Îmbunătățește-ți fișierele Excel cu liste derulante

Meniurile derulante reprezintă un instrument esențial pentru a evita neconcordanțele și erorile de scriere în date, simplificând introducerea informațiilor și asigurând precizia acestora. Deși sunt extrem de utile, aceste funcționalități sunt adesea trecute cu vederea în interfața Excel, mulți utilizatori nefructificând avantajele pe care le oferă. Ești pregătit să optimizezi funcționarea tabelelor tale? Descoperă cum poți folosi meniurile derulante în Excel pentru a organiza mai bine și a aduce un plus de exactitate datelor tale.

Modalități de Creare a Meniurilor Derulante în Excel

Meniurile derulante din Excel se încadrează corect în categoria Validării Datelor, având în vedere că nu numai că eficientizează procesul de introducere a informațiilor, dar și cresc fiabilitatea formulelor tale.

Ca exemplu, vom utiliza un instrument de monitorizare a sarcinilor care are o coloană dedicată Stării, ce oferă meniuri derulante pentru fiecare sarcină în parte. Opțiunile meniului vor cuprinde: Neîncepută, În curs de desfășurare, Finalizată și Blocată.

Spre deosebire de Google Sheets, Excel impune ca opțiunile meniului să fie prezente undeva în registrul tău de lucru. Pentru a menține claritatea instrumentului de monitorizare a sarcinilor, este recomandat să creezi o foaie de calcul separată pentru a stoca aceste opțiuni. După crearea meniurilor derulante, poți ascunde celulele sau chiar întreaga foaie pentru a menține structura ordonată a instrumentului.

Iată cum să configurezi un meniu derulant:

Stabilește opțiunile meniului prin introducerea elementelor (de exemplu, Neîncepută, În curs de desfășurare, Finalizată, Blocată) într-o coloană pe o foaie de calcul distinctă.

Selectează celulele unde dorești să apară meniurile derulante (de exemplu, B2:B5).

Accesează secțiunea Date din panglică și apoi selectează Validare Date din categoria Instrumente Date.

În fereastra Validare Date, alege opțiunea Listă din meniul Permite.

Apasă pe săgeata orientată în sus din câmpul Sursă și selectează zona care cuprinde opțiunile meniului tău.

Confirmă operațiunea prin apăsarea butonului OK pentru a aplica meniul derulant celulelor selectate.

Acum, celulele alese vor afișa o săgeată derulantă, oferindu-ți posibilitatea de a alege dintre opțiunile predefinite.

Metode de Personalizare a Meniurilor Derulante din Excel

Chiar dacă meniul tău derulant este funcțional, este posibil să nu arate la fel de atractiv cum ai dori, mai ales dacă ești obișnuit cu aspectul meniurilor derulante colorate din Google Sheets. Din fericire, prin utilizarea formatării condiționate în Excel, poți îmbunătăți aspectul meniului tău derulant.

Pentru a aplica formatarea condiționată meniului tău derulant, urmează acești pași:

Selectează celulele care conțin meniurile derulante (de exemplu, B2:B5).

Accesează secțiunea Acasă, alege Formatare Condiționată și selectează Regulă Nouă.

În fereastra Regulă Nouă de Formatare, alege opțiunea Formatați doar celulele care conțin.

În descrierea regulii, setează prima listă derulantă la Text Specific și lasă câmpul secundar neschimbat.

Introdu textul pe care vrei să-l formatezi (de exemplu, Finalizată).

Apasă pe Formatare lângă previzualizare. În fereastra Formatare Celule, setează culoarea Fontului la alb, navighează la secțiunea Umplere și alege o culoare verde închis pentru fundal.

Confirmă operațiunea prin apăsarea butonului OK de două ori pentru a aplica regula.

Astfel, orice sarcină marcată ca Finalizată va avea un fundal verde, devenind ușor identificabilă. Repetă acești pași pentru celelalte opțiuni din meniu și alocă fiecăreia o culoare unică. Acest lucru va îmbunătăți considerabil claritatea vizuală.

Meniurile derulante elimină posibilitatea erorilor de scriere și a variantelor multiple – nu vor mai exista situații ca „Complete” în loc de „Finalizată” sau „Gata”. Această uniformitate este crucială în analiza datelor folosind formule; de exemplu, dacă o formulă urmărește sarcinile „Finalizate”, va ignora sarcinile marcate ca „Complet”.

Acum, odată ce meniurile derulante sunt implementate, tabelul tău Excel nu doar că devine mai ușor de utilizat, ci este și pregătit pentru analize avansate de date. Poți filtra sarcinile după starea lor, de exemplu, să vizualizezi doar sarcinile „În curs de desfășurare”, sau poți utiliza funcția COUNTIF pentru a calcula câte sarcini sunt marcate ca fiind „Blocate”.