Aflați cum să protejați cu parolă un fișier PDF pentru a rămâne fără griji cu fișiere confidențiale din surse de afaceri sau personale.
Hackerii găsesc mereu modalități de a pune companiile și persoanele fizice în capcane, obținând acces la datele lor sensibile și exploatându-le pentru câștiguri monetare.
Potrivit Statista, au existat 15 milioane de încălcări ale datelor la nivel mondial în trimestrul 3 din 2022. Este o creștere bruscă de 167% față de trimestrul 2 al aceluiași an.
O parte considerabilă a acestor încălcări enorme de date provin din documente PDF. Un motiv vital este că întreprinderile și persoanele fizice sunt reticente în a proteja PDF-urile prin parolă sau nu știu cum să o facă.
Dacă ești îngrijorat de confidențialitatea afacerii tale sau a datelor personale din fișiere PDF și cauți o remediere, ai ajuns la locul potrivit! Citiți mai departe pentru a afla posibile vulnerabilități ale documentelor PDF, cazuri de utilizare pentru protecția prin parolă PDF și instrumente care vă vor ajuta să protejați PDF-urile prin parolă.
Cuprins
Vulnerabilitățile documentelor de afaceri private
Nu mai circulați documente PDF profesionale printre clienți, clienți și angajați dacă utilizați PDF-uri neprotejate pentru uz comercial. Când fișierul PDF al companiei dvs. este deschis, oricine poate accesa conținutul acestuia și îl poate folosi într-un mod avantajos pe care s-ar putea să nu îl aprobați.
De asemenea, hackerii nu au întotdeauna acces la datele dvs. sensibile de afaceri direct de la compania dvs. Este posibil ca terțe părți cărora le-ați partajat PDF-urile afacerii dvs. să devină victime ale unui atac de hacking și, ulterior, organizația dvs.
PDF-urile de afaceri dezvăluie informații sensibile și utile pe care hackerii le-ar putea folosi pentru a accesa serverele organizației dvs.
De exemplu, distribuiți un PDF neprotejat printre clienți/clienți/furnizori. Hackerii ar viza și ar avea acces la e-mailuri sau stocarea în cloud a persoanelor care au stocat documentul companiei dvs. în format PDF.
Prin accesul deschis, actorul rău va ști cum vă formatați fișierele de afaceri. Ei vor crea unul fals, vor adăuga un fișier executabil rău intenționat (.exe) în PDF și îl vor trimite înapoi companiei dvs., imitând un răspuns de la un client.
Angajatul dvs., dacă nu este instruit în mod extensiv în domeniul securității cibernetice, ar putea să nu se îndoiască de document și să îl deschidă împreună cu fișierul executabil. Acest lucru ar putea instala ransomware pe serverul organizației dvs., punând datele dvs. de afaceri în mâna hackerului.
Cum ajută PDF Protecția cu parolă?
#1. Preveniți copierea neautorizată
Cineva care nu cunoaște parola pentru a deschide un PDF nu poate accesa documentul. Vă ajută să protejați informațiile sensibile împotriva copierii și lipirii nedorite.
Când partajați fișierul PDF protejat prin parolă unui client/furnizor/angajat, știți că puteți avea încredere în el. Dacă nu respectă politicile de confidențialitate, știți că este de la un anumit set de persoane cărora le-ați partajat PDF-ul.
#2. Opriți accesul ilegal la date sensibile
Dacă stocați fișiere PDF fără parolă pe serverul companiei și un angajat fără a vizualiza fișierul are acces la el, ați putea avea mari probleme. În mod alternativ, unii clienți ar putea redirecționa accidental fișierul PDF către o terță parte pe care nu ați autorizat-o.
În astfel de scenarii, dacă ați protejat prin parolă fișierele PDF, este posibil să nu fiți o victimă a încălcării datelor.
#3. Protecție la imprimare
Datorită capacității sale de a păstra integritatea și formatarea datelor, majoritatea oamenilor preferă să imprime din fișiere PDF ori de câte ori au nevoie de o copie pe hârtie a unui document. Această caracteristică crește, de asemenea, șansa de a fi distribuită public după ce a fost tipărită fără permisiunea corespunzătoare.
Așadar, configurarea parolei pentru un fișier PDF nu este doar pentru a împiedica pe alții să-l copieze, ci și pentru a-i opri să imprime documentul. Multe aplicații vă oferă chiar opțiuni pentru a opri funcția de imprimare a unui fișier PDF.
Dacă doriți să vă protejați documentele PDF de accesul neautorizat, utilizați-le în acest scop.
#4. Evitați modificările datelor
Fișierele PDF oferă o integritate de conținut de neegalat, ceea ce înseamnă că datele incluse acolo rămân exacte și neschimbate. Cu toate acestea, trebuie să îl blocați cu o parolă puternică pentru a păstra consistența și validitatea documentului. Devine deosebit de important atunci când ați inclus comentarii și semnături în acel document.
În plus, distribuirea fișierelor PDF care conțin formulare încorporate de câmpuri care pot fi completate fără protecție prin parolă este un mare refuz. Adăugarea protecției de editare la astfel de documente va împiedica utilizatorii să facă modificări accidentale sau de bună voie în timp ce lucrează la acestea.
#5. Furnizați acces bazat pe roluri
Multe companii permit angajaților lor să răsfoiască stocarea de fișiere internă bazată pe cloud pentru a găsi ceea ce au nevoie pentru afaceri. Cu toate acestea, unele documente interne sensibile pot fi întotdeauna stocate într-o arhivă comună. Companiile trebuie să securizeze aceste fișiere de persoane neautorizate, chiar dacă fac parte din organizație.
Când vine vorba de acces la PDF, nu este singurul motiv pentru a folosi parole. Rețeaua dumneavoastră internă ar putea primi niște intruși care doresc să fure documentele. În timpul încălcării datelor, parolele funcționează ca o măsură eficientă de control al accesului pentru a vă proteja datele critice.
#6. Preveniți previzualizările documentelor private
În plus, fișierele PDF protejate cu parolă împiedică oamenii să previzualizeze conținutul acestuia. Este posibil să nu credeți că acesta este un motiv crucial pentru activarea parolei, dar în anumite situații, o previzualizare vă poate cauza daune personale și de afaceri.
De exemplu, aveți câteva fișiere PDF cu date esențiale în computerul partajat sau platforma cloud a organizației dvs. Dacă un coleg, care nu are autorizația de a vedea datele, poate previzualiza conținutul fișierului, pot apărea probleme neprevăzute.
#7. Asigurați conformitatea industriei
Majoritatea industriilor care se ocupă cu datele utilizatorilor trebuie să respecte mai multe reguli și reglementări. Reglementările guvernamentale, legile și standardele bazate pe industrie sunt în vigoare pentru a asigura confidențialitatea și securitatea documentelor sensibile de la accesul public și/sau neautorizat.
Pentru industria medicală, HIPAA reglementează controlul modului în care organizațiile medicale ar trebui să gestioneze dosarele medicale ale pacienților. Industria juridică este încă una care trebuie să protejeze confidențialitatea clienților.
În plus, companiile care fac afaceri în Europa trebuie să respecte regulile GDPR. Folosind protecția prin parolă, organizațiile pot asigura conformitatea maximă cu toate reglementările din industrie.
#8. Opriți partajarea nedorită
Deși fișierele PDF sunt populare datorită posibilității de partajare, aceeași caracteristică ar putea fi dăunătoare pentru dvs. dacă nu doriți ca fișierul dvs. PDF să fie partajat cu orice altă persoană. Partajarea unui fișier PDF cu cineva înseamnă că acesta îl poate partaja cu mai multe persoane. Dar, acest lucru poate fi prevenit prin protecția fișierului prin parolă.
Multe aplicații și platforme vă permit să împiedicați partajarea în continuare a unui fișier PDF prin limitarea numărului de dispozitive pe care utilizatorul poate deschide fișierul. Există, de asemenea, o facilitate pentru a adăuga o dată de expirare. După aceea, oamenii nu pot deschide sau partaja un fișier.
#9. Preveniți stocarea în cache web
În afară de punctele de mai sus, un alt motiv pentru a proteja cu parolă un fișier PDF este dezactivarea memoriei cache locale. Când cineva vede sau modifică un fișier PDF folosind un browser web, este posibil să salveze neintenționat o copie a acelui document pe dispozitivul său.
De cele mai multe ori, paginile web sunt stocate în cache pe hard diskul utilizatorului pentru a fi utilizate ulterior pentru acces offline și pentru recuperarea fișierelor. Protejarea cu parolă a unui fișier PDF va preveni această situație și va păstra documentul în siguranță.
#10. Evitați pirateria și protejați proprietatea intelectuală
Fișierele PDF sunt un format de fișier multiplatform excelent și inegalabil pentru distribuirea publicațiilor electronice către abonați. Din acest motiv, trebuie să luăm măsurile necesare pentru a preveni producerea neautorizată a fișierelor din copia distribuită.
Când vine vorba de protejarea publicațiilor cu volum redus sau informale împotriva pirateriei, protecția prin parolă este extrem de benefică. Dacă aparțineți unei companii care distribuie documente albe, rapoarte din industrie sau studii de caz prin documente PDF, o parolă vă poate proteja datele intelectuale de plagiare.
Ca să nu mai vorbim de afacerile creative, cum ar fi industria editorială și cinematografică, trebuie să își protejeze manuscrisele și scenariile nepublicate pentru a preveni pirateria și scurgerile.
Cum să protejați cu parolă un fișier PDF
Cea mai convenabilă și accesibilă modalitate de a proteja prin parolă fișierele PDF de uz personal sau de afaceri este aplicația Adobe Acrobat Reader. Urmați acești pași pe Adobe Acrobat Reader:
- Deschideți documentul PDF pe care doriți să îl protejați prin parolă pe Adobe Acrobat Reader.
- În bara laterală Toate instrumentele, selectați Vizualizați toate instrumentele.
- Se va deschide un meniu pe ecran complet cu instrumente disponibile. Alegeți Protejați un PDF. În prezent, această funcție este disponibilă numai pentru o versiune cu licență a Adobe Acrobat Reader.
- În meniul Protejați un PDF, selectați Protejați folosind parola.
- Acum, tastați o nouă parolă și verificați-o prin tastare din nou.
- Faceți clic pe Ok pentru a proteja PDF-ul prin parolă.
De asemenea, puteți configura o parolă de permisiuni pentru a activa accesul bazat pe roluri la documentele PDF. De exemplu, un angajat cu acces doar la parola pentru a deschide un PDF nu poate copia, edita, modifica sau șterge PDF-ul.
Dimpotrivă, dacă ați partajat parola de permisiuni cu angajatul, acesta poate face diverse modificări fișierului PDF.
Unele aplicații de editare PDF, cum ar fi Foxit, adaugă un program de completare MS Word. Acest program de completare vă permite, de asemenea, să creați PDF-uri din aplicația Word. În plus, programul de completare vă permite să utilizați caracteristica de protecție cu parolă a aplicației de editor pentru a cripta fișierele PDF pentru securitate suplimentară.
Funcția „Criptare cu parolă” a MS Office
Microsoft Word 2013 și versiunea ulterioară a acestei aplicații vă permite să protejați cu parolă un fișier PDF atunci când îl creați dintr-un fișier Word.
Procesul este destul de simplu și menționat în pași simpli:
- În timp ce fișierul Word este deschis, apăsați Alt+F și Alt+E.
- Se va deschide ecranul Creare document PDF/XPS.
- Faceți clic pe Creare PDF/XPS.
- Selectați Opțiuni deasupra butonului Publicare.
- În meniul contextual care urmează, alegeți Criptare cu o parolă.
- Introduceți o parolă și verificați-o.
- Faceți clic pe Publicare pentru a obține un fișier PDF protejat prin parolă dintr-un fișier Word.
Pe un Mac folosind aplicația de previzualizare
Aplicația Previzualizare pe macOS este vizualizatorul implicit de PDF și imagini pentru computerele Mac. De asemenea, permite utilizatorilor Mac să editeze fișiere PDF și imagini. În plus, puteți utiliza editorul PDF implicit al acestuia pentru a adăuga protecție prin parolă fișierului document. Veți găsi opțiunea în meniul Export al aplicației.
Protejați cu parolă un PDF utilizând Adobe Acrobat
Protejarea cu parolă a unui PDF este un instrument online de la Adobe care ajută la criptarea unui PDF cu o parolă puternică online. Trebuie doar să vizitați aplicația web de mai sus și să selectați un fișier de pe computer pentru a restricționa accesul la PDF-uri folosind parole.
Veți vedea o interfață vizuală pentru a introduce și a confirma o parolă după ce încărcați un fișier PDF neprotejat. Făcând clic pe Salvare parolă, documentul va fi criptat cu o parolă. Odată terminat, veți vedea un buton Descărcare pentru a obține PDF-ul pe laptop sau desktop.
PDF 2 Go.com: Protejați PDF
Protejați PDF de PDF 2 Go.com oferă o interfață avansată pentru protejarea prin parolă a PDF-urilor și pentru alocarea accesului bazat pe roluri. De asemenea, puteți importa fișiere PDF din stocarea în cloud, cum ar fi Dropbox și Google Drive.
După ce importați un fișier, introduceți o parolă pentru a deschide documentul și confirmați-l. Apoi, alegeți restricțiile pe care doriți să le adăugați, cum ar fi Preveniți imprimarea, Preveniți copierea și Preveniți modificarea. Dacă alegeți restricții, trebuie să adăugați o parolă separată pentru controlul permisiunilor.
pdfFiller de airSlate
pdfFiller de la airSlate oferă o facilitate de protecție prin parolă PDF pentru un cont înregistrat. Trebuie să vă înscrieți cu un e-mail pentru a accesa aplicația web pdfFiller. Puteți încărca fișiere PDF și selecta opțiunea Protejare făcând clic pe pictograma meniului kebab de pe fiecare fișier și setând o parolă.
De asemenea, puteți crea un folder PDF protejat prin parolă activând folderul de documente criptat pe pdfFiller.
Cuvinte finale
În prezent, majoritatea companiilor și persoanelor interesate protejează PDF-urile prin parolă pentru a ține hackerii departe de informațiile tale personale. Indiferent dacă partajați un CV PDF cu un angajator sau dacă trimiteți un document PDF pentru domeniul de lucru unui client, trebuie să protejați aceste fișiere prin parolă.
Majoritatea editoarelor PDF au instrumente de criptare stricte pentru a vă proteja prin parolă fișierele PDF direct de pe laptop, computer sau smartphone. De asemenea, există și aplicații cloud. Puteți folosi instrumentele menționate mai sus pentru a vă proteja PDF-urile de privirile indiscrete.
Ați putea fi, de asemenea, interesat de cele mai bune editoare PDF pentru uz personal sau de afaceri.