Software-ul și e-mailul sunt un duo puternic care a revoluționat operațiunile companiilor, împingându-le către procese mai integrate, mai eficiente și mai eficiente.
Puterea unei căsuțe de e-mail simple, dar eficiente, este incredibilă și decide calitatea asistenței pentru clienți. Cu toate acestea, atunci când aceeași căsuță de e-mail este folosită de mai multe persoane pentru a citi, gestiona, răspunde și șterge conversațiile cu clienții, lucrurile pot scăpa cu ușurință de sub control.
Prin urmare, instrumentele de gestionare a e-mailurilor în echipă au devenit o cerință crucială pentru succesul serviciului de e-mail pentru clienți.
Acest articol prezintă unele dintre cele mai bune instrumente pentru căsuța de e-mail partajată pentru a vă ajuta să profitați la maximum de căsuțele de e-mail ale echipei și să le păstrați fără dezordine.
Să începem cu o scurtă discuție despre căsuțele primite partajate.
Cuprins
Ce este o căsuță de intrare partajată și cum funcționează?
Mai mulți utilizatori folosesc o căsuță de e-mail partajată pentru a verifica și a răspunde la e-mailurile primite și pentru a gestiona conversațiile cu clienții. Le puteți folosi pentru un calendar comun, permițând echipelor să programeze și să vadă schimburile de lucru sau vacanțele și asistența pentru clienți.
Spre deosebire de e-mailurile tradiționale de afaceri, o căsuță de e-mail partajată nu are ID-ul de utilizator și parola. Deci, nu vă puteți conecta direct la ele și nu aveți nevoie de permisiunea de acces acordată de administrator. Această permisiune variază, cum ar fi „Acces complet” sau „Trimite ca”. Odată ce aveți acces, vă puteți conecta la căsuța de e-mail privată și puteți accesa căsuța de echipă. Accesul poate varia și de la diferiți furnizori de software.
Cele trei tipuri comune de permisiuni de acces sunt:
- Acces complet – Vă puteți conecta la căsuța de e-mail partajată și puteți acționa ca proprietar.
- Trimitere ca – Puteți uzurpa identitatea căsuței de e-mail și puteți trimite e-mailuri.
- Trimiteți în nume – Puteți trimite un e-mail în numele căsuței de e-mail partajate.
De ce aveți nevoie de software-ul pentru Inbox partajat?
Când aveți o echipă mică, numărul de persoane care vă accesează căsuțele de asistență este mic și nu există confuzie. Cozile de înaintare nu sunt copleșitoare și șansele ca un e-mail să treacă neobservat zile întregi sunt neglijabile.
Cu toate acestea, pe măsură ce afacerea dvs. crește, comunicarea greșită devine rampantă, iar oamenii au tendința de a trece cu vederea e-mailurile despre care cred că pot fi gestionate de alții. Conversațiile uitate, e-mailurile greșite și răspunsurile duplicate sunt unele dintre punctele majore de durere în astfel de cazuri. Agenții de asistență devin, de asemenea, timizi de muncă, gândindu-se că pot lăsa pe alții să răspundă la acest mesaj special sau să aștepte până când alții ajung din urmă.
Alte probleme includ:
- Roluri și responsabilități: Nu există reguli pentru „cine” lucrează pe „care” e-mail
- Proprietate difuză: toată lumea crede că altcineva va răspunde
- Fără vizibilitate asupra lucrurilor: absența datelor relevante despre fiecare agent de asistență și performanța acestora
Prin urmare, software-ul de inbox partajat!
Caracteristici software pentru Inbox partajat
Iată caracteristicile remarcabile ale utilizării unei căsuțe de e-mail partajate, aceasta vă va ajuta să luați o decizie mai bună:
Managementul e-mailului în echipă
Software-ul pentru căsuța de e-mail partajată oferă o gestionare fără efort a adreselor de e-mail de asistență, cum ar fi [email protected], [email protected], [email protected]etc. Acest lucru îmbunătățește și transparența, deoarece nu trebuie să comutați între ecrane sau să vă conectați la mai multe conturi pentru a răspunde la e-mailuri.
În plus, aveți o vizualizare centralizată a tuturor căsuțelor de e-mail esențiale, care vă permit să răspundeți la întrebări rapid și eficient. De asemenea, puteți să atribuiți roluri, să evitați e-mailurile abandonate și să vă abțineți de la trimiterea de răspunsuri duplicat.
Discuție internă
O caracteristică importantă a unui software de inbox partajat este sistemul de discuții interne sau „note” care vă permite să partajați informații importante despre un e-mail sub formă de note sau comentarii. Permite personalizarea e-mailurilor într-o căsuță de e-mail partajată, economisește timp pentru căutarea contextului și crește eficiența.
Deci, toți utilizatorii pot vorbi între ei prin note interne, fără a fi necesar să redirecționeze e-mailuri încoace și încolo.
Evitați coliziunea agenților și confuzia în căsuța de e-mail
O coliziune de agent are loc atunci când doi membri ai echipei răspund la aceeași interogare a clientului și oferă o rezoluție diferită. Acest lucru afectează credibilitatea sistemului dvs. de suport. Software-ul de gestionare a e-mailurilor partajate vă permite să evitați această confuzie prin conversia automată a e-mailurilor primite în bilete de asistență atribuite diferiților agenți prin regulile de rutare. Această sarcină poate fi și manuală.
Răspunsuri și șabloane automate
Majoritatea instrumentelor de inbox partajate oferă răspunsuri și șabloane predefinite. Le puteți folosi pentru a oferi răspunsuri rapide și pentru a aborda întrebări similare. Aceste răspunsuri automate și răspunsuri predefinite sporesc coerența și permit instantaneu membrilor echipei să rezolve problemele comune ale clienților instantaneu.
Mai jos este lista celor mai bine partajate instrumente de inbox care oferă funcții excelente de gestionare a e-mailurilor de grup.
Să le explorăm rapid. 😎
Serviciul de asistență ProProfs
Serviciul de asistență ProProfs este un software inteligent și eficient bazat pe cloud, cu o funcție puternică a căsuței de intrare partajate, care vă permite să vă gestionați nevoile de asistență fără efort. Oferă un spațiu comun pentru toate căsuțele de asistență, cum ar fi [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]și [email protected]etc.
Vine cu o interfață de utilizator simplă, asemănătoare cu Gmail, care vă permite să urmăriți numărul de bilete atribuite unui agent, să monitorizați performanța acestora într-o perioadă de timp și să oferiți asistență 24×7 de pe orice dispozitiv.
Caracteristici
- Colaborare în echipă pentru rezolvarea mai rapidă a biletelor
- Interfață de utilizare simplă și ușor de utilizat
- Urmărirea și monitorizarea agenților
- 24 X 7, oricând, oriunde, acces
Freshdesk
Freshdesk este unul dintre cele mai bune software de gestionare a e-mailurilor de echipă care oferă multe caracteristici excelente, cum ar fi conversia automată a e-mailurilor primite în bilete care pot fi prioritizate, etichetate și atribuite în mod specific. Colaborarea internă există și, de asemenea, puteți minimiza numărul de răspunsuri trimise de agenții dvs. prin eficientizarea funcțiilor.
Freshdesk oferă, de asemenea, detectarea coliziunilor agenților și integrări de aplicații pentru extinderea capabilităților căsuțelor de e-mail partajate și ale sistemelor de asistență.
Caracteristici
- Filtre de relevanță
- Bilete de grup cu etichete
- Automatizați răspunsurile banale și repetitive
- Vizualizări în timp real ale biletelor și e-mailurilor primite
DragApp
DragApp este un alt software de gestionare a e-mailurilor de echipă care se află în căsuța dvs. privată de e-mail Gmail și vă permite să primiți, să gestionați, să atribuiți și să răspundeți la e-mailurile partajate primite. Puteți partaja e-mailuri de grup, cum ar fi „[email protected]”, “[email protected]”, etc. și automatizează-ți fluxurile de lucru cu reguli.
Permite organizarea e-mailurilor primite în panouri vizuale și facilitează colaborarea internă prin chat-uri interne, note și schițe partajate. Puteți atribui cu ușurință e-mailuri și puteți monitoriza ce agent lucrează la ce conversație. În plus, oferă o funcție fantastică de generare de rapoarte pentru informații aprofundate despre datele clienților și angajaților.
Fluxul de corespondență
Fluxul de corespondență este o căsuță de e-mail all-in-one pentru echipe care oferă spații de lucru flexibile. Instrumentul permite partajarea ușoară a e-mailurilor fără cerințe de redirecționare a e-mailurilor sau cc către utilizatori. Utilizatorii pot opta pentru discuții interne fără a trimite fire interne clienților.
E-mailurile clienților se vor sincroniza direct cu echipa, ceea ce face ușoară adaptarea pentru fiecare dintre echipe, cum ar fi suport, angajare, vânzări, manager de proiect și dezvoltatori.
Caracteristici
- Colaborare ușoară în echipă
- manageri de e-mail
- Urmărire ușoară și monitorizare e-mail
HubSpot
Hubspot este unul dintre cele mai importante instrumente pentru căsuța de e-mail partajată, care vă permite să conectați toate adresele de e-mail ale echipei la o căsuță de e-mail centrală sau universală pentru lucru eficient și colaborare inteligentă. De asemenea, puteți conecta adresele de e-mail partajate la Hubspot Inbox pentru conversații pentru a avea o vedere universală a e-mailurilor din toate departamentele și pentru a evita pierderea chiar și a unui singur e-mail.
Vine cu reguli de rutare și instrumente de productivitate, asigurând o atribuire eficientă a biletelor și facilitând urmărirea fără probleme.
Caracteristici
- Branding
- Mesaje primite universale pentru vizualizare holistică a e-mailurilor în cadrul departamentelor
- Chatbot pentru răspunsuri automate
- Chat live și mesagerie pe rețelele sociale.
Kayako
Kayako oferă un instrument puternic pentru a vă gestiona e-mailurile partajate eficient și fără efort. Oferă vizualizări personalizate ale tuturor conversațiilor dvs. și vă permite să le etichetați pentru referințe viitoare și o gestionare rapidă. Puteți direcționa automat interogările complexe către profesioniști experți de asistență și puteți minimiza timpul de răspuns pentru interogările urgente.
Caracteristici
- Macrocomenzi și răspunsuri predefinite
- Analize pentru informații despre valorile de răspuns
- Gestionarea conversațiilor multicanal
- Mai multe integrări terță parte
Notele private permit agenților dvs. să colaboreze intern, evitând coliziunea răspunsurilor și confuzia în căsuța de e-mail. De asemenea, puteți obține o vedere universală a tuturor activităților clienților.
Ajută-l pe Scout
The Ajută-l pe Scout vă permite să primiți, să rezolvați, să gestionați și să atribuiți e-mailuri partajate în mod eficient, păstrând în același timp confuzia la distanță. Puteți organiza toate solicitările de asistență într-o singură coadă sau puteți crea cutii poștale separate pentru diferite mărci, departamente și adrese de e-mail partajate. Facilitează colaborarea internă fără efort prin note private, etichete și răspunsuri salvate. Puteți comuta rapid între conversațiile prin chat și e-mail pentru a vedea orice interogări noi primite în timp real.
Alte caracteristici includ căutare avansată, vizualizări rapide, notificări și evaluări de satisfacție, indicatori în timp real pentru detectarea coliziunilor, folder personalizat, răspunsuri în bloc, automatizarea fluxului de lucru etc.
HappyFox
HappyFox vă permite să vă păstrați căsuțele de e-mail partajate fără dezordine și organizate în orice moment, fără a pierde eficiența și urmărirea e-mailurilor primite. Oferă o migrare rapidă a căsuțelor primite de grup, cum ar fi căsuța de e-mail partajată Gmail și Outlook, etc., în HappyFox Help Desk și vă permite să utilizați funcțiile sale pentru funcționalități de asistență îmbunătățite.
Caracteristici
- „Sarcini” și „date scadente” pentru a rămâne organizat.
- Adăugarea abonaților biletelor
- Alerte de coliziune
- Reguli inteligente și acțiuni predefinite
Una dintre caracteristicile distinctive este că funcționează pentru toate departamentele, cum ar fi „[email protected]”, “[email protected]”, “[email protected]”, și „[email protected]”, etc. Puteți distribui volumul de lucru după cum doriți, utilizând funcția „Categorii” și creând cozi de fire de discuții partajate pentru a le rezolva în mod ordonat.
Hiver
Hiver este un software unic pentru căsuța de e-mail partajată, care permite echipei dvs. să colaboreze în cadrul Gmail și să ofere clienților o experiență fantastică. Tabloul de bord partajat se află chiar în interiorul dvs. Gmail personal și vă permite să delegați interogările primite cu un singur clic. Puteți scrie note private și le puteți partaja instantaneu cu echipa pentru o colaborare perfectă.
Caracteristici
- Proprietatea e-mailului și starea e-mailului
- Colaborare internă instantanee din interiorul căsuței personale Gmail
- Fluxuri de lucru automatizate și sondaje de satisfacție a clienților
- Informații utile despre încălcările SLA și distribuția volumului de lucru
De asemenea, puteți urmări valorile cheie și performanța agenților dintr-un singur tablou de bord. Hiver oferă, de asemenea, șabloane de e-mail pentru a oferi răspunsuri mai rapide. Vă permite să vă convertiți contul Gmail într-un birou de asistență. Puteți, de asemenea, să migrați la Gmail oferit de Hiver pentru o tranziție fără efort.
Canelură
GrooveHQ este unul dintre cele mai bine partajate instrumente de inbox pentru companiile care se extind în prezent și caută o tranziție fără efort. Vă ajută să urmăriți cu ușurință totul și să gestionați întreaga căsuță de e-mail partajată. Toate comunicările primite cu clienții, cum ar fi e-mailurile, chaturile, mesajele de pe rețelele sociale, conversațiile telefonice etc., vin într-un singur loc.
Puteți atribui bilete anumitor membri ai echipei, puteți colabora prin note private, puteți aduce membrii echipei în buclă prin „@mentions” și puteți aborda detectarea coliziunilor. Funcționalitățile sale uimitoare de raportare și urmărire vă permit să profitați la maximum de resursele dvs.
SuportBee
SuportBee este un instrument eficient de colaborare prin e-mail cu o interfață de e-mail familiară și oferă funcții de colaborare impecabile. Puteți atribui bilete anumitor agenți sau echipe specifice, puteți comenta asupra lor și puteți discuta despre ele după cum este necesar. Agenții dvs. pot trimite schițe de răspunsuri pentru a le examina înainte de a le trimite unui client.
SupportBee se mândrește cu un import fulgerător de e-mailuri primite și are o funcție de actualizare automată care nu necesită o reîmprospătare manuală. Există trei categorii de bilete – cu răspuns, fără răspuns și arhivate. Prin urmare, puteți vedea instantaneu biletele care necesită atenție imediată și le puteți rezolva în mod prioritar.
SharedBox
SharedBox este un birou de asistență și un software de inbox partajat, construit pe Slack, care vă permite să gestionați comunicarea cu clienții și să oferiți asistență direct din tabloul de bord Slack. Puteți primi mesaje, tweet-uri și e-mailuri în Slack și puteți colabora și pe conturile de e-mail partajate și Twitter.
Fiecare cont are un site de asistență unde utilizatorii dvs. pot gestiona și pot răspunde la comunicarea cu clienții. De asemenea, puteți adăuga mai multe e-mailuri.
Instrumente de inbox partajate: este timpul să facem e-mailul mai colaborativ
Instrumentele de inbox partajate partajate aici fac mult mai mult decât simpla gestionare a căsuțelor de asistență. Ele economisesc timp, sporesc satisfacția clienților și îmbunătățesc productivitatea echipei tale de servicii pentru clienți. În plus, vă ajută să promovați o cultură organizațională transparentă și responsabilă și să faciliteze vizibilitatea în întregul sistem.
Puteți crea reguli de rutare, puteți salva răspunsurile pentru asistență, puteți pune generația de clienți potențiali pe pilot automat prin crearea unui chatbot și puteți aduce mai mult context conversațiilor dvs.
Așadar, investește în oricare dintre aceste instrumente și oferă afacerii tale un avans potrivit!