea, scalabilitatea, optimizarea costurilor și alte beneficii pe care le oferă companiilor moderne care se confruntă cu o concurență dură.
S-au dovedit a fi esențiale în vremuri cruciale, cum ar fi recenta pandemie, în care angajații au fost nevoiți să lucreze de la distanță.
Deținerea de instrumente și resurse avansate pentru forța de muncă de la distanță oferă o productivitate mai bună, o muncă simplificată și succes.
În acest articol, voi discuta despre UCaaS și cele mai bune platforme UCaaS pe care le puteți alege pentru a eficientiza comunicarea în afacerea dvs.
Cuprins
Ce este UCaaS?
Unified Communications as a Service (UCaaS) este un mecanism de livrare în cloud utilizat pentru comunicațiile de afaceri. Permite ca serviciile de comunicații unificate să fie disponibile și accesibile din cloud pentru companii, de la întreprinderi la IMM-uri.
UCaaS este unul dintre termenii din Anything-as-a-Service (XaaS), cum ar fi SaaS, PaaS, IaaS etc. Este, de asemenea, o parte a eforturilor de transformare digitală care promovează adoptarea serviciilor cloud în industrii la nivel global. Acceptă șase funcții majore de comunicare:
- Telefonie pentru întreprinderi
- Mesagerie unificată
- Mobilitate
- Mesagerie instantanee, precum și o prezență pentru echipe și indivizi
- Soluții de întâlnire, cum ar fi conferințe video, audio și web
- Procese activate de comunicații, cum ar fi colaborarea în fluxul de lucru, platformele de comunicații, centrele de contact etc.
Deoarece este bazat pe cloud, companiile de toate formele și dimensiunile îl pot adopta cu ușurință. Le oferă beneficiile de scalare ușoară, configurare fără probleme, economisire a costurilor și multe altele.
Cum funcționează UCaaS?
Infrastructura UCaaS bazată pe cloud este furnizată, deținută, operată și întreținută de un furnizor de servicii. Prin urmare, clienții nu trebuie să configureze sau să configureze singuri nicio infrastructură pentru a începe. Unele dintre caracteristicile sale sunt:
- Multitenancy, inclusiv chiriașii partiționați care locuiesc pe infrastructura de comunicații unificate partajată, cum ar fi centre de date, calculatoare, rafturi, echipamente comune, rețea și blade
- Un portal web cu autoservire pentru furnizarea, gestionarea și monitorizarea utilizării și performanței
- Serviciile sunt licențiate pentru o taxă recurentă, lunară sau de abonament
UCaaS eficientizează serviciile și soluțiile de comunicare în cadrul unei întreprinderi. Oferă chat, SMS, conferințe video, un centru de contact și multe alte capabilități. Totul se întâmplă pe internet; astfel, nu veți avea nevoie de hardware VolP suplimentar pentru a oferi servicii clienților dumneavoastră. Furnizorii de servicii UCaaS se vor ocupa de toate configurațiile backend, telefonia, funcțiile și securitatea.
Pentru a vă ajuta să înțelegeți funcționarea UCaaS, este necesar să discutați despre VolP sau Voice-over-Internet Protocol, care alimentează funcționalitatea de voce UCaaS. VoIP convertește sunetul în pachete de date și îl transmite unui furnizor de servicii de telefonie bazat pe cloud. De asemenea, notificările de mesagerie vocală și numerele de telefon funcționează cu ajutorul protocolului universal de inițiere a sesiunii (SIP).
UCaaS folosește VolP la maximum fără complexități. Acest lucru permite echipei dvs. să efectueze apeluri cu ușurință și tuturor să lucreze de la distanță cu aplicațiile instalate pe dispozitivele și computerele lor mobile.
În plus, centrele de date UCaaS pot rezista la vreme nefavorabilă, supratensiuni și pene de curent, ceea ce duce la continuitatea și scalabilitatea afacerii, care este dificil și costisitor de gestionat pentru companii dacă își creează o platformă UCaaS proprie.
În plus, serviciile UC sunt operate practic cu aplicații de colaborare, mesagerie și video fără efort. Totul este conceput astfel încât să reducă complexitatea și să vă ofere comunicații fluide și unificate în organizația dvs., fie la locație, fie la distanță.
Componentele UCaaS în detaliu
UCaaS găzduiește diverse instrumente de comunicații, conferințe audio și telefonie la partajarea fișierelor, schimbul de e-mailuri și conferințe video.
Așadar, o platformă UCaaS bună trebuie să ofere toate aceste capacități împreună cu o interfață intuitivă pentru navigare fără efort și o productivitate mai bună. De asemenea, trebuie să ofere un centru de contact integrat, comunicații încorporate, chat, video și voce.
Componentele cheie ale UCaaS sunt:
Telefon sau sistem telefonic
Platformele UCaaS vin cu un sistem telefonic de calitate, cu caracteristici esențiale, cum ar fi redirecționarea apelurilor, rutarea, înregistrarea, blocarea ID-ului, însoțitorul automat, mesageria vocală, gestionarea apelurilor etc. Utilizează cloud PBX și VolP pentru a permite unei companii să efectueze/primi apeluri pe internetul. Soluțiile avansate pot, de asemenea, mobiliza AI pentru o mai bună eficiență și informații bogate asupra datelor.
Videoconferinta
Videoconferința a devenit mai necesară pentru ca afacerile moderne să prospere, mai ales după pandemia de covid-19. Angajații pot lucra de oriunde, iar dacă doriți să discutați ceva important sau să conduceți o întâlnire, acest mod de comunicare este excelent, indiferent de unde se alătură participanții.
Soluțiile UCaaS pot oferi apeluri telefonice și video multiparticipanți și unu-la-unu pentru a sprijini întâlniri de birou, seminarii web, prezentări, chat-uri și multe altele. Acest lucru stimulează colaborarea, indiferent de factorul distanță.
E-mail și mesagerie instantanee
Cu mesaje instantanee, membrii echipei pot discuta online cu ușurință în timp real. Acest lucru este util pentru briefinguri rapide, mementouri și comunicări regulate. Este, de asemenea, grozav pentru a oferi asistență clienților, deoarece este convenabil, eficient și non-intruziv.
În mod similar, e-mailul este util pentru companii și rămâne eficient. Este cel mai profesionist mod de comunicare și, de asemenea, eficient. Puteți folosi e-mailurile alături de alte canale de comunicare pentru a simplifica fluxul de lucru și pentru a oferi angajaților și clienților modul lor preferat de comunicare.
Instrumente de colaborare
Platformele UCaaS includ diverse instrumente de colaborare pentru a îmbunătăți munca în echipă și comunicarea. Oferă funcții precum programarea rapidă, partajarea ecranului, partajarea fișierelor, înregistrarea, instruirea, precum și gestionarea proiectelor, clienților și angajaților.
Cloud și bazat pe client
UCaaS este bazat pe cloud, ceea ce înseamnă că fiecare platformă și serviciu UCaaS este găzduit pe cloud sau pe internet de furnizorul de servicii în centrele lor de date. Acest lucru vă permite să accesați aceste servicii de oriunde, folosind orice dispozitiv și lucrând de la distanță.
Beneficiile UCaaS pentru companii și lucrători la distanță
După cum sa discutat mai sus, UCaaS vine cu multe beneficii, atât pentru companii, cât și pentru utilizatori, inclusiv pentru lucrătorii de la distanță. Unele dintre beneficii sunt următoarele:
Scalabilitate
UCaaS vă permite să scalați cu ușurință software-ul și resursele de afaceri în sus sau în jos, în funcție de cerințele dvs. De asemenea, puteți adăuga/elimina utilizatori instantaneu, fără a planifica în prealabil. Acest lucru este o provocare în soluțiile locale dacă doriți să scalați. Va trebui să investești atât de mult în tehnologia ta și să o reinventezi pentru a susține o astfel de scalabilitate. Dar în UCaaS, acest lucru este posibil cu un clic pe un buton.
Flexibilitate și accesibilitate
Soluțiile UCaaS sunt ușor de accesat pentru oricine de oriunde. Acest lucru oferă flexibilitatea de a lucra de acasă sau în orice alt loc pe care îl doresc angajații, ceea ce îl face excelent pentru lucrătorii de la distanță. Deoarece aplicațiile și soluțiile UCaaS sunt implementate pe internet sau în cloud, puteți accesa toate instrumentele de comunicare de pe orice dispozitiv, fie că este un smartphone, laptop, desktop sau tabletă.
Economii
UCaaS este livrat clienților ca o soluție bazată pe abonament. Doar plătiți o anumită sumă într-o perioadă fixă și accesați toate funcțiile și instrumentele de comunicare într-un singur loc, fără a fi nevoie să instalați hardware sau software costisitor sau să cheltuiți pentru întreținerea acestuia.
Tot ce aveți nevoie este să investiți în sistemele dvs. împreună cu lățime de bandă de calitate pentru a accesa soluțiile UCaaS. În plus, toate serviciile și caracteristicile vor fi definite pentru planul ales de dvs. și veți fi protejat de cheltuieli de comunicare imprevizibile sau fluctuații. Acest lucru vă ajută să gestionați cheltuielile de afaceri și, în același timp, să vă îmbunătățiți rentabilitatea investiției.
Cu UCaaS, puteți economisi din facturile de telefon cu o taxă lunară fixă pentru apeluri nelimitate și nu necesită costuri inițiale. Nu trebuie să plătiți pentru funcțiile UCaaS avansate încorporate, deoarece acestea sunt incluse în abonamentul ales. De asemenea, nu va trebui să cheltuiți cu personalul IT în scopuri de monitorizare și întreținere, deoarece totul va fi gestionat de furnizorul de servicii.
Economisire de timp
Fiecare secundă contează atunci când ești în afaceri. Oportunitățile interesante îți pot bate oricând la ușă. Prin urmare, trebuie să fii mereu pregătit.
Dar ce se întâmplă dacă cheltuiți atât de mult timp și resurse pentru a construi totul de la zero în interior și apoi pentru întreținerea, securitatea, conformitatea, funcționalitatea, etc.?
Funcționalitatea de bază și afacerea dvs. ar putea fi afectate, mai ales dacă aveți lipsă de forță de muncă sau buget.
În schimb, optarea pentru UCaaS îți va oferi servicii minus toate bătăile de cap ale gestionării și întreținerii; puteți lăsa totul în seama furnizorului de servicii.
Colaborare și productivitate
Instrumentele de comunicare puternice furnizate în cloud vă ajută toți angajații, în special lucrătorii de la distanță, să colaboreze eficient. Promovează o cultură a muncii sănătoasă, cu toți conectați și împărtășind informații și fiind pe aceeași pagină, indiferent dacă angajații sunt din același departament sau diferiți.
În mod similar, UCaaS ajută la creșterea productivității angajaților făcând informațiile accesibile la îndemâna lor printr-o soluție cloud și o comunicare și colaborare eficientă între angajați și clienții dvs.
Potrivit Cisco75% dintre utilizatori au înregistrat o productivitate îmbunătățită folosind UCaaS în timp ce lucrau pe mai multe site-uri într-o afacere.
Pe lângă toate cele de mai sus, utilizarea platformelor UCaaS oferă și alte beneficii, inclusiv:
- Redundanță încorporată a soluțiilor de voce pentru o mai bună fiabilitate
- Gestionare simplă și raportare de utilizare
- Experiență simplificată a angajaților și a utilizatorilor cu instrumentele existente
- Punct unic de contact pentru depanarea prin furnizorul UCaaS
- Securitate și conformitate cu reglementări precum HIPAA, PCI-DSS, SOC etc.
Câțiva termeni UCaaS importanți
Telecommuting
Telecommuting este un termen folosit într-un peisaj de afaceri modern, ceea ce înseamnă că angajații pot lucra la sarcinile care le sunt atribuite, indiferent cât de simplu sau complex, în afara unui loc de muncă tradițional, cum ar fi un birou. Oamenii se pot conecta folosind instrumente de telecomunicații, cum ar fi apeluri telefonice, conferințe video etc. și pot colabora de oriunde în lume, cu condiția să aibă o conexiune stabilă la internet.
Birou virtual
Un birou virtual este o configurație prin care o persoană își poate îndeplini sarcinile de la distanță. Are dispozitivul (smartphone, iOS, desktop etc.) pe care îl folosesc pentru a accesa toate resursele, site-urile web, fișierele de birou și alte instrumente. Poate să semene cu biroul tău de la birou și îl poți proiecta astfel încât să arate profesional și modern. Puteți folosi un scaun confortabil pentru a sta, lucra, relaxa și repeta împreună cu o masă și alte lucruri importante de care aveți nevoie în timp ce lucrați.
Loc de muncă colaborativ
Un spațiu de lucru colaborativ este un astfel de mediu de spațiu de lucru care se concentrează pe colaborarea între angajații unei organizații. Acest lucru se face pentru a reduce complexitățile, pentru a închide lacunele de comunicare și pentru a promova un mediu de lucru sănătos. Într-un spațiu de lucru colaborativ, angajații simt un sentiment de apartenență la organizație și sunt încurajați să dea tot ce au mai bun, fie că lucrează de la birou sau de la distanță.
Așadar, dacă ești în căutarea celei mai bune platforme UCaaS, iată câteva recomandări pentru tine.
Vonage
Obțineți comunicații unificate cu o singură aplicație – Vonage pentru mesagerie, voce, socializare, fax și video. Oferă peste 50 de funcții și alte soluții integrate, scalabilitate și prezență globală, conectivitate și productivitate sporite, timp de funcționare de 99,999% și calitate a serviciului (QoS).
Caracteristici cheie:
- Întâlniri Vonage, un instrument intuitiv de colaborare video de utilizat pentru întreaga organizație
- Portal de administrare pentru gestionarea sistemelor telefonice
- Aplicații mobile și desktop pentru a vă menține instrumentele și echipele conectate
- Mesaje primite pentru afaceri pentru a captura și rezolva problemele mai rapid folosind SMS-uri, Facebook Messenger și MMS
- Un asistent virtual AI pentru a oferi clienților autoservire cu voce
- App Center pentru a integra aplicații de mare valoare pentru a îmbunătăți productivitatea și experiența utilizatorului
- Blocarea ID-ului apelantului
- Câmp luminos ocupat pentru a identifica ce telefoane sunt în uz
- Apelați Anunț pentru a afla motivul apelului și a apela conferința
Vonage este ușor de configurat, rapid de scalat și ușor de adoptat. În plus, le permite angajaților să interacționeze cu clienții și între ei practic oricând și oriunde.
Zoom
Unificați-vă întâlnirile, chatul și vocea cu o singură soluție – Zoom care oferă flexibilitate în comunicare și ușurează colaborarea.
Caracteristici cheie:
- Întâlniri: audio și video HD securizate, soluții de colaborare încorporate și integrare în calendar
- Chat: Conectare instantanee cu clienții și simplifică alți angajați, programează și efectuează apeluri telefonice și întâlniri ad-hoc, urmărește sarcinile și partajează fișiere
- Telefon: utilizați telefonul Zoom, transformați un apel în video și folosiți telefonul VolP în cloud de pe un laptop, mobil, desktop și tabletă
- Seminarii web video: seminarii web Zoom care pot scala până la 50.000 de persoane, inclusiv peste 100 de membri ai grupului video cu o calitate video și audio de top și opțiunea de a personaliza configurarea, transmiterea în direct și înregistrarea
- Camere Zoom: o sală de conferințe pentru a colabora de la distanță sau de la birou
- Securitate: criptare AES-GCM pe 256 de biți și alte caracteristici de securitate în timpul întâlnirii
- Platforme acceptate: macOS, Windows, Linux, Android OS și iOS
Utilizând Zoom, obțineți o cantitate clară de apeluri, comunicații cloud criptate și securizate, mesagerie rapidă și o stivă simplificată de tehnologie.
Nextiva
Nextiva facilitează comunicarea, permițându-vă să conectați sistemele telefonice cu aplicații de afaceri, automatizare și inteligență artificială pe o singură platformă pentru a vă ajuta să vă gestionați bine afacerea.
Caracteristici cheie:
- Automatizare pentru a face activități de comunicare repetitive, cum ar fi răspunsurile automate, trimiterea de e-mailuri, efectuarea de sondaje etc. și economisiți timp
- Analytics pentru a obține informații detaliate despre afaceri și clienți
- Instrumente solide încorporate pentru a conduce echipele de service și vânzările
- PBX în cloud cu rutare a apelurilor
- Apeluri telefonice HD
- Partajarea ecranului
- Integrari CRM
- Funcțiile avansate includ înregistrarea apelurilor, înregistrarea, cozile, transferurile, redirecționarea, ID-ul, muzică în așteptare, însoțitorii automati etc.
Nextiva vă permite să interacționați cu clienții și angajații pe mai multe platforme de comunicare, cum ar fi telefon, e-mail, video, text și rețele sociale.
Microsoft Teams
Utilizați platforma populară Microsoft Teams pentru a intra în legătură cu oamenii de la serviciu, acasă și la școală.
Caracteristici cheie:
- Acceptă toate dispozitivele de la desktopuri și laptopuri până la smartphone-uri și tablete
- Criptarea datelor pentru fișiere, apeluri, chat-uri și întâlniri
- Partajarea fișierelor, sondarea și automatizarea sarcinilor
- Stocare in cloud
- Găzduire webinar, înregistrări, întâlniri cu clienții etc.
- Instrumente de raportare
- Integrare cu instrumente precum Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint etc.
Teams te conectează cu colegii, prietenii și familia și accesează resurse partajate oriunde pentru a învăța și a inova prin apeluri, partajarea videoclipurilor și conversația prin chat.
Tastatura
Vorbiți, întâlniți și trimiteți mesaje clienților și angajaților dvs. folosind Tastatura, care oferă un spațiu de lucru frumos pentru a vă ajuta să creați relații semnificative. Indiferent de locul unde sunt echipele și clienții dvs., acesta merge cu dvs. peste tot, unificând comunicațiile.
Oferă funcții și integrări minunate și continuă să inoveze pentru a aduce soluții mai bune.
Caracteristici cheie:
- Întâlniri video bazate pe inteligență artificială, comunicare în vânzări și centru de contact
- Se extinde în peste 70 de țări cu numere gratuite și numere locale
- SLA cu timp de funcționare aproape 100%.
- Opțiunea de a colecta CSAT la toate apelurile clienților
- Recunoașterea vorbirii încorporată, precum și procesarea limbajului natural (NLP)
- Peste 74 de integrări disponibile
- Probă GRATUITĂ timp de 14 zile
Puteți conta pe această platformă de nivel enterprise pentru toate nevoile dvs. de comunicare, indiferent de tipul și dimensiunea afacerii dvs.
Mergi la
Rămâneți conectat cu colegii, clienții și oamenii care contează folosind o soluție simplă – Mergi la. Acest sistem de telefonie bazat pe cloud este sigur și proiectat pentru lucru la distanță și flexibil.
Caracteristici cheie:
- Un editor vizual, drag-and-drop, pentru o configurare ușoară
- Cloud PBX și apeluri internaționale
- Dirijarea apelurilor, conferințe video HD, însoțitor automat, director arbore de telefon etc.
- Portarea numerelor curente sau adăugarea unui număr gratuit
- Planuri de apelare personalizabile și rutare a apelurilor
- Flux de lucru simplificat al centrului de contact
- 99,999% timp de funcționare, arhitectură cloud distribuită și utilizare redusă a lățimii de bandă
GoTo acceptă toate dispozitivele și este ușor să comutați între aplicațiile desktop, telefonul de birou sau aplicația mobilă.
Concluzie: De ce este UCaaS vital pentru viitor?
Investiția în platforma UCaaS potrivită va oferi o comunicare mai bună în organizația dvs. – în rândul angajaților și clienților dvs. De asemenea, va oferi o scalabilitate, fiabilitate, flexibilitate și rentabilitate mai bună.
Potrivit unui Raport 2012 al IDC, piața UCaaS a atins 47,2 miliarde de dolari în 2020. Privind creșterea și utilizarea crescută de-a lungul anilor, se așteaptă ca aceasta să rămână mulți ani. Deci, alege cea mai bună platformă UCaaS și bucură-te de beneficiile acesteia pentru afacerea ta.