Cum se creează formulare PDF cu calcule în Adobe Acrobat

Crearea de fișiere PDF interactive cu calcule automate

Dincolo de facilitarea creării documentelor tipărite cu aspect profesional, Adobe Acrobat Pro oferă posibilitatea de a integra formule complexe, capabile să efectueze calcule automate pe baza datelor introduse. Vom explora cum se pot realiza calcule simple într-un document PDF.

Potențialul unui PDF cu funcții de calcul

Atunci când ne gândim la aplicații software care pot genera documente cu formule și calcule automate, programe precum Microsoft Excel sau Google Sheets sunt primele care ne vin în minte. Cu toate acestea, structura și formatul foilor de calcul le fac dificil de utilizat ca formulare interactive, potrivite pentru a fi distribuite și completate de alții.

Din fericire, Adobe Acrobat, recunoscut ca lider în crearea de fișiere PDF, dispune de instrumente avansate care permit generarea de câmpuri cu calcule automate. Această funcționalitate este extrem de versatilă și poate fi utilizată într-o varietate de scenarii:

  • Formulare de comandă: În cazul în care distribuiți clienților un catalog de produse cu prețurile aferente, aveți posibilitatea de a integra un câmp care calculează instantaneu prețul final al comenzii, eliminând necesitatea utilizării unui calculator separat.
  • Teste și evaluări: Puteți dezvolta chestionare sau evaluări care să afișeze automat scorul final după completare.
  • Facturi: Dacă generați facturi, puteți seta câmpul care indică suma totală de plată să se actualizeze automat.

În plus, formularele PDF interactive sunt utile pentru realizarea evaluărilor de risc, crearea formularelor de înscriere la un club sau chiar pentru testele de personalitate.

Crearea câmpurilor de calcul simple

Pentru a începe, accesați Adobe Acrobat și creați un nou formular. În colțul din dreapta sus, dați clic pe „Instrumente”, derulați în jos și selectați „Pregătire formular”. Aici aveți opțiunea de a genera un formular de la zero sau de a-l baza pe un fișier PDF sau document existent. Importarea unui fișier va genera automat câmpuri ce pot fi completate. Indiferent de metoda aleasă, puteți edita și crea câmpuri ulterior.

Pentru a ilustra modul de creare a unui formular cu calcule, vom folosi un exemplu concret. Vom considera un formular de comandă simplu, care conține șapte câmpuri: Cantitatea 1 până la Cantitatea 5, fiecare corespunzând unor produse distincte, Cantitatea Totală și Prețul Total. Dorim ca primele cinci câmpuri să fie completabile de utilizator, în timp ce ultimele două vor fi calculate automat.

Pentru ca un câmp să fie editabil, dați dublu clic pe el sau faceți clic dreapta și selectați „Proprietăți casetă text”, asigurându-vă că opțiunea „Numai citire” nu este bifată.

Pentru a calcula Cantitatea totală, selectați câmpul corespunzător, accesați „Proprietăți casetă text” și apoi „Calculare”. Aici aveți două posibilități: puteți alege una dintre calculele predefinite, precum suma, produsul sau media, sau puteți crea o formulă personalizată. Pentru exemplul nostru, vom selecta opțiunea „sumă”.

După ce dați clic pe „Alegeți”, veți fi redirecționat către un meniu unde puteți selecta câmpurile care vor fi însumate. Selectați câmpurile corespunzătoare cantităților și dați clic pe „OK”. Veți observa că valoarea câmpului Cantitate totală s-a modificat la 0.

Utilizarea notației simplificate

Pentru a calcula Prețul total, nu putem pur și simplu însuma o serie de câmpuri. Este necesar să creăm o serie de ecuații folosind formatul de notație simplificată. Selectați câmpul „Preț total”, accesați „Proprietăți casetă text” > „Calculare” și alegeți a treia opțiune. Faceți clic pe „Editare” pentru a introduce formula dorită într-o casetă de text.

Această casetă de formule este similară cu cea din Excel. Introduceți numele câmpurilor și folosiți simbolurile specifice pentru adunare (+), scădere (-), înmulțire (*), și împărțire (/). Utilizați paranteze pentru a segmenta calculele.

Pentru acest exemplu, vom înmulți fiecare cantitate cu prețul său, folosind următoarea formulă:

(Qty1*5)+(Qty2*7)+(Qty3*7)+(Qty4*12)+(Qty5*20)

Această formulă va genera prețul total al comenzii.

Dacă am comanda, de exemplu, 3 unități USB, 2 cabluri Apple Lightning și 1 baterie externă, rezultatul ar fi:

Salvarea, completarea și utilizarea calculelor complexe

Înainte de salvare, setați câmpurile care nu trebuie editate la „Numai citire”. După salvare, documentul PDF va funcționa ca un formular interactiv, compatibil cu diverse aplicații de vizualizare PDF, inclusiv browserele web. Acesta poate fi completat, salvat sau tipărit ca orice alt fișier PDF.

Sistemul de calcul din PDF-uri se bazează pe JavaScript, ceea ce permite realizarea unor calcule complexe. Pentru informații suplimentare, vă recomandăm să accesați pagina Adobe, unde puteți afla despre modificatorii suplimentari și scripturile de calcul personalizate, oferind formatare condiționată și formule complexe pentru manipularea textului.