Când trimiteți un e-mail unui grup de contacte Outlook (cunoscut oficial ca listă de distribuție), este posibil să doriți să ascundeți adresele de e-mail din grup de destinatari. Iată cel mai simplu mod de a proteja informațiile private ale oamenilor.
Cuprins
Ce este un grup de contact?
În Office 365 (O365), versiunea Office cu abonament Microsoft, două grupuri separate au înlocuit listele de distribuție:
Grupuri O365: concepute pentru colaborarea directă între un grup de persoane, aceste grupuri includ o cutie poștală partajată, un calendar, un depozit de fișiere, un planificator și un blocnotes OneNote. Acestea sunt grozave pentru echipele mici de proiect, organizarea repetițiilor grupului dvs. de teatru local sau orice alt scenariu în care aveți nevoie de instrumente de colaborare rapide și simple.
Grupuri de contact: acestea sunt o mulțime de adrese de e-mail adăugate unui grup. În loc să fie nevoie să adăugați fiecare dintre ei individual la un e-mail, puteți trimite prin e-mail numele grupului și toți cei din acel grup vor fi adăugați ca destinatar. Dacă credeți că aceasta sună exact ca o listă de distribuție, ați avea dreptate, cu o excepție notabilă: în mod implicit, listele de distribuție (și grupurile O365) apar în agenda globală a organizației dvs. pentru ca toată lumea să le vadă. Grupurile de contact sunt personale pentru tine.
Dacă nu aveți O365 și utilizați o versiune de sine stătătoare a Office fără aplicații web, este posibil să aveți în continuare liste de distribuție disponibile. Vă vom arăta cum să ascundeți numele destinatarilor într-un grup de contacte, dar aceiași pași funcționează pentru listele de distribuție.
De ce ați ascunde numele într-un grup de contact?
Uneori este doar o curtoazie obișnuită. S-ar putea ca prietenii tăi să fie de acord ca tu să-i contactezi prin e-mail, dar probabil că nu doresc ca informațiile lor de contact să fie partajate tuturor celor cărora le trimiți e-mailuri în masă.
O mulțime de probleme legate de protecția datelor și de conformitate oferă motive întemeiate pentru a ascunde adresa de e-mail a cuiva. Dacă aveți de-a face cu orice informații sensibile, în special financiare sau medicale, probabil că sunteți obligat să păstrați identitatea oamenilor.
Adresele de e-mail sunt adesea ușor de conectat la o persoană reală, deoarece sunt considerate „informații de identificare individuală” atât de HIPAA în Statele Unite, cât și de GDPR în Europa. Deci, dacă trimiteți un e-mail unui grup de asistență, de exemplu, nu ar trebui să partajați informațiile de contact ale destinatarului.
Cum ascundeți numele într-un grup de contact?
Vestea bună este că ascunderea numelor utilizând opțiunea BCC atunci când vă creați e-mailul este simplă.
BCC înseamnă o copie oarbă. Aproape sigur ați folosit opțiunea CC (copie carbon) când doriți să includeți pe cineva care nu este destinatarul principal al unui e-mail. BCC funcționează exact ca CC, cu excepția faptului că destinatarii BCC văd doar numele expeditorului și numele persoanei în câmpul „Către”.
De asemenea, persoanele care au fost copiate în CC nu văd dacă cineva a fost copiată în CC și nu primesc niciun răspuns dacă cineva dă clic pe „Răspunde tuturor”.
Câmpul BCC nu este vizibil în mod implicit atunci când creați un nou e-mail, dar accesarea acestuia este ușoară. Deschideți un e-mail nou în Outlook și faceți clic pe Opțiuni > BCC.
Aceasta va afișa câmpul BCC în noul e-mail.
Trebuie să faci asta o singură dată. În viitor, toate e-mailurile vor afișa opțiunea BCC. Dacă doriți să ascundeți câmpul BCC, faceți clic pe Opțiuni > BCC din orice e-mail și nu va apărea din nou.
Acum că este vizibil, introduceți numele dvs. în câmpul „Către” și grupul dvs. de contact în câmpul „BCC”.
Toți cei din grupul de contact vor primi e-mailul, dar vor putea vedea doar persoana care l-a trimis (dvs.) și persoana din câmpul „Către” (și dvs.).
Prima dată când faceți acest lucru, luați în considerare să adăugați o notă în e-mail care să explice persoanelor că utilizați BCC pentru a le proteja confidențialitatea. Acest lucru îi va împiedica pe destinatarii tăi mai puțin cunoscători de tehnologie să nu se întrebe de ce primesc un e-mail care pare să fie de la tine către tine!