Nu toate mesajele electronice au aceeași importanță. În loc să fiți notificat pentru fiecare e-mail primit, puteți ajusta setările Microsoft Outlook pentru a primi alerte doar în cazul mesajelor care contează cu adevărat, în loc de a fi deranjat de e-mailuri care pot aștepta.
Dacă alertele de e-mail din Outlook devin o sursă de distragere, cea mai simplă soluție este să le dezactivați. Dar ce faceți dacă aveți nevoie să știți imediat când primiți un e-mail de la șeful dvs., de la un client important sau de la o altă persoană cheie pentru dvs.?
Microsoft Outlook oferă posibilitatea de a crea reguli personalizate de alertare pentru anumite adrese de e-mail sau chiar pentru domenii întregi. Am mai discutat despre reguli în general, așa că vă recomandăm să aruncați o privire rapidă dacă nu ați mai lucrat cu ele până acum.
Când configurați o alertă individualizată cu ajutorul unei reguli, aceasta va suprascrie setările standard de alertare pe care le-ați configurat. Astfel, chiar dacă ați dezactivat toate alertele în Outlook, veți primi o notificare dacă există o regulă configurată special pentru acest lucru.
Crearea unei reguli pentru un anumit expeditor
Pentru a seta o regulă de alertare personalizată pentru un anumit expeditor, deschideți Outlook și căutați un e-mail de la persoana respectivă. Faceți clic dreapta pe mesaj și selectați opțiunea „Reguli” > „Creează regulă”.
Alternativ, selectați e-mailul dorit și, în meniul „Pornire” al panglicii, dați clic pe „Reguli” > „Creează regulă”.
Bifați căsuța de lângă numele expeditorului, apoi alegeți „Afișează în fereastra de alertă pentru articole noi” și/sau „Redă un sunet selectat”.
Dacă alegeți „Redă un sunet selectat”, va trebui să indicați un fișier audio. De obicei, nu avem o colecție de fișiere .wav la îndemână, așa că navigați la C:\Windows\Media (sau /System/Library/Sounds/ dacă folosiți Outlook pe un Mac) și alegeți sunetul dorit. Puteți folosi butonul „Redă” din fereastra „Creează regulă” pentru a asculta sunetul înainte de a confirma alegerea.
Apăsați „OK” în fereastra „Creează regulă” și regula este activă. Din acest moment, veți primi o alertă de fiecare dată când primiți un mesaj de la adresa de e-mail respectivă.
Crearea unei reguli pentru un domeniu întreg
Dacă doriți să fiți notificat când primiți un e-mail de la un anumit domeniu, precum cel al unui client important sau domeniul dvs. personal, va trebui să configurați o regulă de la zero.
În meniul „Pornire”, dați clic pe „Reguli” > „Gestionare reguli și alerte”.
În fereastra „Reguli și alerte”, dați clic pe „Regulă nouă”.
Alegeți „Aplică regula la mesajele pe care le primesc” și apoi faceți clic pe butonul „Următorul”.
Derulați în jos, selectați „Cu cuvinte specifice în adresa expeditorului”, apoi dați clic pe „Cuvinte specifice”, textul subliniat din panoul de jos.
Introduceți domeniul pentru care doriți alertă, faceți clic pe „Adaugă” (puteți adăuga mai multe domenii, dacă este cazul), apoi dați clic pe „OK”.
Domeniul va înlocui textul „Cuvinte specifice”. Dați clic pe „Următorul”.
Acum alegeți dacă doriți redarea unui sunet, afișarea unei alerte sau ambele. Dacă alegeți un sunet, va trebui să dați clic pe „Un sunet” și să selectați sunetul dorit. După ce ați terminat, dați clic pe „Terminare”.
Regula va apărea în lista „Reguli și alerte”. Dați clic pe „Aplică” pentru a o activa.
De acum înainte, de fiecare dată când primiți un e-mail de la acel domeniu, veți primi alerta pe care ați selectat-o.