Atunci când colaborați cu alții la un document Google Sheets partajat, este posibil ca uneori să se introducă date neașteptate sau care contravin formulelor. Pentru a asigura că toate datele introduse sunt cele dorite, o soluție eficientă este utilizarea listelor derulante de validare.
Crearea unei liste derulante
Listele derulante reprezintă o metodă excelentă de a garanta că datele introduse în formulare, aplicații sau foi de calcul corespund așteptărilor. Ele oferă, de asemenea, o modalitate mai rapidă de introducere a datelor, prin selectarea din opțiunile predefinite furnizate.
Primul pas constă în deschiderea fișierului Foi de calcul Google și selectarea celulelor unde doriți să implementați lista derulantă.
Accesați apoi meniul „Date” și selectați opțiunea „Validare date”.
În meniul derulant „Criterii”, alegeți fie „Listă dintr-un interval”, fie „Listă de articole”.
Listă dintr-un interval: Această opțiune permite preluarea valorilor dintr-un set de celule, fie din aceeași foaie, fie dintr-o foaie diferită. De exemplu, dacă se doresc valorile din celulele B1-B9 din foaia 2, se va introduce Sheet2!B1:B9. Alternativ, se pot selecta direct celulele dorite din foaia de calcul.
Listă de articole: Această opțiune presupune o listă de elemente predefinite, care pot fi text sau numere. Fiecare valoare se introduce manual, separată prin virgulă (fără spații). Nu permite importul direct al datelor din alte celule.
În exemplul nostru, vom utiliza opțiunea „Listă de articole” și vom introduce câteva opțiuni numerice.
După introducerea datelor, este esențial să activați opțiunea „Afișați lista drop-down în celulă”, altfel valorile nu vor fi vizibile în celulele selectate.
De asemenea, puteți determina ce se întâmplă dacă se introduce o valoare care nu se află în listă. Opțiunea „Afișați avertisment” permite introducerea datelor invalide, dar le semnalizează în foaie. Opțiunea „Respinge intrarea” previne introducerea datelor care nu aparțin listei.
În plus, puteți activa opțiunea „Afișați textul de ajutor pentru validare” pentru a oferi utilizatorilor instrucțiuni despre ce pot selecta în celule. Introduceți instrucțiunile dorite.
Apăsați butonul „Salvați” după finalizare.
Utilizarea listei derulante
După finalizare, orice persoană care utilizează foaia va putea face clic pe săgeata derulantă din celulele respective și va putea alege o valoare din listă.
Dacă ați activat opțiunea „Afișați textul de ajutor pentru validare”, instrucțiunile respective vor apărea la selectarea celulelor validate.
Dacă se introduce o valoare care nu se află în listă și este activată opțiunea „Afișare avertisment”, datele invalide sunt semnalizate în celulă.
Trecând mouse-ul peste celulă, se va afișa motivul semnalizării.
Dacă ați ales opțiunea „Respinge intrarea”, utilizatorii vor primi un mesaj de avertizare la încercarea de a introduce o valoare care nu se regăsește în listă.
Pentru a modifica sau șterge elemente din lista derulantă, accesați din nou Date > Validare date și editați elementele dorite. Eliminarea completă a listei se face prin simplul clic pe butonul „Eliminați validarea” din partea de jos.
