Matricea Abilităților și Voinței: Un Ghid Complet pentru Manageri
Matricea Abilități-Voință reprezintă un instrument esențial pentru a administra eficacitatea echipei, performanța individuală a angajaților și angajamentul general al acestora.
Ca manager de afacere sau proiect, productivitatea, performanța și implicarea echipei depind direct de acțiunile tale. În managementul afacerilor există o multitudine de metode și tehnici pentru a asigura funcționarea și dezvoltarea continuă a companiei.
Un astfel de instrument este analiza Abilități-Voință. Managerii din diverse domenii, cum ar fi HR, operațiuni sau managementul proiectelor, folosesc această metodă pentru a-și personaliza interacțiunea cu angajații sau membrii echipei.
Vă vom prezenta acest instrument în detaliu, astfel încât să puteți dezvolta o înțelegere profundă a conceptului și să-l aplicați eficient în cadrul organizației dumneavoastră. În plus, studiul aprofundat al matricei Abilități-Voință vă va dota cu o abilitate importantă, esențială pentru un lider de afaceri de succes.
Ce este Matricea Abilități-Voință?
Liderii sau managerii utilizează matricea Abilități-Voință pentru a evalua performanța personalului, luând în considerare:
- Competențele sau aptitudinile angajaților
- Motivația personalului, sau dorința de a munci
Matricea se prezintă sub forma unui cadran 2×2. Pentru a facilita înțelegerea, imaginați-vă un grafic sau o diagramă. Pe axa X veți plasa abilitățile, iar pe axa Y voința. Partea stângă a axei X va fi dedicată angajaților cu abilități scăzute, iar partea dreaptă, celor cu abilități înalte.
Analog, voința va fi plasată pe axa Y. Partea inferioară a acestei axe va reprezenta angajații cu voință scăzută, iar partea superioară, cei cu voință ridicată. Trasând un cadran pe acest grafic, veți obține 4 secțiuni, fiecare indicând diferite combinații de abilități și voință. Astfel, se poate evalua adecvarea unui angajat pentru un anumit proiect.
Angajații care se încadrează în diferitele secțiuni ale acestor blocuri necesită abordări distincte pentru a optimiza randamentul forței de muncă. Alternativ, se poate recurge la înlocuirea personalului existent cu angajați înalt calificați și motivați. Însă chiar și în acest caz, instrumentul de analiză Abilități-Voință este necesar pentru a verifica competențele și motivația candidaților.
Cum a Apărut Matricea Abilități-Voință?
În anii 1970, Ken Blanchard și Paul Hersey au dezvoltat un model de leadership situațional, bazat pe nivelul de dezvoltare al adepților și stilul de conducere. Modelul prezintă un cadran de tip matrice 2×2, care definește 4 tipuri de lideri: Direcționare, Coordonare, Participare și Delegare.
Pentru adepți/angajați, modelul identifică 4 categorii: Competență înaltă cu angajament înalt, Competență înaltă cu angajament variabil, Competență moderată cu angajament scăzut și Competență scăzută cu angajament înalt.
Acest cadran pentru adepți a reprezentat precursorul actualei diagrame Abilități-Voință. Cu toate acestea, tehnica a căpătat popularitate în management odată cu publicarea cărții „Tao of Coaching” de Max Landsberg în 1996.
Semnificația Abilităților și Voinței în Matricea Abilități-Voință
Pentru a crea o matrice pertinentă Abilități-Voință, este necesar să înțelegeți definițiile specifice ale termenilor Abilitate și Voință în contextul acestei matrice. Iată explicațiile necesare:
Abilitatea
Abilitățile reprezintă aptitudinile creative și tehnice pe care angajații le aduc în cadrul organizației. Acestea pot include calculul, crearea de baze de date, gestionarea fișierelor, sondaje, colectare de date, dezvoltare web, dezvoltare de aplicații, vânzări, marketing și altele. Abilitățile sunt esențiale pentru buna funcționare a unei afaceri.
Angajații dobândesc abilități prin învățare continuă, training, expunere la concepte noi și, cel mai important, prin experiența la locul de muncă. Pe baza abilităților, angajații pot fi clasificați în categorii: expert, avansat, intermediar și începător.
Voința
Voința unui individ reflectă nivelul său de motivație. Aceasta se poate manifesta prin:
- Motivația de a finaliza o sarcină în termenul stabilit.
- Dorința de a învăța noi instrumente, tehnici, abilități creative sau concepte de afaceri.
- Ambiția de a avansa în carieră.
- Disponibilitatea de a urma instrucțiunile cu conștiinciozitate.
Nivelul de educație, experiența profesională și abilitățile influențează semnificativ motivația personalului. Prin urmare, managerii trebuie să abordeze cu mai multă atenție angajații mai puțin motivați, comparativ cu cei foarte motivați.
Scopul Matricei Abilități-Voință
După identificarea diferitelor niveluri de abilități și voință ale angajaților și clasarea lor, trebuie să stabiliți stilul de management adecvat pentru fiecare dintre cele patru categorii de adepți/personal. Diagrama Abilități-Voință facilitează identificarea acestor stiluri de management.
#1. Direcționare
Direcționarea implică descoperirea factorilor care stimulează motivația angajaților cu niveluri scăzute de abilități și voință. Apoi, aplicarea eficientă a acelor stimuli pentru a obține rezultatele dorite, asigurându-vă că acestea sunt de înaltă calitate, utile pentru afacere, măsurabile și obținute în termenul stabilit.
#2. Coordonare
Matricea identifică faptul că personalul cu abilități scăzute și voință ridicată are nevoie de coordonare. Asigurați-vă că implementați următoarele:
- Discutați cu angajatul scopul și obiectivele procesului de coordonare.
- Documentați sesiunile sau proiectele de coaching.
- Explicați și demonstrați fluxul de lucru al postului.
- Stabiliți un standard de calitate.
Atunci când coordonați un angajat, respectați standardele de coaching la nivel de afaceri.
#3. Entuziasmare
Totodată, veți identifica și membri ai echipei cu abilități înalte și voință scăzută. Acești angajați au nevoie doar de un mic stimulent pentru a atinge un nivel ridicat de productivitate. Este suficient să demonstrați respect față de sarcină și să apreciați contribuția lor.
#4. Delegare
În cadrul organizației, există întotdeauna angajați cu abilități înalte și voință înaltă. Identificați-i cu ajutorul diagramei Abilități-Voință și delegați-le sarcinile de proiect. Stabiliți standarde de calitate, termene limită și obiective clare înainte de a atribui sarcinile.
Cadranele Matricei Abilități-Voință
Cadranul 1: Abilitate Scăzută și Voință Scăzută
Personalul din acest cadran necesită o atenție sporită. Trebuie să îi instruiți cu seriozitate pentru a-și dezvolta abilitățile necesare proiectului. De asemenea, trebuie să îi motivați să finalizeze sarcinile în termenul stabilit și să furnizeze rezultate.
Cadranul 2: Abilitate Scăzută și Voință Ridicată
Angajații din acest cadran pot atinge un nivel mai înalt de productivitate și eficiență dacă le oferiți îndrumare și sprijin adecvat. Organizați sesiuni de training pentru a le dezvolta abilitățile și tacticile necesare. Apoi, implicați-i în proiect, monitorizând atent progresul. Reduceți controlul pe măsură ce observați îmbunătățiri.
Cadranul 3: Abilitate Ridicată și Voință Scăzută
Personalul din această secțiune necesită un impuls motivațional. Organizați întâlniri individuale pentru a înțelege cauza principală a lipsei de motivație. Feedback-ul, modificarea stilului de management și monitorizarea performanței sunt cele mai eficiente modalități de coaching.
Cadranul 4: Abilitate Ridicată și Voință Ridicată
Membrii echipei din acest grup sunt cei mai potriviți pentru delegarea sarcinilor. Permiteți-le să gestioneze rezultatele independent, în timp ce stabiliți obiectivele, termenele limită și standardele de calitate. Interacționați frecvent cu acești angajați, oferindu-le aprecieri și sărbătorind succesul. De asemenea, îi puteți implica în procesul de luare a deciziilor.
Matricea Abilități-Voință vs. Matricea Competențelor
Matricea competențelor este o bază de date care înregistrează abilitățile disponibile și abilitățile necesare, pe care managerii o consultă înainte de a aloca sau angaja personal pentru un nou proiect. Aceasta conține coloane separate pentru a evalua interesul și nivelul de competență pentru anumite abilități relevante pentru proiect.
În contrast, diagrama Abilități-Voință prezintă nivelurile ridicate și scăzute de abilități, corelate cu nivelurile ridicate și scăzute de voință, pe un cadran 2×2. Astfel, se pot identifica clar cele patru categorii de personal/adepți: Delegare, Entuziasmare, Coordonare și Direcționare. Scopul final este de a crea un plan de învățare și dezvoltare pentru angajații din grupurile Direcționare și Coordonare.
Aplicații Importante ale Matricei Abilități-Voință
#1. Proiecte Agile/DevOps
Proiectele Agile DevOps se concentrează pe productivitate, eficiență, îmbunătățire continuă și livrarea produselor/serviciilor la timp.
Managerii pot utiliza diagrama Abilități/Voință pentru a identifica rapid cei mai potriviți angajați pentru proiect. Ulterior, se poate organiza instruirea pentru a dezvolta competențele și motivația altor angajați pentru a participa la proiect.
#2. Integrarea unui Nou Manager
Această matrice este un instrument eficient pentru managerii noi care se alătură unei echipe din altă companie. Prin analiza Abilități-Voință, puteți stabili o metodă eficientă și științifică de a interacționa cu noua echipă.
#3. Reîntoarcerea la Birou După Pandemie
Odată cu reluarea activităților normale după pandemia de COVID-19, majoritatea organizațiilor ar trebui să utilizeze matricea Abilități-Voință pentru a evalua:
- Perspectiva asupra muncii.
- Gestionarea volumului de muncă.
- Competențe dobândite sau pierdute.
- Obiectivele de carieră.
- Nevoi financiare.
Astfel, ca manager, puteți integra rapid echipa în fluxul de lucru.
#4. Fuziune și Achiziție
Atunci când integrați noi membri ai echipei dintr-un departament diferit al aceleiași companii, este util să efectuați o analiză Abilități-Voință a noilor veniți. Ulterior, veți putea stabili cu precizie cine are nevoie de instruire și cine poate începe activitățile.
#5. Restructurare Organizațională sau de Afaceri
Când o companie trece printr-o restructurare, managerii trebuie să alinieze forța de muncă în conformitate cu noile modele de venituri, obiective și strategii de creștere. Utilizați analiza Abilități-Voință pentru a transfera personalul dintr-un departament învechit într-unul mai solicitant.
#6. Urmărirea Abilităților
Înainte de analiza Abilități-Voință, trebuie să colectați date despre competențele angajaților. Aceasta este o oportunitate excelentă de a crea o bază de date cu competențe, care vă va permite să identificați cu ușurință angajații cu abilități specifice pentru proiecte viitoare.
Cum se Creează o Matrice Abilități-Voință
O echipă de conducere sau un manager independent poate crea o diagramă de analiză Abilități-Voință. Pentru aceasta, sunt necesare date preliminare despre angajați sau membrii echipei.
Aceste informații vă ajută să evaluați nivelul Voinței și al Abilității. Pentru a colecta date de la angajați, distribuiți un formular online cu două seturi de chestionare:
Evaluarea Nivelului de Abilitate
- Nivelul de educație.
- Anii de experiență profesională.
- Punctele forte și punctele slabe.
- Abilități demonstrate.
- Cursuri și certificări.
- Numărul de feedback-uri pozitive și negative.
Evaluarea Nivelului Voinței
- Obiective personale și profesionale.
- Inițierea sarcinilor: proactivă sau reactivă.
- Schimbări de locuri de muncă și frecvența acestora.
- Interacțiunea în echipă.
- Atitudinea generală.
- Angajamentul la locul de muncă.
Creați o matrice 2×2. Introduceți numele angajaților în cadranele corespunzătoare, pe baza constatărilor. Consultați secțiunea „Cadranele” din acest articol pentru informații despre denumirea secțiunilor.
Cea mai eficientă metodă este utilizarea unuia dintre șabloanele menționate mai jos:
Șabloane Matrice Abilități-Voință
Creately
Deși pentru crearea unei diagrame Abilități-Voință aveți nevoie de aplicații precum Microsoft Word, Microsoft Visio și Microsoft Excel, Creately oferă o aplicație web. Acesta este un instrument eficient pentru a colecta, analiza și planifica abilitățile angajaților rapid.
Șablonul Creately poate fi utilizat gratuit în perioada de probă a unui cont. Astfel, puteți testa eficiența șablonului înainte de a achiziționa un abonament. Caracteristicile notabile ale acestui șablon includ:
- Colectarea datelor angajaților online.
- Analiza colaborativă a abilităților angajaților.
- Baze de date personalizate.
- Integrare cu aplicații de afaceri.
- Forme moderne, emoji-uri, atașamente, căsuțe de comentarii.
În plus, puteți salva proiectul offline în formate PNG, SVG, PDF, JPEG și CSV pentru referințe ulterioare sau pentru imprimare.
Scilife
Scilife este un furnizor renumit de soluții pentru controlul calității, gestionarea documentelor și automatizarea fluxurilor de lucru în industria sănătății. Ca parte a programului său de instrumente și ghiduri gratuite, oferă un șablon descărcabil gratuit pentru Matricea Competențelor. Puteți utiliza această matrice pentru a colecta date despre competențele angajaților înainte de a-i aloca la proiecte.
Această matrice a competențelor, bazată pe Microsoft Excel, oferă următoarele funcționalități:
- Identificarea lacunelor de competențe care vă împiedică să reușiți în proiectele de afaceri.
- Colectarea și vizualizarea competențelor echipei, compararea datelor cu cerințele de abilități pentru proiecte viitoare.
- Crearea planurilor de dezvoltare a angajaților pe baza competențelor lor.
- Un instrument obiectiv care oferă o perspectivă corectă asupra nivelurilor de calificare ale angajaților.
Puteți descărca și deschide fișierul utilizând aplicația Excel. Deși șablonul nu oferă un cadran 2×2 pentru matricea competențelor, îl puteți utiliza pentru colectarea datelor preliminare.
Concluzii
Matricea Abilități-Voință este un cadru standard, acceptat pe scară largă de companiile globale ca instrument eficient pentru evaluarea performanței angajaților, a nivelului de calificare, a oportunităților de învățare. Utilizați această tehnică de management pentru a angaja noi membri ai echipei pentru proiectele viitoare. De asemenea, utilizați-o pentru a pregăti personalul existent, stimulând productivitatea și creșterea.
După ce ați parcurs acest ghid complet, ar trebui să puteți îmbunătăți performanța echipei. În plus, aveți la dispoziție șabloane gata de utilizare, care vă vor ajuta să creați rapid o matrice Abilități-Voință și să o aplicați în cadrul afacerii sau proiectului dumneavoastră.
De asemenea, consultați acest ghid complet despre diagramele de milestone, pentru a urmări și gestiona eficient progresul proiectului.