În Excel, aveți la dispoziție funcții precum „Sortare de la A la Z” și „Sortare de la Z la A”, care vă permit să ordonați informațiile alfabetic sau numeric. De asemenea, există o opțiune de „Sortare personalizată” ce oferă posibilitatea de a aranja datele după mai multe criterii. Vom explora cum puteți beneficia de aceste instrumente.
Un Exemplu Practic
Pentru a ilustra aceste funcții, ne vom folosi de nouă elemente chimice din tabelul periodic. Vom vedea cum sortăm datele în funcție de conținutul celulelor, utilizând „Sortare de la A la Z”, dar și opțiunea de „Sortare personalizată”.
Meniul „Sortare și filtrare” se află în partea dreaptă a filei „Acasă”.
Acest meniu prezintă o serie de opțiuni, dar ne vom concentra pe primele trei.
Datele noastre de exemplu conțin informații despre elemente chimice, inclusiv simbolul, numărul atomic, faza la temperatură și presiune standard (STP) și categoria din tabelul periodic.
Pentru început, să sortăm datele după coloana „Număr atomic”. Selectați coloana, inclusiv rândul cu titlurile, dacă există.
Mergeți la meniul „Sortare și filtrare” și alegeți „Sortare de la A la Z” pentru a aranja valorile de la mic la mare.
Dacă Excel detectează că aveți și alte coloane, va apărea un avertisment. Să vedem ce se întâmplă dacă alegem „Continuați cu selecția curentă”. Apăsați „Sortați”.
În acest caz, doar coloana „Număr atomic” a fost sortată, iar informațiile din celelalte coloane au rămas neschimbate, ceea ce este problematic dacă vrem ca datele să rămână corelate. De exemplu, Hidrogenul apare cu numărul atomic al Plumbului.
Acum, încercăm cealaltă opțiune, „Extindeți selecția”. Selectați-o și apăsați „Sortați”.
De data aceasta, datele din coloana „Număr atomic” au fost sortate corect, iar informațiile corespunzătoare din celelalte coloane au fost mutate odată cu acestea. Puteți, de asemenea, să evidențiați toate datele înainte de a sorta și Excel nu va mai afișa fereastra de avertisment.
Să vedem cum funcționează „Sortarea personalizată”, care permite ordonarea datelor după mai multe coloane simultan.
Selectați toate datele, inclusiv rândul cu titlurile.
Apoi, mergeți la „Sortare și filtrare” și alegeți „Sortare personalizată”.
Se va deschide fereastra „Sortare”.
Să sortăm întâi după coloana „Fază la STP”, astfel încât gazele să apară înaintea solidelor. Selectați coloana „Fază la STP”.
Apăsați butonul „Adăugați nivel”.
Apare un nou nivel, care va fi folosit ca al doilea criteriu de sortare. Vom alege „Categoria de elemente”, pentru a sorta gazele după categoria lor, astfel încât gazele nobile să apară înaintea gazelor reactive. Selectați coloana „Categoria de elemente”.
Există mai multe opțiuni. Să aruncăm o privire la meniul „Sortați după”. Putem alege „Valori celule”.
Adăugăm un nou nivel, apăsând iar „Adăugați nivel”.
Selectăm coloana „Element”. Aceasta va ordona alfabetic elementele din fiecare categorie, de exemplu, Argonul va fi înaintea Neonului.
Să vedem meniul „Comandă”. Vom folosi ordinea implicită „A la Z”.
Puteți adăuga oricâte niveluri aveți nevoie. Când sunteți gata, apăsați „OK”.
Datele au fost sortate cu succes, întâi după „Faza la STP”, apoi după „Categoria element”, și în final după „Element”.
Important: Asigurați-vă că selectați toate coloanele necesare înainte de a sorta. Excel nu va afișa avertismente când utilizați „Sortare personalizată”, așa că este necesar să fiți atenți.