Fie pentru călătorii de afaceri sau taxe, este posibil să fie nevoie să completați un formular de cheltuieli la un moment dat. Dacă se întâmplă să nu aveți o companie sau un consultant care vă oferă un șablon, puteți crea unul folosind un șablon oferit de Word.
Configurarea unui formular de cheltuieli
Depunerea unui raport de cheltuieli este o parte necesară a oricărei călătorii de afaceri. În timp ce fiecare companie ar putea avea propriile reguli de urmat în ceea ce privește rambursarea, structura generală a formularului (și elementele din acesta) va rămâne destul de consistentă, indiferent unde vă aflați.
Dacă completați un formular de cheltuieli pentru compania dvs., aflați mai întâi dacă au linii directoare pe care ar trebui să le urmați sau un șablon pe care ar trebui să-l utilizați.
Dacă trebuie să vă creați propriul formular de cheltuieli, Word vă oferă un șablon destul de frumos pentru a începe. Deși s-ar putea să nu corespundă exact cerințelor dvs., este un loc bun pentru a începe.
Mai întâi, deschideți Word. În partea stângă a casetei de splash, faceți clic pe „Nou”.
Căutați „cheltuieli” în bara de căutare.
Apăsați „Enter” pentru a afișa șablonul disponibil și apoi faceți clic pe rezultat.
Va apărea o nouă fereastră, oferindu-vă numele și descrierea șablonului, împreună cu o previzualizare a șablonului. Faceți clic pe „Creați”.
Va apărea noul șablon de formular de cheltuieli. Aruncă o privire la el și editează părțile necesare. Asigurați-vă că culorile și tipografia se potrivesc cu liniile directoare vizuale ale companiei dvs.
După ce ați făcut modificările corespunzătoare, puteți salva șablonul până când sunteți gata să vă urmăriți cheltuielile. Probabil că este o idee bună să înregistrați totul pe măsură ce mergeți, în loc să așteptați până când călătoria se termină și să le faceți pe toate odată, deoarece este ușor să uitați ceva ce este posibil să fi cumpărat cu câteva zile înainte.
Iată cele mai frecvente articole de cheltuieli pe care oamenii le urmăresc de obicei:
Hotel
Transport (Acest lucru include biletul de avion, transportul public și taxele de închiriere și uneori kilometrajul)
Combustibil
Mesele
Telefon (Multe companii solicită să achiziționați un SIM pentru comunicații locale, în timp ce altele ar putea fi în regulă cu plata taxelor de roaming)
Divertisment (Acest lucru se încadrează în categoria „rambursare rezonabilă”. Probabil că este o idee bună să obțineți aprobarea prealabilă înainte de a vă scoate clienții pentru un timp bun. Dacă nu o faceți, asigurați-vă că nu exagerați, așa cum ar putea prezentați probleme cu compania dvs.)
Diverse
Ca regulă de bună practică, este întotdeauna cel mai bine să obțineți aprobarea prealabilă a cheltuielilor înainte de a călători, pentru a evita orice conflict privind rambursarea după ce ați cheltuit deja banii. De asemenea, țineți cont de limita de cheltuieli a companiei în funcție de diferite locații. Majoritatea companiilor vor oferi limite de cheltuieli crescute dacă călătoriți într-un loc unde lucrurile sunt mai scumpe.
Asigurați-vă că țineți pasul cu toate chitanțele, documentați toate cheltuielile, completați raportul de cheltuieli și veți fi gata!