Salvarea unui tabel Excel în format PDF poate părea complicată, iar rezultatul final nu arată întotdeauna așa cum ne-am dori. Iată cum poți transforma o foaie de calcul într-un document PDF clar și ușor de citit.
Conversia fișierelor Excel în PDF
Există numeroase situații în care ai putea prefera să salvezi un document Excel ca PDF, în loc de formatul său original. De exemplu, dacă vrei să trimiți doar o parte specifică dintr-o foaie de calcul extinsă sau dacă vrei ca datele să nu poată fi modificate. Totuși, procesul de conversie a unui fișier Excel în PDF poate ridica anumite dificultăți.
Adesea, nu ne gândim la foile de calcul Excel ca la documente cu borduri, pagini și margini. Totuși, atunci când dorim să transformăm aceste fișiere în PDF-uri care pot fi citite, printate sau distribuite, aceste aspecte devin importante. Fișierul final trebuie să fie lizibil și ușor de înțeles, fără coloane care apar pe pagini separate sau dimensiuni ale celulelor care sunt prea mici pentru a fi descifrate.
Vom explora pașii necesari pentru a transforma o foaie de calcul într-un document PDF prezentabil și gata de imprimare.
Configurarea paginii
Dacă folosești Office 2008 sau o versiune mai nouă, accesează fila „Aspect pagină”. Aici vei găsi diverse opțiuni grupate în secțiunea „Configurare pagină”. Cele mai importante sunt:
Margini: definește spațiul alb dintre marginea documentului și prima celulă.
Orientare: alege dacă documentul PDF va fi în format portret sau peisaj.
Dimensiune: stabilește dimensiunea paginii pentru documentul final.
Aceste setări funcționează similar cu cele dintr-un document Word, așadar configurează-le în funcție de modul în care dorești să arate PDF-ul final. Este important să reții că majoritatea tabelelor Excel sunt mai ușor de citit în orientare peisaj, cu excepția cazului în care au foarte puține coloane. Foile salvate în format portret pot avea coloane care se extind în afara zonei de imprimare, ceea ce poate face documentul greu de parcurs și de înțeles.
De asemenea, poți adăuga un antet și un subsol la documentul final. Pentru aceasta, apasă săgeata din colțul din dreapta jos al secțiunii „Configurare pagină”, apoi selectează fila „Antet/Subsol”. Poți alege una dintre opțiunile predefinite sau poți crea una personalizată folosind funcția „Personalizare”.
Ai și posibilitatea de a schimba fundalul documentului PDF. Apasă butonul „Fundal” din „Configurare pagină”. Poți alege o imagine de pe calculator sau din cloud, iar aceasta va fi aplicată pe întreaga foaie.
Stabilirea zonei de imprimare și a modului de aranjare
Următorul pas este să definești zona care va fi inclusă în PDF, precum și numărul de rânduri și coloane care vor apărea pe fiecare pagină.
O metodă de a stabili zona de imprimare este să selectezi cu ajutorul mouse-ului toate celulele pe care vrei să le incluzi în document. După ce ai făcut selecția, mergi la „Configurare pagină” > „Zonă de imprimare” > „Setare zonă de imprimare”. Această acțiune va crea o linie gri fină în jurul zonei selectate care va fi imprimată. Tot ce se află în afara acestei zone nu va fi inclus în PDF. Poți introduce manual celulele făcând clic pe săgeata din colțul din stânga jos și mergând la „Foi” > „Zonă de imprimare”.
Similar cu Microsoft Word, poți crea și întreruperi de pagină pentru a segmenta tabelele. Aceste întreruperi pot fi atât orizontale, cât și verticale. Accesează celula unde vrei să introduci o întrerupere de pagină, apasă pe fila „Aspect pagină” din panglică, apoi selectează „Configurare pagină” > „Întreruperi de pagină” > „Inserare întrerupere de pagină”. Aceasta va crea o pauză deasupra și în stânga celulei selectate.
Un alt pas important este să configurezi opțiunea „Scalare la potrivire”. În partea dreaptă a secțiunii „Configurare pagină”, vei vedea trei opțiuni: „Lățime”, „Înălțime” și „Scală”. Opțiunile „Lățime” și „Înălțime” îți permit să stabilești pe câte pagini vor fi distribuite rândurile sau coloanele tabelului. De exemplu, dacă ai multe rânduri dar puține coloane, este ideal să setezi „Lățime” la o singură pagină. Opțiunea „Scală”, pe de altă parte, va stabili redimensionarea generală a întregii zone de imprimare.
Setări suplimentare pentru foaie
Ultimul meniu la care trebuie să acorzi atenție este cel de „Opțiuni foaie”. Acestea sunt setări care influențează aspectul final al foii imprimate. Pentru a accesa aceste opțiuni, apasă săgeata din colțul din stânga jos al secțiunii „Opțiuni foaie”.
Iată o prezentare generală a personalizărilor pe care le poți face în acest meniu:
Titluri imprimate: poți bloca anumite rânduri și coloane ale foii astfel încât să apară pe fiecare pagină, cum ar fi anteturile și etichetele.
Linii de grilă: setează dacă să afișezi sau nu liniile de grilă, care sunt liniile dintre celule care apar atunci când nu există borduri.
Titluri: afișează sau ascunde titlurile, adică etichetele alfabetice (A, B, C) și numerice (1, 2, 3) de pe axele x și y ale foii de calcul Excel.
Comentarii, note și erori: permite afișarea comentariilor, notelor și avertismentelor de eroare în documentul final.
Ordine de imprimare: alege dacă documentul se va parcurge mai întâi în jos sau mai întâi spre dreapta.
În acest meniu, poți accesa și „Previzualizare imprimare”, unde poți vedea cum va arăta documentul final. Poți accesa previzualizarea și folosind comanda rapidă Ctrl+P.
Salvarea sau imprimarea ca PDF
Acum că documentul este formatat corect și totul este pregătit, există două moduri prin care poți crea un fișier PDF.
Pentru a salva fișierul ca PDF în Excel, deschide dialogul „Salvare ca” și selectează „PDF” din meniul derulant „Salvare ca tip”. Alternativ, poți merge la „Export” > „Export în XPS/PDF”. De aici, ai câteva opțiuni. Poți alege dacă să optimizezi fișierul pentru „Standard” sau „Minimum”, ceea ce va influența calitatea finală și dimensiunea fișierului. Apoi, apasă „Opțiuni” pentru a selecta zona de publicat:
Selecție: celulele pe care le-ai selectat în prezent.
Foi de calcul active: foaia de calcul curentă.
Registre de lucru întregi: toate foile de calcul din fișierul actual.
Tabel: un tabel definit pe care l-ai creat cu Microsoft Excel.
De asemenea, poți alege să ignori zona de imprimare pe care ai stabilit-o anterior.
Poți și să imprimi fișierul ca PDF. Microsoft oferă o imprimantă PDF încorporată numită „Microsoft Print to PDF”, pe care o poți selecta din meniul derulant al imprimantelor. Dacă ai instalată o altă imprimantă PDF, precum Adobe PDF, Foxit sau PDF Xchange, o poți folosi și pe aceea. Înainte de a da clic pe „Imprimare”, verifică previzualizarea pentru a te asigura că totul arată corect.