Indiferent dacă este vorba despre deplasări în interes de serviciu sau de obligații fiscale, la un moment dat ar putea fi necesar să completați un formular de decont de cheltuieli. Dacă nu aveți la dispoziție un model furnizat de companie sau de un consultant, vă puteți crea unul personal folosind un șablon oferit de aplicația Word.
Crearea unui formular personalizat de decont de cheltuieli
Întocmirea unui decont de cheltuieli este o procedură obligatorie în cazul oricărei călătorii în interes de serviciu. Deși fiecare companie poate avea propriile reguli referitoare la rambursări, structura generală a formularului, precum și elementele componente, vor rămâne relativ similare, indiferent de context.
Dacă urmează să completați un formular de decont pentru propria companie, este recomandat să verificați dacă există reguli specifice pe care trebuie să le urmați sau un șablon predefinit.
În cazul în care trebuie să creați propriul formular de decont de cheltuieli, Word oferă un șablon excelent pentru a începe. Chiar dacă acesta nu se va potrivi perfect cerințelor dumneavoastră, el constituie un punct de plecare ideal.
În primul rând, deschideți programul Word. În zona din stânga a ferestrei principale, faceți clic pe opțiunea „Nou”.
Introduceți cuvântul „cheltuieli” în bara de căutare.
Apăsați tasta „Enter” pentru a vizualiza șabloanele disponibile, apoi faceți clic pe rezultatul dorit.
Va apărea o nouă fereastră, oferind detalii despre șablon, inclusiv numele și descrierea, precum și o previzualizare a acestuia. Apăsați butonul „Creați”.
Veți observa noul șablon de formular de decont de cheltuieli. Examinați-l cu atenție și editați zonele necesare. Asigurați-vă că schemele de culori și tipografia corespund normelor vizuale ale companiei dumneavoastră.
După ce ați efectuat modificările necesare, puteți salva șablonul pentru a-l utiliza ulterior. Este indicat să înregistrați cheltuielile pe măsură ce le efectuați, în loc să așteptați finalul deplasării, deoarece este mai ușor să uitați anumite detalii dacă le amânați.
Iată principalele categorii de cheltuieli pe care oamenii obișnuiesc să le urmărească:
Cazare la hotel
Transport (Inclusiv bilete de avion, transport public, costuri de închiriere auto și, uneori, kilometrajul)
Combustibil
Mese
Telefon (Multe companii solicită achiziționarea unui SIM local, în timp ce altele permit utilizarea roaming-ului)
Divertisment (Aceasta este o categorie unde se aplică principiul „rambursării rezonabile”. Este recomandat să obțineți aprobarea prealabilă înainte de a invita clienții la evenimente. În caz contrar, evitați să exagerați, pentru a nu crea probleme cu compania.)
Diverse
Ca regulă generală, este recomandat să obțineți aprobarea prealabilă a cheltuielilor înainte de a pleca în călătorie, pentru a evita eventualele neînțelegeri legate de rambursare. Țineți cont și de limita de cheltuieli stabilită de companie pentru diferite locații. Majoritatea companiilor vor oferi limite mai ridicate pentru zonele în care costurile sunt mai mari.
Asigurați-vă că păstrați toate chitanțele, documentați fiecare cheltuială, completați formularul de decont și veți fi pregătit!