Microsoft Teams oferă posibilitatea de a iniția ședințe spontane, dar și de a programa întâlniri cu mult timp înainte. O întâlnire planificată în Microsoft Teams va fi vizibilă în calendarul tuturor participanților invitați, cu condiția ca aceștia să aibă un calendar Exchange configurat. De asemenea, participanții vor primi invitații, iar dacă ședința a fost anunțată pe un canal, vor putea să o vadă acolo.
Modalități de anulare a unei întâlniri în Microsoft Teams
Întâlnirile, fie ele programate sau spontane, pot fi anulate. Anularea unei întâlniri ad-hoc este simplă: trebuie doar să apeși butonul „Părăsește” și să selectezi opțiunea „Încheiere întâlnire”. Această opțiune este disponibilă doar pentru cel care a inițiat întâlnirea, ceilalți participanți neputând să încheie o întâlnire începută de altcineva.
În cazul întâlnirilor programate, procedura este puțin diferită.
Anularea unei întâlniri programate în Microsoft Teams
Pentru a anula o întâlnire programată în Microsoft Teams, trebuie să îndeplinești următoarele condiții:
- Să fii organizatorul întâlnirii.
- Întâlnirea să fie programată și salvată (nu să fie doar un draft).
- Întâlnirea să nu fi început deja (ține cont de diferențele de fus orar dacă lucrezi cu echipe răspândite geografic).
Urmează acești pași pentru a anula o întâlnire programată:
1. Deschide aplicația Microsoft Teams.
2. Autentifică-te cu contul cu care ai organizat întâlnirea pe care vrei să o anulezi.
3. Accesează secțiunea „Calendar” sau „Întâlniri” din bara laterală (poate fi ascunsă în meniul de opțiuni suplimentare).
4. Localizează întâlnirea în calendar.
5. Dă click pe ea și selectează „Editează” din meniu.
6. În fereastra cu detaliile întâlnirii, apasă butonul „Anulare întâlnire” din partea de sus.
7. Introdu un motiv pentru anularea întâlnirii.
8. Apasă butonul „Anulează întâlnirea”.
Notificarea participanților despre anularea întâlnirii
Participanții invitați vor fi sau nu notificați despre anularea întâlnirii, în funcție de configurarea sistemului.
Dacă este configurat un calendar Exchange, întâlnirea anulată va dispărea automat din calendarele tuturor.
Participanții invitați vor primi un mesaj prin care sunt informați că întâlnirea a fost anulată, împreună cu motivul furnizat.
Dacă invitațiile au fost trimise în afara sistemului Microsoft Teams, de exemplu printr-un link extern, participanții nu vor ști că întâlnirea a fost anulată decât dacă vor încerca să acceseze linkul în momentul programat al întâlnirii.
Dacă participanții au adăugat întâlnirea într-o aplicație de calendar externă, de exemplu Google Calendar, anularea întâlnirii nu o va elimina din Google Calendar.
Pentru a evita neînțelegerile, este recomandat să:
Concluzie
Microsoft Teams dispune de un sistem inteligent pentru gestionarea întâlnirilor, dar acesta funcționează optim doar în cazul în care toți membrii echipei sunt conectați la Microsoft Teams, îl folosesc ca instrument principal de comunicare și folosesc instrumente precum calendarul Exchange. În caz contrar, menținerea tuturor la curent cu informațiile va necesita mai mult efort și pași suplimentari.