Dacă vi se pare că simbolurile de diagrame de flux sunt puțin încurcate, acest ghid final despre simbolurile de diagrame de flux vă va ajuta să deveniți un producător de diagrame de flux în cel mai scurt timp!
Echipele dvs. de afaceri sau academice folosesc în cea mai mare parte o diagramă de flux pentru a vizualiza procesele complexe într-un aspect ușor de înțeles.
Diagrama de flux a fost în sistemele de afaceri și academice din 1921, când Lillian Gilbreth și Frank Gilbreth au introdus acest instrument de vizualizare a procesului la Societatea Americană a Inginerilor Mecanici (ASME).
Cu toate acestea, toți producătorii de diagrame de flux se confruntă cu o provocare comună atunci când implementează mai multe simboluri ale diagramelor de flux. Diagramele dumneavoastră nu vor fi de calitate profesională dacă nu utilizați simboluri standardizate.
Acest articol va explica majoritatea simbolurilor diagramei de flux pe care le veți folosi în diferite proiecte de diagramare și vizualizare a proceselor. De asemenea, veți învăța elementele de bază ale acestuia, cum ar fi definiția și procesul de lucru. Fără nicio întârziere, citiți mai departe!
Cuprins
Ce este o diagramă de flux?
O diagramă de flux este o diagramă vizuală care arată un sistem, un flux de lucru al afacerii, un algoritm de computer sau un proces. Este posibil să utilizați deja diagrame de flux pentru a îndeplini diverse sarcini, cum ar fi documentarea lucrurilor, planificarea sistemelor tehnice sau non-tehnice, realizarea planurilor de studiu, îmbunătățirea proceselor existente sau comunicarea ideilor.
Este cel mai popular instrument pentru a explica metode sau căi dificile în diagrame ușor de înțeles pe care oricine din domeniu și din afara domeniului le poate înțelege.
Diagramele de flux folosesc în esență ovale, pătrate, romburi, dreptunghiuri și multe alte forme pentru a specifica diferiți pași ai procesului sau fluxului de lucru. Împreună cu aceste simboluri, trebuie să utilizați linii de flux sau săgeți ca legături de legătură între simboluri pentru a defini o secvență sau un flux.
Așa cum diagramele de flux utilizează mai multe simboluri și convenții de desenare a secvenței, ele pot avea, de asemenea, modele diferite, cum ar fi o diagramă de flux complexă generată de computer cu multe secvențe sau o diagramă simplă desenată manual dintr-o singură secvență.
Un fapt interesant despre diagramele de flux este că acestea sunt comune între domeniile non-tehnice și cele tehnice. De exemplu, un artist vizual și un dezvoltator de software pot folosi diagrame de flux pentru a-și planifica proiectele.
Simboluri comune ale diagramei de flux
Început/Sfârșit
Pentru a începe și a încheia o diagramă, trebuie să utilizați simbolul terminator. Arată ca o pastilă sau un buton oval. Adesea, veți găsi Start și End scrise în interiorul formei terminatorului.
Această formă descrie, de asemenea, rezultatul unei secvențe de diagramă. Dacă desenați o diagramă de flux complexă, ar putea exista mai multe simboluri Start și Sfârșit.
Intrare ieșire
Simbolul de intrare și de ieșire a datelor este în esență un paralelogram. Trebuie să utilizați acest simbol pentru a reprezenta datele care intră și ies din sistem.
De exemplu, un client care cumpără produsul dvs. reprezintă date de intrare, iar expedierea produsului respectiv din depozit sunt date de ieșire. Uneori, puteți folosi Da/Nu și True/False pentru a scrie algoritmi de computer.
Introducere manuală
Dacă procesul sau algoritmul dvs. solicită utilizatorului să introducă date pentru continuarea procesului, atunci trebuie să utilizați simbolul diagramei de flux de intrare manuală.
Puteți folosi orice trapez pentru aceasta. Puteți utiliza acest simbol în cazul în care clienții trebuie să introducă datele de conectare, informațiile de plată etc.
Săgeți
Săgețile sau liniile de flux conectează toți pașii, cum ar fi începutul, acțiunea, intrarea, ieșirea, intrarea manuală, decizia, bucla, documentul etc., din diagrama dvs. de flux.
Când utilizați linii continue, înseamnă că date care curg de la un simbol la altul. Dacă utilizați linii întrerupte, este o alternativă la o altă cale. În cele din urmă, puteți utiliza linii paralele pentru a specifica faptul că datele circulă sincron de la un pas la altul.
Acțiune/Proces
Un dreptunghi reprezintă fiecare acțiune sau proces dintr-o diagramă. Puteți utiliza diferite culori de umplere pentru a organiza diferite procese în subgrupuri.
Simbolul procesului înseamnă întotdeauna că o anumită sarcină se va finaliza în această fază, iar apoi linia de flux va intra în simbolul următor, adică progresia diagramei de flux.
Decizie
Simbolul deciziei este un buton în formă de romb pe diagramă. Linia de curgere de la pasul anterior intră într-un vârf, iar alte 3 linii de curgere curg din alte vârfuri către procese diferite. Înseamnă că o linie de flux diferită va deveni activă atunci când schimbați decizia.
Deciziile ar putea fi Da/Nu și Adevărat/Fals dacă este un algoritm. De cele mai multe ori, vor exista întrebări la care trebuie să răspundeți pentru a lua o decizie.
Document
Simbolul documentului este mai mult ca un dreptunghi cu o curbă ondulată pe o parte. Este un alt simbol I/O al diagramei flux. În hărțile de proces, în care trebuie să menționați intrarea unui document sau a unui raport care va oferi o ieșire specifică, utilizați această formă.
Documente multiple
Acesta este similar cu simbolul de diagramă de mai sus numit Document. Cu toate acestea, singura diferență este că simbolul va vizualiza mai multe documente stivuite ca niște foldere care apar într-un dulap de fișiere.
Puteți utiliza acest simbol în locurile în care aveți nevoie de mai multe intrări pentru documente. Alternativ, dacă orice proces generează multe documente, puteți utiliza acest simbol.
Conector
Dacă diagrama dvs. de flux este complexă și necesită conectivitate cu secvențe multiple pentru continuare, trebuie să utilizați simbolul conector. Este un cerc simplu. Este, de asemenea, popular ca conector pe pagină, deoarece conectează simboluri și secvențe dintr-o singură pagină.
Pentru a conecta simboluri sau secvențe din diferite pagini, puteți utiliza pentagonul isoscel în unghi drept. Este altfel cunoscut ca simbolul linkului.
Pregătirea
Simbolul de pregătire sau inițializare diferențiază pașii care efectuează munca și cei care pregătesc lucrările viitoare.
Când introduceți un pas de configurare înainte de a continua cu fluxul de lucru, trebuie să utilizați acest simbol hexagon. De exemplu, un proiect DevOps trebuie să implementeze mai întâi noul pachet software înainte de a începe faza de testare.
Combina
Puteți utiliza îmbinare pentru a semnifica pasul în care are loc îmbinarea a două sau mai multe liste și procese. Acest simbol de îmbinare arată ca un triunghi cu susul în jos sau o pâlnie în care mai multe ramuri ale fluxului de lucru sunt combinate și transformate într-una singură.
Fel
Atunci când este nevoie de a indica cerința de a aranja orice informație într-o anumită ordine în funcție de criterii prestabilite, oamenii folosesc simbolul de sortare care seamănă cu o formă de diamant.
De exemplu, utilizați-l pentru a sorta culoarea produsului în funcție de cererea clienților înainte de a trece la etapa de fabricație.
Subrutină
Simbolul pentru un proces predefinit sau subrutină arată ca un dreptunghi. Îl puteți folosi pentru a semnifica o procedură care este documentată complet într-o altă diagramă.
Chiar dacă subprocesul este cunoscut membrilor echipei, nu utilizați acest simbol decât dacă procesul este definit în altă parte.
Bucle
Există două tipuri de simboluri bucle pe care le puteți utiliza în diagrama dvs.: buclă manuală (formă dreptunghiulară) și limită buclă (o formă asemănătoare casei). Primul indică o secvență de comandă care se va repeta până la oprirea manuală, în timp ce al doilea indică locul unde trebuie să se oprească o buclă.
Întârziere
Puteți insera unul sau mai multe simboluri de întârziere dacă vă așteptați la o întârziere undeva în fluxul de lucru al procesului. Simbolul Întârziere este un simbol semi-oval. O întârziere între două acțiuni sau simboluri înseamnă că anumite sarcini trebuie finalizate în timpul perioadei de întârziere înainte ca diagrama de flux să poată progresa mai departe pe linie.
Depozite
Pentru diagramă, există două simboluri legate de stocare. Simbolul de stocare sau stocare a datelor arată ca un cilindru tăiat în jumătate și indică un pas atunci când stocați datele.
Cu toate acestea, simbolul de stocare internă arată ca un pătrat și este folosit mai ales în diagramele de dezvoltare software. Înseamnă că datele sunt stocate în memorie în timpul programării.
Bază de date
Seamănă cu forma discului magnetic, care este recunoscută la nivel global ca simbol al bazei de date. Utilizați aceasta pentru a indica datele stocate într-un dispozitiv de stocare care acceptă căutarea, sortarea și filtrarea de către utilizatori.
Acum că ați învățat simbolurile tendințelor diagramei, găsiți mai jos cum funcționează acest concept de diagramă vizuală.
Cum funcționează o diagramă de flux?
O diagramă de flux funcționează prin vizualizarea oricărui proces pe o pânză bidimensională, indiferent dacă este pe hârtie sau digital. Graficul începe de obicei cu un simbol Start.
Apoi, ați adăuga diferite simboluri în funcție de procesul dvs., ați conecta simbolurile cu linii de flux și, în final, veți ajunge la o decizie sau la simbolul procesului de oprire.
Dacă diagrama de flux definește un proces, atunci este o diagramă simplă. Cu toate acestea, majoritatea diagramelor de flux din lumea reală pe care o folosesc companiile sunt complexe, deoarece există multe secvențe interconectate înainte de decizia finală.
Aceasta este doar o explicație suprasimplificată a principiului de funcționare a unei diagrame de flux. Există mai multe concepte și logică în joc. De exemplu, dacă schimbați tipul diagramei, atunci convenția de desen se va schimba, de asemenea, împreună cu modul în care ar trebui să citiți diagrama.
Pentru a înțelege mai transparent, priviți mai întâi cel mai popular tip de diagrame de flux de mai jos:
- Crearea documentelor, aprobarea, procesarea și arhivarea diagramei de flux
- Fluxul de date sau diagrama fluxului de procesare
- Diagramă de sistem
- Organigrama programului
- Organigrama de luare a deciziilor sau justificare
- Diagramă logică pentru managementul riscului
- Diagramă de dezvoltare a produsului
- Diagrama rezultatului procesului
Acum, din lista de mai sus, să luăm în considerare diagrama fluxului documentului. Funcționează prin vizualizarea mai multor controale asupra unui flux de lucru de procesare a documentelor folosind diferite simboluri de diagramă, cum ar fi Start, Input, Output, Manual Input, Actions, Preparation, Merge, Colate, Loops, Delay, Storage și End.
Trebuie să desenați diagrama finală de la stânga la dreapta, iar publicul ar trebui să o citească și în această direcție.
În plus, o diagramă de flux face următoarele atunci când o creați urmând convențiile standard ale diagramei de flux:
#1. Identificarea sarcinilor
Este necesar să identificați toate sarcinile și să le scrieți într-un singur bloc de note înainte de a începe diagrama de flux. Deci, pe lângă desenarea unui proces vizual al unei idei tehnice sau non-tehnice, obțineți și o cronologie aproximativă a proiectului.
#2. Organizați elementele procesului
De asemenea, diagrama organizează toate materialele și resursele pe care echipa ta le va folosi odată cu începerea proiectului.
#3. Compilarea informațiilor
În plus, vă ajută să compilați toate datele de care aveți nevoie pentru a desena procesul pe instrumentul de diagramă flux.
#4. Revizuirea fluxului de proces
Vă permite dvs., echipei și părților interesate de afaceri să revizuiți în colaborare toți pașii, controalele, fluxurile, secvențele etc., înainte de a crea prima schiță.
#5. Traducerea sarcinilor în forme
Diagrama de flux este, în esență, traducerea etapelor procesului în cozile vizuale. Folosește forme relevante pentru a descrie anumiți pași, cum ar fi clienții care cumpără un produs, generarea comenzii, introducerea comenzii, controlul comenzilor, verificarea inventarului etc.
#6. Improvizaţie
După prima schiță, echipa ta poate sta la o altă întâlnire pentru a improviza întreaga diagramă. În această fază, veți descoperi, de asemenea, orice blocaje necunoscute ale proiectului.
#7. Comunicare
În cele din urmă, vă comunică publicului planul în mod concis și vizual.
Diagrama de flux manuală este o sarcină provocatoare. Vă va întârzia proiectul. Este inteligent să utilizați orice instrumente online pentru realizarea diagramelor de flux. Cele mai multe dintre aceste instrumente vin cu toate simbolurile diagramei flux de care ai putea avea nevoie.
Aplicații web pentru realizarea de diagrame de flux
Miro
Miro este un instrument de creare a diagramelor de flux care vă oferă o combinație de viteză și simplitate. Indiferent dacă doriți să creați o diagramă flux pentru rutinele zilnice ale fluxului de lucru al proiectului, platforma are un șablon pentru fiecare caz de utilizare.
Folosind setul de pictograme, dependențele codului de culoare și funcțiile de încorporare a linkurilor, vă puteți crea diagrama ca un profesionist.
Creativ
Când vine vorba de vizualizarea proceselor și a fluxurilor de lucru, Creately este o opțiune de încredere. Are caracteristici precum desenarea automată și o interfață de tip drag-and-drop pentru crearea rapidă a diagramei.
Puteți alege dintre cele peste 1000 de șabloane personalizate pentru a vă începe proiectul. Mai mult, beneficiați de conferințe video și urmărire live cu mouse-ul pentru colaborare în timp real.
Lucidchart
Lucidchart vă ajută să creați diagrame de flux cu mai multe caracteristici, inclusiv forme personalizate, import de date și multe altele. Pe lângă o interfață simplă, are, de asemenea, o bibliotecă dinamică de forme de diagramă, care constă din toate formele, simbolurile și containerele necesare.
În plus, utilizatorii pot pune mâna pe funcții avansate de diagramă, cum ar fi formatarea condiționată, butoanele de acțiune, legăturile de date și legăturile externe.
Cuvinte finale
Utilizarea simbolurilor potrivite într-o diagramă de flux arată că cunoașteți conceptul din interior spre exterior. Dacă nu reușiți să introduceți simbolurile potrivite, este posibil ca părțile interesate de afaceri, clientul sau publicul să nu-i placă diagrama fluxului procesului.
Acum cunoașteți o listă completă de simboluri de diagramă de flux pe care va trebui să le utilizați în continuare ori de câte ori faceți diagrame de flux. Articolul a explicat, de asemenea, cum funcționează o diagramă de flux, astfel încât să puteți desena diagrame de flux cu aspect profesional pe care publicul le va plăcea să le citească.
Ați putea fi, de asemenea, interesat de start stop continua retrospectiva pentru îmbunătățirea procesului.