Indiferent dacă ești un profesionist independent care colaborează cu diverse firme sau o societate comercială care dorește să ofere o linie de credit clienților săi, vei avea nevoie de o factură. Elaborarea unei facturi personalizate în Excel este un proces simplu și rapid. În scurt timp, vei putea trimite factura și primi plata corespunzătoare.
Utilizarea unui model predefinit de factură
Crearea unei facturi de bază în Excel este un proces destul de ușor. Trebuie doar să configurezi câteva tabele, să stabilești anumite reguli, să adaugi câteva informații și ești pregătit. Alternativ, există o mulțime de site-uri web care oferă șabloane de facturi gratuite, elaborate de contabili profesioniști. Poți opta să le utilizezi ca atare sau chiar să descarci unul pentru a te inspira atunci când îți creezi propriul model.
Excel oferă, de asemenea, o bibliotecă proprie de șabloane de factură pe care le poți folosi. Pentru a accesa aceste șabloane, deschide Excel și dă clic pe fila „Fișier”.
Aici, selectează „Nou” și introdu cuvântul „Factură” în bara de căutare.
Apasă Enter și vei vedea o varietate de șabloane de factură.
Analizează șabloanele disponibile pentru a identifica unul care să-ți placă.
Crearea unei facturi simple în Excel pornind de la zero
Pentru a crea o factură de bază în Excel, este esențial să înțelegem mai întâi ce informații trebuie incluse. Pentru a simplifica, vom construi o factură folosind doar detaliile necesare pentru a primi plata. Iată de ce avem nevoie:
Informațiile vânzătorului:
Nume
Adresă
Număr de telefon
Informații despre cumpărător:
Denumirea companiei
Adresă
Data facturii
Numărul facturii
Descrierea produsului/serviciului vândut
Prețul unitar al produsului/serviciului
Suma totală datorată
Metoda de plată
Să începem.
Mai întâi, deschide o foaie de calcul Excel goală. Primul pas este să eliminăm liniile de grilă, pentru a obține o foaie de lucru curată. Pentru a face acest lucru, accesează fila „Vizualizare” și debifează opțiunea „Linii de grilă” din secțiunea „Afișați”.
Acum, să redimensionăm câteva dintre coloane și rânduri. Acest lucru ne va oferi spațiu suplimentar pentru unele informații mai detaliate, cum ar fi descrierile produselor. Pentru a redimensiona un rând sau o coloană, dă clic și trage.
Implicit, rândurile au o înălțime de 20 de pixeli, iar coloanele o lățime de 64 de pixeli. Iată setările sugerate pentru rânduri și coloane, pentru o configurație optimizată:
Rânduri:
Rândul 1: 45 pixeli
Coloane:
Coloana A: 385 pixeli
Coloana B: 175 pixeli
Coloana C: 125 pixeli
Rândul 1 va conține numele tău și cuvântul „Factură”. Dorim ca aceste informații să fie imediat vizibile pentru destinatar, deci alocăm puțin spațiu suplimentar pentru a mări dimensiunea fontului, asigurându-ne că atrag atenția destinatarului.
Coloana A va include majoritatea informațiilor esențiale (și potențial mai lungi) din factură. Acestea cuprind datele despre cumpărător și vânzător, descrierea produsului/serviciului și metoda de plată. Coloana B va conține datele specifice ale articolelor listate, deci nu necesită atât de mult spațiu. În cele din urmă, coloana C va include numărul facturii, data facturii, prețul unitar al fiecărui articol listat și suma totală datorată. Aceste detalii sunt, de asemenea, concise, deci nu necesită mult spațiu.
Ajustează rândurile și celulele conform specificațiilor recomandate și vom începe să introducem informațiile noastre!
În coloana A, rândul 1, scrie numele tău. Mărește dimensiunea fontului (la aproximativ 18 pt) și pune textul în format aldine pentru a ieși în evidență.
În coloana B, rândul 1, scrie „Factură” pentru a clarifica imediat scopul documentului. Recomandăm un font de 28 de puncte, folosind majuscule. Poți alege să îi atribui o culoare mai deschisă, dacă dorești.
În coloana A, rândurile 4, 5 și 6, vom introduce adresa și numărul de telefon.
În coloana B, rândurile 4 și 5, scrie „DATA:” și „FACTURA:” cu text aldine și aliniere la dreapta. În coloana C, rândurile 4 și 5, vei introduce data efectivă și numărul facturii.
În final, pentru ultima parte a informațiilor de bază, vom introduce textul „Facturat către:” (aldine) în coloana A, rândul 8. Mai jos, în rândurile 9, 10 și 11, vom introduce detaliile destinatarului.
Acum trebuie să creăm un tabel pentru a lista produsele/serviciile, datele de livrare și sumele corespunzătoare. Iată cum îl vom configura:
Mai întâi, vom îmbina coloanele A și B în rândul 14. Aceasta va servi drept antet pentru produsele/serviciile listate (coloana A, rândurile 15-30) și datele de livrare (coloana B, rândurile 15-30). După ce ai unit coloanele A și B în rândul 14, adaugă un chenar celulei. Poți face acest lucru accesând secțiunea „Font” din fila „Acasă”, selectând pictograma de chenar și alegând tipul de chenar dorit. Pentru moment, vom folosi „Toate chenarele”.
Repetă același lucru pentru celula C14. Poți umple celulele cu o culoare, dacă dorești. Vom folosi un gri deschis. Pentru a colora celulele, selectează celulele, apoi selectează săgeata de lângă pictograma „Culoare umplere” din secțiunea „Font” din fila „Acasă” și alege culoarea dorită din meniul drop-down.
În prima celulă evidențiată, scrie „DESCRIERE” și centrează textul. Pentru C14, scrie „SUMA” cu aliniere la centru. Pune textul în format aldine pentru ambele celule. Acum vei avea antetul tabelului.
Trebuie să ne asigurăm că avem un tabel suficient de mare pentru a lista toate produsele/serviciile. În acest exemplu, vom utiliza șaisprezece rânduri. Poți folosi mai multe sau mai puține, în funcție de necesități.
Mergi în partea de jos a locului în care va fi tabelul tău și adaugă un chenar inferior primelor două celule din rând.
Acum evidențiază celulele C15-29 și adaugă-le tuturor margini laterale.
Apoi, selectează celula C30 și adaugă margini laterală și inferioară. În final, vom include o secțiune „Suma totală” în tabel. Evidențiază celula C31 și adaugă-i margini pe toate laturile. Poți adăuga și o nuanță de culoare, pentru ca aceasta să iasă în evidență. Asigură-te că o etichetezi cu „TOTAL” în celula alăturată.
Aceasta completează structura tabelului. Acum, să stabilim câteva reguli și să adăugăm o formulă pentru a finaliza totul.
Știm că datele de livrare vor fi în coloana B, rândurile 15-30. Selectează acele celule. După ce toate sunt evidențiate, dă clic pe caseta „Format număr” din secțiunea „Număr” a filei „Acasă”.
Va apărea un meniu drop-down. Selectează opțiunea „Dată scurtă”. Acum, dacă introduci un număr, cum ar fi 12/26, în oricare dintre aceste celule, acesta va fi reformatat automat în formatul de dată scurtă.
În mod similar, dacă evidențiezi celulele C15-30, unde va fi valoarea produsului/serviciului și selectezi opțiunea „Monedă”, atunci când introduci o sumă în aceste celule, aceasta va fi reformatată pentru a reflecta acea sumă.
Pentru a adăuga automat toate sumele individuale și a le afișa în celula „Suma totală” pe care am creat-o, selectează celula (C31 în acest exemplu) și introdu următoarea formulă:
=SUM(C15:C30)
Acum, dacă introduci (sau elimini) orice număr în celulele cu sume individuale, acesta se va actualiza automat în celula cu suma totală.
Acest lucru va crește eficiența procesului pe termen lung.
Continuând, introdu textul „Metoda de plată:” în A34.
Informațiile pe care le adaugi lângă această secțiune depind de preferințele