Partajarea unui document din Google Drive reprezintă o metodă eficientă de a oferi acces clienților și colaboratorilor la informații, fără a fi necesară descărcarea acestora. Pentru situațiile în care se dorește un acces temporar la aceste documente, se poate configura o dată de expirare automată în momentul partajării. Iată cum se procedează.
Important: Pentru a beneficia de această funcționalitate, deținătorul documentului trebuie să aibă un cont G Suite plătit. Persoanele cu care se partajează fișierul nu necesită un abonament plătit pentru a vizualiza documentele.
Cum configurăm data de expirare pentru fișierele partajate din Google Drive
Începeți prin a accesa Google Drive, folosind contul G Suite. Localizați fișierul dorit, dați click dreapta pe acesta și selectați opțiunea „Partajare” din meniul contextual.
Introduceți adresele de e-mail ale persoanelor cărora doriți să le oferiți acces la fișier și apăsați butonul „Trimite”. Dacă invitația este trimisă către un cont Gmail, persoanele vor fi automat adăugate la lista utilizatorilor cu acces. În cazul altor tipuri de adrese, fiecare persoană va primi un e-mail cu un link către document.
Acum, dați click dreapta pe fișier încă o dată și selectați din nou comanda „Partajare”.
În fereastra opțiunilor de partajare, apăsați linkul „Avansat”.
Lângă informațiile de contact ale fiecărei persoane, veți observa un simbol de tip cronometru. Apăsați acest simbol pentru a configura data de expirare.
Aici, utilizați meniul drop-down „Accesul expiră” pentru a selecta una dintre opțiunile predefinite: 7 zile, 30 de zile sau pentru a seta o dată personalizată.
Selectarea opțiunii „Dată personalizată” va deschide un calendar, permițându-vă să alegeți o dată specifică.
Pentru a seta o dată de expirare individuală pentru fiecare utilizator, dați click pe cronometrul de lângă numele acestuia. Fiecare persoană trebuie să aibă o dată de expirare configurată separat.
În final, apăsați „Salvați modificările” pentru a aplica setările efectuate tuturor utilizatorilor.
Este important să rețineți că, în mod implicit, persoanele cu care partajați un document pot descărca, imprima sau copia fișierul. În consecință, dacă efectuează una dintre aceste acțiuni, vor putea accesa acele copii chiar și după expirarea datei de acces configurate. Pentru a evita acest lucru, puteți restricționa accesul la vizualizare și activa opțiunea „Dezactivați opțiunile de descărcare, imprimare și copiere pentru comentatori și spectatori”. Totuși, în acest caz, persoanele nu vor putea edita documentul.
Această funcție este utilă în special atunci când aveți utilizatori care au nevoie doar de acces temporar pentru a vizualiza sau a comenta un document.